Møteinnkalling Kommunestyret

Møteinnkalling Kommunestyret Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 64 87 85 11 Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 28.02.2007 Møtetid: Kl. 18.30 TIL BEHANDLING: KST-1/07 STRATEGIPLAN 2007 - "HELHETLIG I SKI KOMMUNE" KST-2/07 FASTSETTING AV VALGDAG KST-3/07 REGISTRERING AV FOLKEVALGTES VERV OG ØKONOMISKE INTERESSER KST-4/07 SUPPLERINGSVALG FRP KST-5/07 SØKNAD OM FRITAK FRA POLITISKE VERV KST-6/07 VALG AV NYTT VARAMEDLEM TIL KONTROLLUTVALGET KST-7/07 OVERDRAGELSE AV KIRKELIGE EIENDOMMER KST-8/07 TJENESTEPENSJONSORDNINGEN I SKI KOMMUNE KST-9/07 STARTLÅN - UTVIDELSE AV LØPETID

KST-10/07 ØKONOMIREGLEMENT 2007 KST-11/07 SKI ISHALL - LEIE-/DRIFTSAVTALE MED SKI IL ISHOCKEY KST-12/07 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OM SKI MAGASINLEIR KST-13/07 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BARN I FOSTERHJEM" KST-14/07 ÅRSRAPPORT FRA KONTROLLUTVALGET FOR 2006 Ski, 15.02.07 Amund Kjernli ordfører

Saksbehandler: Unni Elisabeth Skaar Arknr.: 030 Arkivsak: 06/3522-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 4/07 10.01.2007 Kommunestyret 1/07 28.02.2007 STRATEGIPLAN 2007 - "HELHETLIG I SKI KOMMUNE" Forslag til vedtak: 1. Prosjektplan Helhetlig styring vedtas som utgangspunkt for utviklings- og forbedringsarbeidet i Ski kommune 2007. 2. Styringsgruppen gis fullmakt til å utforme endelig mandat for prosjektgruppene. 3. Det oppnevnes følgende folkevalgte til styringsgruppen for Helhetlig styring : - ordfører Amund Kjernli - representant fra opposisjonen: 4. Det oppnevnes følgende politiske representanter til arbeidsgruppen Politisk styring : 5. Formannskapet slutter seg til konklusjonene i notat datert 02.01.07 Oppfølging av evaluering av administrativ struktur. Saksopplysninger: Ski kommune har i hovedsak hatt dagens organisering og styring siden 2003. I tillegg er det foretatt kontinuerlig utviklingsarbeid på mange områder. Både administrativ og politisk arbeidsform og struktur er evaluert i løpet av fjoråret. I rådmannens lederavtale heter det at det skal utarbeides et strategiplan for 2007 innen 1.2.07. Oppfølging av evalueringsarbeidet i 2006 og videre utvikling og forbedring innarbeides i denne strategiplanen. Strategiplanen er utformet som en prosjektplan. Ski kommune vedtok en ny organisasjonsstruktur i KS-sak 0049/02. Det ble foretatt en evaluering i 2005. Det ble fattet følgende vedtak i KS-sak 0032/06: 1. Hovedstrukturen i den organisering av administrasjonen opprettholdes. 2. Rådmannen gis myndighet til å organisere administrasjonen på den til enhver tid mest hensiktsmessig måte, innenfor rammene av hovedstrukturen. 3. Rådmannen bes hvert år om å gi en særskilt rapportering om omstillingsarbeidet i kommunen i kommunens årsmelding. 4. Ledende administrative stillinger (rådmann, ass. rådmann og etatsledere) skal besettes på åremål. Som en oppfølging av evalueringen ble det igangsatt et administrativt utredningsarbeid på følgende områder: Innføring av forvaltning/driftsmodell Helhetstenking og samarbeide mellom Pleie og Omsorg (PLO) og Helse og sosial (HS) etatene. Fagledernivået i kommunen Side 3

