Innkalling til prosjektgruppemøte

Innkalling til prosjektgruppemøte Tid: 23. april kl. 12 14 Sted: Møterom NYER i kjelleren i Hovedbygningen Gløshaugen Saksliste Beslutningssaker Sak 19/15 Ledelsesfunksjon fra 1.1.2016 Styringsgruppa la i sitt møte 15.4.2015 opp prosedyre for avklaring av midlertidig ledelse på nivå en. Det er nødvendig å lage et detaljert opplegg for hvordan dette skal skje. Det er også behov for å gjøre tilsvarende avklaring av prosedyre for øvrig midlertidig ledelse 1.1.2016. Se vedlagte notat (utsendt 20.4) Forslag til vedtak: «Saken tas til etterretning» Sak 20/15 Status Sikker drift Innledning fra leder av gruppa sikker drift Jens Petter Nygård diskusjon. Se vedlagte notat (utsendt 20.4) Forslag til vedtak: «Diskusjonen tas til orientering» Sak 21/15 Styresammensetning Styringsgruppen vedtok i møte 15. april at det skal velges nytt styre for NTNU for perioden 01.01.2016 til 01.08.2019. Saken drøftes videre i Styringsgruppas møte 04.05.2015. Det tas sikte på behandling av et omforent forslag i alle institusjonsstyrene i mai 2015. Prosjektgruppa gis muntlig orientering om saksfremlegg til SG. Forslag til vedtak: «Diskusjonen tas til orientering» Sak 22/15 Eventuelt

1 av 3 Rektor Dato 23.04.2015 Referanse Notat Til: Prosjektgruppa Kopi til: Fra: Signatur: Prosjektleder PEK Midlertidig organisering av det nye NTNU I notat av 10.4. fra prosjektleder til styringsgruppa heter det: «Det fusjonerte NTNU må fra første dag ha ledelse med nødvendige fullmakter på plass i alle funksjoner. I de fleste tilfeller vil dette være å formalisere, delvis midlertidig, fortsettelse i lederstilling.» I samme notat står følgende: «For å sikre nødvendig kontinuitet, og for å beholde kompetanse, er det nødvendig å avklare en rekke slike lederfunksjoner i god tid.» I samme notat annonseres det at et arbeid med sikte på avklaring vil bli startet i nær framtid. Dette notatet er en oppfølging av dette. Notatet konsentrerer seg om den midlertidige løsningen som må være på plass 1.1.2016 og fungere fram til 31.12.2016. Løsningen bør imidlertid være avklart så raskt som mulig for å beholde kompetanse, sikre kontinuitet og skape trygghet forutsigbarhet både for personer i lederstillinger og de som rapporterer til disse i dag. Notatet begrenser seg til forholdet mellom NTNUs øverste nivå og høgskolene i Gjøvik, Ålesund og Trondheim. Av flere grunner skisseres ulike løsninger for Ålesund og Gjøvik på den ene siden og HiST på den andre. Notatet bygger videre på avklaringer som er gjort vedrørende rektorenes posisjon. Kravspesifikasjon Også midlertidig løsning må tilfredsstille noen kriterier for å fungere godt. Ideelt sett gjelder dette å: skape klare ansvars- og rapporteringslinjer for alle deler av virksomheten, ivareta faglig ledelse etablere roller som har kontakten med lokalt arbeidsliv på vegne av NTNU gi enheter under toppledelsen mulighet for å delta i beslutningsprosessene sikre at beslutninger i styret og av rektor blir fulgt opp i hele organisasjonen ivareta ansattes behov for nærkontakt med en personalleder Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget + 47 73 59 80 11 postmottak@adm.ntnu.no Høgskoleringen 1 Telefaks http://www.ntnu.no/administrasjon Gløshaugen + 47 73 59 80 90 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 23.04.2015 Referanse 2 av 3 legge til rette for en god kobling mellom faglig og administrativ virksomhet Hovedløsningen Fokus fram til 1.1.2016 er å ha på plass en midlertidig organisasjon fra fire til en institusjon som i størst mulig grad tilfredsstiller kravene beskrevet ovenfor og som også oppfyller kravet om «sikker drift». I en fase hvor systemer, prosedyrer og rutiner ellers må på plass i løpet av året, mener vi at risikoen blir minst ved i all hovedsak å beholde faglige og administrative organiseringen av Campus Ålesund og Campus Gjøvik i 2016, dvs. at campusene består i sin nåværende form. Det betyr at de interne ordningene vedrørende faglig og administrativ organisering med fullmakter og rapporteringslinjer med noen nyanser i hovedsak beholdes. En slik «en bloc» innplassering i den nye organisasjonen vil skape trygge rammer og forutsigbarhet for ansatte. HiST vil allerede fra 1.1.2016 være sterkere integrert i det nye NTNU, men de samme prinsippene vil i stor grad også gjelde her. Prorektorene ved de tre høgskolene vil bli gitt oppgaver i 2016 etter nærmere avtale. Campus Gjøvik Høgskolen videreføres i 2016 som faglige og administrativ enhet på nivå 2 i den nye organisasjonen. Høgskolen har ekstern styreleder, tilsatt rektor med helhetlig ansvar og rollen som sekretær for styret. HiG beholder en daglig leder med samlet ansvar for faglig og administrativ virksomhet og en administrativ leder som på vegne av den øverste lederen har ansvar for den teknisk-administrative støtteapparatet. Denne rapporterer til daglig leder og inngår i stedlig leders ledergruppe. Likeledes rapporterer dekanene fortsatt til daglig leder. Det betyr at prinsippet om enhetlig ledelse videreføres. Underliggende teknisk-administrative seksjoner/grupper ved campus Gjøvik rapporterer som i dag, til administrativ leder. Daglig leder inngår i rektors ledergruppe. Det er en tydelig kobling, men ikke rapporteringslinje, til administrativ ledelse i nye NTNUs fellesadministrasjon. Det opprettes egnede fora for å dekke dette behovet. Campus Ålesund For Campus Ålesund skisseres to alternativer: Alternativ 1: HiÅ har noen andre rapporteringslinjer og ansvarsforhold i toppledelsen. For å videreføre disse, altså integrere campus Ålesund intakt, er det behov for å nyansere skissen som gjelder HiG. HiÅ har valgt rektor som samtidig er styreleder. Rektor har i utgangspunktet en faglig stilling som vedkommende kan gå tilbake til etter endt rektorperiode. Høgskolen har tilsatt høgskoledirektør som er sekretær for styret og som dermed har innstillingsrett i samråd med rektor. Med bakgrunn i en slik arbeidsdeling foreslås det at dagens rektor omdisponeres til en stedlig faglig leder som dekanene rapporterer til. Dagens høgskoledirektør beholder sitt ansvar for det tekniskadministrative tjenestene og funksjonene, utøver denne funksjonen i samråd med faglig leder, men rapporterer til organisasjonsdirektøren ved det nye NTNU Alternativ 2: Samme løsning som for campus Gjøvik Organisering av virksomheten ved Campus Trondheim

