SAMDOK- privatarkiv, møte tirsdag 19. november 2013 kl 10 15 Til stede: Cecilie Lintoft, Arnt Ola Fidjestøl (på skype), Ellen Konstad, Ranveig Gausdal, Torkel Thime, Gunnar Urtegaard, Vidar Øverland, Astrid Øksenvåg (KS arkivgruppe), Sigrun Rasmussen, Ellen Røsjø. 1) Referat a. Godkjent med en liten korreksjon om IKA Møre og Romsdal. b. Fortette formen fra forrige møte, men gjerne ha det ganske utfyllende på prinsipielle diskusjoner. 2) Gjennomgang av utsendt dokument: Utredning privatarkiv En helhetlig samfunnshukommelse. Delvis ble flere punkt sett på samla, og delvis punkt for punkt diskusjon og dialog underveis. 1. Status for arkivfeltet i Norge TT bør være kortfattet, men med oppdateringer på feltet. Mange som savnet mye i arkivmeldinga. Få med informasjon med det som skjer rundt om i landet. GU punkt å ta med er fakta. Tallmateriale (Fra kildene). RG oppsummere hovedtrekk og deretter vise til nevnte dokument. Stor jobb med status i de enkelte fylkene som GU har gjort. GU kan brukes som basis for å ha status for hvert fylke. AOF punktet er viktig for å synliggjøre for verden hva dette dreier seg om. En tilnærming er å spørre hva bør dokumenteres, hva har vi og hva mangler vi. Dette for å kunne nærme oss en helhetlig samfunnsdokumentasjon. For eksempel organisasjoner, er det noen steder som er over-/underrepresentert. EK arkivdanning mye der ute vi ikke vet om, hva med dette? GU 3 plan det som finnes og som skapes det som er i depot det som vi bør samle inn og som mangler. VØ si noe om hva som preger samfunnet og hva som har preget et samfunn, for eksempel i regioner det er / har vært store hjørnesteinsbedrifter. EK og hva skjer nå, strukturendringer, de legges ned og nye bedrifter oppstår. Blir dette dokumentert? TT kanskje utforme et enkelt spørreskjema til fylkeskoordinerende ledd. RG Viktig å trekke inn regionene i planarbeid. Og svært viktig å ta utgangspunkt i det som allerede er gjort. ER tenkt å være et relativt kort punkt, men heller se hva vi kan få inn av dette under punkt 3. Også være forsiktig med å gå ut med at noe er overrepresentert, hvem er vi til å bedømme dette. GU huske utredningen har et strategisk siktemål. Tilnærming: ha en status og ha en samfunnsanalyse og drøfte data som foreligger. Komme ut til fylkene og få hentet inn tallmateriale. AOF Tilstrebe at vi får et minimumsnivå. Bygge stein på stein, få til en entusiasme lokalt for å få inn materiale. Ofte tilfeldig hva som kommer inn, lett for å bli en skjevhet. Derfor savnes en oversikt. EK tenker vi kun geografi, hva med sektorer? Redd vi kommer til å miste en del områder dersom fokus blir for geografitungt. ER NOU 1987:35 foreslo endring i bevaringsfokus og løfte privatarkiv og kulturvern. Lite kartlegging av hva som da fantes. 1
CL fins mye dokumentasjon fra før, finne en balanse. Viktig å ikke gjøre dobbelt arbeid. RG Grunnlag: Til kildene og Arkivstatistikken og fylkesoversikten som ble laget til meldinga (men ikke kom inn) og sammen med plandokumentet. Ta i bruk dette materialet, starte med dette og lage en systematisk analyse av dette materialet. GU ASTA som rapporteringsverktøy i Aust-Agder. Overkommelig å gjøre dette for alle fylker. En informasjonsbase for hele Norge dersom vi stimulerer de fylkeskoordinerende ledd til å foreta dette. TT- museene er nesten ikke tilgjengeliggjort. Dette gjør det vanskelig. ER interessant modell, men fordrer at også museene legger inn sitt materiale. Og krever engasjement. Avgjørende at mangel av data (30 % fra museene) synliggjøres og dokumenteres. Dette må da legges inn i arbeidsplan framover, og at denne utredningen skal revideres og at dette må arbeides med framover. TT viser til EK, må ta et overordnet grep med sektorer. Må ikke glemme dette. AOF viser til TT, ikke sikkert mange forsikringsselskap betyr god dekning, om ikke innholdet er tilstrekkelig - tenke strategi, i dag er ikke ASTA tilstrekkelig. Tror museenes materiale etter hvert vil bli registrert i ASTA. ER underpunkt få alle med i ASTA - bør vurdere