1. INNLEDNING en fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av leverandør, skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. 2. OPPDRAGSGIVERS BEHOV OG MINIMUMSKRAV Rammeavtale på Fersk fisk og fiskemat vil omfatte alle produkter som naturlig hører inn under varegruppen i tillegg til de spesifiserte produktene i prisskjema. 2.1 Generelt I særlige tilfeller (f.eks. ved bestillingsoppdrag), hvor det ansees som den situasjonsmessige beste løsningen, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjøre mindre kjøp hos f.eks. småskalaleverandører. Slike tilfeller kan eksempelvis være spesialbestillinger i forbindelse med møter, kurs/ konferanser ol.. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å bruke andre leverandører når det pedagogiske behovet tilsier dette. Nedenfor oppgis oppdragsgivers minimumskrav vedrørende kvalitet, sortiment, transport og levering, bestillingsalternativer, miljøaspekt og service/oppfølging. Pakningsstørrelser og produktstørrelser som det henvises til nedenfor er å betrakte som veiledende estimater og ikke absolutte størrelser. Sanksjoner dersom kravene nedenfor ikke oppfylles følger av Vedlegg 3: Alminnelige kontraktsvilkår. 2.2 Minimumskrav til sortiment I dette vedlegget listes det opp en del produkter under de ulike varegruppene, med krav som stilles til disse. Mange av disse produktene inngår også som en del av vedlegg 2 a, Prisskjema. I tillegg til produktene som er spesifisert og etterspurte i vedlegg 2 a, må leverandør kunne tilby et tilstrekkelig sortiment av produkter som naturlig hører inn under varegruppe og som må forventes etterspurt av den enkelte deltaker i konkurransen, selv om disse ikke er konkret etterspurt i konkurransen. I tilbudet må leverandør legge ved en elektronisk varekatalog over produktene i varegruppen. Katalogen skal inneholde varenummer, varenavn, veiledende pris, evt. rabatt og nettopris. Det understrekes at varekatalogen kun skal inneholde produkter i den angitte varegruppen og ikke leverandørs totale sortiment. Leverandør må kunne fremskaffe produktdatablad på relevante produkt ved forespørsel. 2.3 Minimumskrav til kvalitet Generelt for alle varegrupper gjelder at produktene skal være av god kvalitet og tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter på området. Arkivsak 14/3025 Side 1 av 5
Varegruppen omfatter fersk og frossen fisk. Det stilles krav om at leverandør følger krav til sporbarhet på fisk iht. Forskrift om merkekrav for fiskeprodukter. 2.4 Minimumskrav til produkter For hele sortimentet gjelder kravet om at de tilbudte varene skal være av 1. klasses kvalitet og av 1. sortering. 2.4.1 Fersk fisk Dersom annet ikke er avtalt med den enkelte virksomhet stilles følgende krav til denne varegruppen: Alle fiskeprodukter skal leveres uten skinn og bein Laks og ørret skal være avlivet tidligst 4 døgn før levering. Gjelder kun for hel/rund fisk. Laks og kveitekoteletter skal være 16-18 mm tykke og uten kapp og buklister. Ren fiskefilet, vekt pr filet: Hel torskefilet, fersk ca. 300 1000 g Hel torskefilet, røkt, fersk ca. 1000 2000 g Hel torskefilet, salt ca. 1000 2000 g Hel seifilet, fersk ca. 500 1000 g Uerfilet, lettsaltet ca. 200 1000 g Ørretfilet, fersk ca. 500 2000 g Laksefilet, fersk ca. 1000 3000 g Steinbitfilet ca. 500 2000 g Det presiseres at vektrammene overfor ikke er absolutte størrelser, men de gir en indikasjon på hva som ønskes og hva som er tatt ut tidligere. 