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 23.04.2015 Referanse 3 av 3 I og med at HiST ikke vil ha en leder med helhetlig ansvar fra 1.1.2016, foreslås en annen løsning. Virksomheten ved Campus Trondheim blir allerede fra årsskiftet sterkere integrert i det nye NTNU. Som allerede fastslått rapporterer dekanene ved HiST til NTNUs rektor og blir medlemmer i dekanmøtet. Hovedmodellen blir at dagens direktører i det teknisk-administrative tjenestene rapporterer til aktuell øverste direktør/leder i fellesadministrasjonen ved nye NTNU, og inngår dermed i de respektive direktørenes/lederes ledergrupper. Konkret betyr dette at ledergruppen til de øverste lederne i fellesadministrasjonen i nye NTNU blir utvidet med øverste leder av tilsvarende tjenester ved HiST, og at tilsatte i seksjonene/avdelinger ved HiST rapporterer fortsatt til sin direktør/leder. Hvem blir berørt av den foreslåtte løsningen? Forslaget vil ha konsekvenser for følgende funksjoner/personer ved høgskolene: Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Ålesund Høgskolen i Gjøvik Rektor Rektor Rektor Prorektorer Prorektor Prorektor Høgskoledirektør Høgskoledirektør Økonomidirektør Økonomidirektør Økonomidirektør Organisasjonsdirektør Personaldirektør Personaldirektør Studiedirektør Studiedirektør Studiedirektør Hovedbibliotekar Hovedbibliotekar Campusdirektør Kommunikasjonssjef IT-sjef IT-direktør Noen av stillingene blir ledige eller er ikke besatt. I denne sammenhengen dreier det seg organisatoriske roller og ikke individuelle forhold. En mer detaljert stillingsbeskrivelsene med titler og fullmakter må avklares gjennom samtaler med nærmeste overordnede leder og i lys av den brede gjennomgangen som foregår for tiden.

Notat til prosjektgruppa 20.4.2015/JPN STATUS ARBEID MED SIKKER DRIFT Gruppen sikker drift har hatt nå startet sitt arbeid, og startet detaljeringen av det videre arbeid. 1. Fremdriftsplan for videre arbeid. I møtet 9.4 fikk lederne av arbeidsgruppene frist til 22.4, kl 12, for å komme med forslag til referansegrupper/-medlemmer, og det ble satt frist til 29.4, kl 12, for short-list over umiddelbare tiltak for å sikre sikker drift. Gruppen sikker drift legger nå opp til at neste leveranse fra arbeidsgruppene må komme tidlig i juni (3.6) slik at en kan få vedtatt en samlet tiltaksliste før sommerferien. Arbeidsgruppene vil bli gitt nærmere beskrivelse av bestillingen før neste leveranse, men arbeidsgruppenes ledere er allerede varslet om denne korte fristen slik at dette kan være grunnlag når det legges møteplaner mv. Se foreløpig fremdriftsplan nedenfor. 2. Møteplaner felles møter Det er stort behov for å koordinere møter og det er igangsatt arbeid for å skaffe felles oversikt over de ulike gruppenes møter slik at alle kjenner øvrige gruppers møteplaner. SharePoint benyttes til å samle og distribuere informasjonen 3. Maler Alle arbeidsgruppene har fått mal for short-list lagt inn i sine prosjektrom. Excel-mal for risikovurdering gjøres også tilgjengelig for arbeidsgruppene. Gruppe: Ansvarlig:

2 av 4 4. Oppdatert oversikt over arbeidsgruppemedlemmene, inkl arbeidstakerrepresentanter Det er kommet forslag på arbeidstakerrepresentanter/studenter i en god del av arbeidsgruppene. Oversikten oppdateres løpende på fusjonssidene, men også i en oversikt på hovedområdet i SharePoint, se vedlegg nedenfor (nye er merket med blå skrift i oversikten). Lederne i arbeidsgruppene sørger for å koble på nye medlemmer i sine arbeidsgrupper. 5. Samordning av arbeidet med IT-system Det er igangsatt et særskilt arbeid for å sikre tett samarbeid mellom gruppen sikker drift og samordningsarbeidet som skal ivaretas av arbeidsgruppen for IKT. IKT-gruppen vil gis et særskilt ansvar for å kvalitetssikre de tiltak som foreslås slik at konsekvenser for IT-systemene.

Foreløpig arbeidsplan Sikker drift (Fase 1)