Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Møtedato: 06.03.2013 Tid: 09:30 Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: 611 26 410 snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. TILLEGG SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 20/13 13/59 32/13 13/169 OMSORGSBOLIGER HOVLIHAGEN BORETTSLAG NB! Endringer i saksframlegget i forhold til tidligere utsending! ÅRSREGNSKAP 2012 33/13 13/375 GJØVIK KRISESENTER IKS - SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING 34/13 11/1738 IDRETTSANLEGG KUNSTGRESSBANE OG FRIIDRETTSANLEGG - FRAMDRIFT 35/13 08/1547 FISKETRAPP II LOMSDALSELVA Det er også to tilleggsreferatsaker og endringer i vedlegget Reglement for boligkomiteen. Se vedlegg. Hov, 5.mars 2013 Terje Odden ordfører Kjeld Dag Svendsen formannskapssekretær Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: 61 12 64 10 2860 HOV HOV Telefaks: 61 12 64 20
Sak 20/13 OMSORGSBOLIGER HOVLIHAGEN BORETTSLAG Saksbehandler: Odd Syversen Arkiv: 613 Arkivsaksnr.: 13/59 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/13 Formannskapet 06.03.2013 / Kommunestyret 08.04.2013 Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar at det kan legges inn bud på kr. 200.000,- på ledige leiligheter i Hovlihagen. 2. Kommunestyret gir rådmann/orfører fullmakt til å avgjøre antallet. 3. Kjøpene finansieres ved bruk av skattereguleringsfond/avkastningsfond. Saldoen på disse er 2,3 mill.kr. Vedlegg: 1. Brev av 21.11.12 fra Gjøvik og omegn boligbyggelag til Husbanken vedlagt kopi av brev av 14.11.12 fra styret i Hovlihagen borettslag. 2. Brev av 09.01.13 fra Husbanken til Søndre Land kommune 3. Brev av 09.01.13 fra Husbanken til Gjøvik og Omegn Boligbyggelag Bakgrunn: Hovlihagen borettslag ble etablert som en følge av statens eldresatsing på slutten av 1990- tallet. Byggingen skjedde gjennom et samarbeid med Gjøvik og omegn boligyggerlag (GOBB) og Søndre Land kommune. Borettslaget har til sammen 31 leiligheter hvorav 8 er i småhusa og 23 i blokka. Leilighetene er klausulerte og kan bare tildeles personer som er 60 år og eldre, eller yngre som har et pleie- og omsorgsbehov. Det er kommunen som har tildelingsretten. Det er gitt lån og tilskudd gjennom Husbanken. Oppstarttilskudd på kr. 175.000,- pr. leilihet ble overført borettslaget for å redusere prisen på leilighetene. Kommunen mottar årlig en investeringskompensasjon i forhold til borettslagets fellesgjeld. Kommunen eier 3 leiligeter som er utleid. De første årene ble lilighetene omsatt på en grei måte. Fra 2008 skjedde det noe i markedet som har gjort det vanskelig å omsette leilighetene. Det antas at den viktigste årsaken er at folk kvier seg for å kjøpe da det er vanskelig å selge. Side 2 av 14
Sak 20/13 I dag står det 6 leiliheter ledige, og de har tildels stått ledige lenge. En leilget har stått ledig i ca. 2,5 år. I tillegg er en leilighet leid ut på kort sikt. GOBB har søkt Husbanken om å endre vedtektene slik at lag og foreninger kan eie leiligheter for videre utleie. På denne bagrunn har kommunen mottatt brev fra Husbanken og ber om at kommunen redgjør for situasjonen og hva som vil bli gjort. Husbakken mener helt klart at det er kommunens ansvar å få tildet leilighetene etter intensjonen. Hvis ikke vil Husbaken kreve tilbake forholsmessig av oppstartstilskuddet (kr. 428.750 for 7 andeler) og stoppe investerinskompensasjonen (kr. 184.501 i 2012). Andelen for 1 leilihet er sagt opp p. 31.05.13. Borettslaget må da kjøpe andelen tilbake, noe som vil medfølre økt husleie for de andre beboerne. I tillegg har GOBB sagt opp avtalen om garantert betaling av felleskostnader. Et annet forhold er at leiligheter kan avklusulers slik at de kan omsettes på det åpne markes. Husabaken har tidligere sagt at dette ikke kan gjøres for en og en leilighet, men for eksempel. 