2.4.2. Bearbeidet fisk/ Fiskemat Varegruppen inneholder alle typer fersk og frossen fiskemat og panerte fiskeprodukter. a) Bearbeidet/panerte fiskeprodukter Bearbeidede industriprodukter i porsjonsstørrelser skal være forstekt og ha en høy regenereringsevne. Produktene skal inneholde minimum 50 % ren fiskefilet. b) Fiskemat (Fersk og frossen) Farseprodukter av fisk skal inneholde minimum 55 % ren fisk av filet. Produkter uten melk skal kunne tilbys. Farseprodukter Fiskepudding Fiskeboller Fiskekaker Fiskekarbonader ca. 900 1500 g ca. 25 30 g ca. 50 70 g ca. 90 130 g c) Minimum holdbarhetstid for fiskemat: 60 dager for vakuumerte/atmospakkede produkter (kjøl), og 200 dager for frosne produkter. Arkivsak 14/3025 Side 2 av 5
2.5 Minimumskrav til leveranse og transport Oppdragsgiver stiller krav til at både leveringssikkerhet, servicegrad og leveringspålitelighet skal være minimum 97 %. Dvs. at feil i leveransen eller ødelagte varer, skal i utgangspunktet ikke forekomme og vil kun bli akseptert i ubetydelig grad. Om en vare ikke kan leveres må bestiller få tilbakemelding om dette snarest. Leverandør skal kunne tilby et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris, men levering skal ikke skje før erstatningsproduktet er akseptert av bestiller. Det er ønskelig med faste bestillings- og leveringsdager. Det antas at behovet for levering vil være 1 2 ganger per uke, men med mulighet for en ekstra levering. Bestillinger gjort før kl. 14.00 skal leveres dagen etter. Leverandør skal utarbeide faste bestillings- og leveringsdager for den enkelte enhet. Oversikten utarbeides med tanke på lave fraktkostnader og miljø. Oversikten skal vedlegges tilbudet og vil være en del av evalueringskriteriet levering, service og oppfølging. Øvrige krav til transport og leveranse: Alle produkter må være påført varedeklarasjon på norsk og være godt merket med produksjonsdato, best før/ siste forbruksdag og annen informasjon av betydning. Alle produkter skal være hygienisk innpakket. Varene skal være fritt levert bestillerens mottakssted (vedlegg 4 Virksomhetsoversikt). Leveranser skal skje innen kl. 12.00 på hverdager eller avtalt leveringsdag*. Varene skal leveres avkjølt og i henhold til gjeldende regelverk, uten brudd i kjølekjede. Varer/varepartier må i hovedsak leveres fordelt i håndterbare størrelser, og hver enkeltpakning må ikke overstige 12 kg i vekt eller 120 cm i høyde/bredde/lengde. Unntaksvis kan det avtales større enkeltpakninger ved særskilte behov. Oppdragsgiver krever god hygiene og renhold i forbindelse med transport og lagring. Tilbyder skal redegjøre for hele transportkjeden og spesielt i forhold til hvilke krav tilbyder stiller for transport av matvarer med åpen emballasje. Leverandøren er ansvarlig for vareleveringen, også om denne settes bort til transportør eller underleverandør. Dette ansvaret omfatter også å gi den oppfølging som er nødvendig for at alle kravene til punktlighet, hygiene og forsvarlig behandling av forsendelse dekkes. * Med leveringsdag menes den dagen varene blir fysisk levert hos bestiller. 2.6 Minimumskrav til service og oppfølging Tilbyder må ha minimum en kontaktperson som skal stå for kvalitetssikring og oppfølging av avtalen. Kontaktpersonen skal være innforstått med avtalens innhold og skal kunne utarbeide rutiner i samarbeid med oppdragsgiver. Klager fra oppdragsgiver skal straks medføre aktiv innsats og problemløsning fra kontaktpersonen. Leverandørene forplikter seg uoppfordret til å levere kvartalsvis statistikker på alle produkter med fakturert pris og antall leverte enheter. Statistikkene sendes den sentrale innkjøpstjenesten i Troms fylke på e-post; innkjop@tromsfylke.no. Arkivsak 14/3025 Side 3 av 5
