Protokoll fra ordinær generalforsamling i Manglerudhøgda Borettslag Møtedato: 20.05.2014 Møtetidspunkt: 18.00 Møtested: Til stede: Samlingssalen, Manglerud skole 44 andelseiere, 1 representert ved fullmakt, totalt 45 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Camilla Svoren. Møtet ble åpnet av Thor Linell 1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Tor Kjetil Dedekam Pederssen foreslått. B Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene (og eventuelt fullmakter) som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en andelseier til å underskrive protokollen Som referent ble Camilla Svoren foreslått, og til å signere protokollen ble Bernt Bratlie og May-Brit Hunnestad foreslått. D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. - 2 Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2013 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2013 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 3 Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 120 000. Vedtak: Vedtatt.
4 Behandling av innkomne forslag og saker A STØRRE VERANDAER I FIREMANNSBOLIGENE Fra verandakomité/styret: Etter generalforsamling 2013 ble det dannet en verandakomité som skulle utrede forskjellige forslag til utbygging av veranda. Ut fra et møte og tilbakemeldinger fra eiere av firemannsboligene sitter komiteen igjen med tre forslag som det kan stemmes over. I den sammenheng trenger komitéen at styret får fullmakt av generalforsamlingen, til å engasjere entreprenør for å tegne og spesifisere det tilbudet som blir stemt frem. Videre må styret få fullmakt til å søke Plan og bygg om utbyggingen, med en forenklet søknad vedrørende endringen av veranda. Videre prosess: Verandakomité definerer 3 alternativer med kostnadsoverslag til styret. Styret avholder avstemning blant beboerne i firemannsboligene. Styret engasjerer entreprenør for å danne tegningsunderlag for søknad. Styret søker plan og bygg med forenklet byggesøknad. Beboere som ønsker utbygning går selv ut og innhenter pris med tegningsunderlag fra prosessen, ved enighet i bolig (1 og 2 etasje). Forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å standardisere veranda i firemannsboligene. Styret får fullmakt til å benytte entreprenør for å danne teknisk underlag for bygging av utvidet veranda i firemannsboligene Styret får fullmakt til å styre søknadsprosessen og søke Plan- og bygningsetaten med en forenklet byggesøknad. Styret ønsker i tillegg følgende prinsipper for fremtidig utbygging av verandaer: Nye verandaer skal ha en enhetlig utforming, det vil si at det skal utarbeides tegninger for én type veranda. Dette koordineres med utredningen av en mulighetsstudie (som pågår nå) i regi av rehabiliteringsprosjektet. Utbygging skal skje i regi av borettslaget. Dette for å sikre klare ansvarsforhold i fremtiden. Utbygging av første og andre etasje skal skje samtidig. I forbindelse med kommende rehabilitering bør det stemmes over hvorvidt alle verandaer skal bygges ut samtidig. Dersom utbygging skjer samtidig med rehabilitering, kan dette finansieres av borettslaget gjennom differensiert fellesgjeld. Ingen utbygging før rehabiliteringsprosjektet er i gang. Vedtak: Enstemmig vedtatt.
