1 Agenda Årsmøtet 2016 Årsmøtet i Malvik Idrettslag 2016, gjennomføres i klubbhuset 29. mars fra kl 1900. For årsmøtet gjelder følgende dagsorden 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), referent (er) samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Innkomne forslag. a) Justering av reglene omkring valgordningen i klubbhåndboka b) Justering av reglene omkring avdelingsledernes rett til å tilsette trenere for egen avdeling 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Budsjett 2016 9. Innkomne forslag endringer i idrettslagets organisasjonsplan. a) Forslag om opprettelse av innebandyavdeling b) Forslag til nedleggelse av trimavdelingen 10. Utmerkelser 11. Valg
2 4. Årsrapport fra Hovedstyret 2015 Malvik IL er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Lagets formål er å fremme sunn idrett og godt kameratskap. Målsetningen søkes oppnådd ved avholdelse av planmessig trening og konkurranse i de idrettsgrener som til enhver tid måtte være tatt med i lagets program. Laget er tilsluttet Norges Idrettsforbund (NIF) gjennom Sør-Trøndelag Idrettsforbund og de særforbund som årsmøtet gjør vedtak om å slutte seg til. Laget hører hjemme i Malvik Kommune og er medlem av Malvik Idrettsråd. Hovedstyret har i perioden mellom ekstraordinært årsmøte i april, og ekstraordinært årsmøte i oktober hatt følgende sammensetning: Per Walseth, leder Knut Radmann, nestleder Rune Gaustad (avdelingsleder, fotball), styremedlem Ann-Margrethe Lyse (avdelingsleder, håndball), styremedlem Håkon Kvåle Gissinger (avdelingsleder, ski), styremedlem Trond Johnsen, styremedlem Siri Aftret Svendsen, styremedlem Tor Lunde, varamedlem Lise Moe Gulbrandsen, varamedlem. I tillegg har forretningsfører Rune Resell møtt. Etter ekstraordinært årsmøte i oktober, så valgte Per Walseth, Knut Radmann og Lise Moe Gulbrandsen å fratre sine styreverv. På styremøtet 27. oktober 2015, ble Håkon Gissinger konstituert som leder, og Tor Lunde konstituert som nestleder.
3 Om styrearbeidet i 2015 Styrearbeidet ble gjennom hele 2015 preget av en konflikt mellom hovedstyret og fotballavdelingen. Det ble dermed lite andre vedtak som ble fattet. Mot slutten av året fikk styret startet arbeidet med noen sentrale oppgaver. Det ble blant annet besluttet at Hovedstyret skulle inngå avtale om provisjonssalg for sponsorrater med Geir Olsen. Medlemsarkivet ble også tatt i bruk mot slutten av året, men det må arbeides videre med datakvaliteten i medlemsarkivet. Øvrige aktiviteter i regi av hovedstyret gjengis kort under 1. Basistreningene Basistreningen for både 12-13- åringene og 10-11- åringene er ført videre, med bidrag fra Vidar Sørensen som trenere. I tillegg ble det avtalt med friidrettsavdelingen om at de fra høsten overtok ansvaret for å gi 12 13 åringene et treningstilbud, mens Vidar Sørensen overtok treningsansvaret for 10 11 åringene. Treningene for 10 11 åringene ut over høsten har vært godt besøkt. Det har vært svært få utøvere i 12 13 års alderen på friidrettsavdelingen sitt treningstilbud. Oppmøtet fra yngre årstrinn på friidrettsavdelingen har vært godt. Hovedstyret valgte i tillegg å lansere treningstilbudet for 2-4 trinn som et basistreningstilbud for denne aldersgruppen. Vi dekket dermed alle årstrinn med et gren-uavhengig basistreningstilbud høsten 2015 2. Idrettens dag Idrettens dag ble arrangert på Midtsand i sept. med bidrag av alle avdelinger. Et meget vellykket arrangement som vil bli videreført også i 2016 Ansvarlig for idrettens dag fra hovedstyret har vært Knut Radmann og Trond Johnsen. 3. ABRA-hallen ABRA- hallen har vært godt brukt i høst/vintersesongen. Driftskostnadene i hallen er mindre nå enn tidligere. Malvik IL har fått gjennomført sine cuper i hallen i 2015. Økonomien i driftsselskapet er god.
