Kurs Legen som arbeidsgiver allmennleger 2014. Når man ansetter hjelpepersonell i en solopraksis eller ansetter hjelpepersonell ved et legesenter blir man arbeidsgiver, med en rekke ansvarsområder og en rekke forpliktelser. Dette er en kort gjennomgang av formalia rundt ansettelsen og også arbeidsområdet personal. Følgende hovedpunkt gjennomgåes : - Personalansvar - Ansettelsesavtaler - Taushetserklæring - Lønns- og ansiennitetsplassering - Formell registrering - Forsikringsordninger - Arbeidsinstruks - Lønnsjusteringer - Medarbeidersamtaler - Konflikter - Oppsigelser
Personalansvar : Dette er gjerne et fagfelt helt på siden av legens faginteresse og også gjerne kompetanse. Når en starter opp eksempelvis i en solopraksis, gjerne ved at man kjøper en igangværende praksis, følger det gjerne med en ansatt og man er plutselig blitt arbeidsgiver og innehar personalansvar. I et legesenter er det ofte slik at ansvarsområdene går på omgang mellom deltakerne, gjerne delt opp i feltene : økonomi, personal, fag, edb. Da får man gjerne dette ansvaret i fanget uten å ha nødvendig lyst, interesse eller kompetanse. Personalansvar kan ikke enkelt beskrives med få ord, men hoved ingressen er å ivareta selskapets kanskje aller viktigste resurs, nemlig de ansatte på en god måte. Det er et sett med lover og regler man må forholde seg til og del formalia som skal være på plass. Som arbeidsgiver har man styringsrett men dette må ikke misbrukes. Nedenfor følger en gjennomgang av de viktigste deler av et ansettelsesforhold. Søk bistand og råd når det er nødvendig og da før det blir et uoverstigelig problem. På Legeforeningen sine hjemmesider, finnes det en god dreiebok under punktet Legen som arbeidsgiver, se : http://legeforeningen.no/emner/andre-emner/ledelse/legen-som-arbeidsgiver/ Her er det enkeltpunkter med tips og råd samt også gode avtalemaler. Legeforeningen sine jurister har også god kompetanse innen dette feltet. Videre bør regnskapsfører ha en viss kompetanse innen dette fagområdet, slik at regnskapsfører kan benyttes som en god samtalepartner. Det er en del felt utover det strengt formelle som man også skal ha et bevist forhold til. Overfor den eller de ansatte er det viktig å ha regler på velferdspermisjoner, personalgoder, egenmeldingsrutiner og også dette som går på sykemeldinger. Skal bedriften forskuttere sykepenger til den ansatte etter arbeidsgiverperioden og så kreve refusjon fra NAV, eller skal den ansatte rette kravet mot NAV selv. Hvilken praksis skal man ha når det gjelder dager før høytidsdager, skal kontoret for eksempel være stengt julaften og nyttårsaften eller skal det være redusert åpningstid. Ferieavvikling bør også ha fokus slik at de ansatte vet hvordan dette praktiseres og det må også avklares hvordan feriepengene skal beregnes, har man krav på fem uker ferie eller har man krav på fire uker og en dag. Er det felles ferie ved bedriften eller avvikles dette etter tur. Når skal da i så fall de ansatte komme med sine ferieønsker. Det å være bevist på dette og ikke minst gi tydelig informasjon til ansatte vil være av stor betydning. Et siste råd er å være tilgjengelig som sjef, være en samtalepartner ikke bare i en medarbeidersamtale, men også i det daglige.
