SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Marit Melhus Wik Arkiv: 431 &32 Arkivsaksnr.: 16/4959 Sign: Dato: Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget 07.12.2016 Administrasjonsutvalget 14.12.2016 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2016 Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken om medarbeiderundersøkelsen 2016 til orientering.
MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2016 1. BAKGRUNN Høsten 2016 tar Karmøy kommune i bruk en ny medarbeiderundersøkelse som erstatter den en benyttet tidligere. Den nye medarbeiderundersøkelsen - 10 FAKTOR - er utviklet av KS i samarbeid med Linda Lai, professor i ledelse og organisasjonspsykologi, BI og er spesielt tilpasset kommunene. 2. HVORFOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSE? En medarbeiderundersøkelse er et verktøy for måling av sentrale forhold som er avgjørende for å oppnå resultater. Måling uten analyse og oppfølging har imidlertid liten verdi. Medarbeiderundersøkelse må derfor benyttes som grunnlag for dialogen mellom leder og ansatte - og utvikling av felles tolkning og forståelse. Medarbeiderundersøkelsen som dialogverktøy. Først når resultatene er presentert, bearbeidet og forankret i arbeidsfellesskapet, har en et felles grunnlag for å gjennomføre et systematisk utviklingsarbeid av organisasjon, ledere og medarbeidere gjennom konkretisering av delmål - og utarbeidelse og oppfølging av handlinger/tiltak. Medarbeiderundersøkelsen som utviklingsverktøy. 3. OM DEN NYE MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 10 FAKTOR 10 FAKTOR omfatter som navnet antyder, ti faktorer - der hver faktor måles med 3-5 måleindikatorer eller påstander i medarbeiderundersøkelsen. Det er til sammen 36 påstander/måleindikatorer i undersøkelsen. Disse måleindikatorene er å betrakte som «symptomer» - og har derfor ingen plass i oppfølgings-/utviklingsarbeidet. Fokus i oppfølgingsarbeidet skal være på de ti faktorene. De ti faktorene måler medarbeidernes oppfatning av viktige forhold på arbeidsplassen - f.eks. mestringsorientert ledelse, selvstendighet og relevant kompetanseutvikling - og medarbeidernes holdninger til jobben de har - f.eks. mestringstro, vilje til fleksibilitet og oppgavemotivasjon. 10 FAKTOR er 1. forskningsbasert bygger på forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for å oppnå gode resultater 2. fokusert og avgrenset - avgrenset til 10 faktorer, som er dokumentert viktige. Det skal ta kort tid å svare på undersøkelsen(maksimum 10 minutter) 3. både medarbeiderskap- og ledelsesorientert fanger opp viktige faktorer på medarbeider-, gruppe-, organisasjons- og ledernivå 4. utviklingsorientert skal danne grunnlag for medarbeider-, organisasjons- og lederutvikling
Medarbeiderne skal ikke være kjent med påstandene i undersøkelsen før de svarer; en skal svare raskt og spontant - og ikke ha øvd seg på påstanden på forhånd. I tillegg til faktorene, inneholder undersøkelsen noen få spørsmål om bakgrunns-opplysninger som kjønn, alder, utdanningsnivå, stillingsprosent og eventuelt lederansvar. Bakgrunnsopplysningene fremkommer kun på kommunenivå og ikke på lavere nivå i organisasjonen av hensyn til medarbeidernes anonymitet. Ledere vil kunne ta ut rapport for sitt ansvarsområde; rapporten inneholder score på de ulike faktorene og fordelingen av svar på en 5-delt svarskala fra «svært uenig» til «svært ening». 5. KORT OM DE 10 FAKTORENE Nedenfor gis en kortfattet beskrivelse av de ti faktorene som måles i 10-FAKTOR. For mer informasjon om de ti faktorene og medarbeiderundersøkelsen - se www.10faktor.no 1. Oppgavemotivasjon - motivasjon for oppgavene i seg selv. («indre motivasjon») 2. Mestringstro - tiltro til egen jobbkompetanse og mestringsmulighet 3. Selvstendighet - opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig. («autonomi») 4. Bruk av kompetanse - opplevd bruk av egen kompetanse. («kompetansemobilisering») 5. Mestringsorientert ledelse - ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra sine forutsetninger 6. Rolleklarhet - tydelig kommuniserte forventninger til rollen medarbeideren skal fylle. 7. Relevant kompetanseutvikling - opplevde muligheter til å få kompetanseutvikling som er relevant for jobb/oppgaver 8. Fleksibilitetsvilje - villighet til å være fleksibel på jobb, spesielt i måten man arbeider på 9. Mestringsklima - kultur for å samarbeide, lære og gjøre hverandre gode 10. Nytteorientert motivasjon - ønske om å bidra til andres måloppnåelse, dvs. gjøre noe nyttig for andre («prososial motivasjon») 6. RESULTATENE Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført i uke 42 og 43. Fristen ble forlenget med en uke da enkelte hadde behov for litt lengre tid.
Svarprosenten var på hele 84 % etter gjennomført undersøkelse, det vil si at det var 2406 som svarte av 2872 planlagte svar. Resultatene i Karmøy kommune viser i stor grad at de ligger på landsgjennomsnittet. I en skala fra 1-5 ligger de fleste faktorene på 4 eller over med unntak av faktor 7 som er relevant kompetanseutvikling som ligger på 3,7. Likevel ligger Karmøy likt med landsgjennomsnittet på denne faktoren. Faktorene 4, 5, 6, 8 ligger Karmøy litt over landsgjennomsnittet, ellers ligger en stort sett likt. Faktor Navn Karmøy Norge Beskrivelse Faktor 1 Oppgavemotivasjon 4,3 4,3 Motivasjonen for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende. (Også kalt indre jobbmotivasjon) Faktor 2 Mestringstro 4,3 4,3 Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. Faktor 3 Selvstendighet 4,2 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. Faktor 4 Bruk av kompetanse 4,3 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. Faktor 5 Mestringsorientert ledelse 4,0 3,9 Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Faktor 6 Rolleklarhet 4,4 4,3 Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert.
Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling 3,7 3,7 Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. Faktor 8 Fleksibilitetsvilje 4,5 4,4 Medarbeiderens villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. Faktor 9 Mestringsklima 4,1 4,1 I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. Faktor 10 Nytteorientert motivasjon 4,7 4,7 Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte, positive effekter. 7. OM OPPFØLGINGS- OG UTVIKLINGSARBEIDET Oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen skal være forankret i overordnede mål og strategier/felles målkart og være en del av et helhetlig utviklingsarbeid. Mal for oppfølging blir presentert på møtet i hoved Amu.