Faglig referansegruppe 21. september 2016 Cecilie Ohm, Kari Fuglseth, Henrik Tøndel
Agenda Organisering av prosessen og referansegruppens mandat, Cecilie Premissene fra fase II, Cecilie Delprosessene i prosjektet, Kari Kommunikasjonsplan, Kari Organisering av de administrative tjenestene, Henrik. Innspill fra referansegruppen om behov og hensyn i dette arbeidet. 22.09.16 SIDE 2
Premisser fra fase 2 Vi har to styrevedtak, fra mai og juni 2016, som går for virksomhetsoverdragelse av KHiB til UiB De to styrevedtakene er basert på anbefalinger fra en styringsgruppe som fikk utredet mulighetene for et fakultet for kunst, musikk og design ved Universitetet i Bergen Fakultetet skal ha tre institutt Administrative støttefunksjoner skal ligge på fakultetsnivå, eller løses fra UiBs sentrale avdelinger der dette er naturlig
Status pr 21. september Informasjonsmøte for funksjonene drift, IT, arkiv og bibliotek gjennomført 16. september Styringsgruppe som er partssammensatt Prosjektgruppen arbeider med dimensjonering av de resterende støttefunksjonene workshops gjennomført i uke 37 Referansegruppe som skal gi råd til prosjektgruppen i dette arbeidet skal ha sitt første møte 21. september Styrebehandling i UiBs styre 1. desember
Referansegruppens mandat Referansegruppen skal gi innspill og anbefalinger til prosjektgruppen og styringsgruppen for å sikre at anbefalingene ivaretar behov knyttet til primæroppgavene innen kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning, forskerutdanning, utdanning og formidling. 22.09.16
Delprosesser i prosjektet i høst IT-systemer koordineres av UiBs IT-avd. Interimsløsning for faglig og administrativ ledelse fra 1.1.17. Overføring av ansatte KHiB og GA Organisering av administrative tjenester Budsjett 2017 og som del av UiBs modell 22.09.16 SIDE 6
Kommunikasjon Plan vedtatt av styringsgruppe: Intern kommunikasjon Ekstern kommunikasjon Nettside for all dokumentasjon Ansatte: informasjon i linjen Studenter: informasjon gjennom student organene på KHiB og GA Behov? 22.09.16 SIDE 7
Fase 3 føringer for arbeidet Alle administrative tjenester på fakultetet legges til fakultetsnivået, med ansvar for støtte til institutter og fagmiljø. Administrative støttefunksjoner knyttet til KHiBs funksjoner som selvstendig institusjon, som drift, IT, arkiv og bibliotek, flyttes til UiBs sentrale avdelinger. Fagmiljøene i KHiB og GA må spesifisere sine særlige behov, slik at man kan sikre at tjenestene får relevant innretning. Dimensjonering av administrative støttefunksjoner innenfor økonomi, HR, utdanning og forskning må bearbeides med tanke på fakultetets samvirke med universitetets administrative fellesfunksjoner. Fakultetet vil ha betydelig behov for fagnære kommunikasjonstjenester, og organisering av disse må løses ut fra dette behovet. Konkretisering av bemanningsplaner for administrasjon og infrastruktur blir en hovedoppgave høsten 2016. Fakultetets støttefunksjoner må evalueres når det er gått en viss tid.
Fremdriftsplan organisering administrative tjenester Uke 37-38 Uke 39-40 Uke 41-42 Uke 42-44 Alternative modeller Skissere ulike alternative modeller Justere for innspill fra styringsgruppe Innstilling og beslutning Kartlegging og diskusjoner Workshops med medarbeidere 13. og 14. september Møte med referansegruppen 21.9 Arbeidsgruppen foreslår ulike modeller for drøfting i styringsgruppen Styringsgruppemøte 4. oktober Møter med sentrale avdelinger Nye workshops uke 40 (ikke berammet) Nytt møte i referansegruppe (ikke berammet) Oppsummering og dokumentasjon fra prosjektteamet Godkjenning i styringsgruppen
Viktige organisatoriske hensyn (fra workshops med medarbeidere uke 37) DET NYE VI (KHiB + GA) = bygge en ny kultur i felleskap gode rammer for samarbeid mellom faglige ansatte og tekniskadministrative ansatte gode rammer helhetlig styring av fakultetets virksomhet (fagnær administrasjon) hensiktsmessig ledelsesspenn avklart arbeidsdeling, dimensjonering og gode rutiner intern på fakultetet avklart ansvar og arbeidsdeling mellom fakultet og sentrale tjenester jobbrotasjon for å forstå og å lære mer ta hensyn til en todelt campus vekt på sikker drift fra 1.1.2017 unngå dobbel kontroll/kvalitetssikring felles administrativ plattform for å jobbe mest mulig på tvers av kunst, musikk og design, med rom for nødvendig spesialisering 22.09.16 SIDE 10
Balansen mellom kvalitet og ressursbruk Rigge administrasjon: finne balansen mellom kvalitet og ressursbruk Relevante kvalitetskriterier kan være: * rett kompetanse * gode rutiner * tilstedeværelse * skreddersøm * responstid * effektiv informasjonsflyt * rett dimensjonering mangler det noen? 22.09.16 SIDE 11
Funksjonsområder Administrasjonsgruppen undersøker følgende funksjonsområder: Støtte til forskning/ku Støtte til utdanning Støtte til forskerutdanning Verkstedsfunksjoner Produksjonsfunksjoner Kommunikasjon Personalfunksjoner Økonomifunksjoner 22.09.16 SIDE 12
Rigge administrasjonen Kvalitet / Funksjoner Rutiner Responstid Kompetanse Tilstedeværelse Skreddersøm Informasjonsflyt Dimensjonering Forskning / KU Utdanning Forskerutdanning Verksteder Produksjon Kommunikasjon Personal 22.09.16 Økonomi SIDE 13
Hva mener referansegruppen: Hvilke behov er de viktigste i støtten til forskning/ku? Hvilke behov er de viktigste i støtten til utdanning? Hvilke behov er de viktigste i støtten til forskerutdanning? Verkstedene som felles ressurs, hva skjer når «alle studenter» vil ha tilgang til «alle verksteder? Hvordan organisere og prioritere? Hvilke behov er de viktigste for fagnære kommunikasjonstjenester? Er det hensyn i de øvrige tjenestene som er viktig å prioritere (produksjon, økonomi, personal)? 22.09.16 SIDE 14
Arbeidsdeling mellom fakultet og sentrale tjenester Fakultetets tilgang på kompetanse og tjenester i sentrale avdelinger kan skje gjennom: A: Modell med funksjon på fakultetsnivå med rammeverk og rådgivning fra sentrale avdelinger. B: Modell med funksjoner lagt til sentral avdeling og med arbeidssted ved fakultetsadministrasjonen C: Modell med funksjoner lagt til sentral avdeling 22.09.16 SIDE 15
I det videre arbeidet vil vi blant annet. Inkludere innspillene fra workshop og referansegruppen Undersøke funksjonsområdene opp i mot kvalitetskriterier Avstemme muligheter for fakultetets tilgang på sentrale tjenester på de aktuelle funksjonsområdene 22.09.16 SIDE 16