Møteinnkalling Notodden kontrollutvalg Dato: 31.08.2016 kl. 10:30 Møtested: Formannskapssalen Arkivsak: 15/09398 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide på epost beatemarie.dahleide@temark.no eller mobil 91739893 snarest råd. Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/09398-32 Godkjenning av innkalling til møte 31.08.2016 3 Møteprotokoll 4/16 15/09398-33 Godkjenning av protokoll fra møte 14.06.2016 4 Saker til behandling 19/16 16/05907-8 Oppfølging av kontrollutvalgets sak om manglende svar fra Notodden kommune 5 20/16 16/07804-1 Orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune 12 21/16 16/04020-6 Referatsaker 31.08.2016 - Notodden kontrollutvalg 15 22/16 16/07805-1 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget - Notodden Kommune 16 23/16 16/07806-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Notodden kommune 17 24/16 16/04123-4 25/16 16/11477-2 Vurdering av oppdragsansvarlig revisor og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Notodden kommune Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon Notodden kommune 2016 21 22 26/16 16/02840-8 Eventuelt 31.08.2016 - Notodden kontrollutvalg 23 1
Sakene legges også ut på www.temark.no NB: Merk møtetidspunkt! Ordfører er bedt om å møte i sak 19/16. Rådmann er bedt om å møte i sak 19 og 20/16. Notodden/Bø, 23.08.2016 For kontrollutvalgsleder Karin Follerås Utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av innkalling til møte 31.08.2016 Arkivsak-dok. 15/09398-32 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 4/16 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen til møte 31.08.2016 godkjennes. Saksopplysninger: Vedlegg: Møteinnkalling 31.08.2016 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte 14.06.2016 Arkivsak-dok. 15/09398-33 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 4/16 Forslag fra sekretariatet: Møteprotokoll fra møte 14.06.2016 godkjennes. Saksopplysninger: Møteprotokoll fra møte 14.06.2016 legges frem for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll fra møte 14.06.2016 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 19/16 Oppfølging av kontrollutvalgets sak om manglende svar fra Notodden kommune Arkivsak-dok. 16/05907-8 Arkivkode. 200 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 19/16 Forslag fra sekretariatet: 1) Kontrollutvalget stadfester sitt vedtak i KU-sak 14/16. 2) Kontrollutvalget ber om at denne saken oversendes kommunestyret som et tillegg til KU-sak 14/16, og at sakene sees under ett i kommunestyrets behandling. Bakgrunn for saken: Notodden kontrollutvalg behandlet 09.05.2016 KU-sak 14/16 Rapport om manglende svar til revisjon - Notodden kommune, og oversendte deretter saken til formannskap og kommunestyret. Manglende svar på henvendelser over tid Bakgrunnen for saken var at Telemark kommunerevisjon IKS v/oppdragsrevisor over lang tid har meldt til kontrollutvalget at revisjonen har problem med å få svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune. Flere av problemstillingene og spørsmålene har revisjonen etterlyst svar fra administrasjonen på over flere år. Dette har vært et tilbakevendende tema i revisors orienteringer til kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgsmøtet i desember 2015 sendte revisor et brev til rådmannen, der det ble varslet av det skulle lages en egen sak til kontrollutvalget, og rådmannen ble bedt om å gi sin vurdering av de ulike forholdene. 22. februar 2016 fikk revisjonen skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Revisor orienterte muntlig i kontrollutvalgsmøtet 14.mars 2016 om svaret revisor hadde fått. Kontrollutvalget ba revisor legge frem saken i form av en skriftlig rapport til kontrollutvalget i neste møte. Denne ble lagt frem til møtet 09.05.2016. Revisors rapport Rapporten fra revisjonen inneholder en gjennomgang av de mest sentrale områdene revisjonen har bedt om tilbakemelding på, og rådmannens tilbakemelding på det enkelte område. Det er viktig å påpeke at selv om tilbakemeldingene i saken fremstilles i èn samlet rapport, så er det enkelte område i seg selv så viktig og omfattende at spørsmålene hver for seg kunne blitt tatt opp som enkeltstående saker i kontrollutvalget. Det vises til rapporten fra revisor for en fullstendig gjennomgang av revisors spørsmål og rådmannens tilbakemelding på det enkelte punkt. Kontrollutvalgets saksfremlegg i KU-sak 14/16 gir et resyme av revisors rapport (se vedlegg). 5