5. Resultatet vil være tilbakebetaling av oppstarttilskudd og mindre investeringskompensasjon. På sikt vurderes dette å kunne bli aktuelt for leilighetene i småhusa. Vurdering: Det er en svært uheldig situasjon som har oppstått når det gjelder omsetning av leilighetene i Hovlihagen. Rådmannen vurderer det slik at kommunen ikke lenger kan sitte å se på at leilighetene står tomme over lang tid. Utfra vedtektene kan kommunen eie 9 leiligheter Kommunen kan derfor kjøpe noen av de ledige leiligetene. Det kommuer stadig henvendelser om muligheten for å leie i Hovlihagen. Spørsmålet blir hvor mange og hvilke. Ideelt burde leilighene som kommunen skal eie ligge samlet, men det er tilfeldig hvor det blir ledig. Saken er også slik at det vil komme flere leiligheter som blir vanskelig å omsette. Leilighetene i Hovlihagen, spesielt i blokka, anses å bli viktige i framtidas omsorgtrapp. Dette må bl.a. ses i sammenheng med planene om ombygging av sykehjemmet. Makspris for leiligheten er på. Ca. 300-400.000. De leiligheter som har vært omsatt i det seinere har blitt solgt til en lavere pris. De fleste har sagt seg villig til å selge for kr. 200.000. Rådmannen vil foreslå at kommunen byr kr. 200.000, og at rådmann/ordfører får fullmakt til å avgjøre antallet. Kommunen kan imidlertid i dagerns situasjon ikke eie mer enn 9 til sammen. Side 3 av 14
Sak 32/13 ÅRSREGNSKAP 2012 Saksbehandler: Pål Rønningen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 13/169 Saksnr.: Utvalg Møtedato 32/13 Formannskapet 06.03.2013 Innstilling: Formannskapet tar informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Formannskapet har bedt om en orientering om det foreløpige resultatet for 2012. Regnskapet vil ikke være ferdig utarbeidet innen 6.mars, men det blir orientert om det foreløpige resultatet. Vurdering: Informasjon om kommunens foreløpige resultat for 2012 blir gitt på møtet. Side 4 av 14
Sak 33/13 GJØVIK KRISESENTER IKS - SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING Saksbehandler: Nils Hesthagen Arkiv: 223 H43 Arkivsaksnr.: 13/375 Saksnr.: Utvalg Møtedato 33/13 Formannskapet 06.03.2013 Innstilling: Søknaden om tilleggsbevilgning avslås. Saken tas opp igjen til ny vurdering ved behandling av budsjett for 2014. Vedlegg: Gjøvik Krisesenter IKS, Søknad om tilleggsbevilgning på bakvakt for 2013 Bakgrunn: Fra 2011 kjøper Valdresregionens kommuner og Gran kommune tjenester fra Ringerike Krisesenter på Hønefoss. Avtalen med krisesenteret på Gjøvik ble sagt opp. Dette førte til en saldering i budsjettet som følge av mindre driftstilskudd og forventet mindre aktivitet. Inntektstapet ble på 1 mill. Forutsetningen for at en da valgte å fortsette med eget senter var en løsning der det ble tilført 0,5 mill friske penger og 0,5 mill ble dekket gjennom salderingen av senterets eget budsjett. Det har senere vist seg at aktiviteten på senteret fortsatt er på samme nivå, Årsak er større behov for senteret fra kommunene i Gjøvikregionen. Økningen av aktivitet er dokumentert for representantskapet. I