Bedre ByggesakSaksbehandling BBS-prosjektet - et samhandlingsprosjekt Byggesaksdagene 25. april 2014 Karen Marie Glad Visnes Avdelingsdirektør
Byggaktuelt
Samhandlingsprosjekt ble svaret presentert på Storbrukerforum 04.12.2012 Et samarbeid mellom Plan- og bygningsetaten (Pbe), Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) og aktører fra næringen representert ved: Arkitektbedriftene (AF) Norsk Eiendom (NE) Entreprenørforeningen Bygg og anlegg (EBA) Rådgivende Ingeniørers Forening (RIF) Byråd Bård Folke Fredriksen og etatsdirektør Ellen de Vibe Deltagernes innspill under gruppearbeidet brukt ved valg av temaer i prosjektet
Prosjektets målsetning Noen av prosjektmedlemmene: f.v Asjer, Dahl, Paulsen,Hæreide, Skavang og Glad Visnes Forenkle og forbedre byggesaksbehandlingen à gjennom økt samhandling à komplette søknader à og bedre kommunikasjon mellom alle aktører i byggesaksprosessen Hovedmålet for alle parter er å oppnå gode kvaliteter i det ferdig bygde resultatet
Arbeidsform Dialogmøter 2013 Dialogmøte 1 Partenes roller i byggesaksprosessen Dialogmøte 2 Kommunikasjon tidlig i byggesaksprosessen frem til innsending av søknad Dialogmøte 3 Søknadsdokumentasjon og kommunikasjons generelt i byggesaken Dialogmøte 4 Kvalitet i det ferdige bygde resultatet og tilsyn Kommunikasjon, samspill og rolleforståelse sentrale tema gjennom hele prosjektperioden
Gjennomført formidling
Strategiske grep prosjektet har landet på Aktiv dialog à et viktig verktøy for etaten og dens brukere Felles kompetansebygging à for etaten, tiltakshavere og ansvarlige søkere Selvbetjenten brukere à kontinuerlig arbeid med å skaffe lett tilgjengelig informasjon Varig brukerdialog
Aktiv dialog - et viktig verktøy for etaten og dens brukere Prosjektet har skapt en god arena for dialog og aktørene har fått ny forståelse for hverandres ulike roller og synsvinkler Spesielt viktig at kommunen kommuniserer og veileder med et brukerorientert fokus Det er et generelt ønske om mer muntlig kommunikasjon og mer veiledning i alle faser Bransjen ber om tydelige og mer konkrete tilbakemeldinger fra kommunen i forhåndskonferanser Det er krevende å vite hvilke andre myndigheter som skal involveres i byggesaksprosessen
Aktiv dialog - et viktig verktøy for etaten og dens brukere Aktørene er ofte overraskende enige og søkers frustrasjonen ovenfor kommunen kan også skyldes: à krav i lovverk à manglende forståelse hos tiltakshaver for at det må settes av tid og ressurser à andre aktører i prosjektet Stadige endringer i regelverket oppleves frustrerende og lite forutsigbart, det samme gjelder stadig endring i tolkning og praktisering av regelverk Tilsyn kan forbedres ved: à Varsel i forkant slik at bransjen kan forberede seg à At det gjennomføres som en konstruktiv prosess der foretakene får informasjon og veiledning slik at fremtidige feil kan forebygges à Enkelte syntes hensikten med tilsyn og kommunens tilsynsrolle er vanskelig å forstå
Felles Kompetansebygging for etaten, tiltakshavere og ansvarlige søkere Nybegynnerkveld i Pbe Enhetlig forståelse av byggesaksprosessen hos alle aktører krever kompetanseheving og mer opplæring Mange av aktørene i byggesaksprosessen mangler tilstrekkelig kunnskap om egen og hverandres rolle à Særlig avdekket ulik oppfatning om ansvarlig søkers rolle à Ansvarlige søkere opplever å komme i skvis mellom tiltakshavers, kommunens og de øvrige aktørene i byggeprosjektets forventninger à Grensesnittene mellom aktørene (rollene) i et byggeprosjekt oppleves å være uklare Noen ansvarlige søkere mener rammesøknad har blitt for omfattende omfatter mer en de ytre rammer Krevende å vite hva som skal til for å lage en komplett byggesøknad
Selvbetjenten brukere kontinuerlig arbeid med å skaffe lett tilgjengelig informasjon Selvbetjening er effektivt når bransjen etterlyser mer informasjon, dialog og veiledning Etatens informasjon og veiledning må tilpasses: à prosjekttype, prosjektets størrelse og betydning, søkers erfaringsnivå Språket etaten bruker på internett må bedres Byggsøk fungerer ikke tilfredsstillende
Tiltaksplanen Totalt 60 tiltak i smått og stort à 30 er utført à 23 er under utføring 31 om veiledning: Roller Regelanvendelse Informasjon Forhåndskonferanse Kurs Dokumentasjon Kvalitet 16 om kommunikasjon: Opplevd service Tilgjengelighet Medvirkning Forutsigbarhet Språk 13 om Prosess- og regelforenkling/ - avklaring: Saksbehandling Andre myndigheter Dokumentasjon Ansvarsfordeling
Tiltak Etaten har økt fokus på brukerservice og dialog vi og ringer mer! Fasedelt tidligavklaring - ny utvidet veiledningsprosess for de litt mer komplekse sakene Svært mangelfull saker i direkte retur etter enkel dokumentsjekk Innspill til statlige myndigheter vedrørende behov for regelendringer og presiseringer i lovverk samlet og oversendt Pbe publiserer prinsipputtalelser fra FM, SOM og KRM om tolkning og praktisering av regleverk à abonnementsordning Pbe skriftliggjør sine policyer og gjør disse tilgjengelig på nett: à tilstrekkelig bokvalitet ved bruksendring fra tilleggsdel til hoveddel à energikrav ved endringer i eksisterende bebyggelse - unntak
Tiltak Vi lager veilederne: à juridiske metode; hvilken regel gjelder - ferdig à hvordan en dispensasjonssøknad kan begrunnes - ferdig à hvordan utarbeide enkle sol- og skyggediagram - ferdig à aktørenes rolle og ansvar i byggeprosjekter på høring à komplette søknader; hva er nødvendig dokumentasjon i byggesak og hvorfor under utarbeidelse Etatens kurset komplett byggesak fortsetter à Arkitektbedriftene, NAL og Pbe samarbeider om et nytt kurs for ansvarlige søkere Kommunens årlige tilsynsstrategi publiseres på nett à Alle tilsyn varsles minst en dag i forkant à Bransjer som har behov oppfordres til å invitere Pbe til å snakke om tilsyn på sine seminarer Nybegynnerkveld i Pbe Internett à Reguleringsplaner nå tilgjengelig på planinnsyn à Saksinnsyn forbedret ved at byggesaker vises i kart à Nettsidene omstrukturert - veiledning tilpasset målgrupper i større grad Prosjekt elektroniske tjenester og Klart språk igangsatt
Fortsettelsen Varig brukerdialog En langsiktig effekt forutsetter at alle i byggesaksprosessen fortsetter å bidra til dialog og samarbeide aktørene i mellom! Gjennomføre tiltaksplanen Fortsette formidlingen av erfaringer fra prosjektet Evaluere effekten høsten 2014 brukerundersøkelse Brukerforum er etablert et sted å fortsette dialogen og samhandlingen