De viktigste punktene revisor har etterlyst svar på er: - Avtaler - Offentlig støtte - Bok- og blueshuset - Misligheter - Dokumentasjon for mva ved oppføring av bygg/anlegg mva-lovens 9-1-2 - Konkurransebestemmelsene i kompensasjonsloven - E-handel Rådmannen har tatt tak i flere av punktene revisjonen har bedt om tilbakemelding på, men det er behov for videre oppfølging og/eller mer konkret tilbakemelding på de fleste av punktene. Kontrollutvalgets vedtak 09.05.2016 Utvalget gjorde på bakgrunn av revisors rapport til kontrollutvalget følgende vedtak i KU-sak 14/16: «Kontrollutvalget minner om at det å ha en god kommunal egenkontroll, herunder at man har tydelige rutiner og retningslinjer som er godt kjent i hele organisasjonen er viktig. Kontrollutvalget mener det er uakseptabelt at kommunerevisjonen ikke får svar på sine henvendelser til administrasjonen i Notodden kommune, eller at de først får svar etter lang tid og gjentatte purringer. Kontrollutvalget og revisjonen utfører et oppdrag på vegne av kommunestyret, og administrasjonen hindrer på denne måten den demokratiske kontrollen av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget oversender rapporten om manglende svar på revisjonens henvendelser til Notodden kommune til kommunestyret, og ber om at rapporten gjennomgåes i formannskapet i forkant av endelig behandling i kommunestyret. Rapporten omhandler viktige områder relatert til regelverk og rutiner for Notodden kommunes drift og virksomhet, som de folkevalgte bør vere oppdatert på og orientert om. Kontrollutvalget ber om at revisor får gjennomgå rapporten i formannskapet og kommunestyret. Kontrollutvalget vil, sammen med revisjonen, følge opp de ulike temaene rapporten berører fremover». Sakens videre behandling I kontrollutvalgets møte 14.06.2016 orienterte kontrollutvalgsleder fra formannskapets behandling av saken. Det kom da frem at rådmannen hadde laget en «tilleggssak» («motsak») til kontrollutvalgets sak til formannskap og kommunestyre. Kontrollutvalget vedtok på bakgrunn av dette følgende: «Kontrollutvalget ber leder ta kontakt med ordfører for å få utsatt behandlingen av KU-sak 14/16 / FS 31 og 32/16 fra kommunestyrets møte 16.06.2016. Kontrollutvalget reagerer på måten rådmannen har behandlet saken fra kontrollutvalget/ revisjonens rapport, og vil følge opp dette videre». 6
Kontrollutvalgsleder tok kontakt med ordfører, og saken ble trukket fra sakskartet i kommunestyremøtet i juni. Saken til dette møtet er en oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i juni. Ordfører og rådmannen er innkalt til møtet 31.08.2016, og har bekreftet at de møter. 7
Saksopplysninger: Sekretariatet vil i saksfremlegget forsøke å oppklare og besvare enkelte av påstandene rådmannen kommer med i sin «tilleggssak». Fremming av «tilleggssak» - kontrollutvalgets innstillingsrett Det å legge frem en slags «motsak» til den saken kontrollutvalget fremmer for kommunestyret er ikke i tråd med måten saker fra kontrollutvalget skal behandles på. Rådmannen skriver i sin egen sak at han «synes vedtaket fra Kontrollutvalget referert over er så vidt spesielt at jeg finner det nødvendig å fremme egen sak for å få frem korrekt informasjon og min oppfatning av saken». Sekretariatet vil minne om at kontrollutvalget senest i mars 2016 sendte en uttalelse til kommunestyret om kontrollutvalgets innstillingsrett. Dette var knyttet til behandlingen av en annen sak, der rådmannen «var enig i» kontrollutvalgets konklusjoner, men likevel fremmet egen sak/innstilling for kommunestyret. I KU-sak 8/16 ble innstillingsretten grundig gjennomgått: «I kontrollutvalgsboken, som er Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder for kontrollutvalgsarbeid, redegjør departementet for sin generelle forståelse av kommuneloven og de aktuelle forskriftene. I kontrollutvalgsboken står det følgende om kontrollutvalgets innstillingsrett: «I saker der kontrollutvalget har innstillingsrett, har hverken administrasjonssjef eller folkevalgte organer anledning til å avgi innstilling. Kontrollutvalgets innstillingsrett er knyttet til saker hvor kontrollutvalget rapporterer resultater av sitt arbeid. (sekretariatets utheving) Dette gjelder blant annet: plan for selskapskontroll rapporter fra gjennomførte selskapskontroller plan for forvaltningsrevisjon rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner rapportering om saker som ikke er fulgt opp av administrasjonen (sekretariatets utheving)» Kontrollutvalget har innstillingsrett når utvalget rapporterer resultatene av sitt eget arbeid. Eventuelle tilleggskommentarer fra rådmannen må presenteres i form av et notat eller lignende. Det kan ikke komme til erstatning for kontrollutvalgets innstilling eller saksfremlegg. Som sekretariatet beskrev i KU-sak 8/16 er det uvesentlig om rådmannen er «enig» med kontrollutvalget eller ikke i saken som legges frem. Det rokker ikke ved kontrollutvalgets klare innstillingsrett i slike saker, og prinsippet om at kontrollutvalgets saksfremlegg og innstilling skal legges uendret frem for kommunestyret. Påstand: «Uvanlig saksbehandling» Rådmannen oppfatter det som spesielt at kontrollutvalget velger å legge saken frem for formannskapet fremfor kun direkte til kommunestyret. Hovedregelen er at saker fra kontrollutvalget blir fremmet direkte for kommunestyret. Fra tid til annen legges saker fra kontrollutvalget frem for andre utvalg før sluttbehandling i kommunestyret. Dette er innenfor ordinær saksbehandling, og er blant annet fast praksis for kontrollutvalgets uttalelse til regnskapssaken og kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn. 8
De siste årene har stadig flere kommuner latt forvaltningsrapporter gå gjennom det respektive fagutvalg til informasjon og evt. uttale før endelig behandling i kommunestyret. Innstillingsretten til kontrollutvalget gjelder uansett hvilke utvalg om uttaler seg om saken på veien til kommunestyret. Departementets veileder beskriver dette tydelig; «Kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret er ikke til hinder for at saker fra kontrollutvalget kan behandles i andre folkevalgte organer, før de behandles i kommunestyret. Kontrollutvalgets saksframlegg og innstilling skal likevel gå uendret til kommunestyret, og framgå tydelig av saksdokumentene». Påstand: «Rådmannen har svart raskt» Rådmannen skriver i sin sak at «Som det fremgår av sakens vedlegg, ba rådmannen om utsatt svarfrist med klare begrunnelser og leverte et grundig og omfattende svar 2 dager etter fristen. På denne bakgrunn fremstår det siterte vedtaket fra Kontrollutvalget høyst merkelig». KU-sal 14/16 og kontrollutvalgets vedtak i saken handler ikke om hvor lang tid rådmannen har brukt på å svare på den siste henvendelsen fra revisor. Saken handler om Notodden kommunes manglende svar på mange henvendelser over år. Dette beskrives bla. tydelig i brevet fra revisor; «Det er imidlertid et problem for utførelsen av vår revisjon at det tar lang tid før vi får svar, i andre tilfelle at vi ikke får svar i det hele tatt. Dette er tatt opp med deg (rådmannen) muntlig tidligere». Påstand: «Saken til kontrollutvalget er mangelfull» I saken sin kritiserer rådmannen saksbehandlingen i KU-sak 14/16, og er kritisk til at brevene han har sendt til revisor ikke er lagt ved til kontrollutvalget: «Dette gir, etter rådmannens oppfatning, et fragmentert og ikke fullstendig og riktig inntrykk av saken som grunnlag for Kontrollutvalget sin behandling». Sekretariatet ser at det er behov for å klargjøre revisor og sekretærs roller; Revisor og sekretær er ansatt i to ulike selskaper, og har ulike roller overfor kontrollutvalget. Revisor utfører løpende revisjon av kommunens regnskaper, i tråd med lovverket og sitt oppdrag. Oppdragsrevisor er ansatt i Telemark kommunerevisjon IKS, som Notodden kommune er medeier i. Revisor rapporterer resultatene av sitt arbeid til kontrollutvalget. Sekretariatet, Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark), er sekretær for kontrollutvalget, og den som er saksbehandler for utvalget. Notodden kommune er medeier i Temark. Sekretariatet saksbehandler alle saker til kontrollutvalget, og er faglig rådgiver, møtesekretær og tilrettelegger. Sekretariatet iverksette kontrollutvalgets ulike vedtak. Brevveksling mellom rådmann og revisor er noe sekretariatet (eller kontrollutvalget) sjelden har detaljert innsikt i. Å sende ulike henvendelser til administrasjonen er en del av revisors løpende arbeid, og det er kun ved behov at innholdet i slik kommunikasjon meddeles kontrollutvalget (sekretariatet). Dette gjøres i de fleste tilfeller i form av muntlig orienteringer og ulike skriftlige rapporteringsformer. En rapport er et skriftlig sluttprodukt revisor overleverer utvalget. I denne saken, som i andre, har sekretariatet basert sin saksbehandling på revisors muntlige orienteringer og revisors skriftlige rapport som grunnlag for sin saksbehandling. I revisors rapport har revisor tatt for seg det viktigste, sett fra revisors faglige ståsted. Det er derfor en urimelig kritikk fra rådmannen at saken skulle vært opplyst med andre dokumenter. 9
