Fellesnemnda Lardal og Larvik Innkalling Saksliste nr: 4/16 Møtested: Møterom Larvik, Romberggt. 4 Møtedato: 12.05.2016 Tidspunkt: Kl 18:00-19:00 Forfall meldes på telefon 33 17 16 21 til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 026/16 Godkjenning av kravspesifikasjon for prosjektleder 027/16 Eventuelt Larvik den 6. mai 2016 Knut Olav Omholt utvalgsleder Ordfører Lardal 1
2
ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE - 002 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 005/16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal 12.05.2016 026/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 12.05.2016 GODKJENNING AV KRAVSPESIFIKASJON FOR PROSJEKTLEDER RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Vedlagte forslag fra redaksjonsgruppen til kravspesifikasjon for prosjektleder godkjennes. SAKSBEHANDLER: Ass. rådmann Jan Arvid Kristengård SAMMENDRAG: Fellesnemnda vedtok i sak 019/16 at redaksjonsgruppen skulle bearbeide kravspesifikasjonen i forhold til arbeidsoppgaver som berører rådmennenes ansvars- og myndighetsoppgaver, og at nytt forslag skulle forelegges Fellesnemnda straks redaksjonsgruppen hadde et justert forslag klart. Justert kravspesifikasjon fremmes som bestilt i denne saken. HANDLINGSROM: Vedtak i Fellesnemnda sak 019/16: 1. Redaksjonsgruppens forslag støttes i intensjon, men bes bearbeidet ytterligere i forhold til arbeidsoppgaver som berører rådmennenes ansvars- og myndighetsoppgaver. Kompetanse innhentes for å belyse disse forhold. 2. Det sammenkalles til ekstraordinært møte i Fellesnemnda når utlysningsteksten er klar. FAKTISKE OPPLYSNINGER: 3
Fellesnemnda behandlet kravspesifikasjon for prosjektleder i sak 19, i møte 24. april 2016. Fellesnemdas vedtak framgår av «handlingsrom» for denne saken. Redaksjonsgruppen har etter vedtaket 24. april justert sitt forslag til kravspesifikasjon, og fremmer dette til godkjenning i denne saken. I innledende del av møtet i redaksjonsgruppen 2. mai deltok assisterende rådmann og kommuneadvokaten, og ga innspill til videre arbeide opp mot vedtaket i Fellesnemnda. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Saken har ikke økonomisk konsekvenser, men oppfølgende prosess med rekruttering av prosjektleder jfr. det vedtak som treffes gir økonomisk konsekvenser. Disse konsekvensene er knyttet til valg hva gjelder rekruttering, som omfang av annonsering, bruk av rekrutteringsbyrå etc. I tillegg kommer beslutninger i selve ansettelsen hva gjelder lønnsbetingelser og eventuelt andre betingelser. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Fra rådmann i Larvik kommune; I tillegg til å vedta kravspesifikasjon for prosjektleder, bør Fellesnemnda fastlegge prosess med tilhørende myndighet for oppfølging av vedtaket: Spørsmål som må avklares; Hvem følger opp videre? (Rekrutteringsutvalget?). Skal det brukes byrå i rekrutteringsprosessen? (Behov for faglig bistand?) I hvilken organisasjon skal ansettelsen forankres? (Søknader, arbeidsgivertilknytning, dokumentarkiv, etc.) Lønnsfastsettelse, andre vilkår? (Hvem har myndighet til å beslutte dette i ansettelsesprosessen?) Rådmannen påpeker også at Fellesnemnda bør klargjøre for prosjektleder om det blir endring eller ikke i ansvar og myndighet når rådmann for ny kommune er avklart og «er på plass» i en av de to kommunene. Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID 06.05.2016 endeligversjon fra redaksjonsgruppa, prosjektleder 1160778 4
LARVIK OG LARDAL SKAL BLI EN NY KOMMUNE Larvik og Lardal kommune har vedtatt å bli en ny kommune fra 1.1.2018. Den nye kommunen vil bli den største i Vestfold fylke med et areal på 806 km², 46.000 innbyggere og med til sammen 3400 kommunalt ansatte. Larvik og Lardal har et solid næringsliv, et omfattende tilbud innen kultur, friluftsliv og rekreasjon. Den nye kommunen vil særlig satse på kunnskap og utdanning. Nye Larvik kommune vil få et felles kommunesenter i Larvik by. PROSJEKTLEDER - KOMMUNESAMMENSLÅING Til å lede prosjektet og arbeidet med å slå sammen de to kommunene Larvik og Lardal, søkes en prosjektleder for midlertidig ansettelse. Ansettelsen varer i utgangspunktet frem til 1.1.2018, og en snarlig tiltredelse er ønskelig. Prosjektlederen vil rapportere til Fellesnemnda og innstille i saker som skal til behandling i nemda. Fellesnemda består av representanter fra kommunestyrene i Larvik og Lardal. De to kommunene skal frem til 1. januar 2018 ledes politisk av hvert sitt kommunestyre, og administrativt av hver sin rådmann. Prosjektleder har ansvar for å forberede den nye kommunen, og et godt samarbeid med de to rådmennene blir sentralt. Arbeidsoppgavene vil spenne over et bredt område og vil bl.a. være: Lage et forslag til en prosjektorganisasjon med tilhørende budsjett. Så tidlig som mulig avklare politisk og administrativ organisering i den nye kommunen. Avklare HR-spørsmål. Forberede og avklare endringer i eierskap i de to kommunene. Få oversikt over avtaler som berøres av sammenslåingen. Forberede og avklare plangrunnlaget for den nye kommunen. Å sørge for at arkiver avsluttes og klargjøring et at nytt felles arkiv. Kartlegge likhet og ulikhet i tjenestetilbudet, og fastlegge kvalitetsnorm for den nye kommunen. Fastlegge politisk styrings- og rapporteringssystem for den nye kommunen. Fastlegge innholdet i et administrativt kvalitetssystem for den nye kommunen. Følge opp vedtatt kommunikasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen Vi mener denne utfordringen og stillingen vil passe spesielt godt for deg med: Høyere relevant utdannelse og personlig egnethet for oppgaven. God kjennskap til omstilling og fusjonering av virksomheter. Kjennskap til offentlig virksomhet, fortrinnsvis fra en større enhet/kommune. Høy personlig integritet og dokumentert evne til fremdrift i endringsprosesser. Gode kommunikasjonsegenskaper 5
Evner til å samarbeide med tillitsvalgte og ansatte, og kjennskap til trepartssamarbeid Vi tror denne stillingen passer godt for deg som vil være med å skape en ny og spennende kommune. Det er viktig med uavhengighet til de to kommunene. Noe reisevirksomhet med egen bil må påregnes, og vil bli godtgjort etter statens satser. Vi kan tilby konkurransedyktig lønn på rådmannsnivå etter nærmere avtale. Har du ytterligere spørsmål om stillingen, ber vi deg kontakte leder av Fellesnemnda, ordfører Knut Olav Omholt, knut.olav.omholt@lardal.kommune.no eller nestleder av Fellesnemnda, ordfører Rune Høiseth, rune.hoiseth@larvik.kommune.no. I samsvar med offentlighetsloven 25 gjør vi oppmerksom på at oversikt over søkerne kan offentliggjøres, selv om det er bedt om konfidensiell behandling. Søkere vil i tilfelle bli forhåndsvarslet om dette. Vi ber om at søknad med................. er oss i hende innen xx.cc.2016. 6
ArkivsakID.: 16/4056 Arkivkode: FE - 033 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 027/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 12.05.2016 EVENTUELT SAKSBEHANDLER: Sekretær Lise Dybdahl 7