å legge inn alt fra Samkatalogen i Arkivportalen. RG diskutere lavterskel løsninger for registrering, for det er vanskelig å forlange at de skal bruke Asta. Vil kanskje ha bruk for dette i flere sammenhenger, for eksempel LoCloud og immateriell kulturarv. VØ lavterskelløsning viktig. Få dette flagget litt tydeligere ut som et tilbud. Egentlig nå gått litt tapt, men ikke noe i veien for å ta dette opp igjen. Excel-filer kan også konverteres inn i Arkivportalen à la gamle Samkatalogen. AOF støttet ER og RG. Det er eneste måten å få museene inn på. Må tilstrebe at det inviteres til bruk av ASTA og se sammenheng med PRIMUS. EK identifisere private arkiver som skal bevares. GU ha noe tallmateriale og gjøre noe som er overkommelig. Lage en metodikk, så alle fylkeskoordinerende organ kan gjøre en kartlegging. Må ha dette som utgangspunkt og et grunnlag. Behovet for tallmateriale må oppsummeres. Ha noe å sammenligne med for å utføre en samfunnsanalyse. SR viser til det som er gjort tidligere i Privatarkivseksjonen på kartlegging av næringsliv og bevaringsverdige bedriftsarkiv. Videre utføres det på regionalt og lokalt nivå liknende kartlegginger. GU Legge inn tilgjengelig tallmateriale. Visualisere, kart over fylker og kommuner. TT også gjøre en slik visualisering på sektornivå. VØ sett privatarkivene i sammenheng med offentlig sektor, en god del overlapping. Gjort i altfor liten grad. AOF enig med GU. Visualisering viktig. Eksempel oljenæringa. GU strategisk viktig å kunne vise det store bildet, eks Gjensidige. Kunne få opp søyler som viser hvilke plasser det finnes arkiver fra. TT Hvordan synliggjøre variasjoner i sektorer med kartløsninger? Hovedkontorer kan ha materiale fra andre regioner. Kvalitet, om et arkiv er en brokk eller er relativt fullstendig, er vanskelig å visualisere. RG viktig at vi nå diskuterer rapporten ikke går inn i kartleggingen. ER forskning trengs for å avdekke hull og mangler. GU svaret finne en felles metodikk, avlese gapet mellom hvor er vi i dag og hvor vi vil være. Samfunnsanalyse. 2
VØ samfunnsanalyse må si noe om samfunnsutviklingen - SSB: landet som helhet næringssektorer som har endret seg gjennom tidene og hvilke som har satt spor, se http://www.ssb.no/energi-og-industri/artikler-og-publikasjoner/fra-haandkraft-til-hoyteknologi-sa100. GU - legge SSB-rapporten ut på bloggen, sammen med Benchmarkings-rapporten (SR sender lenke på Benchmarkingsrapporten til Ellen, VØ sender SSB til Ellen for publisering på blogg). AOF hva som er gjort i nabolandene. ER trekke fram noen analyser som er gode, eks Vestfold. De er svært forskjellige. Ikke alle er gode. Nivået må bestemmes nedenfra. Mange har samhandlingsplaner der institusjonene har definert sin bevaringspolitikk. ER svar på spørsmål om planmessig bevaring basert på samfunnsanalyse kun Vestfold som har kommet dit, noen er på vei. TT- samfunnsanalyse nedenfra og opp. Sentral analyse. Metodikk og verktøy er viktig å få fram. Næringssektorer som har høy rapporteringsplikt er antakelig relativt bra dekka i offentlige arkiv. CL enig om målet men må finne et realistisk nivå. Asta vil det ta lang tid før alle institusjoner bruker. GU kjernepunkt i arbeidet metodikken som må beskrives/utvikles. RG Vestfoldarkivet er kommet langt. GU Gjennomføring. Vet vi hvor langt Vestfold er kommet? RG Har klart å utløse nye midler i Buskerud. ER dokumentet er ikke noe verdt hvis det ikke er levende og revideres, sier de iallfall. GU si noe om hva dette krever av infrastruktur og økonomi, viktig for å vite hva som skal vektlegges. ER Enighet om at planarbeid og metodikk ikke er nok. Institusjoner, arkivarer, engasjement og midler må fins. Marit Slyngstad lagde Vestfoldplanen. SR tenke arkivdanning inn i arbeidet med metodikken hvordan tas dagens arkivdanning inn. 2. Organisering av feltet i dag AØ utfordringer i dag knyttet til konkurranseutsetting og hvordan arkivdanning er på dette feltet. GU beskrivelse av feltet. Skal vi foreta en kartlegging. TT begrensninger i hva det