Sekretariatet ba i denne saken om å få tilgang til brevvekslingen mellom rådmann og revisor, for å ha mulighet til å starte saksbehandlingen i påvente av ferdigstilling av rapporten. Revisor oversendte brevene, og disse ble journalført. Kontrollutvalget har forholdt seg til revisors rapport på vanlig måte, da denne er dekkende for kontrollutvalgets behov for informasjon. Påstand 4: «Rådmannen har ikke fått gitt sitt syn på saken» Rådmannen gir i sitt saksfremlegg inntrykk av at rådmannen ikke har hatt mulighet til å svare for seg (kontradiksjon), og at han ikke er kalt inn til kontrollutvalget for å uttale seg i saken. Rådmannen ble ved årsskiftet (i brevet fra revisor) gjort klart over at hans svar til revisor ville danne grunnlaget for en egen sak for kontrollutvalget, nettopp for at rådmannen skulle få anledning til å uttale seg og gi uttrykk for sitt syn før revisor skrev sin rapport. Det er rapporten fra revisor kontrollutvalget har basert sitt vedtak på. Det ble også avholdt et kontrollutvalgsmøte mellom rådmannens svar til revisor og at rapporten ble lagt frem for utvalget. I møtet 14.03.2016 ble revisor bedt om å legge frem rapport i neste møte. Rådmannen har også mottatt protokoll fra dette møtet. Sekretariatet tar selvkritikk på at rådmannen ikke mottok eksplisitt beskjed om å møte i KUmøtet i mai, men siden kommunens regnskap for 2015 var tema i samme møte antok man at rådmannen dermed ville være tilstede. Rådmannen mottar alle innkallinger og protokoller fra kontrollutvalgets møter samtidig med kontrollutvalget. Påstand 5: «Kontrollutvalgets kritikk er urimelig» Rådmannen skriver i saken sin at han finner kritikken fra kontrollutvalget urimelig, blant annet begrunnet i at kan har vært rådmann i kommunen i 2 år, og at noen av sakene har pågått lenger enn dette. Til dette er det å anføre at kontrollutvalgets kritikk omhandler rådmannen som institusjon og øverste ansvarlig for Notodden kommunes administrasjon, ikke rådmannen som person. Vurdering fra sekretariatet: Saken fra kontrollutvalget har fått en spesiell utvikling etter at rådmannen valgte å legge frem en «tilleggssak» («motsak») til kontrollutvalgets sak. Rådmannen står fritt til å legge frem informasjon til formannskap og kommunestyret for å supplere saker, også fra kontrollutvalget, om han finner det nødvendig. Men, når rådmannen legger frem en helt egen sak, brytes Kommunelovens prinsipper om at kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret, og har selvstendig innstillingsrett i saker fra kontrollutvalget til kommunestyret. Det er sekretariatet, som uavhengig instans, som er saksbehandler for kontrollutvalget. Utvalget skal kontrollere kommunens virksomhet, og rådmannen har derfor ingen rolle i saksgangen mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Dette er tydelig beskrevet i Kommuneloven med tilhørende forskrifter. Det er en viktig premiss for kontrollutvalgets arbeid at at utvalget er uavhengig og at utvalget har et uavhengig sekretariat. Kontrollutvalgsforskriften beskriver dette grundig; Det er det uavhengige sekretariatet som skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet skal være uavhengig av 10
kommunens administrasjon og den som utfører revisjon for kommunen. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Sekretariatet viser ellers til gjennomgangen av rådmannens «tilleggssak» i saksfremlegget. Sekretariatet vil for fremtiden sørge for å gi rådmannen eksplisitt innkalling til alle de møter han forventes å møte på. Saken fra kontrollutvalget sendes nå på nytt over til kommunestyret til endelig behandling. Vedlegg: 1) KU-sak 14/16, med vedlegg. 2) Rådmannens sak til formannskapet, 32/16, med vedlegg. (noen vedlegg er felles for de to sakene, men legges bare ved en gang) Vedlegg til sak 11
