Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide på epost eller mobil snarest råd.

Transkript

1 Møteinnkalling Notodden kontrollutvalg Dato: kl. 10:00 Møtested: Formannskapssalen, Notodden Arkivsak: 15/09398 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide på epost eller mobil snarest råd. Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/ Godkjenning av innkalling til møte Møteprotokoll 5/16 15/ Godkjenning av møteprotokoll fra møte Saker til behandling 27/16 16/ Referatsaker i møte Notodden kontrollutvalg 5 28/16 16/ Orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune 6 29/16 16/ Notodden kommunes oppfølging av eierskapet i Notodden Energi 9 30/16 16/ Orientering fra revisor i møte Notodden kommune 14 31/16 16/ Eventuelt i møte Notodden kontrollutvalg 15 Sakene legges også ut på NB: Merk møtetidspunkt! 1

2 Ordfører og rådmann er bedt om å møte i sak 29/16. Rådmann er bedt om å møte i sak 28/16. Notodden/Bø, For kontrollutvalgsleder Karin Follerås Utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide 2

3 Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av innkalling til møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg /16 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen til møte godkjennes. Saksopplysninger: Møteinnkallingen til møte godkjennes. Vedlegg: Møteinnkallingen

4 Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av møteprotokoll fra møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg /16 Forslag fra sekretariatet: Møteprotokoll fra møte godkjennes som det foreligger. Saksopplysninger: Møteprotokoll fra møte legges med dette frem for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll Vedlegg til sak Protokoll Notodden kontrollu 4

5 Saker til behandling 27/16 Referatsaker i møte Notodden kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg /16 Forslag fra sekretariatet: Referatsakene tas til orientering. Saksopplysninger: Referatsakene til møtet ettersendes. Vurdering fra sekretariatet: Vedlegg: 5

6 28/16 Orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 057 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg /16 2 Notodden kontrollutvalg /16 Notodden kontrollutvalg har handsama saken i møte sak 20/16 Møtehandsaming Leder Karin Follerås fremmet følgende forslag: «Saken utsettes til neste møte. Rådmannen bes være til stede under behandlingen av saken». Votering Forslaget fra Follerås ble enstemmig vedtatt. Vedtak Saken utsettes til neste møte. Rådmannen bes være til stede under behandlingen av saken. Saksframlegg Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget tok i møte opp temaet post/arkiv; herunder journalføring av inngående post/søknader og svar. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering om post/arkivtjenesten i Notodden kommune i neste møte, herunder spørsmål om Notodden kommunes arkivplan, rutiner for journalføring av inngående post/søknader/mail/sms, postlister, rutiner for svar på henvendelser til kommunen og rutiner for bruk av unntatt offentlighet. Saksopplysninger: Det er viktig å ha rutiner som sikrer at alt arkivverdig materiale blir journalført. De som henvender seg til kommunen må få svar innen rimelig tid. At kommunens arkiver er komplette er viktig av flere grunner: 6

