Alta kommune Fagområde Tema Retningslinjer for AKAN-arbeidet Arbeid med rusmiddelbruk og pengespill. Sektor/ avdeling/ virksomhet Kvalitetssystem Utstedt av/ dato HMS AKAN Felles IK-HMS KITO 13.05.13 Versjon nr./dato 1 Okt. 13 Adm.u Godkjent av/ dato 13.11. 13 Hva er AKAN? AKAN Arbeidslivets kompetansesenter for rus og avhengighetsproblematikk ble etablert i 1963 under navnet Arbeidslivets Komité mot Alkoholisme og Narkomani som et trepartssamarbeid mellom partene i norsk arbeidsliv (LO, NHO og staten). AKAN s formål er å forebygge rus og avhengighetsproblemer i norsk arbeidsliv. AKAN-arbeidets formål: Forebygge rus- og avhengighetsproblemer blant ansatte og folkevalgte i Alta kommune. Skape en reflektert og bevisst organisasjon vedrørende rusmiddelbruk og pengespill. Gjøre ledere og ansatte i stand til tidlig å gripe fatt i risikofylt rusmiddelbruk og spilleatferd. Bidra til at ansatte med rus- og avhengighetsproblemer får et tilbud om hjelp. Organisering av AKAN-arbeidet i Alta kommune Arbeidsgiver og arbeidstakere plikter å arbeide systematisk for å sikre og bedre helse, miljø og sikkerhet (HMS) i sin virksomhet. Delen av dette arbeidet som dreier seg om rus- og avhengighetsrelaterte problemstillinger, er spesifisert i en egen bedriftsintern rusmiddelpolitikk og i disse retningslinjene for AKAN-arbeidet. Disse retningslinjene er en samarbeidsavtale som partene i virksomheten har utformet i fellesskap, og som definerer rus- og avhengighetspolitikk med tilhørende tiltak, prosedyrer og retningslinjer. I retningslinjene tydeliggjøres hvem som har ansvar for å følge opp hva. Hvem gjør hva? AMU AMU er hovedansvarlig for arbeidet med rus- og avhengighetsspørsmål i Alta kommune. AMU velger medlemmer til AKAN-utvalget og utnevner AKAN-kontakter etter forslag fra arbeidstakerorganisasjonene. AKAN-utvalget AKAN-utvalget er et partssammensatt underutvalg og arbeidsredskap for AMU, og har fått delegert ansvar for det rus- og avhengighetsforebyggende arbeidet i Alta kommune. AKAN-utvalget skal organisere og tilrettelegge AKAN-arbeidet i Alta kommune. Utvalget skal være pådriver i det forebyggende og holdningsskapende arbeidet. Dette innebærer blant annet å legge til rette for at alle får nødvendig opplæring og informasjon. Sammensetning av AKAN-utvalget i Alta kommune: - En representant fra fagforeningene - For adm./ledelsen: en representant - Fra bedriftshelsetjenesten: en representant - En av AKAN- kontaktene Utvalget velges for 2 år. Utvalget behandler ikke individuelle AKAN-avtaler.
AKAN-utvalgets oppgaver Planlegge, organisere, gjennomføre og oppdatere AKAN-arbeidet i Alta kommune. Drive informasjons- og holdningskapende arbeid overfor alle i Alta kommune. Legge til rette for at nøkkelpersoner i Alta kommune (ledere, tillitsvalgte, verneombud, AKAN-kontakter og bedriftshelsetjeneste) kan opparbeide nødvendig kompetanse. Utarbeide årlige handlingsplaner for AKAN-arbeidet. Rapportere om utvalgets aktiviteter til AMU. Sende inn års-statistikk til AKAN kompetansesenter. Ledere Lederne i Alta kommune skal sørge for at alle medarbeidere kjenner rusmiddelpolitikken, og hva denne betyr for den enkelte medarbeider og for bedriften som helhet. Ledere er nøkkelpersoner og viktige signalgivere i arbeidsmiljøet. Følgelig har lederne i Alta kommune et spesielt ansvar for at rusog pengespillpolitikken etterleves i praksis. Det er viktig at lederne legger vekt på å bli godt kjent med sine medarbeidere. Da er det lettere å fange opp tegn på problemer, mistrivsel, atferdsendring, og/eller uønsket atferd og ta dette opp med den enkelte på et tidlig tidspunkt. Det er et lederansvar å snakke med medarbeidere som har en atferd som gir grunn til uro, bekymring eller mistanke. Ledere på alle nivåer har det formelle ansvaret for at arbeidsreglementet i Alta kommune overholdes (jfr. arbeidsmiljøloven kap. 2). Ved brudd på arbeidsreglementet har nærmeste leder med personalansvar plikt til å reagere og gi advarsler i henhold til gjeldende prosedyrer beskrevet i vår rusmiddelpolitikk. Unnlatelse av å følge opp dette ansvaret er å betrakte som tjenesteforsømmelse. I arbeidet med individuelle AKAN-avtaler er nærmeste leder ansvarlig, og deltar i utforming, oppfølging og evaluering av opplegget sammen med AKAN-kontakt og bedriftshelsetjenesten. Lederen skal følge opp den berørte medarbeider i det daglige arbeidet og vurdere behovet for eventuelle arbeidsmessige endringer og kontrolltiltak. AKAN-kontakter Alta kommune her fire AKAN-kontakter, i hovedsak en fra hvert tjenesteområde. En av disse skal ha en koordinerende rolle og være medlem i AKAN-utvalget. I samarbeid med de øvrige i utvalget har kontaktene ansvar for informasjon og opplæring i rus- og pengespillfaglige spørsmål og for organisering av AKAN-arbeidet i vår kommune. AKAN-kontaktene skal være tilgjengelige for dem som trenger å rådføre seg med noen om eget eller andres rusmiddelproblem eller problemer knyttet til pengespill. AKAN-kontakten deltar også sammen med leder og bedriftshelsetjenesten i planlegging, koordinering, oppfølging og evaluering av individuelle AKAN-avtaler. Personalavdelingen Personalavdelingen i Alta kommune har et spesielt ansvar for organisasjonsutvikling og personalarbeid i virksomheten. Personalavdelingen har i kraft av dette også et spesielt ansvar for å fremme en konstruktiv rusmiddelkultur i bedriften gjennom langsiktig planlegging og utvikling av organisasjonen som helhet. Bedriftshelsetjenesten Bedriftshelsetjenesten har etter arbeidsmiljøloven ( 3.3) en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål og er vår medisinske rådgiver. Bedriftshelsetjenesten er representert både i AMU og AKAN-utvalget.