20/16 Orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune Arkivsak-dok. 16/07804-1 Arkivkode. 057 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 20/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget tok i møte 14.6.2016 opp temaet post/arkiv; herunder journalføring av inngående post/søknader og svar. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune i neste møte, herunder spørsmål om Notodden kommunes arkivplan, rutiner for journalføring av inngående post/søknader/mail/sms, postlister, rutiner for svar på henvendelser til kommunen og rutiner for bruk av unntatt offentlighet. Saksopplysninger: Det er viktig å ha rutiner som sikrer at alt arkivverdig materiale blir journalført. De som henvender seg til kommunen må få svar innen rimelig tid. At kommunens arkiver er komplette er viktig av flere grunner: 1) å sikre korrekt saksbehandling, 2) at all relevant informasjon er tilgjengelig ved for eksempel klager eller søksmål mot kommunen, 3) at allmennheten får nødvendig innsyn i offentlig virksomhet og 4) at man for ettertiden skal kunne danne seg et riktig bilde av virksomheten til Notodden kommune i ulike tidsperioder. Rådmannen sendte 23.08.2016 over en skriftlig redegjørelse om post/arkivtjenesten (vedlagt). Det vil i tillegg bli gitt en muntlig orientering i møtet. Rådmannen har etter avtale med kontrollutvalgsleder avgrenset orienteringen til å konsentrere seg om «journalføring av inngående post og svar på disse henvendelsene», begrunnet i at den vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon er prioritert å gjennomføre forvaltningsrevisjon på temaet i løpet av kommunestyreperioden. Post/journal/arkiv er satt opp som 3. prosjekt på planen. Det betyr at man sannsynligvis er i 2018 før et prosjekt på dette temaet leveres til kontrollutvalget og kommunestyret, om ikke prioriteringsrekkefølgen endres. 12
Oppsummering av rådmannens redegjørelse: Rutinene for håndtering av inn- og utgående post framgår av «Rutinehåndbok for postbehandling, journalføring, arkiv, saksbehandling og utvalgsarbeid i Notodden kommune». Rutinehåndboka er utarbeidet i 1999. All arkivverdig inngående post til kommunen blir registrert av post-arkiv. Mottatt post blir registrert på de aktuelle saksbehandlere som har ansvaret for å følge opp sin inngående post. Henvendelser skal i tråd med Forvaltningsloven 11a besvares uten ugrunnet opphold. Om det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar. Rådmannen forutsetter at reglene for besvarelse av henvendelser overholdes, noe som blir poengtert under opplæringen av ansatte. Rådmannen konstaterer at «det likevel syndes for mye på dette ved saksbehandlingen i kommunen». Rådmannen trekker frem viktigheten av at det gis et midlertidig svar som bekrefter at søknader/brev er mottatt, gjerne med tilbakemelding om når svar kan forventes. I saksbehandlingssystemet ligger det inne standardbrev for slike midlertidige svar. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet kan ikke uttale seg om rutinehåndboken til Notodden kommune uten å ha gjennomgått denne. Men, på generelt grunnlag har utviklingen innen elektroniske saksbehandlingssystemer vært stor i årene etter 1999. Teknologiutviklingen har gjort det mulig og nødvendig - å journalføre henvendelser som kommer på sms og e-post. Det er viktig for de ansatte at det er enkelt å få oversikt over aktuelle rutiner, og at rutinebeskrivelser er oppdaterte mtp på tilgjengelig teknologi og det saks- og arkivsystemet som til enhver tid brukes i virksomheten. Kontrollutvalget har flere ulike kontrollformer som man kan benytte. Det å be om orienteringer fra administrasjonen er en. Slike orienteringer kan gi utvalget god oversikt på et område, gi utvalget bedre grunnlag til å vurdere behovet for å iverksette forvaltningsrevisjon eller bidra til å definere mest mulig presise problemstillinger når forvaltningsrevisjon gjennomføres. I noen tilfeller gir slike orienteringer utvalget informasjon som gjør det overflødig å sette i gang forvaltningsrevisjon på et område, fordi rådmannens orientering dekker det informasjonsbehovet utvalget har, og det da er viktigere å gå i dybden på andre områder. Etter sekretariatets oppfatning er det kun en systematisk gjennomgang, som en forvaltningsrevisjon, som kan gi et fullstendig bilde av status på post/journal/arkiv i Notodden kommune. Det eventuelle omfanget av manglende svar, hvor lang tid det tar før det svares eller om saker/dokumenter blir arkivert på riktig måte må kvantifiseres gjennom stikkontroller o.l. for å se om dette er et område med forbedrings-potensiale i Notodden kommune. Vedlegg: 1) Orientering om post/arkivtenesten i Notodden kommune, datert 23.08.2016 Vedlegg til sak 13
