Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Jakkekonsept til Politiet 201400184 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...3 1.2 OPPDRAGSGIVER...3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG...3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...5 1.6 ALTERNATIVE TILBUD...5 1.7 ANTALL LEVERANDØRER...5 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 5 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...5 3.2 HENVENDELSER...6 3.3 TILBYDERKONFERANSE...6 3.4 TAUSHETSPLIKT...6 4 KONTRAKT... 6 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV...7 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 8 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER... 9 8 INNSENDELSE AV TESTPRODUKTER... 9 8.1 STØRRELSESINNDELING OG ANTALL TESTPRODUKTER:...9 8.2 MÅLSKJEMA FOR TESTPRODUKTER:...10 9 FRISTER... 11 9.1 TILBUDSFRIST...11 9.2 VEDSTÅELSESFRIST...11 9.3 FREMDRIFTSPLAN...11 10 TILDELINGSKRITERIER... 11 11 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING...12 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III (over EØSterskelverdi). 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politi- og lensmannsetaten, Toll og avgiftsetaten og Kriminalomsorgen inngå rammeavtale for anskaffelse av nytt jakkekonsept. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politi.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Jakkekonseptet skal erstatte tre eksisterende produkter: Kort skinnjakke, lang vinterjakke og Natogenser. Jakkekonseptet skal brukes til den daglige operative tjenesten for Politiet. Jakkekonseptet kan bestå av et eller flere plagg som sammen skal ivareta brukerbehovene. Det har blitt avholdt en dialogkonferanse og en-til-en møte med potensielle tilbydere i en tidlig fase. Spørsmål, besvarelse av disse og annen informasjon tilknyttet denne anskaffelsen ligger på Doffin med referanse 201-440385 og TED med referanse 2014/S-076-132526. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 2 år regnet fra det tidspunkt når utfallsprøvene er avtalt levert til Kunden, jf. Bilag 1 Fremdriftsplan. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 + 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Frivillig opsjon på løsning Dersom tilbudte produkt har elementer med kontrastfarger, ønskes det tilbud på nøytral løsning hvor konseptet tilbys med kun hovedfargen som skissert i minimumskravene pkt 2 i Vedlegg A Kravspesifikasjon. Denne løsningen skal oppfylle alle andre krav tilsvarende hovedproduktet som skissert i Vedlegg A Kravspesifikasjon. Det er kun eventuell sammensetning av farger som avviker fra dette. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
Estimat og antall brukere Etat Antall brukere Type produkt Politi- og lensmannsetaten: Politi Arrestforvarere Grensekontrollører Utlendingskontrollører 8000 Hovedprodukt (+ tilgang til opsjon) Toll- og avgiftsetaten 700 Hovedprodukt Kriminalomsorgen 2500 Opsjon Politi- og lensmannsetaten: Politi- og lensmannsetaten har en målsetning om å innføre nye uniformer i løpet av kort tid. Det er antatt at innføringen vil skje over ett år, men at dette kan ta noe lengre tid. Dette medfører at leverandørmarkedet må ta høyde for at uttaket vil være svært stort i starten av avtaleperioden. Deretter vil uttaket flate mer jevnt ut og bestillingsvolumet vil avgjøres ut fra antall nyansatte i politiet, opptak av nye studenter på Politihøgskolen, utskiftning av utslitte jakker, osv. Arrestforvarere, grensekontrollører og utlendingskontrollører vil utgjøre et svært lavt volum av totalen på 8000 tjenestepersoner. Dersom leverandøren tilbyr en opsjon, er det ønskelig at denne tilgjengeliggjøres for Kriminalomsorgen. Det skal være åpning for at denne løsningen også kan tilgjengeliggjøres for Politiet ved behov. Det vil ikke bli oppgitt noe eget estimat av opsjonen til Politiet, da den må ses i sammenheng med antall tjenestepersoner. Dersom tilbudte løsning inneholder flere plagg, legger estimatet til grunn at løsningen skal selges som et konsept og ikke enkeltplagg. I løpet av kontraktsperioden vurderer vi å åpne for å selge hvert enkelt plagg av konseptet som separate uniformsplagg ved at ulike plagg kan ha ulik slitetermin. Toll- og avgiftsetaten: Toll- og avgiftsetaten tar sikte på en innføringstakt på 2 år. Når det gjelder estimat på antall tjenestemenn anslås dette til rundt 700. Toll- og avgiftsetaten er inne i en omorganisering som man ikke ser resultatet av før i 2016. Omorganiseringen kan påvirke antall brukere noe. Kriminalomsorgen: Kriminalomsorgen estimerer et antall på rundt 2500 brukere ved innføringen av nytt jakkekonsept. Det legges opp til at innføringen av nytt jakkekonsept vil skje over tre år med en jevn fordeling pr år. Det som vil skille etatene er profilering med etatsmerker og reflekser. Se vedlegg A Kravspesifikasjon for detaljer. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Administrative bestemmelser Tilbudsskjema Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon med vedlegg 1, 2 og 3 Vedlegg B Priser Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Endringsprotokoll Vedlegg E Kontrollplan Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Marianne Engen Adresse: Rognebakken 8, 2770 Jaren e-post: marianne.engen@politiet.no Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 05.12.2014. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere/legges ut sammen med svarene via Doffin. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Kontrakten skal leses nøye igjennom. Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.2) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/xa- 20060407-0402.html#map035). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 6 MINIMUMSKRAV Dersom ett eller flere minimumskrav i Vedlegg A Kravspesifikasjon ikke er tilfredsstilt, vil tilbudet ikke bli evaluert i forhold til oppgitte preferanser. Tilbudet vil da bli avvist. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
