Referat fra møte 18.8.2015 delprosjektgruppe Arkiv i e-forvaltning Tilstede: Hans Fredrik Berg Kari Frodesen Tor Eivind Johansen Jan Tore Helle Anne Mette Dørum Gunn Sværen Elisabeth Gade Karin Gjelsten Synne Stavheim Forfall: Vigdis Stensby Tor Anton Gaarder Referent: Synne Stavheim Agenda: Overordnet mål for møtet: Presisering av oppgaver Delprosjektgruppa skal ansvarliggjøre arbeidsgruppene gjennom å være Konkrete på aktiviteter og oppfølging 1. Orientering om nye SAMDOK Prosjektleder Kari Frodesen orienterte om nye SAMDOK. Arkivverket har gjort noen endringer for å styrke SAMDOK og forankre prosjektet bedre blant partnerne. Dette innebærer større grad av formalisering av prosjektet gjennom utforming av mandat, prosjektbeskrivelser, opprettelse av styringsgruppe og styrking av prosjektledelse og fagressurser i delprosjektguppene. SAMDOK er opprettet som et 3-årig formelt prosjekt i Arkivverket med forankring hos Riksarkivaren. Alle partnere er representert i styringsgruppen. De opprinnelige «Strategi-gruppene» blir 1
delprosjektgrupper i en prosjektorganisasjon som ledes av en dedikert prosjektleder. SAMDOK har ambisjon om å fungere som «hub» for pågående aktiviteter i arkivsektoren med bloggen samdok.com som informasjonskanal. Mandatet for SAMDOK- prosjektet ble lagt fram for delprosjektgruppa. Gruppa stilte seg bak formuleringene I mandatet. Planlegging av neste års oppgaver 2016- vil komme tidligere i år og falle sammen med budsjettprosessen i Arkivverket. 2. Presentasjon av mandatet for delprosjektet e-arkiv i forvaltningen Et forslag til mandat for delprosjekt e-arkiv i forvaltningen, som var utarbeidet av Hans Fredrik og Synne, ble lagt fram for delprosjektgruppa. Det var enkelte kommentarer til målformuleringene i mandatet. I formuleringen Styrke arbeidet for bruk, deling og bevaring av arkiv her savnes begrepet danning. Det ble også kommentert at målformuleringene for delprosjektet arkiv i e- forvaltning er generelle og kan i prinsippet være relevante for alle delprosjektene. Sammenhengen med oppgavene som skal løses i delprosjektet e-arkiv i forvaltningen er ikke tydelig nok. Det ble derfor bestemt at målformuleringene for alle oppgavene skulle gjennomgås og vurderes med tanke på hovedmålene for delprosjektet. Det vil være viktig å formulere målene både for de enkelte oppgavene og for hele delprosjektet på en slik måte at det konkretiserer hvilke oppgaver som skal utføres i delprosjektet og at vinklingen mot e-forvaltning blir tydelig. Det ble påpekt at generelle mål lettere kan tilpasses nye oppgaver fra år til år. Det var enighet om at dette ikke kan være førende for målformuleringene. Det må være mulig med årlige justeringer for å kunne favne nye problemstillinger i delprosjektet. Det er viktig å være konkret i målformuleringene for at arbeidsgruppene skal få en tydelig retning for sine oppgaver. Målformuleringene for hver oppgave i delprosjektet ble deretter gjennomgått i sammenheng med punkt 3 på dagsorden, Status for 2
arbeidsgrupper/oppgaver. Med disse oppfølgingspunktene: Status Presisering av konkrete oppgaver Framdrift Venter på Presisering av mål Etter gjennomgangen av alle oppgavene skal Hans Fredrik og Synne utarbeide nye målformuleringer til mandatet og sende ut nytt forslag til mandat til delprosjektgruppa. 3. Status for arbeidsgrupper/oppgaver Oppgave 6: Løpende overføring av arkiv til depot Anne Mette Dørum orienterte om status for oppgaven. Før sommerferien var det kontakt mellom KS og IKA- Kongsberg og mellom RA og IKA- Kongsberg om arbeidet med å sette opp en pilotløsning for synkron overføring av arkiv fra en kommune til IKA Kongsberg (mellomarkiv eller depotarkiv). Bouvet stiller seg positiv til å bidra i arbeide med å sette opp en løsning som vil kunne gjøre det mulig å kjøre en pilot for synkron overføring etter samme metode og teknisk løsning som i dag brukes for synkron overføring mellom Riksantikvaren og Riksarkivaren. Det er foreløpig uklart både om og når dette arbeidet eventuelt kan komme i gang. Finansieringen av en eventuell pilot er ikke endelig bekreftet, og det er heller ikke avklart om IKA Kongsberg ønsker å etablere en pilot basert på Bouvets tekniske løsning. Hvis finansieringen kommer i orden, IKA Kongsberg ønsker å gå for Bouvets løsning, de tekniske forholdene både hos pilotkommunen(e) og IKA Kongsberg er tilfredsstillende og beslutning om oppstart av pilot kommer senest medio september, vil det kanskje kunne være et realistisk mål at piloten blir operativ i løpet av høsten. Delprosjektgruppen påpekte at det finnes parallelle eksempler som kan være nyttige å trekke inn som erfaringer i arbeidet med denne oppgaven. Det er flere kommuner som jobber med tilsvarende problematikk, som for eksempel Oslo, Bergen og Trondheim. I tillegg er det et IKT-samarbeid på Sørlandet som ser på denne type løsning. Det ble derfor bestemt å se 3