I samarbeid med de øvrige i AKAN-utvalget skal bedriftshelsetjenesten gi informasjon og opplæring om organisering og gjennomføring av AKAN-arbeidet i kommunen. Bedriftshelsetjenesten må også være oppmerksom på rus- og pengespillproblematikk når det foretas ordinær kartlegging og oppfølging av arbeidsmiljøet. Selv om nærmeste leder har ansvaret for individuelle AKAN-avtaler, deltar også bedriftshelsetjenesten i samarbeid med AKAN-kontakt i planlegging, koordinering, oppfølging og evaluering av individuelle AKAN-avtaler. Det er viktig at bedriftshelsetjenesten skal ha en rolle å hjelpe den ansatte videre i systemet, hvis de trenger hjelp av helsevesenet. BHT skal ikke ta behandlingsrollen. BHT kan komme inn på kort varsel (innen 3 dager) ved akutt behov. Alle ansatte Alle ansatte i Alta kommune er ansvarlige for å medvirke til et rusfritt og godt arbeidsmiljø. Dette innebærer at hver enkelt selv må sørge for å være rusfri på jobb. Det samme gjelder pengespillaktiviteter som går ut over arbeidsmiljøet eller arbeidsutøvelsen. Det innebærer også at kolleger må si ifra om slitasje, belastninger eller sikkerhetsrisiko på arbeidsplassen (arbeidsmiljøloven, kap. 2). Alta kommune anser det som usolidarisk å late som en ikke ser, bagatelliserer eller aktivt bidra til å skjule rus- eller pengespillproblemer. Det kan føre til at problemer får vokse seg store over tid uten at noen bryr seg. Alle ansatte kan søke råd hos en av AKAN-kontaktene eller hos bedriftshelsetjenesten. Det gjelder både om en selv har et problematisk forhold til bruk av rusmidler, eller om ser problematisk rusmiddelbruk hos andre i bedriften eller i miljøet generelt. Tillitsvalgte Rusmiddelpolitikken i Alta kommune er vedtatt i AMU og «eies» følgelig av både de ansatte og ledelsen. Tillitsvalgte har et særskilt ansvar som pådrivere og signalgivere for et godt arbeidsmiljø. De skal bidra til at arbeidstakere får saklig oppfølging og bistand. Tillitsvalgte foreslår for AMU aktuelle kandidater til vervet som AKAN-kontakt. Verneombud Verneombudet i Alta kommune skal ha et overblikk over arbeidsmiljø og sikkerhet (arbeidsmiljøloven, kap.6). Sammen med ledelsen har verneombudet ansvar for at arbeidet med rusog pengespillproblematikk settes i sammenheng med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Personkontakt Personkontakt er en kollegastøtte i en individuell AKAN-avtale. Dersom det vurderes hensiktsmessig med en personkontakt, velges denne i den aktuelle sak av medarbeideren som skal inn i et opplegg. Rollen som personkontakt er frivillig, og må aksepteres av nærmeste leder. Personkontaktens oppgaver spesifiseres i avtalen for det individuelle opplegget, og avgrenses til arbeidsplass og arbeidstid. Personkontakten skal samarbeide med og følges opp av de som er ellers er ansvarlige for det individuelle opplegget (leder, bedriftshelsetjenesten, AKAN-kontakt). Disse vurderer også i forbindelse med hver individuelle AKAN-avtale om personkontakten skal få faglig veiledning fra en ekstern fagperson.