fylkeskoordinerende leddet kan håndtere, f eks i forhold til sektorer. Knytte opp i mot ansvarsområder og ansvarsinstitusjoner. RG varierer veldig fra fylke til fylke hvordan det fungerer, ikke beskrive en statisk modell. Antakelig har modellen en del for seg fordi det er viktig å ha en institusjon som koordinerer. ER fylkeskoordinerende arkivar, lik fylkeskonservator, det kunne finansieres som et spleiselag mellom stat og fylke. GU hvor mye skal punkt 1 og 3 kobles med 2. Hvor tydelig og hvor offensivt skal gås ut. VØ depotsituasjon finansieringsdelen ER henger sammen institusjoner depot finansiering. Situasjonen varierer veldig. Rammeverk må være der, så planer. AOF få til en ordning med statlig finansiering fylkesarkivar kan uttale seg om bevaringsverdi og det vil kunne generere delfinanisering fra private - tenke offensivt. Mobilisere lokalsamfunn. ER også sant som EK sier, det finnes fattige aktører som ikke har penger. Verdien av arkivet kan være like stor, og det offentlige må ta kostnaden. 3
TT ansvarsinstitusjoner. I Til Kildene står noen av disse nevnt. Tilfeldig og vilkårlig. Hvilke bør vi ha, trenger vi flere eller andre. Beskrive og analysere, beskrive behov. ER et bedre ord er kanskje sektorkoordinerende institusjoner. Der har vi bare Arbeiderbevegelsen og Misjonsbevegelsen dekka. Vi mangler f eks et næringslivsarkiv, muligens et foreningsarkiv, et idrettsarkiv. Samtidig har vi mange institusjoner, og det kan være bedre å utnytte og bygge ut de som fins framfor å bygge helt nye. Men likevel trengs det muligens ledd for å koordinere flere sektorer. RG ansvaret kan ligge i å koordinere, trenger ikke å opprettes egne nye arkiver. Viktigst av noen tar ansvar. AØ viktigst å si noe om det som ikke er organisert, hva vi mangler. 3. Dårlig dekkede områder Sammen med punkt 1 og 2 4. Samhandlings- og bevaringsplaner ER forskjell på samhandlings- og bevaringsplaner. De fleste fylker har samhandlingsplaner. Fokus kanskje mest på bevaringsplaner. c) Viktig med forskning for å vite hvor det er hvite flekker. d) Samtidsdokumentasjon flere som gjør det Oslo byarkiv (nye minoriteter), Opplandsarkivet (nye minoriteter, minnemateriale), Vestfoldarkivet (minnemateriale), Samisk arkiv. e) Etablering av egne arkiv - Oslo byarkiv (romanifolk), Statsarkivet i Tromsø (Riddu riddu), LLP (Minoriteter i offentlige arkiver). GU Dele punktet og ta inn et nytt punkt: Tilgang og formidling for c, d, e. VØ Bevaringspolitikk. Få den inn under punkt a. 5. Elektroniske arkiv GU prosjekt i Privatarkivavdelingen i 2005. RG analyse og metodikk. Hvor fins det verktøy, hvor er det utviklingsbehov. CL flere felles problemstillinger enn ulike. AOF forenkling viktig og følge det offentlige der en kan. Forespørsel fra private bedrifter som saksbehandlingssystem EK punkt 5 b, veiledning må omfatte også arkivdanning. Tydeliggjøre at dette gjelder både danning og bevaring. VØ mye felles gods, i hvert fall depot, med en privatarkivinstitusjon trenger er verktøy for å høste. For eksempel SABA (dansk). ER Stadsarkivet i Aarhus har løsninger for avlevering på nett, http://smartarkivering.dk/stadsarkiv/. Skal undersøke om og hvordan dette er tatt i bruk. også diskutert behovet for en Noark light, kostbart, men dersom det er behov, bør det meldes inn. GU kritisk til å starte prosjekt med å utvikle nye verktøy, fins en del internasjonale verktøy. Ikke lage egne nye løsninger, men heller finne skyløsninger for opplasting i en gitt struktur. TT oljeselskapene henter inn daglig på xml-ark. Fungerer helt fint. Vi kan be om rapporter etter standardspørringer. Kan håndteres av relativt små aktører. 4