Arbeidsgruppene har avgitt anbefalinger til rådmannen og dette følges opp administrativt som vist i vedlagt notat fra rådmannen datert 2.1.07. Deler av oppfølgingsarbeidet innarbeides i strategiplan for 2007. Den politiske strukturen i Ski kommune ble evaluert av en politisk arbeidsgruppe som fremmet egen sak for kommunestyret den 14.06.06. Det ble vedtatt følgende: Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger tiltres. Arbeidsgruppen anbefalte blant annet å opprette en saksordførerordning og dette er igangsatt fra 1.1.2007. Det gjenstår noe videre oppfølging som vil bli lagt inn i prosjektplanen med egen arbeidsgruppe. Lederavtalen mellom Ski kommune og rådmannen ble vedtatt i formannskapets møte 25.10.2006. Pkt. 2.1 Ledelsesstrategi og resultatmål inneholder følgende punkter: Drift og utvikling av tjenester Samfunnsutvikling gjennom for eksempel næringsutvikling, arealplanlegging mm Organisasjonsutvikling innad i kommunen Samarbeide mellom kommune og andre offentlige instanser, nabokommuner, media, frivillige lag og foreninger mm Utvikling og kvalitetssikring av forvaltningsoppgaver Med bakgrunn i disse lederoppgavene skal det foretas en vurdering av hvilket hovedfokus rådmannen skal ha, og hvilke forventninger til resultater som Ski kommune har til rådmannen. Dette skal nedfelles i et strategidokument med egne resultatmål som rulleres årlig. Dette vil være en viktig avklaring av oppgaver og roller mellom rådmannen og politisk ledelse. Strategidokumentet og de årlige resultatmålene utarbeides av rådmannen og formannskapet i fellesskap. Arbeidet med å utforme et strategidokument startet i formannskapets møte den 20.12.06. Formannskapet fattet følgende vedtak 20.12.06: 1. Innledende samtaler mellom formannskapet og rådmannen danner grunnlaget for innhold i et strategidokument som rulleres årlig. Strategidokumentet med årlige resultatmål utarbeides av rådmannen og formannskapet i fellesskap innen 1. februar 2007. 2. Det utarbeides et forslag til prosjektplan som fremmes som sak til formannskapets møte 10. januar 2007. Vurdering: Ski kommune gjennomførte organisasjonsendringer i 2003 og denne er evaluert i 2005/2006. Det er gjennom de siste årene også vært et aktivt utviklingsarbeid i organisasjonen. Rådmannen finner det hensiktsmessig å konsentrere og samle det videre forbedringsarbeidet under et forprosjekt våren 2007. Prosjektet har en styringsgruppe med to politiske representanter og arbeidsgrupper for hvert av de hovedtemaene som tas opp. Konklusjonene vil bli innarbeidet i en samlerapport med anbefalinger som behandles av kommunestyret i august 2007. Arbeidet har fått overskriften Helhetlig styring. Dette gjenspeiler målet for prosjektarbeidet. En ønsker sterkere involvering og dialog med brukere og innbyggere - godt samarbeid og rolledeling mellom politisk og administrativ ledelse tydelig ledelse fra alle administrative nivå og aktiv medvirkning fra de ansatte. Dette må bindes sammen av hensiktsmessige stab/støtte funksjoner og et godt styringssystem. Mye av dette er allerede ivaretatt i dagens organisasjon. Det er allikevel hensiktsmessig å ta en bred samlet vurdering for å få alle elementene til å passe til hverandre. Side 4

Det foreslås at prosjekt helhetlig styring omfatter følgende delprosjekter: 1. Politisk styring 2. Servicetorg 3. Styringssystem 4. Arbeidsgiverstrategi 5. Helhetlig lederskap 6. Åpen organisasjon 7. Tjenester og forvaltning i PLO og HS 8. Støttefunksjoner I prosjektplanen er det innarbeidet foreløpige mandat for disse prosjektgruppene. I januar 2007 skal det inviteres til innspill og medvirkning fra rådmannens ledergruppe, virksomhetsledere og alle hovedtillitsvalgte. Styringsgruppen bør gis fullmakt til å innarbeide innspillene og vedta den endelige prosjektplanen med eventuelle justeringer av mandatene. Økonomiske konsekvenser: Arbeidet i prosjektet vil i hovedsak være knyttet til bruk av egne ansatte i prosjektledelsen og i arbeidsgrupper/styringsgruppe. I tillegg vil det være behov for noe bistand til styringsgruppen/prosjektledelsen fra ekstern rådgiver. Det er avsatt midler i stab og støtte enhet til en kontrollerstilling i 2007. Stillingen vil ikke bli besatt på nåværende tidspunkt. Rådmannen vil vurdere å endre noe på stillingens tittel og oppgaver i forbindelse med forprosjektet Helhetlig styring 2007. Deler av de lønnsmidlene som er avsatt til stillingen vil bli benyttet til drift av dette prosjektet Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Helhetlig styring med god medvirkning fra innbyggere og brukere vil være positivt for utvikling av tjenester og forvaltning i Ski kommune. Ski, 22.12.06 Unni Elisabeth Skaar rådmann Vedlegg som følger saken: 1. Prosjektplan Helhetlig styring datert 02.01.07 2. Notat Oppfølging av evaluering av administrativ struktur datert 02.01.07 Vedlegg som ligger i saksmappen: Formannskapets behandling 10.01.2007: Anne Gunn Steen Røse (KRF) fremmet følgende forslag: Saken behandles i kommunestyret 17.01.07. Side 5

Ordfører fremmet følgende forslag til tillegg til pkt. 1: Formannskapet ber rådmannen igangsette prosjektet som planlagt 1. februar. Prosjektplanen behandles endelig av kommunestyret 28.02.07. Høyre fremmet følgende medlemmer til styringsgruppen: Medlem Georg Stub. Vara: Katrine Kvakkestad. Høyre fremmet følgende medlemmer til arbeidsgruppen: Georg Stub Tine Eikebråten Katrine Kvakkestad Geir Hammer (V) fremmet følgende medlem til arbeidsgruppen: Lisbeth Bøhler. Eirik Haugen (AP) fremmet følgende medlem til arbeidsgruppen: Amund Kjernli SP stiller med en kandidat innen 20. januar 2007. SV stiller med en kandidat innen 20. januar 2007 Innstilling: Anne Gunn Steen Røses forslag til vedtak fikk 4 stemmer og falt. Forslag til vedtak med ordførers tillegg til pkt. 1 samt alle forslag på medlemmer til styringsgruppe og arbeidsgruppe innstilles enstemmig. Side 6

