Protokoll for styre for Inn-Trøndelag IKT

Protokoll for styre for Inn-Trøndelag IKT 02.03.2016 Saker: 01/16 IKT Kostnads- og modenhetsanalyse- oppfølging av sak 05/15 02/16 Regnskap 2015 Tilstede: Peter Ardon Jacob Almli Torunn Austheim Susanne Bratli Ragnar Andresen Kari Aarnes

Sak 05/15 IKT Kostnads- og modenhetsanalyse Vedtak: Den gjennomførte kostnads- og modenhetsanalysen av Inn-Trøndelag IKT levert av PA Consulting Group i samarbeid med KS KommIT legges til grunn i enhetens videre arbeid. Saksfremstilling: Det ble i saksfremstillingen i styresaken da kostnads- og modenhetsanalysen ble bestilt lagt vekt på at det er behov for å legge et godt grunnlag for videre strategiarbeid for Inn-Trøndelag IKT. Av kostnadsmessige hensyn er analysen utført på bakgrunn av data fra Steinkjer kommune. I samråd med PA Consulting kom man frem til at det ville gi en pålitelig analyse om man i utgangspunkt i data fra Steinkjer ekstrapolerte resultatene fra analysen ut fra Steinkjer-data til å være gjeldende for kommunesamarbeidet Inn-Trøndelag IKT. PA Consulting Group utarbeidede metode for kostnads- og modenhetsanalyse for IKT-tjenesten i norske kommuner har gitt en analyse som følger vedlagt. PA Consulting konkluderer sitt arbeid for Inn-Trøndelag IKT ved å anbefale fire tiltak: 1. Øke strategisk fokus innen IKT 2. Skille mellom driftsrelaterte oppgaver og IKT-strategiske oppgaver 3. Bedre dialogen mellom IKT-avdelingen og virksomhetssiden 4. Jobbe systematisk med gevinstrealisering i kommunen

Sak 02/16 Årsmelding og regnskap 2015 Vedtak: Årsmelding og regnskap for 2015 godkjennes Saksfremstilling: Det vises til vedlagte årsmelding. Regnskapskommentarene fremgår i årsmeldingen.

Årsmelding 2015 for IKT Inn-Trøndelag IKT Inntrøndelag ble vedtatt etablert fra 01.01.13 i alle tre kommunestyrene i Inn- Trøndelagsamarbeidet. En avtale vedtatt i alle tre kommunestyrene i Verran, Inderøy og Steinkjer ligger til grunn for samarbeidet. IKT Inn-Trøndelag har etter vedtak av revidert budsjett i juni 2014 hatt 8 årsverk. Sykefraværsprosent i 2015: kortidsfravær 1,25 % og langtidsfravær 0,05 %. Det ble i 2015 gjennomført en intern organisasjonsutviklingsprosess. Gjennom den vedtatte avtalen er Steinkjer som vertskommune forplikt til å utføre følgende serviceoppgaver på vegne av samarbeidskommunene: Helpdesk med respons i løpet av 2 timer og med skissert løsning på hendelsen samme virkedag som innrapportering. Helpdesk vil samme virkedag overføre oppgaver den selv ikke kan behandle til IKTs andrelinje. IKTs andrelinje som reiser ut på bestilte oppdrag fra helpdesk ut fra helpdeskansvarliges prioriteringer. Andrelinje som består av egne ansatte med fordyping og innleid bistand utvikler og tilpasser. Tilstedeværelse på samtlige tre kommuners kommunestyremøter for streaming og teknisk hjelp. Systemdrift. Bestilling, drift, vedlikehold og utvikling av telefoniløsninger. Samband/ infrastruktur. Avtalen omfatter også tilrettelegging og utvikling. Helpdesk/Brukerstøtte Statistikk fra 01.01 31.12.2015 viser 4704 meldte saker til felles helpdesk. Dette utgjør ca 13 saker per kalenderdag gjennom året og et snitt på 392 per måned. Det foreligger ikke statistikk som beskriver omfanget av saker der andrelinje er benyttet. 22% av henvendelsene har kommet fra Inderøy kommune, 9% fra Verran kommune, 58% fra Steinkjer kommune og 11% fra andre (KomRev IKS og Inntrøndelag Brannvesen IKS samt leverandører). Tilstedeværelse på kommunestyremøter Tilstedeværelse er gjennomført der det har vært video-overføring av kommunestyremøter og der politikere har lesebrett. Styret vedtok 06.10.14 å legge felles lesebrettløsning inn i Inn- Trøndelag IKTs investeringsbudsjett for 2015. Løsningen ble introdusert og tatt i bruk ved oppstart av nye kommunestyrer i kommunene i september/oktober 2015. Systemdrift Etter etablering av ny driftsplattform basert på en konvergert løsning i felles datasenter ved årsskiftet 2013/2014 har driftsstabiliteten i tjenestene som leveres av Inn-Trøndelag IKT hatt god stabilitet. I 2015 er det gjennomført tiltak for å styrke stabiliteten i lokale datasentra på Inderøy og Verran med reservestrøm og noe maskinvare. Fortsatt erfares det noe ustabilitet i disse datasentrene, noe som i hovedsak skyldes utenforliggende forhold som strømbrudd og utfordrende driftsløsninger for kjøling. Høsten 2015 ble Datasenter II satt i produksjon. I første omgang innebærer dette et løft i sikring av backup og kvaliteten på denne. Arbeidet med Datasenter II følger en plan om

