Møtereferat fra styremøte i Holmsåsen huseierforening Dato for møte: (Møte 1) 20:00 21:00 (Hos Govind) Neste møte (Møte 2) 01.06.10 20:00 21:00 (hos Gundrosen) Deltagere Govind Joshi Eivind Borg (ref) Nina Boklund Erik Gundrosen Referat og oppfølgingspunkter (Saker som ble lukket for to møter siden blir fjernet fra listen) PUNKTER FRA GAMMELT STYRE Møte Nr Sak Status og oppfølging 1 2 Ferdigstillelse av el leveranse Det gjenstår arbeid med et par lysmaster og det er trolig behov for noe gravearbeid++ mellom de nederste lysmastene. Det er usikkert om hele beløpet er betalt til entreprenør. er: a) Tore skaffer oversikt over status og følger opp at leverandør ferdigstiller avtalt leveranse og avklarer behov for ytterligere gravearbeid++ mellom de nederste lysmastene. b) Ole Petter undersøker om alt er betalt til entreprenør Vi har en faktura på NOK 8600 som ikke er betalt til leverandør. Tore har snakket med leverandør og de var positive til å ferdigstille leveransen. Det var litt uklart hva som måtte gjøres, men de skulle ta en befaring for å avklare. : Tore følger opp Leverandør hvis det ikke er fremgang i løpet av de nærmeste ukene. Entreprenør har ordnet lys i de nederste mastene og kabel som lå over bakken er gravd ned. Siste rest av faktura er betalt. er: Det gjenstår to ting som Tore følger opp: 1. Lys i mast nedenfor nr 15 må skiftes. 2. Strøminntak i mast nr tre fra veien må tettes. Fortsatt ikke ok og Tore følger opp videre 1 5 Utearealer og innhenting av Erik følger opp de to gjenstående punktene. Det ble vedtatt på generalforsamling at det skal innhentes
anbud anbud fra landskapsarkitekt for opparbeidelse av uteområde. : Eivind avklarer vedtak fattet av generalforsamling og undersøker hvem vi kan sende forespørsel om anbud til. I referat fra årsmøte står det at styret skal lage en plan for uteområder å avklare om dette skal gjøres på dugnad eller innhente tilbud til oppgradering. Eivind har derfor ikke undersøkt hvem vi kan sende anbud til da det er ønskelig å avklare hva som skal gjøres først. Styre har planlagt en gjennomgang av alle fellesområder 07.09 og vil utarbeide en plan etter dette som inkluderer å avklare innhenting av anbud. Vi må både se på både en engangsinvestering for oppgradering og vedlikeholdsarbeid i etterkant. (Dette punktet inkluderer også drift og vedlikehold av lys). Styre har gjennomført en enkel befaring og har kommet frem til følgende: 1. Vei fra Høgåseveien til barnehagen. Det bør innhentes et anbud for rydding av vegetasjon 2 meter på hver side av vei 2. Gangsti mellom nr 9 og 11 (se sak 1.9) 3. Fellesområde nedenfor nr 11. Område skal planeres og gruslegges (er utført) 4. Område ved parkeringsplass barnehage. Det skal innhentes anbud på opparbeidelse av område og forslag er bark og vintergrønne busker. Vi har fått et anbud på NOK 89 000 uten moms på denne jobben. 5. Vår andel av gangsti ned mot Rosenholm stasjon (vi eier ned til svingen). Det bør innhentes anbud for for rydding av vegetasjon og dette bør tas sammen med pkt 1 6. Snuplass mellom 49 og 51. Søppel skal kjøres bort og området skal planeres og asfalteres. Aksjonpunkter a) Eivind innhenter anbud på pkt 1 og 5 fra Holmlia Vaktmesterservice og Aktiv Snøservice (de som har snørydding) b) Ole Petter innhenter annet anbud på pkt 3. c) Ole Petter avtaler asfaltering snuplass (pkt 6). Følgende punkter er utført: Fellesområde nedenfor nr 11 er gruslagt Snuplass er asfaltert Følgende punkter gjenstår Innhenting av anbud på pkt 1 og 5 (Eivind følger opp) Innhenting av annet anbud på pkt 3 (Ole Petter følger opp)
1 6 Frivillig registrering i Brønnøysund og valg av strømleverandør Eivind følger opp følgende 1. Anbud på punkt 1 og 5 2. Styret mener at anbud som ble innhentet av Ole Petter for pkt 3 høres ut som det beste og Eivind skal avklare med Ole Petter ift å få nytt tilbud som inkluderer områdene på begge sidene av pumpehuset. Huseierforeningen har ikke et org nr da vi ikke er registrert i Brønnøysund. Dette medfører at vi ikke kan velge strømleverandør og det litt jobb med å overføre bankfullmakter til nye personer i styret. : Ole Petter (v/ Rita) sørger for at at huseierforeningen får et org nr. Når dette er på plass sørger Rita for at det velges en strømleverandør Ole Petter vet hva som må gjøres, men må ha personnummer og styreformann. Dette er nå avklart (se pkt 2.1) og Ole Petter gjennomfører punktet til neste møte. Søknad er sendt inn. Vi må legge ved godkjente vedtekter. Vi har pt ikke godkjente vedtekter og må derfor behandle dette som en sak på årsmøtet. Punktet følges opp av neste styre. 