Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Mette Bakken og Kari Berget Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/905-1 Kvalitetsutvikling - KRUT Vedlegg: Prosjektrapport kvalitetsutvikling i domstolene Vedlegg 1 Mandat Vedlegg 2 Pilotdomstolene sine presentasjoner på erfarings-/ evalueringskonferansen Vedlegg 3 Oppsummering av kartleggingskonferanse på erfarings- evalueringskonferansen Vedlegg 4 Oversikt over justeringer som er gjort i KRUT Vedlegg 5 Rapport PwC Direktørens sakssammendrag: Leveransen fra "Kvalitetsprosjektet" i 2013 var et digitalt kvalitetsrammeverk. Rammeverket skulle gjøre det enklere for domstolene å arbeide systematisk med kvalitetsutvikling i egen virksomhet. I 2014 ble et implementeringsprosjekt nedsatt, for å prøve ut dette digitale kvalitetsrammeverket i praksis. Pilotdomstolene i prosjektet har kommet med anbefalinger til forenkling av selve rammeverket og anbefalinger i forhold til hvordan domstolene og DA kan arbeide systematisk med kvalitetsutvikling fremover. Med utgangspunkt i dette er styresaken todelt. Innledningsvis er det en kort presentasjon av rammeverket og resultatene fra implementeringsprosjektet. Deretter kommer direktørens anbefalinger for fremtidig forvaltning av arbeidet med kvalitetsutvikling. 1. Bakgrunn KRUT (KvalitetsRammeverk for UTvikling) er et rammeverk som gir en beskrivelse av ønsket kvalitet på ulike områder i en domstol. KRUT er også et prosessverktøy som skal støtte domstolen i å arbeide systematisk med utvikling. Med støtte i kvalitetshjulet legges det til rette for å prioritere. Ved å systematisk planlegge - gjennomføre - evaluere - forbedre arbeidet, blir resultatet økt kvalitet på det vi gjør.
KRUT vil bidra til å: prioritere få en forbedringskultur i alt vi gjør utforme tydelige mål og planer for virksomheten legge til rette for et godt arbeidsmiljø ogaktiv involvering av medarbeiderne sikre at ressurser brukes målrettet gjøre saksbehandlingen korrekt og effektiv gjøre domstolene tilgjengelig ivareta brukernes behov ta riktige og forståelige avgjørelser opprettholde høy tillit til rettssystemet KRUT dekker alle sider av virksomheten og kan tas i bruk i arbeidet med domstolens virksomhets- /årsplan. Implementeringsprosjektet Fredrikstad tingrett, Bergen tingrett, Ofoten og Sør-Troms jordskifterett og Marnar jordskifterett har vært pilotdomstoler. I tillegg har ledere i Oslo tingrett, Gulating lagmannsrett, Fjordane tingrett og Domstoladministrasjonen bidratt i prosjektperioden. Prosjektet har ført til at KRUT er forbedret og videreutviklet. Rammeverket med tilhørende verktøy er nå mer intuitivt og lettere å ta i bruk. 2. Prosjektleveransen fra pilotdomstolene Rapporten fra prosjektet er lagt ved. I styrefremlegget fremheves noen momenter. Alle domstolene gjennomførte en kartlegging/ selvevaluering innledningsvis sammen med sine medarbeidere for å velge fokusområder. Med bakgrunn i selvevalueringen valgte pilotdomstolene å arbeide videre med følgende fokusområder: Fredrikstad tingrett: omdømme og tillit, avgjørelser Bergen tingrett: materielle og økonomiske ressurser, saksbehandling Ofoten og Sør-Troms jordskifterett: mål og planlegging, åpenhet og tilgjengelighet Marnar jordskifterett: omdømme og tillit, brukerorientering To eksempler på hva som er gjort I Fredrikstad tingrett medførte fokusområdet avgjørelser, at de tok de inn tidligere høyesterettsdommer Kirsti Coward både for å ha et seminar med dommerne, samt gi den enkelte konkret tilbakemelding på en dom. I tillegg har de hatt: Gjennomgang av layout og ny mal Makroer for ulike rettsbøker og avgjørelser Forenklet språket i mal for dom i tilståelsessak Etablert grupper for ulike saksområder på Intranett Samlet artikler og gode avgjørelser på Erfaringsarkiv på intranett Saksbehandlere leser korrektur og gir tilbakemelding på uklart språk i tillegg til klare skrivefeil Saksbehandlere forkynner dommer på lik måte 2