B MONTERING OG BRUK AV VARMEPUMPER Med utgangspunkt i vedtak fra ordinær generalforsamling i 2013 fremmer styret følgende forslag til; REGLER FOR INSTALLASJON AV VARMEPUMPE LUFT/LUFT I MANGLERUDHØGDA BORETTSLAG 1. Søknad til styret før installasjon Før installasjon skal leverandøren gjennomføre en befaring hjemme hos beboer, hvor leverandøren av varmepumpen skal komme med en anbefaling for plassering av utedel og hvilken type pumpe som bør velges. Søknad om installasjon basert på informasjon fra leverandør sendes styret. Installasjon kan ikke påbegynnes før styret har godkjent søknaden. Søknaden skal inneholde forslag til plassering, angivelse av type varmepumpe og beregnet utvendig lydnivå. 2. Spesifikasjon av varmepumpe, plassering, bruk mv. Det må velges en varmepumpe tilpasset norske forhold med et akseptabelt lydnivå ute. Varmepumpen må ikke avgi mer enn 50 db(a) støy. Det er viktig at varmepumpen blir dimensjonert i forhold til leilighetens areal. Varmepumpens utedel skal i utgangspunktet monteres på grunnmur for å redusere mulig støy. Varmepumpen må aldri monteres direkte på trevegg som deles med naboleilighet. Utedel bør monteres lengst mulig fra soveromsvindu og alltid minst ½ meter over bakken. Utedelen må plasseres slik at det ikke oppstår problemer i forbindelse med avrenning av kondensvann, eventuelt kondensvann må ledes bort. Eventuelle avløpsrør må frostsikres med selvregulerende varmekabel. Alle rør på yttervegg skal legges i rørkanaler. Det bør vurderes om det skal monteres et varmepumpehus over utedelen for å skjule denne. Beboer bør senke temperaturen om natten og når han/hun er borte for å ta hensyn til naboer. 3. Installasjon og service Installasjon må kun gjøres av fagfolk sertifisert av Norsk Varmepumpeforening eller en norsk importør. Montørens installatørbevis må kunne fremvises. Installatør og firma skal være F-gass sertifisert. Både kjøp og installasjon skal gjøres av samme firma for å forenkle prosessen ved eventuelle feil. Varmepumpen skal være levert av en forhandler som godkjent av Norsk Varmepumpeforening (NOVAPgodkjent forhandler). Forhandler må bekrefte å ha tilgang på reservedeler og eget serviceapparat. Det må tegnes en serviceavtale som sikrer jevnlig ettersyn og vedlikehold med ca 2 års intervall.
4. Vedlikehold, fjerning, salg av andel mv. Beboer er ansvarlig for vedlikeholdskostnader. Hvis varmepumpen fjernes, skal eventuelle inngrep på bygning utbedres av beboer. Ved salg av boligen er beboer forpliktet til å videreformidle informasjonen i denne avtale til kjøper. Ved reparasjoner eller vedlikehold må beboer selv bekoste evt. demontering og remontering av varmepumpen. 5. Brudd på avtalen Ved brudd på denne avtalen kan styret vedta fjerning av varmepumpen for beboers regning. Forslag til vedtak: Styret anbefaler at reglene for installasjon av varmepumpe vedtas av generalforsamlingen. Styret anbefaler ikke montering av varmepumpe nå i forkant av et større rehabiliterings-prosjekt. De beboerne som likevel velger å montere varmepumpe nå må selv bekoste demontering og remontering i forbindelse med rehabiliteringsprosjektet. Dette arbeidet skal utføre av sertifisert installatør, jfr. borettslagets regler for installasjon av varmepumpe. Dersom forslaget vedtas vil reglene bli innlemmet i husordensreglene eller vedtektene på neste generalforsamling, og setningen om varmepumper i husordensreglenes punkt 2.2.2 fjernes. Tekst i kursiv i forrige avsnitt ble lagt til. Vedtak: Enstemmig vedtatt. C FORSLAG OM UTBYGGING AV REKKEHUS, PLOGVEIEN 32A Fra Axel Wolf, Plogveien 32A: «Herved søkes om å få godkjenning av utbygningen av rekkehus, Plogveien 32A. Søkeren ønsker å bygge takterrasse og en halv etasje til og henviser til tegninger utført av arkitekt Erik Danielsen. Etter et møte har det blitt søkt om godkjenning i plan og bygningsetaten, dette på individuelt plan. Nabovarsel har blitt sent til Oslo kommune og Manglerudhøgda borettslag. Det har ikke kommet noen tilbakemelding enda, men ved en positiv respons har avgjørelsen relevans for hele borettslaget. Søkeren påpeker at utbyggingen er byggeteknisk enkel og dermed kostnadsgunstig og kan dermed bidra til verdiøkningen av rekkehusene. Men på dette tidspunkt foreligger ingen konkrete kostnadsberegninger. Arkitekten tegnet også en mulig utforming for flere rekkehus. Tegningene gir en ide om utbygningen, men må ikke være endelige i forhold til eventuelle fasademessige forbehold av borettslaget. Ved godkjenning kunne en eventuell utbygging samkjøres med den påventende tak- og fasaderehabilitering av borettslaget, særlig hvis flere av borettslagets medlemmer kunne være interessert. Tegninger og annet relevant dokumentasjon ettersendes. Ved ytterlige spørsmål kan arkitekten gi svar.»