2 2 Omgjøring av privat til kommunal vei Ble behandlet på årsmøtet og ny versjon ble sendt ut på høring. Det er ikke kommet tilbakemelinger og Eivind følger opp signering og innsending til Brønnøysund. Eivind avklarer hva som er gjort tidligere og evt prosess for å søke om å omgjøre veien til kommunal vei. Hovedargument for å gjøre den om til kommunal vei er at det er mye trafikk pga barnehagen. Vi har fått svar fra kommune ang krav og prosess: Informasjon om hvilke krav som gjelder og prosess for å søke om overtagelse av ansvar for vei. 1. Veien må være regulert til offentlig vei 2. Veien må ligge på kommunal grunn 3. Veien må tilfredsstille Samferdselsetaten sine krav til standard, dette må dokumenters av dagens veiholder. Kravene finnes i statens vegvesen sine håndbøker (med spesiell vekt på 017 og 018) og Samferdselsetaten sine gatenormaler. Se linker nedenfor. http://www.samferdselsetaten.oslo.kommune.no/gatenor
maler/ http://www.vegvesen.no/fag/publikasjoner/vegnormaler 1. Ved krav til veiopparbeidelse må Plan- og bygningsetaten kontaktes for byggemelding av veitiltaket. Samferdselsetaten skal godkjenne tegninger 2. All dokumentasjon og veiens standard skal godkjennes av Samferdselsetaten før en eventuell overtakelse Prosess: Send all informasjon om veien og be om at Samferdselsetaten gir en vurdering om veien kan overtas til offentlig vei. Send til postmottak@sam.oslo.kommune.no Govind har en avdeling på jobben som driver med slike saker og avklarer hva vi må gjøre før en evt søknad. Govind har sett noe mer på saken, men vi tror ikke at det vil være enkelt å gjennomføre. Eivind har også fått innspill ift at dette vil påvirke mulighet til å ha utkjøring i vei fra garasje (noe som gjøre at det ikke er ønskelig å gjøre om til kommunal vei). Govind skal undersøke hva som er krav til standard for å få omgjort til kommunal vei. 3 2 Årsmøte Plan er at årsmøte skal avholdes i slutten av februar. Årsmøte skal planlegges på neste møte (18.01). Årsmøtet planlegges 11.03 20:00-21:30. Agenda sendes ut i løpet av uke 6 og vi planlegger nytt møte 01.03 for å gå igjennom dokumentasjon. er Govind avklarer valg av nye styremedlemmer (Tore og Ole- Petter er på valg) Eivind avklarer om vi kan bruke barnehagen Ole Petter sender ut forslag til vedtekter til styret i forkant av neste møte. Årsmøtet er avholdt. Punktet lukkes AKSJONSPUNKTER NYTT STYRE (er for møte 1 er punkter fra Årsmøtet) Møte Nr Sak Status og oppfølging 1 1 Ny styreformann Govind ble valgt til ny styreformann. 1 2 Ytterligere betaling fra barnehage (utover 1/28) Eivind skal sende forespørsel til barnehagen for å avklare om 1. De skal betale mer enn 1/28 2. Om de skal betale en større andel av opparbeidelse av uteområdet ved parkeringsplassen 1 3 Binde deler av Styret mener at vi kan binde 350 000 for å få bedre rente
egenkapital 1 4 Opparbeidelse av fellesarealer på dugnad 1 5 Vedlikeholdsjobb for uteområder 1 6 Sette opp skilt Kjør forsiktig. Barn Leker 1 7 Oppsett av skilt for privat vei 1 8 Søppelproblemer ved barnehage på innskuddet. Eivind avklarer med Ole Petter ift kontakt med banken. Styret mener at det ikke er realistisk å gjennomføre dugnad for opparbeidelse av fellesområde (område ved parkeringsplass ved barnehagen) og ønsker derfor å sette bort hele jobben. Årsmøtet ønsket at styre skulle avklare om noen i sameiet ønsket å ta på seg jobb med vedlikehold av uteområder (se pkt 1.5 fra forrige styret). Styret sender ut forespørsel om dette etter at vi har fått inn tilbud fra de som er ansvarlig for snørydding. Nina avklarer hvor vi kan få kjøpt skilt Styret mener at vi vil ha liten effekt av å sette opp skilt for privat vei. Punktet lukkes Eivind sender påminnelse til barnehage om at det er viktig at det ikke blir overfylt med søppel i søppelkassene da dette kan bli dratt utover på parkeringsplassen.