representantskapsmøte 26.11.2012 la styret for Gjøvik Krisesenter IKS fram et budsjettforslag for 2013 med en budsjettøkning på 49,63 %. Styret hadde beregnet at senteret bør øke personalinnsatsen til samme nivå som hos andre sammenlignbare senter for å sikre tilstrekkelig personaldekning og aktivitet. Styret meddelte også at det er behov for både å modernisere og øke krisesenterets boligmasse. Representantskapet besluttet å avslå søknaden om en slik økning av budsjettet og anbefalte en økning på 4 %. Representantskapet ønsket videre å se på bakvaktsordningen som ble avviklet som en del av besparelsen i budsjettet når Valdresregionen og Gran kommune gikk over til annet senter. I dag er bakvaktsordningen basert på at personalet stiller frivillig dersom det oppstår slikt behov. Side 5 av 14
Sak 33/13 Representantskapet bestilte på møtet 26.11.2012 at senteret utreder kostnad for en bakvaktsordning. De ønsket også en oversikt over aktiviteter og ressursforbruk hos sammenlignbare senter. Nytt representantskapsmøte ble berammet til 23.1.2013. På representantskapsmøte 23.1.2013 var det befaring av senteret. Representantskapet fikk presentert oversikt over budsjett og aktiviteter fra sammenlignbare senter på Østlandet. Representantskapet ønsket at styret starter arbeidet med en langsiktig plan for senteret hvor man også ser på behov for å øke rammetilskuddet for drift i årene framover, og samtidig utreder et eventuelt behov for boligmasse på sikt. Representantskapet besluttet å oversende sak til kommunene i Gjøvikregionen med framlegg om tilleggsbevilgning i 2013 for bakvaktsordning på kr. 405 000,-, som tilsvarer kr. 5,88 pr innbygger. En eventuell tilleggsbevilgning for bakvaktsordningen forutsettes at kommunene i Gjøvikregionen samlet slutter seg til sin del av tilleggsbevilgningen: Gjøvik kommune kr. 170 000.- Østre-Toten kommune kr. 86 000,- Vestre-Toten kommune kr. 75 000,- Søndre Land kommune kr. 34 000,- Nordre Land kr 41 000,- Vurdering: Senteret er i dag sårbart med tanke på at det ikke er en bakvaktsordning. Bakvakt ble avviklet i forbindelse med inntektstapet når flere kommuner gikk ut i 2011. En bakvaktsordning er viktig for sikkerheten for de som bor på senteret og for personalet. På senteret kan det bo opptil 16-17 barn og voksne samtidig. Bakvakten kan rykke ut og bistå dersom uheldige situasjoner oppstår på senteret og det er akutt behov for økt bemanning. Senteret har rask respons fra politiet, men det er behov ekstra innsats både mens politiet er tilstede og ved oppfølging av etterreaksjoner av hendelsen etter at politiet har vist bort, eller reist med inntrengeren, eller den/de som har skapt uro. Både barna og de voksne har behov for slik oppfølging. En bakvakt gir også den ansatte som er på vakt mulighet til å rådføre seg med en kollega når det oppstår andre utfordrende situasjoner, Dette kan bidra til å løse det akutte behovet på senteret. Side 6 av 14