7 1) å sikre korrekt saksbehandling, 2) at all relevant informasjon er tilgjengelig ved for eksempel klager eller søksmål mot kommunen, 3) at allmennheten får nødvendig innsyn i offentlig virksomhet og 4) at man for ettertiden skal kunne danne seg et riktig bilde av virksomheten til Notodden kommune i ulike tidsperioder. Rådmannen sendte over en skriftlig redegjørelse om post/arkivtjenesten (vedlagt). Det vil i tillegg bli gitt en muntlig orientering i møtet. Rådmannen har etter avtale med kontrollutvalgsleder avgrenset orienteringen til å konsentrere seg om «journalføring av inngående post og svar på disse henvendelsene», begrunnet i at den vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon er prioritert å gjennomføre forvaltningsrevisjon på temaet i løpet av kommunestyreperioden. Post/journal/arkiv er satt opp som 3. prosjekt på planen. Det betyr at man sannsynligvis er i 2018 før et prosjekt på dette temaet leveres til kontrollutvalget og kommunestyret, om ikke prioriteringsrekkefølgen endres. Oppsummering av rådmannens redegjørelse: Rutinene for håndtering av inn- og utgående post framgår av «Rutinehåndbok for postbehandling, journalføring, arkiv, saksbehandling og utvalgsarbeid i Notodden kommune». Rutinehåndboka er utarbeidet i All arkivverdig inngående post til kommunen blir registrert av post-arkiv. Mottatt post blir registrert på de aktuelle saksbehandlere som har ansvaret for å følge opp sin inngående post. Henvendelser skal i tråd med Forvaltningsloven 11a besvares uten ugrunnet opphold. Om det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar. Rådmannen forutsetter at reglene for besvarelse av henvendelser overholdes, noe som blir poengtert under opplæringen av ansatte. Rådmannen konstaterer at «det likevel syndes for mye på dette ved saksbehandlingen i kommunen». Rådmannen trekker frem viktigheten av at det gis et midlertidig svar som bekrefter at søknader/brev er mottatt, gjerne med tilbakemelding om når svar kan forventes. I saksbehandlingssystemet ligger det inne standardbrev for slike midlertidige svar. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet kan ikke uttale seg om rutinehåndboken til Notodden kommune uten å ha gjennomgått denne. Men, på generelt grunnlag har utviklingen innen elektroniske saksbehandlingssystemer vært stor i årene etter Teknologiutviklingen har gjort det mulig og nødvendig - å journalføre henvendelser som kommer på sms og e-post. Det er viktig for de ansatte at det er enkelt å få oversikt over aktuelle rutiner, og at rutinebeskrivelser er oppdaterte mtp på tilgjengelig teknologi og det saks- og arkivsystemet som til enhver tid brukes i virksomheten. Kontrollutvalget har flere ulike kontrollformer som man kan benytte. Det å be om orienteringer fra administrasjonen er en. Slike orienteringer kan gi utvalget god oversikt på et område, gi utvalget bedre grunnlag til å vurdere behovet for å iverksette forvaltningsrevisjon eller bidra til å definere mest mulig presise problemstillinger når forvaltningsrevisjon gjennomføres. I noen tilfeller gir slike orienteringer utvalget informasjon som gjør det overflødig å sette i gang forvaltningsrevisjon på et område, fordi rådmannens orientering dekker det informasjonsbehovet utvalget har, og det da er viktigere å gå i dybden på andre områder. 7

8 Etter sekretariatets oppfatning er det kun en systematisk gjennomgang, som en forvaltningsrevisjon, som kan gi et fullstendig bilde av status på post/journal/arkiv i Notodden kommune. Det eventuelle omfanget av manglende svar, hvor lang tid det tar før det svares eller om saker/dokumenter blir arkivert på riktig måte må kvantifiseres gjennom stikkontroller o.l. for å se om dette er et område med forbedrings-potensiale i Notodden kommune. Vedlegg: 1) Orientering om post/arkivtenesten i Notodden kommune, datert Vedlegg til sak Post-arkiv rutiner 8

