Deanu gielda - Tana kommune Arkiv: 442 Arkivsaksnr: 2016/2748-1 Saksbehandler: Vigdis Blien Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 13/2016 02.11.2016 Inndeling av verneområder i kommunen Rådmannens forslag til vedtak 1) Amu vedtar inndelingen av verneområdene slik det er beskrevet i saksfremlegget. 2) Amu tar den øvrige informasjon om HMS-arbeidet og rutiner /retningslinjer til orientering. Saksopplysninger I Tana kommunes systematiske HMS-arbeid, er alle kommunens tjenesteområder og avdelinger inndelt i verneområder. Pr i dag har kommunen 15 verneområder. Verneområdene er hovedsakelig inndelt slik kommunen er organisert, men innen enkelte områder kan andre løsninger være mer hensiktsmessig. Pleie- og omsorgsektoren er omorganisert. Det er i den forbindelse mest hensiktsmessig at hjemmetjenesten er inndelt i to verneområder; hjemmetjenester og institusjon. I henhold til Arbeidsmiljølovens 6-1 (2) «Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte.»
Verneombud Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Verneombudet skal gjøre seg kjent med gjeldende verneregler, instrukser, pålegg og henstillinger som er gitt av Arbeidstilsynet eller arbeidsgiveren. Arbeidsgiver skal sørge for at verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte. Verneombud har rett til å ta den nødvendige opplæring ved kurs som arbeidstakernes organisasjoner arrangerer. Verneombudets arbeidsoppgaver er hjemlet i Arbeidsmiljølovens kapittel 6 og Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg. http://www.arbeidstilsynet.no/binfil/download2.php?tid=237742 Virksomhet med mer enn ett verneombud skal ha minst ett hovedverneombud, som har ansvar for å samordne verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet er virksomhetens øverste arbeidstakerrepresentant vedrørende arbeidsmiljøet og forholder seg til virksomhetens ledelse. Hovedverneombudet skal avgjøre hvilket verneombud en sak hører under dersom det er tvil om dette. Utover dette har hovedverneombudet ikke noen alminnelig myndighet til å styre eller bestemme over de enkelte verneombudenes virksomhet. Hovedverneombudet skal således ikke utøve verneombudets funksjoner når verneombudet fungerer tilfredsstillende på sitt område. Hovedverneombudet skal sitte i AMU. Det skal være vara for hovedverneombudet. Kartlegging, risikovurdering og vernerunder (skjema vedlagt i saken). I det systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet skal kartlegging og risikovurdering inngå. Det skal foregå periodisk og etter et gitt mønster. Tana kommune skal har rutiner som sier hvem som er ansvarlig, når det skal gjøres og hvordan det skal gjøres. Ved alle arbeidssteder i Tana kommune skal det gjøres kartlegging av det eksisterende arbeidsmiljøet med hensyn til risikoforhold, helsefarer og velferdsforhold og det skal iverksettes tiltak. Det er leders ansvar for at det blir gjort løpende kartlegginger ved arbeidsstedene. Verneombudet skal delta. Bedriftshelsetjenesten inviteres til å delta dersom det er nødvendig. Alle avvik skal registreres og oppbevares på hvert nivå fram til tiltak er besluttet. (Bruk av Compilo). Avviksbehandling prosedyre Når et forhold ikke er i overensstemmelse med lover, forskrifter eller interne prosedyrer og instrukser, er det avvik. Tana kommune har tatt i bruk Compilo som et elektronisk verktøy for bl.a. melding av avvik. Tilbakemeldinger fra enkelt ansatte viser at ikke alle har tilganger til dette verktøyet.