Sak 33/13 Krisesenteret består av to enheter: Krisesenteret for kvinner og Krisesenteret for menn, som ligger på et annet sted i byen. Det kan også oppstå akutt bistandsbehov på krisesenteret for menn. Bakvakta må da reise dit fordi den som er på vakt på krisesenteret for kvinner ikke kan forlate stedet. Bakvakt fordeles etter turnus på de ansatte ved senteret og settes inn på kveld/natt hverdager og i helger. Lønnes etter HTA med en betalt time for fem timer bakvakt hjemme. Til sammen utgjør bakvaktordningen omregnet fra 1:5 en 75 % stillingshjemmel. Rådmannsgruppa i regionen har diskutert saken og er skeptisk til å foreslå en tilleggsbevilgning utenom budsjettprosessen. En viktig begrunnelse for det var at det i forbindelse med reorganiseringen i 2011 etter utmeldelse av Valdreskommunene og Gran fikk senteret et inntektstap på kr. 1 mill. Forutsetningen for at en da fant å kunne fortsette med eget senter var en løsning der det ble tilført 0,5 mill friske penger og 0,5 mill ble dekket gjennom salderinger av senterets budsjett. Det ville være feil å endre denne forutsetningen nå, da kan vi fort få opp igjen diskusjonen om vi skal ha eget senter eller samarbeide med andre. Det bør også nevnes at krisesenterets budsjettet for 2013 er økt med 4%, mens i kommunene er det fortsatt til dels kraftige kutt. En vurdering av budsjettrammen bør derfor foretas i sammenheng med øvrig prioritering ved budsjettbehandlingene for 2014. Senteret må da sørge for at det tas kontakt med kommunenes administrasjon i god tid. Senteret er i dag sårbart med tanke på at det ikke er en bakvaktsordning. Bakvakt ble avviklet i forbindelse med inntektstapet når flere kommuner gikk ut i 2011. Side 7 av 14
Sak 34/13 IDRETTSANLEGG KUNSTGRESSBANE OG FRIIDRETTSANLEGG - FRAMDRIFT Saksbehandler: Odd Syversen Arkiv: C20 Arkivsaksnr.: 11/1738 Saksnr.: Utvalg Møtedato 34/13 Formannskapet 06.03.2013 Innstilling: 1. Formannskapet garanterer for finansieringen av utgiftene til kunstgrasbane/friidrettsanlegg. Utgiftene er beregnet til kr. 7.842.000 eks. spillemidler. 2. Formannskapet ber om at det utarbeides en avtale med idrettslaget om deres medvirkning til finansiering og drift av anleggene. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: I investeringsbudsjettet for 2013 er det bevilget 4,1 mill. kr. til kunstgrasbane og friidrettsalegg på Hov stadion. Bevilgningen er ment å dekke kommunens andel av byggekostnadene. Med god hjelp av idrettskonsulent i Gjøvik kommune ble søknad om spillemidler oversendt fylkeskommunen innen fristen 15. januar 2013. Kostnadsoverslaget viser at kunstgrasbanen vil koste kr. 7.450.000 og kr. 3.575.000 for friidrettsanlegget. Dersom søknad om spillemidler blir innvilget vil dette dreie seg om kr. 2.483.000 for kunstgrasbanen og kr. 700.000 for friidrettsanlegget. Det gjenstår da et beløp på kr. 7.842.000 for å kunne realisere prosjektet. Fylkeskommunen krever dokumentasjon på finansieringen for å kunne godkjenne søknaden om spillemidler. Denne må foreligge før 15. mars. Den normale fordelingsnøkkelen på slike anlegg er en tredjedel henholdsvis på spillemidler, kommune og idrettslag. Idrettslaget er ikke i stand til å kunne gi noen garanti for medfinansiering. For å kunne få innvilget søknaden om spillemidler må kommunen gi nødvendig garanti for hele beløpet. Side 8 av 14
Sak 34/13 Vurdering: For å kunne få innvilget søknaden om spillemidler må kommunen stille garanti for hele beløpet på kr. 7.842.000. Svaret på spillemiddelsøknaden vil foreligge rundt 1. mai. Innen denne tid bør det være inngått en avtale med idrettslaget om deres medfinansiering av anleggene og deres ansvar for driften av anlegget. Idrettslaget har nedsatt en arbeidsgruppe som skal jobbe ned medfinansieringen. Det er viktig at det kommer fram konkrete resultater av dette arbeidet. Det er neppe realistisk at anleggene kan bygges før i 2014. Nødvendige bevilgninger må innarbeides i budsjettet for 2014. Side 9 av 14