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 010 Arkivsak: 07/65-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 7/07 14.02.2007 Kommunestyret 2/07 28.02.2007 FASTSETTING AV VALGDAG Forslag til vedtak: Ski kommune avholder valg søndag 9. september i tillegg til offisiell valgdag 10. september Saksopplysninger: Stortinget har fastsatt valgdag til 10. september. Det enkelte kommunestyret kan selv bestemme om det også skal avholdes valg søndag 9. september. Vurdering: Ski kommune har i en årrekke tilbudt to valgdager til velgerne, og mange benytter seg av denne ordningen. To valgdager medfører nesten dobbelt utgift til stemmestyrer, men gevinsten er antagelig større valgdeltagelse enn om vi kun hadde en valgdag. Rådmannen anbefaler at Ski kommune også ved høstens valg har to valgdager. Økonomiske konsekvenser: Ikke utover budsjett. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ski, 03.01.07 Unni Elisabeth Skaar rådmann Tove Næs rådgiver Formannskapets behandling 14.02.2007: Enstemmig innstilling: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Side 7

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 Arkivsak: 07/272-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 10/07 14.02.2007 Kommunestyret 3/07 28.02.2007 REGISTRERING AV FOLKEVALGTES VERV OG ØKONOMISKE INTERESSER Forslag til vedtak: Ski kommune benytter styrevervregisteret tilknyttet KS for registrering av folkevalgtes/ansattes verv og økonomiske interesser. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak om etiske retningslinjer for folkevalgte å opprette et register der folkevalgtes økonomiske interesser og styreverv skulle registreres. Kommunestyret har senere signalisert at det samme bør gjelde for ansatte. Kommunen har vært i kontakt med Datatilsynet med hensyn til formaliteter rundt dette. Samtidig har Kommunenes sentralforbund besluttet å opprette et sentralt register der folkevalgte, ansatte og styremedlemmer kan registrere sine verv og økonomiske interesser. Dette registeret vil være klart for registrering i begynnelsen av februar 07. Den enkelte kommune kan lage link fra sin egen hjemmeside til dette registeret, www.styreregisteret.no. Registeret vil være åpent så snart det foreligger et bredt nok opplysningsgrunnlag. Personvernlovgivningen sier at registreringen må skje frivillig og baseres på samtykke fra den enkelte. Registreringen er kostnadsfri bortsett fra arbeidskostnader i den enkelte virksomhet. Hvem kan registreres: Folkevalgte Kommunalt ansatte ledere Kommunalt ansatte med avgjørelsesmyndighet/innstillingsmyndighet Administrerende direktør/styrerepresentanter i kommunalt eide selskaper Ansatte i kommunalt eide selskaper med avgjørelsesmyndighet/innstillingsmyndighet Hvilke verv og økonomiske interesser kan registreres: Styreverv i offentlige/private eide selskaper/datterselskaper Styreverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar støtte fra kommunen/selskapet Lønnet arbeid/ konsulentoppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevalgt/styrerepresentant/ansatt i kommunen/kommunalt selskap Næringsinteresser Annet Praktisk gjennomføring: Når det gjelder forholdet til ansatte er dette regulert i Hovedavtalen del B 3-1 (kommuner) og Hovedavtalen del C 3-2 (selskaper) Side 8

Vedtak i kommunestyret: KS anbefaler at det utarbeides retningslinjer for hvem og hva som skal registreres, og som vedtas i kommunestyret. Praktisk registrering: Kommunen/selskapet står selv ansvarlig for registrering og den skal skje lokalt fra nettet. En eller flere (ved behov) gis adgang til å registrere på bakgrunn av et elektronisk dokument som Kommuneforlaget nå utarbeider. Vurdering: Før kommunen kan gå i gang med dette, gjenstår noen tekniske og administrative detaljer som skal avklares. Bl.a. må det etableres et system og rutiner internt for registrering og vedlikehold. Det siste opplyses fra KS å være beheftet med en del arbeid ettersom de hele tiden skal være korrekte og oppdaterte. Noen kommuner vil vente med registrering til etter valget. På bakgrunn av det arbeid som skal gjøres i forkant, kan ikke rådmannen garantere at Ski vil være i gang før den tid. Det er imidlertid viktig at kommunestyret fatter et prinsippvedtak om tilknytning til registeret slik at forberedelsene kan starte. Rådmannen anbefaler at arbeidsgruppen for politisk styring ser på hva retningslinjene for hva som skal registreres, skal inneholde. Når det gjelder forholdet til de ansatte og deres interesser, vil rådmannen besørge de nødvendige prosesser etter hovedavtalen. Rådmanne anbefaler at Ski kommune benytter seg av denne fellesløsningen som KS tilbyr sine medlemmer. Vi er da sikret at alle formaliteter er i orden og veiledning og bistand. For de som skal benytte registeret er det også en klar fordel at disse fremkommer så enhetlig som mulig og ikke minst, på ett sted. Økonomiske konsekvenser: Ingen kjente Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen kjente Ski, 25.01.07 Unni Elisabeth Skaar rådmann Tove Næs rådgiver Formannskapets behandling 14.02.2007: Enstemmig innstilling: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Side 9