4 4. Markedsforum har hatt lav aktivitet i 2015. Etter at Knut Radmann trakk seg fra styret har Trond Johnsen vært leder av markedsforum. På slutten av året startet det med forhandlinger om ny kontrakt med Geir Olsen for salg av sponsorater. Avtalen vil flyttes fra fotballavdelingen til å bli direkte underlagt hovedstyret. Avtalens varighet vil bli satt til 3 år fra 1.1.2016. Geir Olsen og Frode Forbord har også i 2015 arbeidet godt med nye og eksisterende sponsorer for idrettslaget. Det er bla inngått ny hovedsamarbeidsavtale med MX sport på Malviksenteret. 5. Anlegg Det nye kunstdekke på Viksletta, har vært i bruk ett år. Det er meget godt å spille på. Fotballavdelingen har bygget ferdig i tribune ved banen. Tribunen med tilhørende salgsbod, har gitt et viktig bidrag til helhetsinntrykket på Viksletta. Saksvikbanen ble ferdigstilt i 2015, så anleggssituasjonen er nå meget tilfredsstillende. 6. Allidrett Allidretten sesongen 2015/2016 er for barn født i 2009 og 2010, dvs skolestartere og 1. klassinger. All-idrett er et populært tilbud for denne aldersgruppa, og det er denne sesongen mellom 40 og 50 barn registrerte i begge gruppene. Det deltar mellom 20 og 30 barn på hver trening. Begge aldersgruppene har trening på mandager i perioden september til juni. Allidretten er lagt opp slik at ungene i løpet av en allidretts-sesong får prøve seg på idrettslagets ulike aktiviteter, i tillegg til at en del av aktiviteten foregår i gymsalen på samfunnshuset. Det er tre jenter fra Malvik VGS som har det fulle og hele ansvar for opplegg og trening de ukene aktivitetene foregår i gymsalen. Da er det ulike aktiviteter som hinderløyper, stafetter, aktiviteter til musikk mm. Innimellom det faste opplegget i gymsalen, har de ulike avdelingene i Malvik IL ansvar for opplegget. Friidrett, fotball, tennis og svømming har vært inne og hatt aktiviteter høsten 2015. Vinteren/våren 2016 vil i tillegg håndball, ski og orientering ha aktiviteter. De tre jentene er også med her og bidrar avdelingene med hjelp og organisering. I tillegg er det viktig for ungene at de har noen kjente fjes å forholde seg til også på de treningene andre avdelinger har ansvar for.
5 7. Aktivitetstilbud Når det gjelder antall aktive utøvere i de forskjellige avdelinger, vises til de respektiveavdelingers årsmeldinger 8. Malvik IL har ansvaret for gjennomføringen 17. mai for Ytre Malvik. Arrangementet ble som vanlig arrangert med Knut Radmann som leder av arrangementskomiteen. Arrangementet ble godt gjennomført på tross av elendig vær. 9. ØKONOMI Laget har i 2015 et underskudd på kr 572 948 og pr 31.12.2015 er egenkapitalen kr 4 020 088. Etter styrets oppfatning gir fremlagt resultatregnskap, balanse og noter fyllestgjørende informasjon om driften og stillingen ved årsskiftet. Styret er ellers ikke kjent med at det knytter seg vesentlig usikkerhet til årsregnskapet eller at det er ekstraordinære forhold som har påvirket årsregnskapet utover det som fremgår av årsregnskapet og årsberetningen. Laget har gode forutsetninger for fortsatt drift og styret bekrefter at denne forutsetningen er lagt til grunn ved utarbeidelse av årsregnskapet. 10. Messebygget Messebygget under ledelse av Kåre Holm har hatt et meget godt år hva gjelder utleie og arrangementer. Alle krav fra kommune og brannvesenet er ivaretatt. Det er lagt nytt gulv i storsalen med parkett fra lokal tømmerskog. 11. Dametrimmen Nedgangen på oppmøte på Dametrimmen har fortsatt gjennom 2015. I november 2015, valgte dametrimmen å «kaste inn håndkle». 2015 ble dermed siste driftsår for dametrimmen. Vi takker Tone Lund og de andre damene for god innsats gjennom svært mange år.