Styrets kommentar: Det er flere forhold rundt søknaden som er usikre og trenger avklaring: - reguleringsplan - byantikvaren - bygningenes konstruksjon, tåler de vekten? - grunnforhold - enkeltvis utbygging, eller hele rekken? - fremtidig rehabilitering Forslag til vedtak: Styret foreslår at generalforsamlingen tar stilling til følgende to alternativer: 1) Ja, generalforsamlingen er positiv og det foreslås videre utredning. Dette kooridneres med rehabiliteringsprosjektets mulighetsstudie. 2) Nei, det er ikke ønskelig å bygge ut rekkehusene i høyden. Benkeforslag: Forslag til vedtak nr 1 slik det står, men inklusive firemannsboligene i tillegg. Vedtak: Benkeforslag vedtatt. 28 stemmer for og 8 stemmer mot D VINDUER I MELLOMBYGNINGENE/INNGANGSPARTIENE I 4-MANNSBOLIGENE Fra Lars Flø, Plogveien 95: For noen år tilbake ble inngangsdørene samt vinduene ved siden av dørene i disse boligene skiftet. Imidlertid er vinduene så vel midt oppe i trappene samt i 2. etasje fortsatt enkle vinduer uten isolasjon. Om vinteren er disse mellombygningene meget kalde og det legger seg rim /is på innsiden av vinduene. Det er på samme måte høyst uklart om veggene i disse mellompartiene i det hele tatt er isolert da det ikke virker slik. Dersom borettslaget har en prioritert plan for utbedringer, bør dette forholdet havne høyt oppe på listen sammenlignet med andre utbedringer. Slik det nå er, er dette ikke særlig energiøkonomiserende. Jeg har ikke noe prisoverslag for dette, men det skulle ikke være noen stor sak å få satt opp dette. Styrets innstilling: Tilsvarende forslag ble behandlet for tre år siden. Det foreligger ikke noe estimat, men det ble i 2011 antatt at kostnadene ved utskifting av vinduer ville beløpe seg til 250-300. Styret anbefaler at dette utsettes til, og gjøres i sammenheng med, en kommende rehabilitering av yttervegger og vinduer. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig vedtatt
E FORSLAG FRA STYRET OM UTSKIFTING AV BJØRKETRÆR PÅ ØSTSIDEN AV PLOGVEIEN Den tidligere bjørkerekken i Plogveien fremstår i dag både mangelfull og «hullete». Det er allerede fjernet trær og de som står igjen er store. Det har vært ytret ønske fra flere beboere om at trærne fjernes og eventuelt erstattes. Dette begrunnes blant annet med at de skygger for sol, produserer mye avfall og at bjørketrær er en allergiplage for mange. Forslag til vedtak: Resterende trær fjernes. Hvis beboerne ønsker å erstatte trærne gjøres dette ved at ett hus sender inn en forespørsel til styret. Styret vil da plante trær som er mere egnet, for eksempel en type prydtre som ikke blir så høyt. Benkeforslag fremmet av Morten Pettersen: Resterende trær fjernes. Trerekken erstattes av nye trær som er mer egnet. Dette vil være trær som er lavere og som lar seg beskjære. Vedtak: Benkeforslag vedtatt mot 4 stemmer. - 5 Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år, ble Thor Linell foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Bengt Øverjordet foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Jannicke Feilberg-Jacobsen foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Hanne Christine Haugen foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble Frode Alfnes foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Andreas Nordstrøm foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Arve Søreide foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Jannicke Ståhl foreslått. D Som representant i valgkomitéen for 1 år, ble Lars Almäsbakk, Jorid Tyldum, og Kjersti Holtet foreslått. E Som delegert med varadelegert for OBOS medlemslag til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Thor Linell Varadelegert Knut-Eirik Mejlbo - Møtet ble hevet kl.: 19:40. Protokollen signeres av møteleder Tor Kjetil Dedekam Pederssen /s/ protokollvitne Bernt Bratlie /s/ referent Camilla Svoren /s/ protokollvitne May-Brit Hunnestad /s/
Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Thor Linell Plogveien 61 A 2014-2016 Nestleder Jannicke Feilberg-Jacobsen Plogveien 77 B 2014-2016 Styremedlem Knut-Eirik Mejlbo Plogveien 59 A 2013-2015 Styremedlem Bengt Øverjordet Plogveien 70 2014-2016 Styremedlem Hanne Christine Haugen Plogveien 81 B 2014-2015 Oslo den 20.05.2014