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 Arkivsak: 07/301-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 12/07 14.02.2007 Kommunestyret 4/07 28.02.2007 SUPPLERINGSVALG FRP Forslag til vedtak: Andre Kvakkestad blir nytt 5. varamedlem til formannskapet/psu og valgstyret for H/FRP Som nytt 6. varamedlem til formannskapet/psu og valgstyret for H/FRP velges...... Som nytt 1. varamedlem til driftsutvalget og FUP for H/FRP velges.... Som ny 2. varamedlem til viltnemnda for FRP velges..... Som ny varamedlem til representantskapet for Nordre Follo Brann og Feiervesen velges. Saksopplysninger: Geir Olav Bergene har flyttet fra Ski kommune. Valgstyret har foretatt nytt valgoppgjør hva angår hans plass i kommunestyret. Det må velges nytt varamedlem til formannskapet, partssammensatt utvalg (PSU) og valgstyret. Det må velges ny 1. vara til Driftsutvalget og det faste utvalg for plansaker (FUP). Det må velges ny 2. varamedlem til viltnemnda. Det må velges ny vara til representantskapet til Nordre Follo Brann og Feiervesen. Vurdering: Opprykk og nyvalg reguleres i Kommunesloven 16. H og FRP har listesamarbeid til formannskapet og det skal velges nytt 6. og siste varamedlem for denne konstellasjonen. Nåværende 6. varamedlem, André Kvakkestad, rykker opp til femte plass. Når det gjelder partssammensatt utvalg og valgstyret har kommunestyret bestemt at dette er identisk med formannskapet. Når det gjelder utvalg og nemnder bestemmer kommunelovens 16,3. ledd at det skal velges nye medlemmer selv om det er valgt varamedlem altså ikke opprykk. Når det gjelder det faste utvalg for plansaker er dettte identisk med driftsutvalget. Også her er det listesamarbeid mellom H og FRP. Ski, 29.01.07 Vedlegg som følger saken: e-post fra Geir Olav Bergene Unni Elisabeth Skaar rådmann Tove Næs rådgiver Side 10

Vedlegg som ligger i saksmappen: Formannskapets behandling 14.02.2007: Navn fremmes i kommunestyret. Side 11

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 &16 Arkivsak: 06/3378-2 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 2/07 10.01.2007 Kommunestyret 5/07 28.02.2007 SØKNAD OM FRITAK FRA POLITISKE VERV Forslag til vedtak: Lise Tryggestad fritas for sine politiske verv i Si kommune. Som nytt 3. varamedlem til brukerutvalget velges......... Saksopplysninger: Lise Tryggestad har søkt om fritak fra sine politiske verv i Ski kommune. Hun er valgt til 1. vara til høyres kommunestyregruppe, 3. varamedlem til brukerutvalget og 2. varamedlem til styret for Ski produksjonsservice as. Vurdering: Lise Tryggestad har begrunnet sin søknad om fritak med personlige og helsemessige forhold. Kommunestyret kan, etter søknad, frita for resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessige vanskeligheter kan skjøtte sine plikter i vervet. Slik forhold kan være helsemessige, knyttet til arbeid eller til velferd. Rådmannen anbefaler at kommunestyret imøtekommer søknaden. Under forutsetning av at fritak gis vil valgstyret foreta nytt valgoppgjør hva angår kommunestyret 14. februar. Under samme forutsetning bes det om at kommunestyret velger nytt varamedlem til brukerutvalget. Formannskapet velger nytt medlem til styret for Ski produksjonsservice 14. februar. Ski, 02.01.07 Vedlegg som følger saken: Unni Elisabeth Skaar rådmann Tove Næs rådgiver Vedlegg som ligger i saksmappen: e-post fra Tryggestad Side 12

Formannskapets behandling 10.01.2007: Høyre fremmet følgende forslag til nytt 3. varamedlem til brukerutvalget: Mette F. Haram. Enstemmig innstilling: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Høyres forslag til nytt 3. varamedlem innstilles enstemmig. Side 13

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 Arkivsak: 07/44-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 5/07 10.01.2007 Kommunestyret 6/07 28.02.2007 VALG AV NYTT VARAMEDLEM TIL KONTROLLUTVALGET Forslag til vedtak: Som nytt 3. varamedlem til kontrollutvalget velges..... Hele kontrollutvalget velges på nytt med ovennnevnte varamedlem Saksopplysninger: Eli Voksø er flyttet fra Ski kommune og fratrer med det sine politiske verv, herunder 3. varamedlem for AP,SV,SP,V,KRF og PP til kontrollutvalget. Kommuneloven 77 med forskrift bestemmer at hele kontrollutvalget skal velges på nytt ved utskifting av enkeltmedlemmer. Rådmannen anbefaler derfor kommunestyret først å velge nytt varamedlem og deretter velge de samlede kontrollutvalg. Rådmannen minner om de begrensinger som følger av kommuneloven mht. valgbarhet til dette utvalget og vedlegger kopi av 77.2 ledd. Ski, 03.01.07 Unni Elisabeth Skaar rådmann Tove Næs rådgiver Vedlegg som følger saken: Oversikt over det nåværende kontrollutvalg Kommuneloven 77 Vedlegg som ligger i saksmappen: Formannskapets behandling 10.01.2007: Eirik Haugen (AP) fremmet følgende forslag: Som nytt 3. varamedlem til kontrollutvalget velges Inger-Lise Andresen. Enstemmig innstilling: Forslag til vedtak innstilles enstemmig Eirik Haugens forslag innstilles enstemmig. Side 14