Avvik kan da meldes på skjema Avviksregistrering. Skjemaet fås ved henvendelse til nærmeste leder, verneombud, eller kan hentes på fellesområdet under HMS. (k/alle/personalinfo/hms). Alle ansatte har plikt til å rapportere avvik som oppdages og forhold som kan tenkes ha betydning for enhetens drift og helse, miljø og sikkerhet i kommunen. Arbeidstaker som oppdager avvik, registrerer avviket på skjema nevnt over så snart som mulig. Kopi av skjemaet leveres nærmeste leder og til verneombudet. Dersom det er mulig skal avviket løses på laveste nivå, eller det nivå avviket har oppstått. Dersom avviket ikke lar seg løse på det nivå det har oppstått skal det meldes videre til neste ledd i organisasjonen, eventuelt AMU/hovedverneombud. Virksomhetsleder har ansvar for at avviksmeldingene blir behandlet. Dersom avvik oppstår, må skadene minimaliseres ved at tiltak iverksettes raskt. Det er viktig at en tar lærdom av hendelsen ved å sette i verk forebyggende tiltak for å unngå gjentagelse. Tiltak som er iverksatt, skal dokumenteres. Avviket er formelt lukket når virksomhetsleder og verneombud er enige om dette. Dersom avviket vurderes som alvorlig skal det foretas en risikovurdering. Resultatet av risikovurderingen skal dokumenteres. Dagens organisajonskart :
Verneområdene Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Dette kravet innebærer at man må vurdere verneområdet ut fra både antall kolleger, størrelse og arbeidets art. Arbeidsmiljøutvalget vedtar inndeling av verneområder. Tana kommune har følgende verneområder og verneombud: Verneområde Botjenesten Bygg, anlegg og IT Helsetjenesten Hjelpetjenesten Nav Sykeavdeling Tana omsorgsboliger Tana hjemmesykepleie Boftsa oppvekstsenter Austertana oppvekstsenter Deanu sameskuvla Seida skole Tanabru barnehage Kunnskapens hus Tana rådhus/miljøbygget Hovedverneombud Verneombud Liv Jorunn Leonhardsen Odd-Arild Losoa Liselotte Lavir Anita Henriksen Regine Rødland Berg Elin Larsen Bente Antonsen Sofie Guttorm Jonas Tautra Sigmund Nerby Randi Ø. Lindseth Kjell Magne Iversen Gunn Elin Myrli Bjørn Kajander Ida Nilsen Ann Magritt Børresen Iflg forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 3-3, og 3-6, skal det velges vara for hovedverneombudet. Vara for hovedverneombud er Liss Lukkari (møter i Amu som vara for HVO). De samme forskrifter sier det kan velges vara for verneombudene. Dette har ikke vært hensiktsmessig utfra vår organisering. Virksomhetsleder skal i samarbeid med verneombud, tillitsvalgte og øvrige arbeidstakere arbeide aktivt for å innfri myndighetens krav til registrering og dokumentasjon av Arbeidstakere skal sikres et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø Arbeidsgivers handlingsplikt er regulert av arbeidsmiljølovens 3-1. Kommunen har derfor vedtatt en årlig rapportering av HMS aktiviteter. Denne rapporteringen er en samhandling mellom verneombud og den enkelte leder. Virksomhetsleder skal sørge for at de HMSaktiviteter som er hjemlet i AML 3-1 a-h. dokumenteres og rapporteres til Personal i henhold til gjeldende rutiner.
RAPPORTERING AV HMS-AKTIVITERER ÅRLIG HMS-REVISJON HMS dok.nr.: 06-x41-1 I forbindelse med den årlige HMS-revisjonen i Tana kommune skal alle virksomhetsledere i samarbeid med lokalt verneombud, innen den 15/01 hvert år sende i følgende rapportskjema/ HMS-erklæring for foregående driftsår til personalavdelingen. Virksomhet Virksomhetsleder Lokalt verneombud Revisjonsdato Rapporteringsperiode Fra dato 01.01.20 Til dato 31.12.20 HMS-aktivitet Ja Nei Kommentar Vår virksomhet har fastsatt mål for helse, miljø og sikkerhet Vi har en lett tilgjengelig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt Vi har i løpet av inneværende driftsår kartlagt farer og problemer og på denne bakgrunn vurdert risikoforholdene i virksomheten. Det er utarbeidet planer og iverksatt tiltak for å redusere risikoen. Under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten har arbeidsmiljøet vært i samsvar med lovens krav, nødvendige tiltak er iverksatt Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra kommunens HMS rutiner og statlige HMS-forskrifter, er i bruk i virksomheten.