7 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Adresse: Tilbudet skal leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/innkjøpsleder Marianne Engen Rognebakken 8 2770 Jaren Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). Tilbudet skal merkes på følgende måte: Tilbudet skal leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Tilbud Jakkekonsept, referansenr. DL 201400184». Tilbudet vil bli avvist dersom forsendelsen ikke er riktig merket. Tilbudsbrev: Tilbudet skal være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema (ligger vedlagt) som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Elektronisk eksemplar: Tilbudet skal leveres med kvalifiseringsdokumentene i egen perm jamfør oppsettet i tilbudsskjemaet. Tilbudet skal i tillegg vedlegges i et elektronisk eksemplar (minnepinne). Tilbyder er selv ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Språk: Tilbudet kan uformes på norsk, svensk eller dansk. Det samme gjelder alle vedlegg. Vedlegg kan i tillegg godtas på engelsk. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
8 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER Tilbudsprøve skal produseres og sendes for tilbyders regning. Disse vil bli evaluert/testet dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene (pkt 5.1 og 5.2 dette dokumentet) og minimumskravene (vedlegg A Kravspesifikasjon). Sammen med tilbudet skal det legges ved følgende tilbudsprøve: Tilbudsprøve Størrelse Antall Et jakkekonsept inkludert alle tilbudte plagg uavhengig 1 Vedrørende tilbudsprøven: Tilbudsprøven skalvære så nær en ferdig løsning som mulig. Dersom metervarene/ tilbehør på tilbudsprøven ikke er identisk med tilbudt løsning, skal det legges ved prøve på tilbudte metervarer/ tilbehør. Det er opp til tilbyder hvilken størrelse tilbudsprøven har. Tilbudsprøven skal være nøytral (dvs uten etatsmerking og refleks). Det er ikke nødvendig å levere tilbudsprøve på opsjon dersom man tilbyder dette. Tilbudsprøver kan returneres for tilbyders regning dersom tilbyder ønsker det. Tidspunkt avtales etter tildeling. Oppdragsgiver påtar seg ikke erstatningsplikt dersom tilbudsprøver blir skadet i forbindelse med evalueringen. 9 INNSENDELSE AV TESTPRODUKTER 9.1 STØRRELSESINNDELING OG ANTALL TESTPRODUKTER: Dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene (pkt 5.1 og 5.2 dette dokumentet) og minimumskravene (vedlegg A Kravspesifikasjon), skal tilbyder levere 15 konsepter til følgende adresse: Politiets fellestjenester, v/innkjøpsleder Marianne Engen Rognebakken 8 2770 Jaren Testplaggene må være PFT ihende senest 15. januar 2015. Det er valgfritt om man velger å levere testproduktene sammen med tilbudet innen den 15.desember 2014, eller om man ønsker å levere de separat innen den 15.januar 2015. Dersom man tilbyr opsjon, skal det ikke leveres testplagg til dette. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9
Størrelsesfordelingen på testplaggene er som følger: Størrelse XS S M L XL Antall testprodukter 3 3 3 3 3 Testplaggene skal: Være den ferdige tilbudte løsningen (riktig metervare og tilbehør) * Være av mørk farge (avvik fra tilbudte farge er akseptabelt) Være så nøytrale som mulig i forhold til leverandør - og patentmerking/ varenavn Ikke ha etatsprofilering eller reflekser Ha bæreløsning for feste av radio Ha vaskeanvisning vedlagt eller som påsydd etikett *Dersom noe avviker, må dette komme klart fram av tilbudet. PFT kompenserer hver enkelt tilbyder ved å dekke kostpris på inntil 8 testprodukter. Maksimal kompensasjon er satt til kr 20 000,- pr tilbyder. Testplagg kan returneres for tilbyders regning dersom tilbyder ønsker det. Tidspunkt avtales etter tildeling. Oppdragsgiver påtar seg ikke erstatningsplikt dersom tilbudsprøver blir skadet i forbindelse med evalueringen. 9.2 VEILEDENDE MÅL FOR TESTPRODUKTER: Målene er kun veiledende. Størrelse XS S M L XL XXL Kroppshøyde i cm 163-171 167-177 173-183 179-189 185-195 191-201 Brystvidde i cm (kroppsmål) 86-92 91-96 97-103 102-108 108-118 118-126 Endelig målskjema utarbeides av valgt leverandør i samarbeid med PFT. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 10
10 FRISTER 10.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag 15.12.2014 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 10.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 15.12.2015. 10.3 FREMDRIFTSPLAN Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen 15.10.2014. Tilbudsfrist 15.12.2014 Innlevering av testplagg * 15.01.2015 Oppstart av funksjonstest 01.02.2015 Avslutning av funksjonstest 31.08.2015 Kontraktssignering med valgt leverandør 01.11.2015 Godkjenning av utfallsprøve 01.05.2016 Implementering og første levering Høsten 2016 * Dette kan også leveres sammen med tilbudet dersom ønskelig 11 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekting Henvisning Funksjon 40 % Se preferanser i Vedlegg A Kravspesifikasjon Teknisk kvalitet 30 % Se preferanser i Vedlegg A Kravspesifikasjon Utforming og utseende 10 % Se preferanser i Vedlegg A Kravspesifikasjon Pris 20 % Se vedlegg B Priser Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 11
12 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager etter meddelelsen hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 12