Saksbehandler: Helge Vonheim Arknr.: 610 D Arkivsak: 07/294-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 11/07 14.02.2007 Kommunestyret 7/07 28.02.2007 OVERDRAGELSE AV KIRKELIGE EIENDOMMER Forslag til vedtak: Forslag datert 29.01. 2007 til avtale mellom Ski kommune og Ski kirkelige fellesrådom overføring av kirkelige eiendommer (/kirker og kirkegårder) til de enkelte sokn i Ski kommune vedtas for Ski kommunes vedkommende. Ordføreren gis fullmakt til å underskrive skjøter til de respektive sokn i samsvar med avtalen under pkt.1. Saksopplysninger: Det følger av kirkeloven og gravferdsloven at kirkene og kirkegårdene er soknets eiendom med mindre annet følger av særskilt rettsgrunnlag. I rundskriv fra Kultur- og kirkedepartementet datert 21.01. 2002 er det bl.a. skrevet følgende om eierforholdene til kirke og kirkegård. Hovedregegelen er som nevnt at det er soknet som er eier av en kirke eller kirkegård. Dette framgår nå direkte av henholdsvis kirkeloven og gravferdsloven. Også under tidligere lovgivning var det utrykkelig fastslått at kirkene var i soknets eie, men det var ikke sagt noe om kirkegårdene. Dette hang nok til dels sammen med at kirkegårdene tidligere so regel lå i direkte tilknytning til kirken og derfor ble ansett som en del av kirkeeiendommen. Som nevnt var det også tidligere lagt til grunn at et sokn kan stå som hjemmelshaver i grunnboken. Ved anmerkning av eiendomsretten til kirker og kirkegårder i grunnbøkene har praksis de fleste steder likevel vært at den enkelte kommune eller et kommunalt organ (som oftest kommunestyret) har blitt oppført som hjemmelshaver, til tross for at kommunen representerte soknet først og frems i kraft av å hansvar for soknets økonomi (være kirkekasse ). For å oppnå samsvar på dette punkt mellom loven og grunnbøkene må innføringen i grunnbøkene endres.. Det framgår nedenfor hvordan man går fram i dette arbeidet. Det følger direkte av lovenes bestemmelser at det må foreligge spesielle forhold eller positive holdepunkter før man kan legge til grunn at andre enn soknet, f.eks. kommunen, er eier. Det forhold at en kirke eller kirkegård er tinglyst med kommunen som hjemmelshaver er derfor ikke i seg selv et særskilt rettsgrunnlag som innebærer at soknet ikke er eier. Det heter i Ot. Prp. Nr. 64 (1994-95) på s. 57 at soknets eiendomsrett omfatter kirkebygget og hele den matrikulerte eiendom kirken står på. De fleste steder utgjør kirken og kirkegården sammen en naturlig avgrenset eiendom. Det vil normalt være denne eiendommen i sin helhet som tilhører soknet, og det vil her ikke være nødvendig å trekke noen grense mellom kirken og kirkegården. Saken har tidligere vært lagt fram for formannskap og kommunestyre for behandling. I møte 22.10.2003 vedtok Ski kommunestyre å utsette behandlingen av saken. Bakgrunnen for utsettelsen var uenighet mellom kommunen og fellesrådet om formuleringer vedrørende utbygging og avtalefestet bruksrett av kirkebyggene for ideelle lag og foreninger m.v. Fellesrådet ønsket også eiendomsrett til parkeringsplasser m.v. som ligger utenfor kirketomtene. De spørsmål det var uenighet om framgår av saksutreningen i sak 60/03 til Ski kommunestyret hvor det under vurderinger er skrevet følgende: Side 15