Ansettelsesavtaler : Det er viktig å inngå skriftlige arbeidsavtaler. Dette regulerer både de formelle sakene som prøvetid, arbeidstid, lønnsfastsettelse, lønnsregulering, ferieavvikling og ved behov også oppsigelsesfrister. En god mal finnes på Legeforeningen sine hjemmesider : http://legeforeningen.no/emner/andre-emner/ledelse/legen-som-arbeidsgiver/avtalemaler/ Enten legen er solopraktiker eller har personalansvar ved et legesenter, er det en god regel å lage en egen perm der personalopplysninger blir arkivert. Ansettelsesavtalen er det første dokumentet som naturlig hører inn her. Det er også greit gjennom avtalene å regulere forhold som hvilke regler og rutiner som skal gjelde. Dette gjelder for eksempel velferdspermisjoner, personalgoder, egenmeldingsrutiner. Taushetserklæringer : Det er viktig at taushetserklæring blir signert av den ansatte. Helsepersonelloven inneholder regler om taushet og Legeforeningens mal for ansettelsesavtale inneholder et eget avsnitt om dette. Se kapittel 5, 21 til 29 i loven. Dersom man bruker en annen mal enn Legeforeningen sin, bør man sørge for å ha enten et eget avsnitt om taushet eller at det utarbeides et eget dokument vedrørende dette. Lønns- og ansiennitetsplassering : Ved en nyansettelse er det viktig å kartlegge ansattes erfaring og hvilken ansiennitet som skal legges til grunn. Dette vil normalt påvirke hvilken lønn som skal fastsettes. Dersom man velger å stå helt utenfor regulativ og normer for lønn, så betyr ikke selve fastsetting av ansiennitet noe, men det kan være greit å ha det med. Lønnsplassering må en ta stilling til ved ansettelsen. Skal man velge lønn helt fritt eller skal man se på hva fagforbundene har i sine overenskomster. Er den ansatte organisert eller dersom man som arbeidsgiver har inngått en tariffavtale, gir plassering seg selv. Det er viktig å tenke gjennom konsekvensene ved en lønnsplassering. Vil dette avvike i forhold til andre ansatte ved kontoret, vil det avvike i stor grad fra andre kolleger i samme by / sted. Skal det være en lønn i prøveperioden og så en ny lønn ved fast ansettelse. Dette bør man ha vurdert på forhånd. Stillingsstørrelse må en ha vurdert og man må også vurdere om det er annet som er spesielt. Er det et krav om at den ansatte skal ta ferie synkront med legen så må dette inn i avtale.
Formell registrering : Når man endelig har ansatt en arbeidstaker må en foreta en formell registrering. Dersom man tidligere ikke har vært arbeidsgiver må en registrere seg i NAV-systemet som arbeidsgiver og man må inn i Skatteoppkreverkontoret sine register over arbeidsgivere. Den ansatte skal registreres i arbeidstakerregisteret ( AA-registeret ) Det kommer en helt ny ordning fra neste år som går under betegnelsen Edag, elektronisk dialog med arbeidsgiver. Se link : https://www.nav.no/arbeid/arbeidsgiver/nav+aa-registeret/edag Det kreves også at man er registrert i Brønnøysundregistrene med eget enhetsnummer. Forsikringsordninger : Alle ansatte skal være inkludert i en ordning med yrkesskade. Videre skal alle ansatte være innmeldt i en obligatorisk tjenestepensjons ordning OTP. Dette gjelder i foretak som : - minst en arbeidstaker uten eierinteresser som har en lønn og arbeidstid som utgjør 75 % eller mer av full stilling - eller har minst to ansatte der begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 % eller mer av full stilling. - eller har personer som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 % eller mer av full stilling og som til sammen utfører minst to årsverk. I en OTP-ordning er det flere alternative løsninger, men som et minimum må arbeidsgiver betale inn 2 % av lønn som ligger mellom 1 og 12 ganger Folketrygdens grunnbeløp. Så kan ordningen bygges videre med at den ansatte selv betaler inn ( trekkes i lønn ) for ytterligere 2 % til alderspensjon og man kan også legge inn 1 % til uføredekning. Dersom det er ansatt sykepleier er det aktuelt med en utvidet pensjonsordning gjennom Sykepleierforbundet / KLP. Det samme gjelder dersom man for eksempel har privatisert et tidligere kommunalt legesenter der de ansatte har hatt ordninger i KLP. Dette må vurderes spesielt i hvert enkelt tilfelle. Nye regler fra 2014 : -De nye tjenestepensjonsordningene det åpnes opp for fra 1. januar 2014, er et supplement for alderspensjon til dagens ytelsesordninger og innskuddsordninger. Det er viktig at rammeverket for innskuddsordningene tilpasses rammene for det nye produktet, slik at de kan bli like gode som de nye ordningene. Vi har derfor valgt å heve rammen for hvor mye foretakene kan betale inn til innskuddsordningene vesentlig, sier finansminister Siv Jensen. Hittil har bedrifter med innskuddsordninger kunnet betale inntil 5 prosent av lønn fra 1 G og opp til 6 ganger grunnbeløpet i folketrygden (G = 85 245 kroner), og inntil 8 prosent av den del av lønnen som ligger mellom 6 G og 12 G. I innskuddspensjonsloven er innslagspunktet for når bedriftene kan betale høyere innskudd i prosent av lønn det såkalte knekkpunktet endret fra 6 til 7,1 G.