Det skal være oppfølgingsmøter mellom oppdragsgiver, brukere av avtalen og leverandør 1 2 ganger pr. år. Ved behov kan ett årlig møte avtales hos leverandør. Dette koordineres av oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil utarbeide et avviksskjema som skal brukes for å dokumentere avvik i forhold til blant annet avrop, levering og produktkvalitet. 2.7 Minimumskrav til miljø Det skal brukes forskriftsmessig resirkulert forpakningsemballasje, bruk av plastkasser med retur/ og refill-løsninger der hvor dette er aktuelt. Ingen overflødig emballasje skal benyttes. Leverandøren skal ta med seg deres egen returemballasje som kasser, isoporesker, paller og lignende ved hver varelevering kostnadsfritt for virksomhetene ved påfølgende levering. Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørene er medlemmer i en returordning for emballasje, f.eks. Grønt Punkt. Dersom tilbyder leverer økologiske produkter skal det foreligge en prisliste over disse produktene i tilbudet. Kopi av eventuelle miljøsertifiseringer skal legges ved tilbudet. 2.8 Bestillings- og faktureringsbetingelser a) E - handelssystem Oppdragsgiver ønsker å ta i bruk elektronisk handel på samtlige rammeavtaler. Vi ønsker at leverandør skal beskrive hvordan de er forberedt til å ta i mot bestillinger fra Ehandelsplattformen (EHP). Dersom leverandør ikke er aktivert på EHP ved inngåelse av kontrakt forventes det at tilbyder er aktiv i samarbeidet med oppdragsgiver vedrørende innføring av elektronisk handel. Målsetting er at leverandør blir aktivert på EHP løpet av kontraktsperioden. Leverandører som kan tilby e-handel via EHP må undertegne en samhandlingsavtale når kontrakt signeres. Leverandør forplikter å oppgi de opplysningene oppdragsgiver krever i forbindelse med opprettelse av varekatalog på EHP. Varekatalogene skal bl.a. inneholde: Varenummer (identisk med varenummer oppgitt i prisskjema) Varenavn (identisk med navn oppgitt i prisskjema) Produktbilde UNSPSC Pris Produsentnavn Etc. For utdypning og mer informasjon kan en lese om EHP på departementets hjemmeside som har følgende adresse: http://anskaffelser.no/e-handel/. Arkivsak 14/3025 Side 4 av 5
b) Elektronisk faktura Troms fylkeskommune og Tromsø kommune skal kun motta faktura og kreditnota elektronisk. Leverandør forplikter å følge oppdragsgivers krav til merking, innhold og format ol. Mer informasjon vedr. e-faktura hos oppdragsgiver: Tromsø kommunes krav finnes på kommunens hjemmeside. Troms fylkeskommunes krav finnes på fylkeskommunens hjemmeside. 3. KRAV TIL DOKUMENTASJON Tilbyder skal benytte vedlagte sjekkliste for å bekrefte at minimumskrav er oppfylt. Sjekklisten skal vise om leverandør oppfyller kravene samt hvor i tilbudet dokumentasjon på dette finnes. Det er ikke ønskelig med utfyllende informasjon/dokumentasjon direkte i sjekklisten. For de øvrige kravene som er stilt, vil et innlevert tilbud være en bekreftelse på at tilbyder aksepterer disse. Hvis leverandøren ikke garanterer - eller dokumentasjonen ikke sannsynliggjør at alle kravene er oppfylte, medfører det avvisning av tilbud. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 (jf. grunndokumentets pkt. 4.6), med tydelig henvisning til hvilke punkt i kravspesifikasjonen dette gjelder. Generell informasjonsmateriell vedrørende produktene, som ikke relaterer seg direkte til oppfyllelse av minimumskravene, skal settes inn under skilleark 5 (jf. grunndokumentets pkt. 4.6). Arkivsak 14/3025 Side 5 av 5