De videre planene er: Kollegaveiledning tilbys dommerfullmektiger Flere avgjørelser skal legges ut på Lovdata Benytte enklere språk i avgjørelser Lese hverandres avgjørelser i større grad Kontinuerlig forbedringsarbeid I Harstad, Ofoten og Sør-Troms jordskifterett valgte de ut fokusområdet åpenhet og tilgjengelighet. De tiltakene de iverksatte var: Utvikle hjemmesiden Korrigert kontaktinfo på nett o Bl.a. Google hadde feil adresse Sende ut årsmelding til advokater og Stortingsrepresentanter Sørge for at de de har rettsbøker/avgjørelser og kart kan søkes gjennom jordskifterettens saksarkiv Ved kjent fravær o Sett telefon over til sentralbord o Legg inn i kalender som opptatt eller fraværende o Legg inn fraværsmelding i outlook o Aktivt bruk av svarer på sentralbord når stengt Innspill fra pilotdomstolene KRUT er et fleksibelt og godt verktøy, men ikke intuitivt nok. Bør forenkles og gjøres mer brukervennlig Gode/relevante fokusområder Mer bevisst på å jobbe målrettet med støtte i kvalitetshjulet. Mer bevisst på evaluering. Det stimulerer til forbedringskultur Økt fokus på kontinuerlig utvikling i det daglige arbeidet Samhold og engasjement i medarbeidergruppen. Kort vei fra forslag - til handling - til endring Selvevalueringen er for omfattende og ikke lett å forstå. Måler aktivitet og ikke kvalitet. Bør være mulig å velge fokusområde uten å gjennomføre selvevaluering først Beskrivelse av kriteriene forvirrer mer en utdyper Det var nødvendig med "starthjelp" fra prosjektgruppen i oppstarten DA bør tilby flere praktiske og "enkle" verktøy til hjelp i domstolenes daglige arbeid Det er viktig at domstolene kan begynne "i det små". For eksempel trene seg på å jobbe med støtte i kvalitetssirkelen på noen områder og utvikle prosesskompetanse gjennom det. Domstoler som er mer vant til å arbeide utviklingsrettet og som har administrative ressurser å støtte seg på, vil rimelig raskt kunne utnytte rammeverket mer helhetlig Som er resultat av prosjektet er KRUT blitt mer brukervennlig. Det som man trodde var intuitivt viste seg å være langt mer komplisert for de som ikke hadde kjennskap til arbeidet bak utviklingen av KRUT. Endringene er allerede publisert på intranett. De konkrete endringsforslagene står i vedlegg 4 til prosjektrapporten. Anbefalinger fra prosjektet Prosjektet anbefaler at domstolene og DA tar i bruk KRUT. Rammeverket med tilhørende verktøy vil bidra til at domstolene og DA kan arbeide smartere, mer målrettet og systematisk med utvikling. 3
Prosjektet anbefaler å integrere KRUT og virksomhetsstyring med fokus på "helhetlig virksomhetsutvikling" i domstolene og DA. Helhetlig virksomhetsutvikling med støtte i KRUT vil hjelpe domstolene og DA til å møte utfordringer, gjennomføre endringer og hente ut gevinster av oppgaver som skal løses. Det gjelder ordinære driftsoppgaver, så vel som større utviklings- og endringsarbeid knyttet til modernisering og digitalisering. Prosjektet foreslår å etablere et effektivt team med noen få engasjerte medarbeidere fra domstolene og DA. DA bør lede teamet og ha ansvar for å koordinere kvalitetsarbeidet på vegne av domstolene og DA. Medlemmene i teamet vil være ambassadører for å sette i gang kvalitetsarbeid med støtte i KRUT og bistå med prosesskompetanse i utviklingsarbeid. Teamet må ha en sentral rolle i å vedlikeholde og videreutvikle KRUT. Prosjektet anbefaler at DA har en tydelig rolle i utviklingsprosessene i forbindelse med digitalisering. DA må tilrettelegge for og bidra til å forberede domstolene på å ta i bruk ny teknologi. Den praksisen som er med å benytte ressurser fra domstolene bør