De maksimale innskuddssatsene i innskuddsordningene øker fra nyttår til 7 prosent av all lønn opp til 12 G. I tillegg får bedriftene adgang til å betale et ytterligere innskudd på 18,1 prosent av lønn mellom 7,1 og 12 G. I den nye tjenestepensjonsordningen skal det betales innskudd fra første lønnskrone. I dagens innskuddsordning skal det ikke betales innskudd for den del av lønnen som er under 1 G. Fra nyttår blir det imidlertid adgang til å betale innskudd fra første lønnskrone i innskuddsordninger. Etter lov om obligatorisk tjenestepensjon vil minstekravet til ordningen fortsatt være at innskuddet skal utgjøre 2 prosent av lønn mellom 1 og 12 G. Disse endringene for innskuddspensjonsordningen vil sammen med de høyere maksimale innskuddssatsene gjøre innskuddsordninger bedre tilpasset ny folketrygd og åpne for at ansatte med innskuddspensjon skal kunne få om lag samme nivå på alderspensjonsutbetalingene som ansatte i bedrifter som velger det nye pensjonsproduktet. Med de nye innskuddssatsene kan bedriftene også i innskuddsordninger sikte på alderspensjonsutbetalinger, inklusive alderspensjonen fra folketrygden, på om lag 66 prosent av lønn. For å lette tilpasningen får bedrifter med innskuddsordning tre år på seg til å endre knekkpunktet fra 6 til 7,1 G. Endringene åpner for vesentlig høyere innskudd enn det som har vært tillatt i innskuddsordninger, men det er opp til bedriftene om de vil benytte de nye rammene. Regjeringen tar med dette viktige steg for å følge opp målsetningen i Sundvolden-plattformen om å fortsette gjennomføringen av pensjonsreformen i privat sektor, sier finansminister Siv Jensen Arbeidsinstruks : Det er viktig at man er omforent enig i hva som er arbeidstakers arbeidsområde og ansvarsområde. Dette bør være nedfelt skriftlig i en arbeidsinstruks som er konkret i sin form og i sitt innhold. Hva den ansatte skal utføre og gjerne med prosedyrer som beskriver hvordan det skal utføres. Arbeidsgiver har styringsrett, men det som er avklart gjennom en arbeidsinstruks gjør verden betydelig enklere både for arbeidstaker og for arbeidsgiver. Lønnsjusteringer lønnsoppgjør : Man står i utgangspunktet fritt til å avtale lønn og også til å avtale lønnsjusteringer. Dersom man har ansatte som er fagorganisert eller man er en del av en inngått tariffavtale er man underlagt regler for opprykk og justeringer. Selv om man ikke er underlagt føringer om dette, kan det være enkelt, behagelig og greit å bruke de sentrale forhandlingsresultatene som utgangspunkt for egne lønnsjusteringer. Men man kan også velge å bruke lokale lønnsforhandlinger og møte den ansatte i en lønnssamtale. Dette kan være svært interessant om man klarer å kombinere dette med mål og målsetninger overfor den ansatte. Medarbeidersamtaler : En viktig oppfølging av den enkelte ansatte er medarbeidersamtalen. Dette bør man absolutt benytte i tillegg til lønnssamtale, selv om lønnsforhandlingene foregår lokalt.