14
21/16 Referatsaker 31.08.2016 - Notodden kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/04020-6 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 21/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar sakene til orientering Saksopplysninger: Vurdering fra sekretariatet: Vedlegg: 15
22/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget - Notodden Kommune Arkivsak-dok. 16/07805-1 Arkivkode. 004 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 22/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Notodden kommune godkjennes og oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: «Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Notodden kommune» til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven 77, punkt 6, informere kommunestyret om sitt arbeid. Saksopplysninger: Årsmeldingen oppsummerer utvalgets viktigste aktiviteter gjennom 2015, og gi et bilde av utvalgets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommuneregnskapet, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutvalg, skal kontrollutvalget rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll. Bestemmelsen må ses i sammenheng med vedtatte planer og presenteres på denne måten for året 2015. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet legger frem årsmeldingen 2015 for godkjenning i utvalget. Den vil deretter oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: 1) Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Notodden kommune (utkast) Vedlegg til sak 16
23/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Notodden kommune Arkivsak-dok. 16/07806-1 Arkivkode. 151 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 23/16 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Notodden kommune med en ramme på kr 1 759 500,-. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2017 i Notodden kommune. Det å sørge for god kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok ressurser til dette Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Notodden kommune for 2017. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve drifta av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall, informasjon fra selskapene man kjøper tjenester fra, og noe på anslag. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette på kontrollutvalgets budsjett. Temark arrangerer to årlige konferanser i egenregi. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. I tillegg arrangerer også Forum for kontroll og tilsyn gode og nyttige fagkonferanser. 2. Kjøp av tjenester 17
Notodden kommune har valgt å delta i to interkommunale selskap for å utføre kontroll- og tilsynsoppgavene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. 2.1. Sekretariatstjenester Notodden kommune er medeier i Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ kommunestørrelse. Det er fra 2016 utarbeidet en ny fordelingsnøkkel for kostnadene i selskapet, for å fordele disse mest mulig rettferdig. For Notodden er nivået omtrent som før. Budsjettet for Temark fastlegges endelig av representantskapet i Temark i november, og budsjettallene er derfor anslag. 2.2 Revisjonstenester Notodden kommune er medeier i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnader i selskapet fordeles etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten fastlegges av representantskapet. Selskapet utarbeidet en ny kostnadsdeling mellom eierne i 2014/2015, som førte til at Notodden kommune betaler noe mindre enn før. Det faste driftstilskuddet omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. 3 Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også kostnader knyttet til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tjenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt fra TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskuddet. Kostnadene for selskapskontroll vil variere med kompleksitet, tema som er valgt osb. Med andre tjenester menes f.eks. kjøp av tjenester fra andre revisjonsselskap, advokattjenester, andre eksterne. 4. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året og deltakelse på andre kurs/møter. Regnskapstal for Kontroll- og tilsynsarbeidet for Notodden kommune for 2015 og 2016: Beskrivelse Budsjett 2015 (korr) Regnskap 2015 Godtgjøring til folkevalgte, tapt arbeidsfortj Kr 60 000 Kr 74 420 Arbeidsgiveravgift Kr 8 460 Kr 10 493 Møteutgifter, bevertning, reise Kr 11 000 Kr 6763,00 Opplæring/kurs/andre møter Kr 30 000 Kr 11700,00 Kontingenter og abonnement Kr 11 500 Kr 7175,00 Kjøp av tjenester Kr 1 547 000 Kr 1 550 500 a. Revisjon (TKR) Kr 1 335 000 Kr 1 339 500 b. Sekretariat (Temark) Kr 212 000 Kr 211 000 c. Selskapskontroll og andre tjenester Kr 0 Kr 0 Totalutgifter Kr 1 667 460 Kr 1 661 051 Beskrivelse Budsjett 2016 (korr) Regnskap per 18.08.2016 Godtgjøring til folkevalgte, tapt arbeidsfortj Kr 75 000 Kr 19 924 * Arbeidsgiveravgift Kr 10 575 Kr 2 809 * 18
