Rederi Konkurransegrunnlag Del I Åpen anbudskonkurranse, over EØS terskelverdi Anskaffelse av rammeavtale - Konsulentbistand - Teknisk bistand Kystverkets saks nr. 2015/3618
INNHOLD Del I Betingelser for konkurransen... 3 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Anskaffelsens formål... 3 1.4 Avtalevilkår... 3 1.5 Planlagt fremdrift... 3 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget... 4 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 4 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 4 2.1.1 Skatteattest... 4 2.1.2 HMS-egenerklæring... 4 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 5 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 2.5 Underleverandører... 5 3 Krav til tilbudet... 5 3.1 Tilbudets utforming og levering... 5 3.2 Tilbudets innhold og disposisjon... 6 3.3 Tilbudsfrist... 6 3.4 Vedståelsesfrist... 6 3.5 Innleveringssted... 6 3.6 Priser og fakturering... 7 3.7 Avvik og forbehold... 7 3.8 Alternative tilbud... 7 3.9 Tilbud på deler av oppdraget... 7 3.10 Endre og tilbakekalle tilbud... 7 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 7 4.1 Registrering av tilbud... 7 4.2 Tilbudsåpning... 7 4.3 Avvising av leverandører... 7 4.4 Avvising av tilbud... 7 4.5 Melding om avvisning... 8 4.6 Forhandlinger... 8 5 Avgjørelsen av konkurransen... 8 5.1 Tildelingskriterier... 8 5.2 Meddelelse om kontraktstildeling... 8 5.3 Karensperiode... 8 5.4 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 9 6 Diverse bestemmelser... 9 6.1 Taushetsplikt... 9 6.2 Offentlighet... 9 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 9 6.4 Habilitet... 9 6.5 Kostnader... 9 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring... 10 Vedlegg 2 Referanseskjema... 11 Vedlegg 3. Prisskjema... 12. Side 2 av 12
Del I Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av Anskaffelse av rammeavtale - Konsulentbistand - Teknisk bistand Kystverket er Samferdselsdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen. For nærmere informasjon om Kystverket organisering og virksomheter, vises det til våre hjemmesider på www.kystverket.no. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 69/1999 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandlinger. Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I: Betingelser for konkurransen (dette dokumentet) med vedlegg Del II: Avtale og Bilag til avtale Viktig kommunikasjon vil bli gitt gjennom doffin.no som er verktøy for konkurransegjennomføring. 1.3 Anskaffelsens formål Anskaffelse av rammeavtale - Konsulentbistand - Teknisk bistand Kystverket Rederi har behov for teknisk konsulentbistand og kompetanse. Primært kompetanse på teknisk beregning av fartøy. 1.4 Avtalevilkår Anskaffelsen skal reguleres av vedlagte forslag til avtalevilkår med bilag, jf. konkurransegrunnlagets Del II. 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Med unntak av tilbudsfristen er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen 19. november 2015 Tilbudsfrist 1. desember 2015 kl 12.00 Tilbudsåpning 1. desember 2015 kl 13.00 Meddelelse om kontraktstildeling 4. desember 2015 Karensperiode før inngåelse av kontrakt utløper 15. desember 2015 Kontrakt inngås snarest etter tildeling Side 3 av 12
1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: : Tove S. Strømmen Tove.strommen@kystverket.no 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter jf. FOA 17-2. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er krav som knytter seg til leverandørens generelle egnethet til å levere den etterspurte ytelsen. Formålet er å sikre at leverandørene har tilstrekkelig grunnlag for å gjennomføre kontrakten. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter, samt oppfyller minimumskrav til helse, miljø og sikkerhet. Restanser på skatter og avgifter medfører avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. HMS-egenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester fra søkerens hjemland. Dokumentene skal fortrinnsvis være på norsk. 2.1.1 Skatteattest Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Attesten skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Side 4 av 12
Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland. Utenlandske leverandører skal fortrinnsvis levere tilsvarende attester på norsk. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har god økonomi med dette menes: Leverandøren skal være kredittverdig, ha tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko. Dokumentasjon Kredittvurdering fra virksomhet med konsesjon for kredittopplysningsvirksomhet gitt av Datatilsynet. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste to år. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver, i forkant, for å klarere hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser av samme omfang, karakter og kompleksitet. Dokumentasjon Det skal legges ved tilbudet referanseliste til foretakets fem viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, relevans, tidspunkt og mottaker. Referansene kontrolleres ved behov. Referansene skal føres inn på vedlagte skjema. 2.5 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av person som har fullmakt til å pådra forpliktelser, samt navn, tittel og kontaktopplysninger. 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud Anskaffelse av rammeavtale - Konsulentbistand - Teknisk bistand. 3. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. Side 5 av 12
5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 3.55 6. Tilbudet skal leveres i perm/brevordner. Hvert punkt i tilbudet skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i tilbudet. Jfr. pkt 3.2. 7. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 8. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver skal ha en er elektronisk versjon av tilbud fortrinnsvis på minnepenn. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon som er sladdet av leverandør og som oppdragsgiver kan offentliggjøre. 9. Brosjyrer og annet reklamemateriell, som ikke er relevant for tilbudet, skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Krav til tilbudets innhold og disposisjon følger av punkt 3.2. 3.2 Tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold som ikke fremgår av punkt 5 nedenfor skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattest 2.2 HMS-egenerklæring 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske kapasitet 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 3. Løsningsbeskrivelse, som er leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon. Herunder jf. Del II Bilag 1 4. Pris. 5. Eventuelle forbehold til avtalevilkårene. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. 3.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 1. desember 2015 kl 12.00. Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.5., før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.5 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket Postboks 1502 Gateadresse: Kystverket Kongens gate 25 Side 6 av 12
6025 Ålesund 6002 Ålesund Kontaktperson Tove S. Strømmen Mobiltelefon 95745816 3.6 Priser og fakturering Tilbudets delpriser og totalpris skal oppgis i tilbudet. Se avtalevilkår. 3.7 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 20-3. Leverandøren kan ikke ta vesentlige forbehold mot avtalevilkårene, jf. FOA 20-13 (1) bokstav d eller inngir tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen jf. FOA 20-13 (1) bokstav e. 3.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud 3.9 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget 3.10 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 3.1. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 1. desember 2015 kl 13.00. Åpning vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning. 4.3 Avvising av leverandører Leverandører som ikke oppfyller krav etter FOA 20-12 (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA 20-12 (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.4 Avvising av tilbud Tilbud som ikke oppfyller krav etter FOA 20-13 (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Side 7 av 12
Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom vilkårene i FOA 20-13 (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.5 Melding om avvisning Oppdragsgiver plikter å melding om avvisning i henhold til FOA 20-16 (2) med en kort begrunnelse. 4.6 Forhandlinger Det er ikke anledning til å forhandle jf. FOA 21-1 5 Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt i % Dokumentasjonskrav Pris 50 % Kvalitet Kvalitetskriteriet skal være en vurdering av den totale kvalitet på leverandørs tilbud. 50 % 90% 10% 40 % 60 % Timepris, jf prisskjema vedlegg 3. 1. Timepris 2. Timepris reisetid Underkriterier til kvalitet: 1. Metodikk og systemer 2. Kompetanse og erfaringsnivå hos nøkkelpersonell som skal benyttes til oppfyllelse av kontrakten. Ved vår evaluering gir vi det beste tilbudet innenfor hvert kriterium scoren 10. De andre tilbydere scores forholdsmessig ut fra det. Dette gjelder også pris, hvor det beste tilbudet har fått karakteren 10,00 og de andre tilbyderne en forholdsmessig score relativt til hvor mye dyrere det enkelte tilbudet er sammenlignet med det beste tilbudet. 5.2 Meddelelse om kontraktstildeling Oppdragsgiver skal meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt til alle berørte parter før kontrakt inngås, jf. FOA 22-3. Meddelelsen skal være skriftlig og opplyse navnet på den som er tildelt kontrakten og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. 5.3 Karensperiode Oppdragsgiver skal ikke inngå kontrakt før karensperiode har løpt ut, jf. FOA 22-3 (3). Karensperioden skal minst være 10 kalenderdager i de tilfeller hvor meddelelsen sendes ut elektronisk. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt ut. Side 8 av 12
5.4 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1) Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2) 6 Diverse bestemmelser 6.1 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 6.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova 16/2006 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med Kystverket. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 6.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 6.5 Kostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. Side 9 av 12
Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Side 10 av 12
Vedlegg 2 Referanseskjema Nr. Kort beskrivelse av leveransen Kort beskrivelse av leveransens karakter, hoved- eller delleveranse Samlet verdi Tidsrom Mottaker Mottakers kontaktperson inkl. mobilnummer og mailadresse 1 Navn 2 Navn 3 Navn 4 Navn 5 Navn 6 Navn 7 Navn
Vedlegg 3. Prisskjema PRISSKJEMA - ANSKAFFELSE AV RAMMEAVTALE - KONSULENTBISTAND - TEKNISK BISTAND. Stilling /erfaring Valuta Timesats Konsulent/ingeniør/rådgiver pris pr time NOK Ekskl. mva NOK Mva NOK Inkl. mva Reisetid pris pr. time NOK Ekskl. mva NOK Mva NOK Inkl. mva Side 12 av 12