9 29/16 Notodden kommunes oppfølging av eierskapet i Notodden Energi Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 037 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg /16 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Notodden Energi (NE) er 100% eid av Notodden kommune, og det er ordfører Gry F. Bløchlinger som utgjør generalforsamlingen i NE. I juni i år ble daværende styreleder for Notodden Energi Holding AS, Steinar Gregersen, erstattet som styreleder av generalforsamlingen i NE. Gregersen var opprinnelig ikke på valg, men ble midlertidig erstattet av styrets nestleder, inntil ny permanent styreleder ble oppnevnt på ekstraordinær generalforsamling Det har kommet ulike uttalelser via mediene om hva som var årsaken til at styrelederen ble avsatt, i tillegg har ordføreren gitt et skriftlig svar på spørsmål i kommunestyret der det beskrives at «det var nyanser og forskjeller i strategisk syn på fremtidig drift». Avgått styreleder Gregersen har avvist at det har vært uenighet med eier. Det har i mediene også vært reist kritikk mot selve prosessen/manglende prosess, og det hevdes at Notodden kommunes valgkomite ikke har behandlet saken om skifte av styreleder i NE før ordfører varslet styreleder om at han ble avsatt. Saken har fått en del oppmerksomhet i media, og kontrollutvalget er blitt kontaktet av flere med spørsmål om det er aktuelt å ta opp saken i utvalget. Det har også blitt stilt grunngitt spørsmål i kommunestyret om saken, som ordfører har besvart. Vedkommende kommunestyrerepresentant (Voss) henvendte seg deretter til rådmannen for å få innsyn i dokumentene som angår valg av styreleder i NE, herunder innkallinger og referat fra valgkomiteens arbeid, og eventuelt andre dokumenter som belyser saken. Voss har ikke fått innsyn i saken, og Voss har derfor også kontaktet kontrollutvalget for å få saken belyst. Kontrollutvalget kan ta opp saker på eget og/eller sekretariatets initiativ, eller som resultat av eksterne henvendelser. Denne saken er aktualisert både gjennom medieomtale og direkte henvendelse og oppfordringer til utvalget om å se på saken. Ordfører og rådmann er bedt om å møte i kontrollutvalgets møte for å belyse saken og svare på spørsmål fra utvalget. Saksopplysninger: Saken omhandler på den ene siden hvordan Notodden kommune utøver eierstyring overfor de selskaper kommunen eier, i dette tilfellet Notodden Energi, og om kommunestyrets vedtak om bruk av valgkomite til styreoppnevninger i kommunale selskaper er etterfulgt. Sekretariatet vil i 9

10 saksfremlegget beskrive de faktiske forhold i saken og gjøre en vurdering av hvilke momenter kontrollutvalget bør søke å få besvart. Notodden kommunes eierstyring Notodden kommune har vedtatt en eierskapsmelding for sitt eierskap i bedrifter og en egen eierskapsmelding for NE i Det er dette som danner grunnlaget for Notodden kommunes eierstyring overfor NE, og for generalforsamlingen i NE. Eierstrategien for NE har ikke blitt oppdatert eller endret etter Bruk av valgkomitè Kontrollutvalget på Notodden har jobbet mye med kommunens eierstrategi, og spesielt temaet god eierstyring og valg av styrerepresentanter har vært et viktig tema. Det forrige kontrollutvalget ( ) fremmet en sak som ble sluttbehandlet av kommunestyret i , som omhandler bruk av valgkomitè til oppnevning til styrer i for kommunens selskaper. Kommunestyret vedtok i denne saken at det skal opprettes en valgkomite for hver av kommunens selskaper og ulike kriterier rundt arbeidet til en slik valgkomite vedtok formannskapet at inntil slik valgkomite er oppnevnt for det enkelte selskap skal det vere en felles valgkomite for samtlige kommunalt eide selskaper. 5 personer ble valgt til å utgjøre en slik valgkomite: Varaordfører Åslaug Sem-Jacobsen (leder), Jørn Christensen (nestleder), Torgeir Bakken, Hanne Thürmer og Veslemøy Wåle. Skifte av styreleder i Notodden Energi hva har skjedd? ble det holdt et møte mellom daværende styreleder for Notodden Energi Holding AS, Steinar Gregersen, ordfører og rådmann. Gregersen oppfatter at han i møtet ble avsatt av ordføreren. Dette omtales i avisa Telen , og bekreftes senere også skriftlig fra Gregersen. Ordfører siteres i avisen på at hun ikke har avskjediget Gregersen, men signalisert et krav om at styrelederen i NE må bo på Notodden. Kravet om bosted blir senere avkreftet av varaordfører og leder av valgkomiteen, Åslaug Sem- Jacobsen. Varaordføreren uttaler gjennom ett innlegg i avisa Telen og intervju med samme avis at årsaken til at Gregersen skiftes ut at det er «divergerende syn på strategi» mellom det politiske flertallet og styrelederen. Nestleder i valgkomiteen Jørn Christensen valgte å trekke seg fra valgkomiteen med umiddelbar virkning på bakgrunn av håndteringen av saken. I følge er Christensen har ikke valgkomitèen fått noe forvarsel om at styrelederen skulle skiftes ut avholdes det generalforsamling i Notodden Energi, og ny midlertidig styreleder oppnevnes stiller kommunestyrerepresentant Per Christian Voss et grunngitt spørsmål til ordfører i kommunestyrets møte: «Ordføreren bes redegjøre for følgende: 1: Hvilke styringssignaler ble gitt fra kommunen som eier til avsatt styreleder i Notodden Energi, når skjedde slik dialog, hvem var tilstede, og er det gjort skriftlig. 2. Er ordføreren kjent med at det i Notodden Energi s styre er fattet vedtak som går på tvers av eiers styringssignaler? 3. Når ble saken om bytte av styreleder behandlet i valgkomitèen, hvem deltok i behandlingen og på hvilken måte er komiteens anbefaling formidlet til ordfører og avsatt styreleder?» 10