Møteutgifter, bevertning, reise Kr 10 000 Kr 1 559 Opplæring/kurs/andre møter Kr 30 000 Kr 9 934 Kontingenter og abonnement Kr 18 000 Kr 23 605 Kjøp av tjenester Kr 1 580 000 Kr 1 076 725 a. Revisjon (TKR) Kr 1 289 500 Kr 967 125 b. Sekretariat (Temark) Kr 219 200 Kr 109 000 c. Selskapskontroll og andre tjenester Kr 71 000 Kr 0 Totalutgifter Kr 1 723 575 Kr 1 134 555 (Tal i parantes er stipulert sum for heile 2016) Kommentar til regnskap per 18.08.2016: Tallet for godtgjøring inkluderer kun utbetalt godtgjøring til leder første halvår. I tillegg kommer godtgjøring til medlemmer desember 2015 mars 2016 på 7970,-, som per 17.08.2016 var ført på en annen konto. Kontingenter og abonnement inkluderer også m.a. utgifter til ipad. Utgifter til revisjon inkluderer også kjøp av selskapskontroll. Forslag til budsjett for Kontroll- og tilsynsarbeidet i Notodden kommune for 2017: Ansvar: 140 POLITISKE ORGANER Teneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Beskrivelse Budsjett 2017 Kontrollutvalget Kr 164 000 Godtgjøring til folkevalgte, tapt arbeidsfortj. Kr 75 000 Arbeidsgiveravgift Kr 10 000 Møteutgifter, bevertning Kr 9 000 Skyssutgifter, reise Kr 10 000 Opplæring/kurs/andre møter Kr 40 000 Kontingenter og abonnement Kr 20 000 Kjøp av tenester Kr 1 595 500 a. Revisjon (TKR) Kr 1 289 500 b. Sekretariat (Temark) Kr 226 000 c. Selskapskontroll og andre tenester Kr 80 000 Totalutgifter Kr 1 759 500 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr 1 759 500,- for kontrollutvalet for 2017, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi mener dette gir et realistisk bilde av de utgifter som forventes for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Vedlegg: 1) Regnskap for Notodden KU for 2015 2) Regnskap for Notodden KU per 18.08.2016. 3) Grunnlagstall fra Telemark kommunerevisjon IKS 4) Grunnlagstall fra Agder og Telemark kommunesrevisjon IKS Vedlegg til sak 19
20
24/16 Vurdering av oppdragsansvarlig revisor og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Notodden kommune Arkivsak-dok. 16/04123-4 Arkivkode. 210 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 24/16 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: I tråd med 15 i revisjonsforskrifta legger oppdragsansvarlig revisor frem en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget hvert år, eller ved behov. Kontrollutvalget har også i oppgave å se til at oppdragsansvarlig revisor fører en hederlig vandel, ref. revisjonsforskrifta 12. Vedlagt er egenvurdering for Notodden kommune fra oppdragsansvarlig revisor i Telemark kommunerevisjon IKS, Lisbet Fines og oppdragsrevisor Ottar Kleppe. Vedlegg: 1) «Vurdering av oppdragsansvarlig revisor og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Notodden kommune», fra Telemark kommunerevisjon IKS, datert 10.08.2015 Vedlegg til sak 21
25/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon Notodden kommune 2016 Arkivsak-dok. 16/11477-2 Arkivkode. Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 25/16 Forslag fra sekretariatet: Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon i Notodden kommune 2016 tas til orientering. Bakgrunn for saken: Overordnet revisjonsstrategi er dokumentet som viser den overordnede planleggingen av regnskapsrevisjonen i den enkelte kommune. Formålet er å dokumentere at de planlagte revisjonshandlingene er tilstrekkelige og effektive. Saksopplysninger: Oppdragsrevisor Ottar Kleppe vil gjennomgå den overordnede revisjonsstrategien i møtet. Vedlegg: 1) Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon Notodden kommune 2016, datert 18.08.2016 Vedlegg til sak 22
26/16 Eventuelt 31.08.2016 - Notodden kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/02840-8 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 31.08.2016 26/16 23