AØ bør være mulig, det finnes så mange verktøy i dag, og som folk allerede bruker i dag, så hvorfor ikke arkiv. Men da bruke ferdig hyllevare, hvorfor ikke kunne overføre det. CL Erfaringene de gjør i Arbark nå bør inn. AOF om tre år har vi fått noen erfaringer fra digitalt depot. Vil vite mer. EK 5 b bevisst på hva har verdi, hva må vi være obs på GU hva gjør vi, stå litt på skuldrene til Arkiv i e-forvaltning, men beskrive det som er spesielt for privat sektor. VØ ber om svar på om SABA kan brukes ER veiledninger er ment både til arkivinstitusjoner som skal ta imot og til arkivskapere så de gjør valg som letter bevaring og sikrer arkivet. TT viktig å tenke terskelen for å gå i gang. Lage en veiledning, enkel pdf og exel AØ ikke sitte å vente, men starte. Noark skulle være perfekt, ble bare større og større, bygd ut, og blir uoverkommelig. Ikke vente til i morgen, gjøre noe i dag, så vi får kontroll på en viss del. EK Strategi: Make it work. Neste steg: Make it better GU enige om at vi putter inn elektroniske privatarkiv i Arkiv i e-forvaltning hvem kan skrive noe forslag på navn. Skissere tilnærming KS undersøker også. 6. Bedriftsarkiv VØ innledet - spleiselag mellom offentlig og privat sektor - hva skal til for å privat sektor skal komme på banen, det blir viktig å selge dette inn og få gode argumenter fram. - kjempeviktig og spennende GU i Sverige har de koblet dette med salg av tjenester og depot. Samme i Sogn og fjordane, bevarte arkiver og ga ut bok, bedriftene betalte. Ikke sikker på at vi trenger en ny institusjon. - gjort et forslag på å etablere en gruppe, kommer tilbake til dette. TT- Fylkesvis de store bedrifter. Savner igjen sektortenking se heller på en bransje helhetlig bedrifts-, organisasjonsarkiv. Kan bli litt å blande hummer og kanari. Ofte samme aktørene som går igjen. Når en utredning skal lages, tenke i andre baner ER det ene utelukker ikke det andre, men i utredningen se på ulike løsninger organisering og metode men samtidig ta utgangspunkt i det som finnes. I Odda er det nylig åpna et Senter for industriarkiv, se http://www.hordaland.no/hordaland- fylkeskommune/kultur/fylkesarkivet/nytt-fra-fylkesarkivet/opning-av-senter-for-industriarkiv- SINDARK-i-Odda/#.UoHgqO64Usc.facebook VØ Arkivmeldinga nevner at bedriftsarkiv er det feltet som er dårligst dekka. TT stort felt, hvordan blir det å samle dette under en koordinator, vil en slik institusjon kunne dekke dette. AOF effekten av de gode løsninger og eksempler, jf Næringslivshistorisk forening i Ålesund. GU trenger en bred vifte med strategier. 7. Samarbeidsløsninger om digitale depot, digitalisering, digital tilgjengeliggjøring og formidling GU spiller dette inn til Arkiv i e-forvaltning. 5
8. Web. 2.0 i interaksjon GU legges inn under nytt punkt 5. 9. Finansiering AOF næringslivsaktører som er i ferd med å gå av med pensjon er en viktig gruppe. GU få inn grupper og muligheter til partnerskap. Liste opp og utrede, ulike modeller, LAB, det nye Sindark, andre land. VØ vurdere muligheter for å ta betalt for tjenester. Skaffe sponsorer. TT hvordan jobber kommersielle aktører Recall, Iron Mountain. RG kulturnæringer eks Innovasjon Norge, flere prosjekter AOF generere interesse og penger. Knytte det opp mot digitalisering. VØ mulig finansieringskilde knytte det opp mot historikere som skriver bedriftshistorie, ordne arkivet først. GU ASTA hente erfaringer derfra SR Regjeringens Gavefordelingsfond at private gaver kan utløse statlige midler 10. Juridiske virkemidler GU KUD sitt løp. ER pkt. b om private rettssubjekter er særlig viktig. GU opprette et nytt punkt om ulike selskapsformer opprettet av det offentlige, privatisering av offentlige tjenester, interkommunale selskap m.v 3) Forslag arbeidsgrupper og medlemmer Arbeidsgruppene Bevaringsplaner og Bedriftsarkiv opprettes. - navn til gruppe - gjennomgang av forslag til mandat - Arbeidsgruppa behandler mandat på førstkommende møte. Elektronisk arkiv vi foreslår at dette behandles under arkiv i e-forvaltning og spiller inn navn. 4) Informasjon om aktuelle saker på hver vår kant GU fagdager rundt semantikk berører det vi oppretter med tilgjengeliggjøring og integrering. berører hvordan knytte sektorer sammen. åpne data m.v. 5) Evt. og neste møte Neste møte 12. desember kl. 11-15. Fellesmøte 28. januar kl. 10. Møtefrekvens: Annenhver måned deretter. Om det viser deg å være mye, kan møter avlyses. 6