ytterligere investeringer for å oppnå mulig drift av kritiske løsninger fra samme lokasjon som en katastrofeberedskap. I 2015 investerte Inn-Trøndelag IKT i en ny plattform for utrulling og vedlikehold av klienter. Med dette på plass er ressursbruken på installasjoner på klient betydelig redusert, og kvaliteten på vedlikehold av disse økt. Siste kvartal 2015 ble det påbegynt et arbeid med å lage et nytt grunnlag for kjøp av IKT drifts ytelser. Dette med bakgrunn i at driftsavtalen som ble inngått med Atea våren 2014 ikke har truffet godt i oppgavefordeling mellom Atea og de interne ressursene enheten har. Det tas sikte på å inngå en responsavtale våren 2016 med dekning for tjenesteytelse i de perioder enhetens ansatte ikke har kapasitet til å levere tilstrekkelig innhold. I 2015 er det gjennomført kompetansehevingstiltak på internt saksbehandlingssystem, nettverksteknologi og sikkerhetsteknologi. Det har også vært deltakelse i noen leverandørarrangementer med henblikk på å bli kjent med nye tjenester og produkter. Noen nøkkeltall for drift IKT ved utgangen av 2015: Ca 211 servere 3550 klienter 250 nettverksknutepunkt (switcher) og 274 radiopunkt for trådløse nett Ca 7400 brukere, hvorav 3784 elever i grunnskolen Telefoniløsning Telefoni har i 2015 vært levert av Phonero gjennom felles avtale for Midt- Trøndelagskommunene. Dette på en avtale som fikk siste års prolongering våren 2015. Med henblikk på utgang av avtalen og etablering av ny er det i 2015 gjennomført et arbeid med en felles telefonistrategi for Midt-Trøndelagskommunene og utforming av et konkurransegrunnlag for ny avtale. Hovedlinjene i strategien og følgelig konkurransegrunnlaget er: Utfasing av store digitale sentraler Bredere satsning på mobiltelefoni og tjenester i mobile bedriftsnett Skybasert løsning for sentralbordfunksjon med mulighet for samordning av kommunenes 1.linje Integrasjon med samhandlingsplattformer Samband/infrastruktur I løpet av høsten 2015 har man med omdisponering av interne ressurser igjen fått på plass en fagansvarlig for nettverk og infrastruktur i enheten. Fortsatt er dette det fagområdet det kjøpes mest tjenester på i IKT-området. Dette skyldes behov for spisskompetanse og gjennomføring av store tiltak. Ved inngangen til 2015 var hovedfokus på dette området utskiftning av kjernesvitsj for felles infrastruktur. Dette var et omfattende arbeid som i tillegg til utskiftning og konfigurering av ny maskinvare også omfattet omlegging av intern kabling mellom tekniske rom knyttet til datasenteret. Det innbefattet også flere tiltak på lokal infrastruktur i Steinkjer rådhus hvor felles ressurser var lokalisert, slik som inntak av samband og knutepunkt for telefoni. Inn-Trøndelag IKT har erfart en betydelig økning i trafikk-last på infrastruktur de senere årene. Det ble derfor budsjettert med utvidelse av brannmurer i 2015. Maskinvare og programvare ble anskaffet i siste kvartal, og tiltaket videreføres våren 2016. Tilrettelegging og utvikling Som ved tidligere år har Inn-Trøndelag IKT også i 2015 vært involvert i planlegging og klargjøring av el-/tele- og data-fasilitering i nye bygg. I 2015 har dette i hovedsak dreid seg om nye barnehager i Steinkjer, det nye Inderøy oppvekst og kultursenter og byggetrinn 2 ved Malm oppvekstsenter.