6 12. Malvik Idrettsråd Tone Østgaard og Trond Johnsen har vært Malvik IL s representant i MIR det siste året. Trond Johnsen har ett år igjen i sin fartstid. Idrettsrådet søker nå nye medlemmer. 12 Avslutning Hovedstyret vil til slutt takke alle frivillige i MIL for innsatsen i året som har gått. Uten frivilligheten stopper idretts-norge og Malvik IL. Takk også til Malvik kommune for utmerket samhandling i forbindelse med gamle anlegg og nye anlegg som nytt dekke på Viksletta og Saksvik i 2015. Vi ønsker laget med nye tillitsvalgt lykke til med arbeidet for barn, unge og voksne i Malvik. Vikhammer den 10.03.2015 Hovedstyret i Malvik IL SAKSNUMMER 5, 7 OG 8 Regnskap, Kontingent og budsjett Egne rapporter fra Rune resell
7 6a). Inkommet forslag (fra HS) Den nye valgordningen som ble innført på ekstraordinært årsmøte i april 2015, viste seg å by på en utfordring i forhold til valgkomiteens sammensetning gjennom at avdelingslederne i fotball, håndball og ski gjennom denne ordningen både hadde styreplass og plass i valgkomiteen. Dette er i strid med basislovnormen. Det foreslås derfor å endre valgordningen i klubbhåndboken slik at valgkomiteen velges etter innstilling fra hovedstyret. Til årsmøtet 2017 foreslår Hovedstyret at valgkomiteen skal bestå av representanter oppnevnt fra hver av de avdelinger som ikke inngår i Hovedstyret etter årsmøtet 2016 (Ski, Friidrett, Tennis, Padling, Sykkel, Svømming). Hovedstyreleder har ansvaret for innkalling til konstituerende møte i valgkomiteen i desember 2016 Ved den nye valgordningen, hvor avdelingslederne får plass i hovedstyret, var det også behov for en presisering av funksjonstiden til avdelingslederne i hovedstyret. Det foreslås at nyvalgte avdelingsledere tiltrer sitt hovedstyreverv på ordinært årsmøte, og sitter til første etterfølgende årsmøte uavhengig om de gjenvelges på sine respektive avdelingsårsmøter eller ikke. De konkrete endringene er vist i vedlegget «Endringer i Klubbhåndboka» Forslag til vedtak: Foreslåtte endringer i klubbhåndboken angående valgordning vedtas
8 6b). Inkommet forslag (fra HS) Hovedstyret har på flere møter diskutert foranledningen og gjennomføringen av ekstraordinært årsmøte i oktober 2015. En medvirkende årsak til denne hendelsen er etter hovedstyrets oppfattelse uklarheter i forhold et mellom ansatte og tillitsvalgte. Basislovnormen er klar på at tillitsvalgte ikke samtidig kan være ansatt, eller i et ansettelseslignende forhold i idrettslaget. Videre fastslår basislovnormen, at det kun er hovedstyret ved hovedstyrets leder som kan godkjenne ansettelsesavtaler. Det har vært en etablert praksis i idrettslaget at avdelingsledere, eller andre personer i avdelingsstyrene inngår ansettelsesavtaler med trenere, og i noen grad personer som utfører annet lønnet arbeid for idrettslaget. Denne praksisen er i strid med basislovnormens bestemmelser. Å gjennomføre en streng praksis med at hovedstyreleder skal signere på alle treneravtaler, kan bli litt utfordrende å gjennomføre i praksis. Hovedstyret foreslår dermed å delegere ansvaret for treneransettelser til det enkelte avdelingsstyre. Forutsetningen for dette er at inngåelse av trenerkontrakter begrenses til navngitte tillitsvalgte personer. Mest vanlig vil være avdelingsleder, eller sportslig leder i den enkelte avdeling. Det forutsettes videre at alle ansettelser skal skje direkte (dvs at det ikke er tillatt å ansette trenere som ansetter assistenttrenere (Dugnadsbasert trenerinnsats fra foreldregruppen vil selvsagt fortsatt være tillatt, da dugnad ikke regnes som et arbeidsforhold). Hovedstyret presiserer også at alle lønnede trenere skal ha skiftelige ansettelsesavtale med avdelingsstyrene. Delegeringen av ansvaret for trenertilsettelser presiseres i en ny bestemmelse 1.4.12.3a i klubbhåndboka. Videre har vi valgt å bytte ut «sekretær» med «sportslig