Medarbeidersamtalen er en toveis kommunikasjon mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Her skal tilfredshet tas opp, trivsel, kvalitet. Videre kan man ta opp det man ikke er så fornøyd med, for å kunne korrigere en utvikling og for å stimulere til videre utvikling. Det bør være et skriftlig referat etter samtalen som begge parter er enige om. Her bør det konkluderes med eventuelle tiltak som skal gjøres eller målsetninger som ønskes innfridd. Konflikter : Som ved alle andre arbeidsplasser kan det også ved et legekontor oppstå konfliktsituasjoner. Ved et legesenter kan konfliktene gå mellom legene, mellom sekretærene og også mellom leger og sekretærer. Det er viktig at personalansvarlig hurtig tar tak i problemene før de får utvikle seg til uante høyder. Medarbeidersamtaler er her også et viktig stikkord. Konflikt kan tære på både samarbeidsklimaet og på effektiviteten ved senteret. Igjen er det viktig å være raskt på banen slik at dette kan tas tak i, i en tidlig fase. Permitteringer : Ved endringer i driften, reduksjon i arbeidsmengden kan det være aktuelt å permittere en eller flere ansatte. Dette er en ordning som medfører at det fortsatt er en knytning mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, men at arbeidstaker helt eller delvis er ute av virksomheten til forholdene igjen kommer tilbake til normalen. På Legeforeningen sine hjemmesider finnes det en dreiebok som viser både de formelle regler samt også fremgangsmåte ved permitteringer. Det er viktig at det behandles på en formelt riktig måte, både for å ivareta arbeidstaker sine rettigheter og også arbeidsgiver sine rettigheter. Permittering er ikke en måte å håndtere konflikter på, men en midlertidig måte å løse akutte situasjoner på. Nedgang i pasientgrunnlag. En av to leger ved et senter blir syk over tid, uten at man får inn vikar for han eller hun. Da ligger det i kortene at den permitterte skal komme tilbake i normalt arbeide igjen når den sykmeldte legen igjen er tilbake. Oppsigelse : Dette er en todelt problemstilling, enten en oppsigelse fra arbeidstaker eller en oppsigelse fra arbeidsgiver. Oppsigelse fra arbeidstaker bør være skriftlig og inneholde dato for fratredelse. Oppsigelse fra arbeidsgivers side er strengt lovregulert og har store krav til saklighet og formalistisk innhold. Det er ikke nok å benytte begrep som vanskelig samarbeide som grunnlag for oppsigelse. Det forventes at arbeidsgiver har forsøkt andre virkemidler, eksempelvis medarbeidersamtaler, advarsler osv. Domstolene er relativt konservative og finner ofte at det er usaklige oppsigelser. Den ansatte har krav på å stå i stillingen under både forhandlingene og rettsbehandlingen av saken.
Dersom et ansettelsesforhold utvikler seg på en slik måte at oppsigelse vil kunne være aktuell utvei, er det viktig å søke bistand juridisk. En usaklig oppsigelse medfører svært ofte både erstatning til den ansatte og store kostnader juridisk. Avskjed : Dette er en enda strengere reaksjon enn oppsigelse og kan brukes i de tilfeller der det er grove pliktbrudd eller tjenesteforsømmelser. Det brukes i de tilfeller der det er viktig å foreta en rask handling. Her kan det naturligvis også bli en tvist som havner i rettssystemet.