HMS-aktivitet Ja Nei Kommentar Kommunens rutiner for systematisk arbeid med forebyggig og oppfølging av fravær blir i sin helhet etterlevd vært behandlet på Møteplassen resultert i friskmelding til arbeid resultert i friskmelding til annet arbeid/attføring Antall personsaker som fortsatt er under oppfølging/ ikke avklart Antall personsaker som er overført til NAV Vi har løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse i henhold til forskrift og ellers når vår egen risikovurdering tilsier det. Vi har foretatt gjennomgang og revisjon av lokale helse-, miljø- og sikkerhetsrutiner og rutinene fungerer som forutsatt. Ja Nei Tana kommune den --/-- 20 Underskrift virksomhetsleder Underskrift verneombud
Rapportering av HMS- aktiviteter Veiledning til årlig HMS revisjon Arbeidsgivers handlingsplikt er regulert av arbeidsmiljøloven 3-1 HMS-aktivitet Vår virksomhet har fastsatt mål for helse, miljø og sikkerhet Vi har en lett tilgjengelig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt Vi har i løpet av inneværende driftsår kartlagt farer og problemer og på denne bakgrunn vurdert risikoforholdene i virksomheten. Det er utarbeidet planer og iverksatt tiltak for å redusere risikoen. Under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten har arbeidsmiljøet vært i samsvar med lovens krav, nødvendige tiltak er iverksatt Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra kommunens HMS rutiner og statlige HMS-forskrifter, er i bruk i virksomheten. Lovhjemmel (2a) (2b) (2c) (2d) (2e) Veiledning En gang i året skal arbeidsgiver sørge for at HMS-målene blir gjennomgått og revidert. De ansatte skal medvirke i dette arbeidet. De ansatte skal vite hvor de finner et organisasjonskart hvor det finnes en oversikt over virksomhetens ulike roller og funksjoner med tilhørende funksjonsbeskrivelse/ instruks. Verneombud skal bekjentgjøres ved oppslag for hvert verneområde navn, valgperiode og kontaktinformasjon. Gjennomføre deltakerbasert Sikke-Jobb-Analyse i henhold til beskrevet metode. SJA skal gjennomføres når nytt utstyr tas i bruk, når nye medarbeidere introduseres, når etablerte rutiner og prosedyrer må fravikes. Det anbefales at SJA gjennomføres minst en gang i året som en del av den årlige HMS-revisjonen Viser til Hovedavtalen og Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Etablere og gjøre kjent et avvikssystem. Registrere meldte avvik i en egen avvikslogg, gjennomføre en samvittighetsfull undersøkelse av hvert avvik, kvittere at avvik er mottatt og melde tilbake til avviksmelder innen 14 dager om hva den som er ansvarlig for å korrigere avviket planlegger å gjøre av korrigerende tiltak. Avvik skal rapporteres videre til verneombud og AMU.
HMS-aktivitet Kommunens rutiner for Sørge for at systematisk arbeid med forebyggig og oppfølging av fravær blir i sin helhet etterlevd Lovhjemmel (2g) (2h) Lovhjemmel HMS- Veiledning Lov-hjemmel Gjennomføre oppfølgingssamtaler med sykmeldte i henhold til bestemmelser gitt av AML og Folketrygdloven. vært behandlet på Møteplassen resultert i friskmelding til arbeid resultert i friskmelding til annet arbeid/attføring Antall personsaker som fortsatt er under oppfølging/ ikke avklart Antall personsaker som er overført til NAV Vi har løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse i henhold til forskrift og ellers når vår egen risikovurdering tilsier det. Vi har foretatt gjennomgang og revisjon av lokale helse-, miljø- og sikkerhetsrutiner og rutinene fungerer som forutsatt. Her skal antall sykmeldte arbeidstakere som er fulgt opp i henhold til folketrygdlovens bestemmelser meldes til lokalt verneombud og AMU. Lokalt verneombud skal også motta uoppfordret statistikk som viser utvikling av sykefravær innen vedkommendes verneområde hvert kvartal Registrere og rapportere til lokalt verneombud og AMU hvert kvartal Registrere og rapportere til lokalt verneombud og AMU hvert kvartal Registrere og rapportere til lokalt verneombud og AMU hvert kvartal Registrere og rapportere til lokalt verneombud og AMU hvert kvartal Her bør det vises til gjennomførte aktiviteter (eks. helseundersøkelser av arbeidstakere som arbeider nattvakter, eksponeres for smitte, kjemikalier, gasser mv) Arbeidsmiljøundersøkelser En gang i året skal virksomhetens HMS-system gjennomgås, evalueres og oppdateres. Denne aktiviteten skal gjennomføres av arbeidsgiver og signeres. Tana kommune den --/-- 20 Underskrift virksomhetsleder Underskrift verneombud
RISIKOMATRISE 1 Beskriv den oppgaven som skal vurderes for risiko 1.2 Hva kan gå galt dersom det ikke settes inn tiltak for å redusere risiko 2 Vurdering av risiko 4 Svært sannsynlig 3 Sannsynlig 2 Mindre sannsynlig 1 Usannsynlig Sannsynlighet Konsekvens 1 Ubetydelig 2 Mindre alvorlig 3 Alvorlig 4 Svært alvorlig 3. Tiltak som fjerner risiko Ansvar Frist 4 Ny beskrivelse av risiko etter gjennomføring av ytterlige tiltak Etter gjennomføring av ytterlige tiltak, vurderes risikonivået som redusert til: Middels risiko Lav risiko/akseptabel risiko Dato: Sign: