Arkivrutine for EU-finansiert virksomhet og prosjekter Rutine for MN-fakultetet og underliggende enheter Opprette sak: Sakstittel: Hvert EU-prosjekt har en prosjektsak som ligger på enheten der prosjektet er hjemhørende. Dersom det oppstår en konsortieavtale eller supplementary agreement knyttet til prosjektet sendes disse dokumentene til sentral arkivet (SA) for arkivering i egen samlemappe (eies av SA). MN anbefaler at kopi av disse dokumentene arkiveres i tillegg i prosjektsaken. Søknadssak: EU [Proprosal Number] - [Program] - [Call] - [MN xx] - [Akronym] - [Navn på Supervisor ved UiO] For MSCA Individual Fellowships: EU [Proprosal Number] - [Program] - [Call] - [MN xx] - [Akronym] - [Navn på Supervisor ved UiO] - [Navn på Research Fellow] Prosjektsak: [OA nr.] - EU [GA nr.] - [Program] - [Call] - [MN xx] - [Akronym] - [Navn på prosjektleder ved UiO] For MSCA Individual Fellowships: [OA nr.] - EU [GA nr.] -[Program] - [Call] - [MN xx] - [Akronym] - [Navn på Supervisor ved UiO] - [Navn på Research Fellow] Utførende: Arkivdel: Saksansvarlig: Saksansvarlig har ansvar for at saken inneholder relevant dokumentasjon. Dvs. at Saksansvarlige enten legger inn dokumentene selv, eller oversender dokumentene til arkivet for skanning og arkivering. SAK UIO Se fordelingsliste Ordningsverdi/Klassering: 541 (søknadssak) 542 (prosjektssak) Tilgangskode: Annet: Saken er ikke unntatt på saksnivå Proprosal Number finner du i forsiden til søknaden Forkortelser: JP Dok OF H/V I/U/X/N GA nr DOA LOR TOR PP PES EU COM ERC EA REA = Journalpost = Dokument = Tilgangskode for Unntatt offentlighet i ephorte = Hoveddokument / Vedlegg = Inngående / Utgående / Internt notat uten mottaker (restanse) / Internt notat med mottaker (restanse). = Grant Agreement (EUs prosjektnr) = Description of Action (tidligere FP7: DOW Description of Work) = Letter of Representation = Terms of Reference (revisjonsavtale) = Participant Portal = Prosjektetableringsstøtte = European Commission = European Research Council Executive Agency = Research Executive Agency 1
Søknadssaken PES legges inn som JP i ordinær søknadssaken. Er det ikke allerede opprettet en sak på EU-søknad opprettes denne når PES søkes. Om EU-søknad ikke blir levert, avsluttes søknadssaken med et notat «ikke innsendt EU-søknad». Det vil da heller ikke bli betalt ut PES. N H Søknad om PES -midler Saksansvarlig UiO EU-office N H Svar på søknad om PES -midler UiO EU-office [saksbehandler X H Ikke innsendt EU -søknad U H Søknad med prosjektbeskrivelse - Ekstern enhet [Akronym] I H Svar på søknad og evaluering - søknadsrunde [nr] Merknad: Tallkarakter: - Ekstern enhet [X,X - X,X - X,X] V Evaluation letter - Step [nr] V Evaluation Summary Report - ESR U H Søknad - søknadsrunde [nr] - [Akronym] dersom dette Ekstern enhet «Søknad med prosjektbeskrivelse» skal være den søknaden som lastes ned i PP (time stamped and digitally signed pdf version) X H Totalbudsjetteringsskjema - søknad Det utvikles nå et eget totalbudsjetteringsskjema for MSCA prosjekter. Når dette foreligger skal skjema arkiveres sammen med søknaden. Ved kontrakt skal det opprettes et internt UiO totalbudsjettskjema i samarbeid mellom forsker og instituttet. 2