Sak 35/13 FISKETRAPP II LOMSDALSELVA Saksbehandler: Anette Sand Arkiv: K62 Arkivsaksnr.: 08/1547 Saksnr.: Utvalg Møtedato 35/13 Formannskapet 06.03.2013 / Kommunestyret 08.04.2013 Innstilling: Kommunestyret vedtar: 1. Å bevilge 100 000 kroner av Fond til vilt, fiske og friluftsliv, slik at saldoen der reduseres fra 201.333 kroner til 101 333 kroner. 2. Å bevilge 100 000 kroner av Fondet til opphjelp av fiske, slik at saldoen der reduseres fra 221.629 kroner til 121 629 kroner. 3. Å reinvitere de foreslåtte partnere som ikke har svart til å delta i finansieringen med 120.000 kroner av totalen på 370.000 kroner (ikke medregnet dugnadsinnsats.) 4. Bruken av fondsmidlene inntektsføres på prosjekt 11016 i Lokal/ arealregnskapet i 2013. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Formannskapet og kommunestyret skal enda en gang ta stilling til: Finansiering av fisketrapp II i Lomsdalselva fra kommunens fond. Historie 2008-2012: Fisketrappa i Lomsdalselva har versert i kommunestyret i flere år. I 2008 ble det innvilget midler til forprosjektering av trappa, i 2010 ble tillatelser til bygging og finansiering behandlet, i juni 2011 ble det bevilget 150 000 kroner av fond til bruk for bygging av fisketrapp. Byggingen ble ikke igangsatt i 2011, slik at bevilgningen måtte fornyes i formannskap og kommunestyre i januar 2012. Det ble sendt oppdragsinvitasjon til fire entreprenører, men det var bare Erik Pedersen Bygg AS som leverte inn tilbud. Sommeren 2012 sto Jarl Eirik Raaum for graving av traseen, avdekking av fjell og pigging av kulp og adkomstveg for betongbil. Sommeren Side 10 av 14
Sak 35/13 2012 hadde mye nedbør som gjorde støpearbeid vanskelig, og kommunen avventet at Erik Pedersen Bygg AS skulle få satt i gang støpearbeidet på høsten. Dette skjedde ikke fordi Erik Pedersen Bygg AS gikk konkurs i begynnelsen av september 2012. Høsten 2012 har innkjøpsavdelingen i Regionen hjulpet til å utarbeide nytt tilbudsdokument for arbeidet som gjenstår på trappa. Nytt tilbud innhentes våren 2013. Ny framdriftsplan for prosjektet i 2013 er som følger: Mars April Få kommunestyrets regodkjennelse på bruk av kommunale fond til finansiering av fisketrapp. Siden fisketrappa ikke ligger inne i budsjettet som et flerårig prosjekt må fondsbruken godkjennes for hvert år. Ubrukte fondsmidler trekkes inn hvert år. Sende ut nytt anbudsdokument til fire fem entreprenører i regionen. Befare fisketrappa med entreprenørene. Mai Velge entreprenør. Sende ut reinvitasjon til medfinansiering. Fortløpende følge opp finansieringen av fisketrappa.oktober Markere sluttføring av fisketrappa! Gjenstående og utførte investeringer i fisketrappa pr 1.1.2013 Post Beskrivelse Enhet Masse Gjenstående kostnad 1 Byggeplasskostnader, herunder transport av materiell og maskiner, brakke, byggestrøm, reise/diett m.m. RS 1 2 Avdekking av fjell på de steder oppføring av betong i nedre og øvre del av ny fisketrapp iflg tegning A - 03 Utført 2012 Utført Ca 24 000 3 Rydding av skog i trappetrase Utført 2012 Utført 4 Graving av kanal med kulputvidelser for ny fisketrapp, lengde ca 60 70 meter. Massen kan planeres ut på siden av kanalen. 5 Utsprenging av kulp i fjell nedstrøms nederste kulp i ny trapp. Se tegning A-03. I tillegg beregnes utgraving av sprengt masse og legges i deponi i nærhet. Anlagt veg inntill elva. Utført 2012 Utført Utført 2012 Utført M3 15 Side 11 av 14