RETNINGSLINJER INDIVIDUELLE AKAN-AVTALER En individuell AKAN-avtale er et tilbud fra Alta kommune om støtte til en medarbeider med rus- eller pengespillproblemer. Nærmeste leder med personalansvar, sammen med AKAN-kontakt og bedriftshelsetjenesten, har ansvaret for arbeidet med individuelle AKAN-avtaler. Når en slik avtale opprettes, stilles det krav til alle parter om å følge betingelsene de blir enige om. En individuell AKAN-avtale kan ha bakgrunn i brudd på gjeldende arbeidsreglement, etterfulgt av en, eller flere, formelle advarsler, gitt i henhold til Alta kommunes retningslinjer for AKAN-arbeidet. Den ansatte kan ha fått valget mellom å inngå en slik avtale, eller at saken blir håndtert som en ordinær personal-/disiplinærsak hvor ansettelsesforholdet blir vurdert, og med oppsigelse eller avskjed som mulig konsekvens. En AKAN-avtale kan også være egeninitiert, det vil si at den er opprettet, og kan avsluttes, etter arbeidstakerens eget ønske. En individuell AKAN-avtale skal tilpasses den enkelte, og kan bestå av både bedriftsinterne og eksterne tiltak. Taushetsplikt Alle som blir involvert i arbeid med personalsaker har taushetsplikt, utover det som naturlig inngår i samarbeid og melderutiner. Framgangsmåte og formelle prosedyrer ved brudd på arbeidsreglementet Brudd på arbeidsreglementet følges opp av nærmeste leder, som i henhold til retningslinjer i Alta kommune skal gi en advarsel. Ved usikkerhet om den ansatte er beruset/påvirket kan en tredje person, for eksempel en tillitsvalgt, verneombud, AKAN-kontakt eller en annen leder, trekkes inn. Er arbeidstakeren beruset/påvirket, skal leder sørge for at vedkommende forlater arbeidsstedet og kommer seg trygt hjem. Det vurderes i hvert enkelt tilfelle hvorvidt helsepersonell skal involveres. Saken følges opp videre dagen etter. 1. Første advarsel; Medarbeideren gis en advarsel som bekreftes skriftlig etterfulgt av en personlig samtale med nærmeste leder. Dersom arbeidstakeren ønsker det, er det en fordel at tillitsvalgt er til stede. Retningslinjer for håndtering av rus- og pengespillproblemer og formelle prosedyrer i Alta kommune presiseres. I tillegg tilbys vedkommende råd, veiledning og støtte, for eksempel i form av en individuell AKAN-avtale. Å ta imot tilbudet på dette stadiet er frivillig. AKAN-kontakt og bedriftshelsetjeneste orienteres om at advarsel er gitt. 2. Andre advarsel; Ved gjentatt brudd på arbeidsreglementet gis en ny advarsel, hvor grunnlaget for advarselen beskrives konkret. Den ansatte har nå følgende valg: a. Han/hun kan velge å gå inn i en AKAN-avtale i samarbeid med nærmeste leder, AKAN-kontakt og bedriftshelsetjenesten. Det utarbeides og inngås en skriftlig avtale om en individuell tilpasset AKAN-avtale. Behov for profesjonell behandling vurderes. b. Han/hun avslår å gå inn i en AKAN-avtale. Forholdet behandles som
personal-/disiplinærsak, hvor ansettelsesforholdet blir vurdert. AKAN-kontakt, bedriftshelsetjenesten og tillitsvalgt (dersom vedkommende er organisert) orienteres om at ny advarsel er gitt. 3. Tredje og ytterligere advarsler; Ved ytterligere brudd på arbeidsreglementet gis ny advarsel. Det innkalles til et møte hvor den igangsatte AKAN-avtalen evalueres av de som er involvert i saken. Vurderes opplegget fremdeles som positivt videreføres det med nødvendige justeringer. I motsatt fall oversendes saken til personalfunksjonen, hvor den behandles som ordinær personal-/disiplinærsak. 4. Avslutning av et AKAN-avtale; Så lenge en AKAN-avtale er i gang, oppbevares advarselsbrev og andre dokumenter i saken hos bedriftshelsetjenesten. Går det mer enn to år etter siste brudd på arbeidsreglementet, anses samtlige advarsler for bortfalt, og dokumentasjon om AKAN-avtalen makuleres. Helseopplysninger inngår som en del av bedriftshelsetjenestens journal som omfattes av et eget regelverk. En individuell AKAN-avtale kan også avsluttes før det har gått to år dersom en ikke finner det formålstjenlig å fortsette. Det kan begrunnes med at vedkommende ikke følger opp AKANavtalen og at det ikke fungerer arbeidsmessig. Dersom AKAN-avtalen avsluttes håndteres saken videre som en ordinær personal- /disiplinærsak. Personalfunksjonen overtar dokumentene, som da blir en del av dokumentasjonen i en personalsak, og som i ytterste konsekvens kan ende som en arbeidsrettssak. Det er utarbeidet egne standardformularer for individuelle AKAN-avtaler i Alta kommune: a. Kvittering på mottatt første advarsel b. Andre advarsel og tilbud om oppfølging c. Tredje og ytterligere advarsel(er) d. Avtale om individuell AKAN-avtale 13.05.13 Kbt