Som det går frem av saksutredningen foran, har det over tid vært en dialog mellom kommunen og soknene/fellesrådet ved kirkevergen om hvilke arealer knyttet til den enkelte kirkelige eiendommen som skal overdras. Til Fellesrådets vedtak vil rådmannen bemerke: Kråkstad kirke/kirkegård: Hele eiendommen gnr. 10, bnr. 87 med påstående bebyggelse slik grensedragningen på vedlagte kartutsnitt datert 07.12.01 viser -, føres over til Kråkstad sokn. Eiendommen utgjør 14.997,6 m 2. Parsellen gnr. 10, bnr. 93 kan ikke direkte sees å utgjøre en del av de kirkelige eiendommer, og holdes utenfor overdragelsen. Spørsmål i tilknytning til denne parsellen må løses separat. Ski gamle kirke/kirkegård: Avgrensningen av de areal som etter rådmannens mening skal overføres til soknet, går frem av kartutsnitt datert 07.12.01. Dette omfatter eiendommen gnr. 131, bnr. 10, som tidligere har fanget opp i seg bnr. 25 og 102. Eiendommen er på 55.844,1 m 2. Fellesrådet ønsker i tillegg overført til seg gnr. 131, bnr. 16 og 103. Parkeringsplassen gnr. 131, bnr. 16 øst for Ski gamle kirke administreres av teknisk sektor. I den grad teknisk sektor ikke skal nytte plassen til andre formål, står plassen åpen for offentligheten til bruk bl.a. ved besøk til kirke/gravplass, men også annen parkering for allmenheten, bl.a. ved besøk i det inntilliggende friarealet. Eiendommen utgjør ikke en del av kirkeeiendommen og kan ikke overdras. Parsellen gnr. 131, bnr. 103 er vist som adkomst til det bakenforliggende friarealet samt som adkomst til kirkegården og kirken. Friarealet, som er i privat eie, er flittig brukt av allmenheten for rekreasjon, og vil i fremtiden ytterligere bli lagt til rette for dette. Adkomsten utgjør ikke en del av de kirkelige eiendommer og kan ikke overdras. Ski nye kirke: Langhus kirke: Denne eiendommen, slik denne går frem av vedlagte kartutsnitt dagert 07.12.01, med påstående bebyggelse, har betegnelsen gnr. 136, bnr. 82. Fellesrådet har ikke merknader til dette. Fellesrådet ønsker i tillegg en tinglyst rett til (eksklusiv) bruk av parkeringsplassen mellom kirken og Vestvegen ved kirkelige handlinger og arrangementer. Parkeringsplassen utgjør en del av det offentlige avgiftsbelagte parkeringstilbudet vest for Ski stasjonsområde (innfartsparkeringen), og kan ikke klausuleres til bruk for en engere brukergruppe. Det antallet parkeringsplasser som ligger vest for jernbanen, må antas i rikelig mon å dekke opp det parkeringsbehovet soknet måtte ha. Langhus kirke ble bygget av Ski kommunen i 1975/76. Bygget ble ført opp på et tomteareal som kommunen eide, uten at det med dette var tatt avgjørelse om hvilken tomteavgrensning bygget skulle få ved den overdragelsen som nå skal finne sted. Kommunen har målt opp under eget bnr. 835 den delen av eiendommen gnr. 107, bnr. 99 som omfatter kirken og avgrenset 4 meter eller mer fra vegglivet. Inngangspartiet frem til vei er utvidet vesentlig mer enn dette. Eiendommen er på 2.138,4 m 2. Kartutsnitt, datert 07.12.03, er identisk med målebrevet. Hele det tidligere bnr. 99, som Fellesrådet ønsker å overta, er på ca. 5,7 da. Side 16

Rådmannen mener eiendommen bnr. 835 fanger naturlig opp det arealet som er nødvendig for soknets kirkelige eiendom. Rådmannen finner likevel å ville anbefale at hele den tidligere eiendommen bnr. 99 (nåværende bnr. 99 og 835) overføres fra kommunen til soknet, slik at soknet med dette vil få rommelige forhold både for driften av barnehagen i kirken og andre aktiviteter/tiltak i menigheten. Siggerud kirke/kirkegård: Siggerud menighetsråd har etter det som er opplyst i tidligere møte akseptert den grensedragningen rundt de kirkelige eiendommene på Siggerud som kartutsnitt datert 07.12.01, viser. Dette omfatter eiendommen gnr. 104, bnr. 2, som er på 14.193,1 m 2. I saksutredningen for Fellesrådet til dets møte 13.03.03, går det frem at Siggerud menighetsråd også ønsker å eie parkeringsplassen ved kirken. Denne parkeringsplassen går inn som del av gnr. 104, bnr. 1 og eies og drives av kommunen. Parkeringsplassen brukes av allmennheten både i friluftssammenheng, ved kirkelige samlinger og ved andre sammenkomster på Siggerud. Parkeringsplassen må ut fra en slik fellesbruk også i fortsettelsen eies av kommunen. Den inngår ikke som en naturlig del av de kirkelige eiendommer som skal overdras til soknet. Avtale om overdragelse av eiendommer benyttet til kirkelige formål: Kultur- og kirkedepartementet har i sitt rundskriv V-6/2002 B av 21.01.02 gitt en veileder i tilknytning til overføring av kirkelige eiendommer fra kommunen til de kirkelige fellesrådene. Som del av veilederen følger departementets forslag til avtale mellom de to partene som skal regulere denne overdragelsen. Ut fra lovteksten, nevnte veileder og senere avklarende samtaler man har hatt med departementet, skal avtalen inngås mellom kommunen og Fellesrådet, mens skjøte skal utstedes til det enkelte soknet med deres organisasjonsnummer. Kommunen har lagt departementets forslag til avtale uendret til grunn ved utarbeidelse av det forslaget til slik avtale som ble oversendt Fellesrådet ved kommunens brev av 28.02.02. Fellesrådet har hatt merknader særlig til pkt. 5 i avtaleutkastet, hvor den fremtidige bruken av kirken er berørt. Som det går frem av dette, fastsatte Kirkemøtet 15.11.91 regler for bruk av kirkebygg. Departementet har i tillegg anbefalt partene å ta inn i sin avtale at soknet har plikt til at lokale ideelle lag, foreninger og liknende kan benytte soknets lokaler til sin virksomhet mot dekning av faktiske utgifter, i den grad en slik bruk ikke kommer i konflikt med soknets egne aktiviteter og ikke virker støtende. Fellesrådet ønsker denne passusen tatt ut av avtalen. På henvendelse til departementet bekreftes det at departementet ser sin anbefalte tekst som sin innstilling til dette spørsmålet. Rådmannen vil anbefale at man opprettholder departementets forslag til pkt. 5. Vurdering: De formuleringer kommunen i utgangspunktet ønsket vedrørende utleie var i samsvar med departementets forslag i forannevnte rundskriv. For å få ryddet opp i saken slik at eiendomsforholdene blir i samsvar med gjelde rett har administrasjonen omarbeidet forslaget til avtale. Punktet/formuleringen om at eiendommen bare kan brukes til kirkelige formål er tatt ut. Det samme gjelder avtaleforslagene om rett for ideelle lag og foreninger til å kunne benytte lokalene og kostnadene for dette. Dermed blir det regler for bruk av kirken, fastsatt av kirkemøtet som vil regulere bruken av kirkene. Det er rimelig å anta at kirkemøtets regler om bruk av kirkene uansett vil bli lagt til grunn. Punkt 5 i avtaleforslaget om framtidig bruk av arealene er endret slik at aktuelle arealer eventuelt også kan benyttes til krematorium, seremonihus eller lignende. Side 17