11 I svaret sier ordføreren at det var «nyanser og forskjeller i strategisk syn på framtidig drift av Notodden Energi AS, som, over tid, kom fram i dialogen mellom eier og styreleder». Ellers er svaret fra ordfører at hun ikke kan kommentere interne forhold i styret til Notodden Energi AS eller interne drøftelser i valgkomiteen. Avslag på innsyn i saksdokumenter Avslag på en innsynsbegjæring kan påklages, men det er ikke kontrollutvalget som kan avgjøre om kommunestyrerepresentant Voss skal få innsyn i de aktuelle dokumentene Voss har bedt om. Det er Fylkesmannen som er klageinstans for avslag på innsynsbegjæring. Sekretariatet vil likevel kommentere rådmannens svar til Voss: Det er korrekt at det er et sett spilleregler til hvordan politikere kan få innsyn gjennom de ulike organ man er medlem av. Men, privatpersonen Per Christian Voss har den samme mulighet som «Hvermansen» til å be om innsyn i kommunale dokumenter. 3 i Offentleglova sier at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter: Det skal da behandles som en ordinær innsynsforespørsel, uavhengig av om Voss er politiker i kommunestyret eller ei. Det er også slik at et avslag på innsyn skal vise til hvilken lovhjemmel som er grunnlag for avslaget. Utdrag fra Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 3.Hovudregel Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ 31.Avslag og grunngiving Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg. Organet skal alltid vise til den føresegna som gir grunnlag for avslaget, og til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Dersom 13 er grunnlag for avslaget, skal organet også vise til føresegna som pålegg teieplikt. Byggjer avslaget på forskrift, må organet opplyse om dette, og kva punkt i forskrifta avslaget byggjer på. Avslaget skal også opplyse om høvet til å klage og om klagefristen. Kommunen bør behandle innsynsbegjæringen på nytt i tråd med regelverket, eller oversende innsynsbegjæringen til Fylkesmannen. Kontrollutvalgets innsynsrett Kontrollutvalget, som kollegium, kan be om innsyn i ethvert dokument eller opplysninger som er nødvendig for å få belyst en sak. I praksis er utvalgets innsynsrett uavgrenset. Kontrollutvalgsforskriften sier følgende om kontrollutvalgets innsynsrett: 5.Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Sekretariatet har derfor på vegne av kontrollutvalget bedt om at rådmannen, som sekretær for valgkomiteen, til utvalgets møte fremskaffer en oversikt over hvilke møter som er holdt i valgkomiteen der styresammensetning/styrelederspørsmålet i Notodden Energi er blitt berørt, og om mulig fremskaffer referat/dokumentasjon rundt disse møtene. 11