Som året før, har det også i 2015 pågått et arbeid med tilrettelegging for felles ELEV-nett for de 3 kommunene innen samarbeidet (Inderøy, Verran og Steinkjer). Dette arbeidet er delt inn i fire prosjekter; Infrastruktur, Active Directory, Tanking av maskiner og Skoleportal. Steinkjer kommune har vært direkte involvert i alle de fire prosjektene. Både med avtalegrunnlag og teknisk tilrettelegging er det forberedt for at Verran og Inderøy kan ta ut løsninger helt eller delvis på lik linje med Steinkjer. Ved utgangen av 2015 pågikk arbeidet med å flytte elevmaskiner i Inderøy og Verran over i nytt felles ELEV-nett for kommunene. Arbeidet videreføres i 2016 med tilgjengeliggjøring av Office 365 for elever i de to kommunene. I 2015 ble det påbegynt et arbeid med å legge til rette for tjenesten ephorte Outlook hvor saksbehandler kan gjøre saksbehandling fra mailboksen. Løsningen er tiltenkt sporadiske brukere av ephorte, brukere som jobber mye med e-post og brukere som i hovedsak benytter de mest vanlige saksbehandlings- og arkivfunksjoner. Tiltaket ble ikke ferdigstilt og vil derfor videreføres i 2016. Med bakgrunn i utløpt leieavtale på multifunksjonsmaskiner for print/kopi/scan ble det i 2015 etablert ny leieavtale med ny leverandør. I tillegg til utskiftning av alle multifunksjonsmaskiner i kommunene innebar dette også skifte av programvareplattform for ivaretakelse av follow-me utskriftstjeneste. Arbeid med organisering Inn-Trøndelag IKT har gjennom 2015 jobbet kontinuerlig med å tilpasse sin interne organisering med mål om å utnytte personalressursene og å tilpasse kompetansen til kommunenes behov. Enheten har sammen med bedriftshelsetjenesten og NAV arbeidslivssenter gjennomført en prosess for arbeid med egen organisering siste halvår av 2015. Tema som har vært berørt er arbeidsmiljø, ledelse, prosjektstyring, helpdesk og tilstedeværelse i kommunene. Organisering har også gjentatte ganger vært tema under enhetens ukentlige driftsstatusmøter. Administrativt styre Det har vært avholdt 2 møter i administrativt styre for Inn-Trøndelag IKT i 2015, og 9 saker er behandlet. Sakene som er behandlet er: Databehandleravtale med Inderøy og Verran utsatt sak 14/14 Informasjons- og datasikkerhet felles styringsdokument i Inn-Trøndelagssamarbeidet utsatt sak 14/15 Årsmelding og regnskap 2014 Kostnadsfordeling Microsoft TUP på avtale 5654506 for 2013 IKT Kostnads- og modenhetsanalyse Regnskapsrapport pr september 2015 Revisjon av investeringsbudsjettet for 2015 Investeringer 2016 Budsjett 2016 Kommentarer til regnskapet for 2015 Regnskapet for Inn-Trøndelag IKT for 2015 gjenspeiler et mindreforbruk på 189 175,- i forhold til revidert budsjett. Inntektssiden viser en økning på 517 382,- i forhold til revidert budsjett. Dette gir et resultat på 706 557,- i forhold til rammen. I denne sammenheng bemerkes: Fast lønn har stått for lavere kostnader enn budsjettert med bakgrunn i en vakanse i perioden 1.5.15-31.12.15.

Overtidslønn har hatt en prosentvis høy overskridelse. Dette skyldes forhold rundt utførelse av oppgaver i samarbeidsorganisasjonen mellom Inn-Trøndelag IKT og Atea AS. Det er blitt prioritert å ta inn noe vedlikeholdsarbeid i datasentre som var planlagt utført av driftspartner. Som i 2014 har utgiftene til telefoni i 2015 vært lavere enn budsjettert. Phonero som er nåværende leverandør på bedriftsavtale har regulert produkter og priser i tråd med markedet gjennom året, noe som har slått positivt ut i Inn-Trøndelag IKT sitt regnskap. Kostnader til lisenser datasystemer har oversteget budsjett med 278 098,-. Dette representerer noe bruksendring på Enterprise-avtalene med Microsoft, men skyldes også økte lisenser til klientsikkerhet på ansatt-maskiner (antivirus) og økende lisensbehov for backup-arbeid i forbindelse med etablering av Datasenter II. Drift/service-avtaler stod for en kostnad på 297 099,- lavere enn budsjettert. Dette skyldes et volum servere i avtale om IKT-driftsytelser med Atea varierer med endringer i datasenter gjennom driftsåret. For regnskapsåret 2015 ble dette noe lavere enn hva som var stipulert og lagt til grunn i budsjett. Bruk av konsulent-tjenester oversteg budsjett med 114 825,-. Dette grunner i to forhold; innleie av PA Consulting til en kostnads- og modenhetsanalyse, og vakanse i fast stilling som økte bruk av nettverksfaglig kompetanse over et tertial fra mai til august 2015.

Status investeringer 2015 2015 var et utviklingsorientert år for Inn-Trøndelag IKT med henblikk på styrke status for produksjonsmidlene. Dette gjenspeiles i et høyt investeringsnivå for enheten i 2015. Navet i stamnettet for kommunene ble skiftet i årsskiftet 2014/2015. Samtidig ble det utført betydelig opprustning av kabling og strøm og det ble etablert nødstrøm for felles datasenter. Dette med mål om hevet sikkerhet og tilgjengelighet på tjenestene som leveres fra dette datasenteret. Det er også gjort nødvendige løft i de to lokale datasentrene i Inderøy og Verran med utbedring av batteristrøm og kjøling. Fortsatt må det meldes utfordringer med fasilitering av disse og da særlig datasenter Inderøy der det er for høy frekvens av strømutfall og behov for en sikrere drift av kjøleanlegg. Kapasitet på kjøling på datasenter Inderøy er utbedret i 2015. Recovery site ble produksjonssatt i 2015. I første fase handler dette om etablering av fjernbackup til lokasjonen som er lagt til Steinkjer ungdomsskole. Det legges arbeid i å klargjøre recovery site for drift av de mest kritiske IKT-tjenestene for kommunene i 2016. Det er gjort omfattende investeringer på infrastruktur i 2015. Dette gjelder både infrastruktur som rammer inn felles datasenter i Steinkjer rådhus og svake ledd ute på kommunenes lokasjoner. I senere budsjetter vil det tas sikte på å opprettholde et livsløpsvedlikehold på

knutepunktene ute på lokasjonene slik at man får rettet vedlikeholdet til et proaktivt løp med en sikrere leveranse av tjenester og bedre tilgjengelighet for brukerne av disse. Av infrastruktur er det også gjort en stor investering på utvidelse av brannveggene til kommunenes nett. Dette er et tiltak som videreføres i 2016. Målsetningen er å styrke sikkerheten og kapasiteten i all infrastruktur i kommunenes nett, og å sørge for at gamle løsninger ikke utløser tapt tjenestetid ved driftsstans. Kommunevalget i 2015 utløste behov for investeringer digitale løsninger for folkevalgte. Det ble skaffet til veie nettbrett til folkevalgte, og det ble utredet alternativer for en ipolitiker-løsning. Programvarekostnaden og utviklingskostnadene på den valgte løsningen var lav, og man så at det er et fremvoksende marked for mer omfattende samhandlingsløsninger basert på nettbrett og PC'er. Disse produktene tar retning i å kunne være egnet både for utvalgsarbeid og andre arbeidsprosesser i kommunene. Det er derfor grunn til å mene at en felles løsning for ipolitiker bør tillegges større vekt og økonomisk ramme ved neste korsvei for investeringer i dette tiltaket. Det ble gjennomført en konkurranse for felles leasingavtale på multifunksjonsmaskiner i 2015. Dette utløste ikke store investeringer for Inn-Trøndelag IKT, men har gjort beslag på mye personell-ressurser under implementering. Ved årsskiftet erfarer vi at det fortsatt ligger noen utfordringer i å tilrettelegge for en stabil og god tjeneste for print, kopi og skanning. Det er utarbeidet en løsning for ansatt-brukere i INVEST-nettet i 2015. Dette har utfordret på nye rutiner for enhetsledere ute i kommunene. Gevinsten i løsningen ligger i fremtidige integrasjoner da den legger til rette for en enklere tilpasning til engangs-pålogging (Single-signon). Det er påbegynt investeringer i neste generasjons kontorstøtteverktøy for ansatte i kommunene i 2015. Et mindre volum lisenser og et prosjekteringsarbeid er lagt i å legge til rette for en ny plattform for samhandling, e-post og kontorstøtteverktøy som skytjeneste. Ved inngåelse av ny volumlisens-avtale med Microsoft i oktober-16 skal det være klargjort og igangsatt drift av den nye plattformen i et begrenset omfang. IKT skole/barnehage ligger i enhetens budsjett som en ramme øremerket investeringer for oppvekstområdet i Steinkjer. I dialog med avdelingen er det gjort omfattende investeringer på klienter og infrastruktur. På oppdrag fra alle kommunene i Inn-Trøndelag er det gjort omfattende arbeid på tilrettelegging for felles elektronisk identitet (Feide), tilrettelegging for et felles nett for skolene i alle de tre kommunene, og en løsning for konfigurasjonsstyring (Tankeløsning) av klienter i dette nettet.