Med hensyn til hvilke eiendommer som skal overføres, følger rådmannen departementets anbefaling om overføring av de matrikulerte kirkelige eiendommer i samsvar med forslaget i K-sak 60/03. Når det gjelder de øvrige eiendommer fellesrådet ønsker overført, kan ikke rådmannen tilrå dette. I denne forbindelse vises til det som er sitert foran fra rådmannens saksutredning i k-sak fra 60/03. Økonomiske konsekvenser: Eiendomsoverdragelsene i seg selv medfører ingen økonomiske konsekvenser for kommunen. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen Ski, 01.02. 2007 Unni Elisabeth Skaar rådmann Helge Vonheim kontorsjef Vedlegg som følger saken: a) Forslag av 29.01.07 til avtale m.tilhørende kartutsnitt datert 26.01. 2007 mellom Ski kommune og Ski kirkelige fellesråd. b) Rådmannens brev av 07.12.01 til Fellesrådet vedlagt kartutsnitt datert 07.12.01 med eiendomsavgrensning over kirker/kirkegårder i Kråkstad, Ski kirke, Ski nye kirke, Langhus kirke og Siggerud kirke. c) Saksutredning for Fellesrådet av 08.07.02 med utskrift av Fellesrådets vedtak i sak 10/03 av 13.03.03 og vedlagt Fellesrådets forslag til avtaletekst. d) Kirkedepartementets forslag til avtaletekst. Vedlegg som ligger i saksmappen: a) Kultur- og kirkedepartementets rundskriv V-6/2002 B av 21.01.2002. b) Utskrift møtebok Langhus menighetsråd 07.10.99 c) Utskrift møtebok Kråkstad menighetsråd 07.10.99 d Utskrift møtebok Ski menighetsråd 07.12.99 e) Rådmannens brev av 28.02.02. f) Rådmannens brev av 22.09.00 til Langhus,Kråkstad,Ski og Siggerud menighetsråd. g) Kirkevergens brev av 28.og 29.09.00 vedr. overdragelse Ski, Langhus og Kråkstad kirketomter/kirkegård. h) Kirkevergens brev av 16.11.01 vedr. fradeling tomt Ski og Langhus kirke. i) Målebrev og utkast skjøter vedr. kirkelige eiendommer Kråkstad, Ski, Langhus og Sigge rud. k) Saksframstillingen i K-sak 60/03 Formannskapets behandling 14.02.2007: Innstilling: Forslag til vedtak innstilles med 9 mot 2 stemmer (1SV, 1AP). Side 18