12 Vurdering fra sekretariatet: Notodden kommunes eierskapsstrategi har ligget fast siden 2012, og det er ikke gjort andre vedtak som gjelder eierstyring av Notodden Energi etter Sekretariatet kan ikke se at det er noen endret politikk overfor Notodden Energi. Det må etterlyses hvordan og når endrede politiske styringssignaler er vedtatt i Notodden kommune, og når og hvordan disse er fremmet for selskapets styre. Når det gjelder styreoppnevning har kommunestyret vedtatt å bruke valgkomite til slike oppnevninger. Meroffentlighet er et viktig prinsipp i norsk forvaltning og i Notodden kommunes eierskapsstrategi. Det er svært viktig å få belyst om kommunens egne spilleregler er fulgt i denne saken. Et sentralt spørsmål er om Gregersen ble avsatt i møtet eller på et annet tidspunkt, og om det var et vedtak i Valgkomiteen i forkant på at dette skulle kje. Kontrollutvalget må på bakgrunn av de framlagte dokumenter, saksfremlegg og samtale/møte med ordfører og rådmann vurdere om saken er tilstrekkelig belyst, eller om utvalget ønsker å gå nærmere inn i saken i form av en høring. I en høring vil flere personer kalles inn til intervju i utvalget for å belyse de spørsmål kontrollutvalget måtte ha/belyse situasjonen. Om det skulle være behov for en høring vil det i tillegg til ordfører og rådmann være naturlig å minimum snakke med avgått styreleder og administrerende direkør i selskapet, leder og medlemmer i valgkomiteen. Det kan også gjennomføres en granskning, der en uavhengig instans ettergår det som er skjedd i saken. Sekretariatet legger saken frem uten innstillingen siden det både vil bli overlevert informasjon og bli gitt orienteringer i møtet. Det er ingen opplysninger i saken som krever at møtet lukkes, og sekretariatet anbefaler at saken behandles i åpent møte i Kontrollutvalget.. Vedlegg: 1) Notodden kommunes eierskapsstrategi (ettersendes) 2) Notodden kommunes eierskapsmelding for Notodden Energi AS (ettersendes) 3) Sak fra Notodden kontrollutvalg om bruk av valgkomitè 4) Vedtak om bruk av valgkomite 5) Medieklipp om saken 6) Grungitt spørsmål og svar i kommunestyret ) Uttalelse frå Steinar Gregersen ) Brev frå Per Christian Voss om innsyn (med svarbrev) Vedlegg til sak KU-sak 19/15 Eierskapsstrategi for Medieklipp 1 - Telen

13 Medieklipp 2 - Telen Medieklipp 3 - Telen Medieklipp 4 - Telen Medieklipp 5 - Telen Medieklipp 6 - Telen Medieklipp 7 - Telen Medieklipp 8 - Telen Medieklipp 9 - Telen Grunngitt spørsmål og svar i kommunest E-post fra Gregersen Forespørsel til Notodden kommune Svar fra rådmannen Oppfølgingsbrev fra Voss

14 30/16 Orientering fra revisor i møte Notodden kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 210 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg /16 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling siden orientering gis i møte. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har som en av sine oppgaver å holde seg orientert om revisjonsarbeidet og se til at revidering av kommunens regnskap skjer på en god måte. Hjemmelen for dette finner man i Kommunelova: 77.Kontrollutvalget 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 78.Revisjon 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Det er også beskrevet nærmere i Kontrollutvalgsforskriften: 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Det er også en egen forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner som gir føringer for arbeidet til revisor. Det er fast praksis at revisor orienterer om revisjonsarbeidet i kommunen i kontrollutvalgsmøtene. I løpet av høsten legger revisor frem planleggingen av revisjonsåret, og på våren legger revisor frem melding fra revisor og revisors uttalelse om kommuneregnskapet. Oppdragsrevisor Ottar Kleppe vil orientere om revisjonsarbeidet i Notodden kommune i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling siden orientering gis i møtet. 14

15 31/16 Eventuelt i møte Notodden kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg /16 Forslag fra sekretariatet: Vedlegg: 15