leder» i 1.4.12.1 hvor hvilke roller som bør finnes i det enkelte avdelingsstyre for å gi et tydelig signal om hvilken tillitsvalgt rolle i det enkelte avdelingsstyret som i tillegg til avdelingsleder vil være ansvarlig for treneransettelser. Hovedstyret ønsker i tillegg å presisere at alt annet lønnet arbeid som utføres for idrettslaget skal godkjennes av hovedstyreleder. Det stilles krav om skriftlige ansettelsesavtaler, samt at det minnes om at personer som ansettes ikke samtidig kan være tillitsvalgt i Malvik idrettslag. De konkrete endringene er vist i vedlegget «Endringer i Klubbhåndboka» Forslag til vedtak: Foreslåtte endringer i klubbhåndboken angående delegering av rett til treneransettelser vedtas
9 9a). Inkommet forslag Opprettelse Innebandyavdeling Innebandy er en idrett som virkelig er på vei opp og frem. Dette tilbudet ønsker vi at hele Malvik skal ha i fremtiden og vil være et godt alternativ til andre ballidretter. Bandyforbundet ser ofte at er dette en idrett som fenger de som ikke liker håndball og fotball, samt at det fenger de som er ivrige ballspillere! Avdelingen kan bestå av et interim styre og bli egen avdeling, eller tas inn under idrettskolen og bli under dens styret. Vi vet vi vil bli enda en som krangler om halltid i Malvik i et ellers så presset marked, men samtidig kanskje kan det være med å påvirke at Malvik kommune må gå i en større dialog med fylkeskommunen om å låne sårt trengt tid til Malvik VGS Høy kostnad på vant kan være en faktor vi MIL kan komme oss enklere inn på skolen om skolen kan disponer vantet i skoletid også! Hva trenger vi: pr Årsklasse/lag. Innebandy køller. Ca. 15 stk. Briller. Ca. 15 stk. Baller. Ca. 50 stk Keeperutstyr (Hjelm, Bukse, Susp, Hansker, Keepertrøye og knebeskyttere) 1 sett Vant. 1 Stor bane (Ev 4 ekstra svinger, slik får du 2 småbaner.) Ved innmelding i Norges bandyforbund (som er gratis) får vi dette antallet keepersett og køller til ca 3500,- ved oppstart av ny klubb. Etter dette vil vi ha en pris på ca 12 000,- på samme antall køller og et keepersett Briller 1500,- - Baller 1500,- - Vant ca. 90 000,- - Totalt 96 500,- Halleie og turneringsavgifter kommer selvfølgelig i tillegg. Vantene er veldig fine å få sponsorer på! Disse blir stående på to trillevogner og tar en del lagringsplass i en ev hall! Vi mener dette vil rekruttere store og små i Malvik til en idrett som er veldig hurtig voksende! Forslag til vedtak Malvik IL oppretter en av deling for Innebandy. Hans Jørgen Kristoffersen og Willy Berdahl
10 9b). Inkommet forslag Nedleggelse av Dametrimmen Dametrimavdelingen ser seg ikke lenger i stand til å få til forsvarlig drift av avdelingen. På årsmøtet i Dametrimmen i 2016 ble det fattet vedtak om at dametrimmen ber årsmøtet om å bli nedlagt Forslag til vedtak Dametrimmen legges ned. Bankinnskudd, kontanter og andre gjenværende utstyr og verdigjenstander fra avdelingen overføres til hovedstyret 10 Utmerkelser Hovedstyret har enstemmig vedtatt tildeling av 4 utmerkelser. Navn på kandidater, og type utmerkelser fremlegges på årsmøtet.
11 11. Valg 2016 MIL hovedstyre Valgkomiteen 2016 Valgkomiteens innstilling til årsmøtet MIL hovedstyre 29 mars 2016 Styreleder: Håkon Kvåle Gissinger, velges for 1 år Nestleder: Turid Lund, velges for 2 år Styremedlem: Avdelingsleder, Håndball (Velges på ekstraordinært årsmøte, Håndball) Styremedlem: Per Øyvind Markussen, velges for 2 år Styremedlem: Steinar Lille, (Fotball) Styremedlem: Wenche Falk-Larssen, (Orientering) Vara medlem: Trond Johnsen Foretningsfører: Rune Resell -------------------------------------------------------- -------------------------------------------------- Wenche Falk-Larssen (Leder) Ann Margrete Lyse (Medlem) --------------------------------------------------------- Sverre Henriksen (Medlem)
12 Vedlegg forslag til endringer i klubbhåndboka
13