INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 24. september 2008 Møtetid: Kl. 0800 - Møtested: Inderøyheimen, Kantina De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/08 Referatsaker 020/08 Orientering fra administrasjonen 021/08 Revisjon 2008 022/08 Orientering fra revisor 023/08 Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Inderøy kommune Eventuelt Steinkjer 12.9.2008 Svein Jørum Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær (sign) Tel: 74 11 14 77 Mobil: 990 17 981 E-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 019/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget 240908 Svein-Arne Myrvold 019/08 I 08 De fremlagte referater tas til orientering. Referater 1. Representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS 25.6.2008. 2. Representantskapsmøte i KomRev Trøndelag IKS 25.6.2008. 3. Saker fra kommunestyrets møte den 24.6.2008. 4. e-info 11/08 fra NKRF: Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg. 5. e-info 12/08 fra NKRF: Endring i regnskapsføring av mva-komp. fra investeringer. 6. e-info 13/08 fra NKRF: Sammensetningen av kontrollutvalg. SAK 020/08 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 240908 Svein-Arne Myrvold 020/08 I 08 Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 2
SAK 021/08 REVISJON 2008 Kontrollutvalget 240908 Svein-Arne Myrvold 021/08 I 08 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenerklæring til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Kommuneloven. 4. Revisors egenerklæring. Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering for revisjonsarbeidet så langt. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 3
SAK 022/08 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 240908 Svein-Arne Myrvold 022/08 I 08 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon fra revisor til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt SAK 023/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2009 FOR KONTROLL- OG TILSYNS- ARBEIDET I INDERØY KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget 240908 Svein-Arne Myrvold 023/08 I 08 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Inderøy kommune med en total ramme på kr. 794 779. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Inderøy kommune Tjeneste 052, Funksjon 100: Revisjon og kontrollutvalg. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS 25.6.2008. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 4
Saksopplysninger Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det er rådmannen som primært er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal kontrollutvalget selv årlig tilkjennegi sitt syn på ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er fastsatt i forskriftens 18, hvor det fremgår at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller-rollen. Kontrollutvalget skal ha sekretærhjelp som skal ha ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommunelovens bestemmelser med forskrifter. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møter, reiseutgifter, mv. Vurdering Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Av hensyn til KOSTRA-rapporteringen skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi bedre oversikt over de totale kostnadene. Strammere økonomiske rammer innebærer behov for klare prioriteringer, og normalt også et behov for økt etterkontroll. Slik sikres at tilgjengelige ressurser blir brukt etter intensjon, mest mulig effektivt og at publikums rettsikkerhet og krav på likebehandling blir ivaretatt på tilfredsstillende måte. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 5
INDERØY KOMMUNE Kontrollutvalget Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni 2008. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalgt å godta det fremlagte forslag til budsjett for 2009 med en netto ramme på kr. 794 779. Beløpene er i 2008-kroner, og må justeres for prisstigning / kommunal deflator, med unntak av kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS, som er i 2009-kroner. FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2009 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET TJENESTE 052, FUNKSJON 100: REVISJON OG KONTROLLUTVALG Post Tekst Beløp 0801 Ledergodtgjørelse Beløpet refererer seg til Reglement for godtgjørelse til innehavere av. kommunale tillitsverv fra 10.12.2003. 2 % av ordførers lønn. 10 600,00 0802 Møtegodtgjørelse Beløpet refererer seg til Reglement for godtgjørelse til innehavere av kommunale tillitsverv fra 10.12.2003. Kr. 200,00 pr. møte. Det er tatt høyde for inntil 6 møter. 3 600,00 0803 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 0,00 0990 Arbeidsgiveravgift Det er regnet 14,1 % av postene for godtgjørelser 2 000,00 1000 Faglitteratur/tidsskrifter, bla. til 3 abonnement på tidsskrift, kr 750,00 2 300,00 1115 Bevertning Beløpet er stipulert ut fra erfaringstall 1 000,00 1501 Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at det de faste medlemmene skal kunne delta på kurs eller aktuelle samlinger 25 000,00 1601 Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til kontrollutvalgets møter 1 000,00 1602 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Posten gjelder kjøring til møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering 2 000,00 KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 6
3751 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i møte 25. juni 2008. Budsjettet er i 2008-kroner, og skal justeres for prisstigning eller den kommunale deflator når den blir kjent 169 279,00 3752 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i møte den 25. juni 2008. Budsjettet er i 2009-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator 578 000,00 Ansv. Tjeneste RÅDMANNEN Budsjett 2009 August 2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 100 1052 REVISJON OG KONTROLLUTVALG 0801 100 1052 Ledergodtgjørelse 10 600 10 600 0802 100 1052 Møtegodtgjørelse 3 600 3 600 0803 100 1052 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 0 0 0990 100 1052 Arbeidsgiveravgift 2 000 2 000 1000 100 1052 Faglitteratur/tidsskrifter 2 300 2 300 1115 100 1052 Bevertning 1 000 1 000 1501 100 1052 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 25 000 1601 100 1052 Kjøregodtgjørelse 1 000 1 000 1602 100 1052 Reiseutgifter 2 000 2 000 3751 100 1052 Kjøp av sekretariatstjenester 169 279 90 160 180 320 3752 100 1052 Kjøp av revisjonstjenester 578 000 609 374 545 000 522 000 100 1052 Betalt komensasjonsberettiget mva. 0 0 162 000 100 1052 Kompensert mva. driftsregnskapet 0 0 794 779 772 820 684000 KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 7