Sak 35/13 6 Boring av hull for fjellbolter, dimensjon 37 mm, fjellbolter av 20 mm. Kamstål L=2 meter, derav 1 m i fjell. Bolter gyses fast med ekspanderende boltemørtel. 7 Forskaling av alle murer med valgfri bruk av forskalingsmateriale Stk 50 M2 110 8 Trekantlekter monteres for å bryte alle hjørner, også i terskeloverløp Dugnad Dugnad 9 Dobbeltsidig armering i alle murer. 10 mm. Kamstål horisontalt, og 12 mm. Vertikalt c/ c = 25 cm. 10 Betong Kg 900 M3 11 Ca 63 000 11 Utlegg av grov stein i utgravde kulper i kanalen. Dugnad Dugnad Ca 87 000 12 Luke og lukeføringer 13 Riving og gjenoppbygging av gråsteinsmur langs kraftverksmagasinet som ligger foran vanninntaket i ny trapp. Det skal være mulig å gå over luka når den er ferdig. 14 Avslutning og opprydding 15 Oppsetting av nytt rekkverk foran gammel fisketrapp. M Ca 13 Ca 35 000 Ca 45 000 Ca 20 000 Ca 7 000 Side 12 av 14
Sak 35/13 Ca 24 000 Sum budsjettert kostnad som gjenstår uten verdi av dugnadsarbeid: Ca 305 000 + Utført investeringer i 2012 for ca 50 000 Total budsjettert kostnad i 2012 Ca 390 000 Under følger det gamle forslaget til finansiering av fisketrapp fra 2012, merknaden sier hva som har skjedd i 2012-2013: (beløpene på medfinansiering kan endres - økes) Finansiering: Tilbud Navn Kroner Merknad (rødt er utført) Søndre Land jeger og fisk 20 000 Rydding av skog, trelekter, stein i Andre fiskeforeninger kulp, opprydding. Søndre Land Kommunes fiskefond 240 000 Kommunen dekker all merverdiavgift. Randsfjorden Grunneierforening 30 000 Dokka / Etna grunneierforening 5 000 Dokkadeltaet grunneierlag 5 000 Regulantene i Randsfjorden 10 000 Norges Trollingforbund 5 000 Gitt tilsagn til 5000 og mer på vilkår Randsfjorden fiskeforening 5 000 Gitt tilsagn på 5000 Gran kommune 40 000 Har gitt positivt signal m Jevnaker Nordre Land kommune 20 000 Fylkesmannen/ fylkeskommunen 15 000 Sum 390 000 Vurdering: Det er Søndre Land kommune som står som byggherre og er ansvarlig for byggingen av fisktrappa iht til vedtak i kommunestyrets behandling av saken i møte den 30.01.2012, sak 6/12. Kommunen står som byggherre for denne fisketrappa fordi det ikke er noen som har konsesjon for drift av kraftverk i Lomsdalvassdraget. En fisketrapp er ellers et ansvar som følger med det å ha konsesjon på, og inntekt av kraftverksdrift. I 2012 har kommunen brukt ca 50 000 kroner av fondsmidler avsatt til bruk i 2012. På grunnlag av dette er ca 190 000 kroner tilbakeført fondene pr 1.1.2013. Side 13 av 14
Sak 35/13 Administrasjonens forslag er at Søndre Land kommune for 2013 bidrar med 200 000 kroner fra fond til opphjelp av fiske og fra fond til vilt, fiske og friluftsliv. Forslaget medfører at kommunens andel av finansieringen øker fra 240 000 kroner til totalt 250 000 kroner. De partene som ikke har besvart invitasjonen med tilsagn til midler til trappa inviteres nok en gang til å gjøre dette for til sammen 120 000. Egeninnsats til Søndre Land jeger og fiskeforening på 20 000 kroner holdes utenom dette. Dersom reinvitasjonene ikke fører fram, og /eller gjenstående del av prosjektet blir dyrere en budsjettert, må kommunen ta en større del av finansieringa enn foreslått her. For å slippe ytterligere forsinkelser av fisketrappa vil tilbudsinnhenting og bygging gå sin gang. Administrasjonen vil fortløpende vurdere om det trengs en tilleggsbevilgning ut fra inngitte anbud og inkomne tilskudd. Side 14 av 14