Saksbehandler: May Britt Christoffersen Arknr.: 570 Arkivsak: 07/347-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 13/07 14.02.2007 Kommunestyret 8/07 28.02.2007 TJENESTEPENSJONSORDNINGEN I SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: 1. Det skal innen 01.11.07 fremmes sak om anbud på tjenestepensjonsordingen som vurderer virkningen av endringer i lovverket og øvrige konsekvenser for kommunen. 2. Det oppnevnes følgende saksordfører: Saksopplysninger: Ski kommune vurderte høsten 2002 om tjenestepensjonsordningen skulle legges ut på anbud, men besluttet å ikke gjøre dette på daværende tidspunkt. Saken var oppe til ny behandling 21.09.05. I Formannskapets behandling av saken, nr. 05/01681-010, ble det vedtatt at spørsmål om anbud utsettes til følgende er på plass: 1. Nye lover og forskrifter 2. KS s tilbudsmal 3. Kommunens kompetanse på området Forskrift om offentlige anskaffelser trådte i kraft 01.01.07, Pensjonskontoret i KS har utarbeidet mal for konkurransegrunnlag til benyttelse ved innkjøp av kommunal tjenestepensjonsordning, samt en innkjøpsveileder. Pensjonskontoret har planer om å revidere veilederen i løpet av 2007. I lov om forsikringsformidling av 10. juni 2005 er det foreslått endringer som kan få konsekvenser for prosessen. Lovforslaget inneholder blant annet bestemmelser om å fjerne provisjonen som forsikringsmeglerne mottar hos enkelte av forsikringsselskapene. Endringene forventes å tre i kraft i løpet av 2007. I tillegg er det foreslått endringer i lov om forsikringsvirksomhet av 10. juni 1988 som får betydning for kommunenes tjenestepensjonsordning. Endringsforslaget forventes å tre i kraft 01.01.2008 Anbudsprosessen Ski kommune har i dag sin tjenestepensjonsordning i KLP. Det foreligger foreløpig ingen plikt til å si opp avtalen. Det er opp til den enkelte kommune hvorvidt de ønsker å videreføre eksisterende ordning og eventuelt hvor lenge. Velger derimot kommunen å si opp avtalen må ny avtale inngås ihht lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Før man igangsetter en anbudskonkurranse er det viktig at det vurderes hvorvidt dette er hensiktsmessig for kommunen, blant annet basert på andre kommuners erfaring og de endringene som er forslått i lovgivningen på forsikringsområdet. Dette fremmes egen sak om dette innen 1.11.07. Side 19

Arbeidet med å legge tjenestepensjonen ut på anbud er svært krevende og omfatter store økonomiske verdier. Det kreves følgelig inngående kompetanse og lang saksbehandlingstid. Kommunen har opparbeidet noe kompetanse innen forsikring. Kapasiteten er dog begrenset da en stor andel av ressursene er bundet opp til vårens prosjekt Helhetlig styring. Rådmannen foreslår på denne bakgrunn at arbeidet med å vurdere hvorvidt Ski kommune skal konkurranseutsette sin tjenestepensjonsordning igangsettes på sensommeren 2007. Rådmannen anser at kommunen da har tilstrekkelig tid til å gjennomføre en slik evaluering. En eventuell anbudsprosess bør gjennomføres våren 2008, med iverksettelse av en eventuelt ny pensjonsforsikring fra og med 01.01.09. Vurdering: Kort om pensjonsforsikring Pensjonsforsikring er langsiktig sparing. Sparingen skal sikre løpende og tilstrekkelig fondsdekning for de ansattes pensjonsrettigheter, og det er forsikringstakeren (kommunen) selv som sitter med det samlede ansvaret for å dekke de ansattes krav på pensjonsytelser i henhold til enhver tid gjeldende Hovedtariffavtale (HTA). For kommunen ligger derfor utfordringen i å bygge opp tilstrekkelige fond til å ha dekning for forpliktelsene. Det er i den forbindelse viktig å merke seg at det blir feil å legge for stor vekt på lave kortsiktige premieinnbetalinger. Lave premieinnbetalinger kan medføre at fondsoppbyggingen blir for liten og at kommunen, som følge av dette vil få større kostnader i fremtiden. Dette gjelder med mindre noen pensjonsleverandører kan vise til lavere kostnader, bedre drift eller til bedre avkastning på kapitalen over tid. Ingen pensjonsleverandører kan si noe om hvordan fremtiden vil bli, men de kan vise til historiske tall. Det som til slutt vil bli avgjørende for hvem som er beste pensjonsleverandør, er blant annet utviklingen innenfor følgende områder: administrasjonskostnader avkastning på forvaltningen kundefellesskapet (utjevningsordningen i forhold til AFP) egne HMS-tiltak for å redusere blant annet sykefravær og pensjonsuttak Plan for gjennomføringen av anbudsprosessen Første del av prosessen Å gjennomføre en anbudskonkurranse på tjenestepensjonsforsikringen er som nevnt en svært krevende prosess. Det bør leies inn ekstern bistand til utarbeidelse av konkurransegrunnlag og til vurdering av innkomne tilbud. Det bør videre oppnevnes en saksordfører som kan følge hele prosessen. Egen sak hvor det tas endelig stilling til om tjenestepensjonsordningen skal ut på anbud, fremlegges kommunestyret i januar måned 2008. I perioden januar til april utarbeides konkurransegrunnlaget i samarbeid med et eksternt konsulentselskap, og kunngjøringen av konkurransen kan så gjøres i april 2008. Anbudsprosessen fra kunngjøringstidspunktet Kunngjøring. For tjenestekontrakter vedrørende prioriterte tjenester hvor den anslåtte totale kontraktsverdi overstiger EØS-terskelverdien (kr 1,7 millioner kroner ekskl. mva) kommer forskrift om offentlige anskaffelser til anvendelse. Konkurransen skal kunngjøres i Doffindatabasen (Norge) samt TED-databasen (EU), jf forskriftens 18-1 Side 20