videreføres. Skal domstolene og DA lykkes med systematisk kvalitetsutvikling, må arbeidet være forankret hos ledelse. Kvalitetsutvikling bør være på sakskartet i styringsdialogen mellom domstolene og DA. 3. Videre oppfølging av KRUT Forutsetninger Kvalitet er ikke et teoretisk begrep, men innebærer handling og evne til å prioritere. Det krever aktiv holdning til og forståelse for hvordan en kan arbeide med å forbedre, forenkle og fornye arbeidsprosesser og virksomheten som helhet. Hvis domstolene og DA skal lykkes i arbeidet med kvalitetsutvikling, må det være forankret lokalt hos leder og medarbeidere. Den enkelte domstolleder er ansvarlig for virksomhetsutvikling i egen domstol. DA skal understøtte og/eller initiere utviklingsarbeid og tilby verktøy som domstolene kan benytte i sitt arbeid. KRUT er et egnet rammeverk for å drive lokale arbeids- og utviklingsprosesser. Vedlikehold og videreutvikling av rammeverket skal DA ivareta. Både domstolene og DA skal i årene fremover "gjøre mer for mindre". Brukerne forventer at vi tilbyr moderne løsninger. Digitalisering er et satsningsområde for å møte brukerbehov- og forventninger. Ansvar for vedlikehold og videreutvikling Hovedansvaret for å stimulere til å ta i bruk og videreutvikle KRUT blir lagt til Enhet for kompetanseutvikling(komp). Andre enheter i DA vil bidra ved behov. Hvor stor ressurs dette vil kreve er vanskelig å anslå, men 20-30% stilling må en anta. DA vil etablere en ekspertgruppe, hvor domstolfaglig kompetanse blir dratt inn. Det kan være naturlig å bruke ressurser fra domstoler som har tatt i bruk rammeverket allerede. Domstoler som ønsker det skal få "fødselshjelp" til å ta i bruk KRUT. Ekspertgruppen må få kompetanse i å drive involverende prosesser og være pådrivere i kvalitetsarbeid ute i domstolene med støtte i KRUT. På sikt må erfaringsdeling vektlegges nettopp for å stimulere til kvalitetsutvikling i og mellom domstolene. I kompetansetiltak for ledere vil virksomhetsutvikling med støtte i KRUT fortsatt ha fokus. 4
Virksomhetsutvikling Direktøren vil henvise til KRUT i disponeringsskrivene. De ulike verktøyene for virksomhetsutvikling som vi har og etter hvert får, må innlemmes i rammeverket. Benchmarking og ulike kvalitetsindikatorer kan gi grunnlag for valg av fokusområde. DA og ekspertgruppen vil ha i oppdrag å følge med og dra erfaringer fra andre som arbeider med kvalitetsutvikling. Som eksempel kan nevnes "Beste praksis ordning" i Danmark. KRUT og DA KRUT er utviklet og tilpasset domstolenes behov. Prinsippene og metodikken i KRUT er like relevant for DA. Det er behov for noen justeringer før det eventuelt kan tas i bruk av DA. Konklusjon DA vil stimulere til at KRUT,som har vist seg å virke i praksis, blir tatt i bruk. Rammeverket med tilhørende verktøy vil være spesielt nyttig for utviklingsorienterte ledere, særlig i situasjoner hvor domstolene må forenkle og forbedre interne prosesser og levere tjenester mer effektivt til brukerne. For å følge med i bruken av KRUT vil DA be om tilbakemelding om bruken i årsrapporteringen. Det er mulig at DA i dialogen med enkeltdomstoler etter hvert vil kunne anmode bruk av KRUT for å oppnå forbedringer innenfor bestemte områder hvor svakheter er identifisert, for eksempel gjennom benchmarking. DA vil avsette de nødvendig ressurser internt til å følge opp arbeidet med KRUT, hovedsakelig i KOMP. I tillegg skal KOMP knytte til seg ressurser ute i domstolene som har interesse av og erfaring med bruken av KRUT. Direktørens innstilling: Styret har tatt prosjektleveransen til orientering og drøftet direktørens anbefalinger til fremtidig forvaltning av kvalitetsutvikling i domstolene. Styret støtter direktørens anbefalinger. 14.09.2016 Sven Marius Urke direktør Kari Berget avdelingsdirektør 5