oppgaven i et bredere perspektiv. Det vil være nyttig å se de ulike initiativene fra forskjellige kommuner og leverandører i sammenheng for å lære av hverandres erfaringer på dette området. Kari vil bidra til å få fram oversikt over disse initiativene som en del av informasjonsarbeidet i SAMDOK som ligger til prosjektleder. Det vil være nyttig å få kunnskap om hvordan ulike organisasjonsformer og behov har ført til ulike løsninger når det gjelder overføring av data. Her vil det være erfaringer og hente for utvikling av fellesløsninger og like behov vil også kunne føre til gjenbruk av modeller. På bakgrunn av denne diskusjonen ble det bestemt at oppgave 6: Synkron overføring av arkiv skal reformuleres. Oppgaven omdøpes til «Løpende overføring». Målet med oppgaven skal fortsatt være verktøy og metodikk for løpende overføring av arkivmateriale til depot. Et nytt poeng blir å også beskrive hvordan ulike organisasjonsformer og behov påvirker løsningene som blir valgt. Dette skal vises gjennom å bruke eksempler fra prosjektene som pågår i Bergen, Oslo, Trondheim, Vest-Agder IKT og eventuelt IKA-Kongsberg. En eventuell pilot ved IKA Kongsberg vil dermed være ett av flere eksempler. Det vil være realistisk å legge fram 4-5- varianter av behov med forslag til løsninger. Leveransen kan ikke være på plass før sommeren 2016. Oppgave 7: Kompetansemiljø elektroniske arkiv Tor Eivind Johansen orienterte om denne oppgaven. En arbeidsgruppe er oppnevnt før sommeren. Tor Eivind Johansen skal lede arbeidsgruppa. Gruppa skal kartlegge kompetansemiljøer innenfor elektroniske arkiv for å se på ulike måter å dele kunnskap på og vurdere disse variantene. Det skal kartlegges hvilke tilbud som finnes i Universitets- og høgskolesystemet. Prosjektgruppa framhever at det vil være like viktig å se på hvordan allerede eksisterende arenaer for kompetansedeling kan utnyttes bedre som å opprette nye arenaer eller fellesskap. SAMDOK-prosjektets blogg, Facebook-gruppen arkivfaglig forum og SAMDOK-konferansen er eksempler på slike arenaer. 4
Oppgave 8: Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 Hans Fredrik orienterte. Rune Sandland leder arbeidsgruppa om Tjenestegrensesnitt mot Noark 5. Standarden er ute på en bred høringsrunde hos leverandører og interessenter. Høringsfristen er utvidet til 15. september. Etter fristen vil arbeidsgruppa gjennomgå høringssvarene og innarbeide disse i rapporten. Grensesnittet forventes å være publisert og innarbeidet i Noark 5 i løpet av året. Riksarkivaren vil være ansvarlig for forvaltning, drift, vedlikehold og videreutvikling av tjenestegrensesnittet mot Noark 5, men alle endringer skal gjøres i samarbeid med KS. Oppgave 9: Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv Det er flere pågående arbeid utenfor SAMDOK som omfatter denne oppgavens tema. Det er en vid oppgave som ideelt sett omfatter å lage en handlingsplan med tiltak for å ivareta alle arkivfaglige sider av digitalisering av offentlig sektor. Det er viktig at arkivfunksjonen er tett på digitaliseringsprosessen for å kunne avdekke konsekvenser for arkiv. Effektivisering ett sted i arbeidskjeden kan ofte føre til merarbeid for arkivfunksjonen. Ambisjonsnivået for denne oppgaven i SAMDOK innskrenkes til å analysere tre eksempler, en publikumstjeneste, et eksempel på kommunal bruk av en sentral statlig løsning og en samhandlingsløsning. Oppgave 10: Arkivarkitektur Det var enighet om at denne oppgaven er overlappende med arbeid som skjer i linja i Riksarkivet, I KS og i SKATE om utvikling av arkivarkitektur. Denne oppgaven blir derfor stilt i bero inntil det utkrystalliserer seg konkrete oppgaver som kan løses innenfor SAMDOK-prosjektet. Synne tar kontakt med de som har sagt seg villige til å delta i arbeidsgruppa om arkivarkitektur. 5
Oppgave 11: Dokumentfangst fra e-post En arbeidsgruppe skal opprettes for å sette i verk tiltakene som beskrives i rapporten for 2014. Det er foreløpig ikke vært mulig å sette sammen en gruppe. Arbeidet med å få etablert gruppa fortsetter og oppgaven skal prioriteres i 2015. Målformuleringene trenger ikke tilpasses. Oppgave 12: Virksomhetsspesifikke metadata Oppgavens mål er å etablere infrastruktur for definisjon og vedlikehold av metadata. Hans Fredrik orienterte om at han vil kalle inn til workshop med enkelte leverandører (2-3) og arkivfaglig kompetanse. Det ble ikke gjort presiseringer av målformuleringene i oppgaven. 4. Eventuelt Synne minte om SAMDOK-konferansen 11.-12. November. Prosedyrer for reiseregninger. Alt som sendes inn av dokumentasjon må merkes med prosjektkode 1110/SAMDOK e- forvaltning. Reiseregninger skal registreres elektronisk. Synne Sender info med brukernavn, etc. til hver enkelt som skal registrere reiseregninger i SAP-systemet. Møteplan for halvåret legges ut på bloggen for å synliggjøre aktiviteter. 5. Møteplan for høsten Møtene holdes i Riksarkivet. 18.8 13.10 8.12. 6