Prosjektsaken 07.01.2015 Kontraktsprosessen: Dersom prosjektet blir invitert til kontraktsprosess (Grant Preparation and Grant Agreement Data), skjer prosessen elektronisk i EUs Participant Portal (PP). Viktig kommunikasjon og endelige avtaledokumenter lagres i ephorte. Grant Agreement I H Kontraktsforberedelser - Grant Agreement - [nr] Avtaler kan ha ulike navn i ulike EU-programmer U H Svar på kontraktsforberedelser - Grant Agreement - [nr] I H Ferdig signert avtale - Grant Agreement Lastes ned fra PP Budsjett X H Totalbudsjetteringsskjema - Grant Agreement Consortium Agreement I H Kontraktsforberedelser - Consortium Agreement - [nr] Ekstern enhet U H Svar på kontraktsforberedelser - Consortium Agreement - [nr] Offentlighet vurderes Ekstern enhet I H Ferdig signert avtale - Consortium Agreement Offentlighet vurderes Sendes til EU-office 1072 etter skanning I/U H Non-Disclosure Agreement - NDA Ekstern enhet /Ekstern enhet Ekstern enhet/ Prosjektopprettelse ved UiO Prosjektnummeret overføres til sakstittelen av arkivet X H Prosjektopprettelsesskjema - [OA NR] 3
Contract Amendments /Kontraktsendringer U H Requested amendment [nr] V Justification [nr] V Annex I - Description of Action - Amendment [nr] I H Reply to requested amendment [nr] X H Totalbudsjetteringsskjema - Amendment [nr] X H Annex I - Description of Action - Amendment [nr] Utbetalinger I H Bankopplysninger - [Partner] OF Offl. 13 [Partner] I H Pre-financing X H Anmodning om utbetaling - Pre-financing Økonomi utfører dette. Utløser utbetaling til prosjektpartnere/koordinator I H Interim payment V Payment event [nr] X H Anmodning om utbetaling - Interim payments - periode [nr] Økonomi utfører dette. Utløser utbetaling til prosjektpartnere/koordinator [Partner] Når partner avsender: koordinator I H Approval of final reports and final payment X H Anmodning om utbetaling - Final/Balance payment Utløser utbetaling til prosjektpartnere/koordinator U H Notice of repayment X H Innbetalingsmelding Koordinator/ Regnskap partner 4
Rapportering: U H Økonomirapport Form C - Periode [nr] [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] Ved flere partnere kan Form C arkiveres samlet for rapporteringsperioden (pdf) F.eks. Form C V Use of Resources Ekstern prosjektkoordin ator / EU COM / REA / ERC EA V Adjustment to previous period - Form C - Periode [nr] - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] X H Dokumentasjon for beregning av grunnlag U H Breakdown of direct costs and follow up table I H Correction request - [løpenr.] - Periode [nr] - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] U H Svar på Correction request - [løpenr.] - Periode [nr] - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] U H Periodic Report - [nr] - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] I H Kopi av Periodic Report - [nr] - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] Kun for ERC-prosjekt Vi er prosjektkoordinator (ikke for ERC) Vi er prosjektpartner Koordinator/ Ekstern prosjektkoordin ator U H Final Report - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] I H Kopi av Final Report - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] I H Review Report - Periode [nr] - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] U H Svar på Review Report - Periode [nr] - [dd.mm.åååå - dd.mm.åååå] U H Researcher declaration - [Name of Research fellow] Vi er prosjektpartner Kun for MSCA-prosjekt, signert Ekstern prosjektkoordin ator Koordinator/ I FP7 heter det Declaration of Conformity I H Purring om rapportering - Post Reminder I H Approval of final reports and final payment U H Final report EU financial contribution distribution ERC EA Executive Agency Koordinator/ Koordinator/ REA Koordinator/ Koordinator/ 5
Revisjon: U H Avtale om revisjon - Letter of representation /Regnskap ved U H Terms of reference U H Regnskap I H Independent report on factual findings V Procedures performed by the auditor enhet / Regnskap ved enhet Regnskap ved enhet Faglige leveranser: U H Leveranse - Deliverable [nr] Annen offisiell kommunikasjon: I H Information Letter to Grant Agreement - [nr] U H Information Letter to Grant Agreement - [nr] 6