TYNSET KOMMUNE MØTEINNKALLING ARBEIDSMILJØUTVALGET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 22.06.2011 Tid: Kl. 09.00 11.00 SAKLISTE Saksnr. Tittel 4/11 UTBYGGING HAVERSLIA BARNEHAGE 5/11 SYKEFRAVÆRSRAPPORT 1. KVARTAL 2011 6/11 HANDLINGSPLAN HMS 2011/2012 TYNSET, den 16.06.2011 Aud Irene Strandvik (s) leder Eventuelt forfall meldes snarest til Servicetorget, på tlf.62 48 50 00 eller e-post: postmottak@tynset kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet er åpent for publikum. Dokumentene er lagt ut til gjennomsyn på Servicetorget og Tynset bibliotek. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 1 av 6
Sak 4/11 UTBYGGING HAVERSLIA BARNEHAGE Arkiv: GID 39/362 Arkivsaksnr.: 10/1232 Saksbehandler: Leif I. Østgårdstrøen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 4/11 Arbeidsmiljøutvalget 22.06.2011 Vedlegg 1. Skjema til Arbeidstilsynet 2. Redegjørelse vedr aktuelle arbeidsmiljøfaktorer 3. Tegninger Melding om vedtak sendes til Byggekomiteen SAKSOPPLYSNINGER Tynset kommune har i sin virksomhetsplan og i sine budsjetter vedtatt ombygging og tilbygg til Haverslia barnehage. Bakgrunnen for utbyggingen er tosidig. Det ene punktet er behov for ombygging og bedring av personalrom i barnehagen. Det andre er behovet for ytterligere plasser i kommunens barnehager. I utgangspunktet utarbeidet de ansatte et forenklet romprogram som anga behovet for arealer. Programmet endte på ca 180 m2 + et fellesrom for hele barnehagen på ca 50 m2. Under prosjekteringen framkom ytterligere ønsker som ga et økt areal. Her kom også behov for trafikkarealer inn. Tynset kommunestyre valgte i forbindelse med budsjettbehandlingen å stryke fellesrommet med bakgrunn i at kommunen disponerer en rekke større møterom i Tynset sentrum Etter dette ble prosjektet omarbeidet og det foreligger nå et prosjekt med 320 m2 nybygg med 2 avdelinger for 18 barn, 3-6 år, en ombygd avdeling på samme størrelse i eksisterende barnehage og ombygging av en avdeling til personalrom. Prosjekteringen har skjedd i samarbeid med ansatte og løser de behov som barnehagen signaliserte i sitt romprogram. Barnehagen har universell utforming. I tillegg er en av de nye avdelingene tilrettelagt for barn med handikap som krever økt plass for hjelpemidler. SAKSVURDERING Prosjektet er planlagt i samarbeid med ansatte innen tjenesten. Prosjektet inneholder fellesrom, garderober møterom m.m. etter gjeldende krav til tilgjengelighet, lys, ventilasjon og lignende. Ventilasjon er dimensjonert etter middels emiterende overflater og etter antall ansatte og barn. I gammel del er det forutsatt økte luftmengder som er etter dagens krav. Bygget har universell utforming. Hele bygget får adresserbart brannvarslingsanlegg. Tilbygget er isolert etter TEK 10 som lavenergihus. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 2 av 6
Sak 4/11 I sum er forhold for ansatte ivaretatt etter gjeldende forskrifter. Prosjektet vil bli videreført i samarbeid med de ansatte som er representert i plan og byggekomiteen, der deltar også ergoterapeut. Leders innstilling: Arbeidsmiljøutvalget godkjenner fremlagte planer for utbygging av Haverslia barnehage. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 3 av 6
Sak 5/11 SYKEFRAVÆRSRAPPORT 1. KVARTAL 2011 Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 11/776 Saksbehandler: Siv Nytrøen Reiten Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 5/11 Arbeidsmiljøutvalget 22.06.2011 Vedlegg Rapport sykefravær 1. kvartal 2011 (unntatt offentlighet) Melding om vedtak sendes til Rådmannen Hovedtillitsvalgte Hovedverneombud SAKSOPPLYSNINGER Sykefraværet for 1. kvartal 2011 for Tynset kommune viser et totalt sykefravær på 7,5 %. Til sammenligning var tallet for 1. kvartal 2010 7,9 %, 1. kvartal 2009 8,0 %, mens det for 1. kvartal 2008 var 7,9 %. Totalt sykefravær for året 2010 var i Tynset kommune på 8,0 %. SAKSVURDERING Det er gledelig at totalt sykefraværstall for Tynset kommune viser en nedgang i 1. kvartal 2011. For enkelte avdelinger og tjenesteområder viser tallene en hyggelig reduksjon i sykefraværstallet sammenlignet med tidligere kvartal og år, noe som igjen betyr at andre avdelinger og tjenesteområder opplever en økning i sykefraværet. Kort oppsummert så er det helse og omsorgssektoren som har hatt den største reduksjonen i fraværet, mens det i barnehagesektoren har vært en økning. Det er viktig å kunne se hva som skjuler seg bak sykefraværstallene for å finne årsak(er) til økningen. Personalsjef, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud har hatt et felles møte med tjenesteområdeleder Tynsetbarnehagene og barnehagestyrerne for å diskutere årsaker til sykefraværet i sektoren samt muligheter til reduksjon på kort og lang sikt. Dette vil det arbeides videre med. Arbeidsmiljøutvalget behandlet i sak 3/2011, Målsettinger og tiltaksplan for Inkluderende Arbeidsliv i perioden 2011 2013. Det arbeides kontinuerlig med hensiktsmessige tiltak for å redusere sykefraværet. Dette kan være opplæring, forenkling av prosedyrer, fokus på forebyggende nærværsarbeid på arbeidsplassen samt tett og god dialog med arbeidstakerne. Tiltaksplan og målsettinger vil bli årlig revidert og lagt frem til Arbeidsmiljøutvalget til behandling. Leders innstilling: Sykefraværsrapporten for 1. kvartal 2011 tas til etterretning. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 4 av 6
Sak 6/11 HANDLINGSPLAN HMS 2011/2012 Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 11/777 Saksbehandler: Siv Nytrøen Reiten Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 6/11 Arbeidsmiljøutvalget 22.06.2011 Vedlegg Handlingsplan HMS 2011/2010 for verneområdene Andre dokumenter i saken Årsrapport sykefravær 2010 Melding om vedtak sendes til Tjenesteområdeledere Hovedverneombud Verneombud SAKSOPPLYSNINGER Alle bedrifter er gjennom lover og forskrifter pålagt å drive et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vår organisasjon er delt inn i 25 verneområder. For hvert verneområde gjennomføres det årlig kartlegging, risikovurdering, målformulering og utarbeiding av handlingsplan for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Handlingsplanene for hvert verneområde legges frem samlet i en plan for behandling i arbeidsmiljøutvalget. Årsrapport sykefravær 2010 er ikke tatt med inn som en del av dokumentet. Denne rapporten har vært behandlet som egen sak i Arbeidsmiljøutvalget (sak 2/2011, 28.02.2011). Overordnete målsettinger og tiltaksplan Inkluderende Arbeidsliv 2011-2013 er en naturlig del av Handlingsplan HMS, men dette har også Arbeidsmiljøutvalget behandlet og vedtatt i egen sak tidligere i år (sak 3/2011). Disse dokumentene legges derfor ikke frem til Arbeidsmiljøutvalget nå. SAKSVURDERING Hensikten med å behandle planen i Arbeidsmiljøutvalget er å sørge for at Arbeidsmiljøutvalget er oppdatert om HMS-arbeidet som gjøres i organisasjonen samt at det er muligheter til å sette inn eventuelle nødvendige tiltak dersom arbeidet med internkontrollen ikke fungerer i samsvar med forskriftene. Det ble i perioden januar mars 2010 gjennomført grunnkurs for ledere og verneombud i Tynset kommune. Det ble i januar 2011 holdt et oppfriskningskurs for ledere og verneombud i forkant av årets vernerunder. Tynset kommune har i løpet av 2010/2011 blitt gjennomført 4 kursmoduler v/nav arbeidslivssenter med fokus på forebygging og oppfølging av sykefravær. Målgruppe for kursene har vært ledere, verneombud og tillitsvalgte i Tynset kommune. I tillegg har Tynset TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 5 av 6
Sak 6/11 kommune et IA-team som har månedlige møter. IA-teamet har gjennom vinteren hatt fokus på handlingsplaner spesifikt knyttet opp mot forebygging og oppfølging av sykefravær. Det har, med bakgrunn i dette, blitt utarbeidet ny sykefraværsrutine for kommunen samt gjort endringer i følgende skjemaer: Evaluering, kartleggingsskjema og handlingsplan HMS. I disse skjemaene er det nå fokus på nærværsfaktorer på lik linje med psykososialt arbeidsmiljø, fysisk arbeidsmiljø, brann, elektriske anlegg og forurensing av ytre miljø. Disse endringene kom litt sent i forhold til årets vernerunder og handlingsplaner, men for neste år vil dette være enda bedre innbakt i vernerundene. Det er også jevnlige møter mellom hovedverneombudet og alle verneombudene hvor vernerunder og innholdet i disse samt handlingsplan for HMS-arbeidet på områdene blir viet stor oppmerksomhet. Hvis vi skal bli enda bedre innen dette området, er vi avhengig av motiverte verneombud og tillitsvalgte som er i tett dialog med leder/ledelse innen sine områder. Leders innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tar vedlagte Handlingsplan for HMS-arbeidet i Tynset kommune for 2011-2012 til etterretning. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Arbeidsmiljøutvalget Side 6 av 6