Revidert 1.1.2015 JORNALFØRNGSREGLER STDENTSAKER Saksbehandler har ansvaret for å vurdere om dokumenter i studentsaker skal unntas offentlighet. Hjemmel for unntak finnes i Offentlighetslovens 13 nntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt: Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. Om den lovbestemte taushetsplikten finner vi i Forvaltningslovens 13 at Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold,.. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. SAKSTTTEL DOKMENT DOKMENTTTTEL Sak i P360 Dok.type nngående tgående Notat ARKV-DEL del eller sakarkivdel MERKNAD Avslutte studium, tap av studierett Brev ut om at student må slutte p.g.a. ikke oppfylte studiekrav Opplyses om rettigheter Svar fra student vedr. varsel om konsekvenser av ikke oppfylte studiekrav Brev ut om manglende betaling, advarsel om mulig tap av Vedr. studiekrav Tilgangskode S.offl. 13, Fvl. 13.1 Svar vedr studiekrav Tilgangskode S Purring på manglende Registreres i FS
studierett Brev ut om tap av studierett pga manglende betaling betaling Vedtak om tap av studierett Tilgangskode S Oppsigelse av studieplass Brev fra student om oppsigelse av studieplass Oppsigelse av studieplass Registreres i FS. Avslutt eventuelle studentsaker i P360 Politiattest Gyldig politiattest Registreres i FS Oppholdstillatelse nfo-brev om students oppholdstillatelse Studieseksjonen, nternasjonal koordinator Bekreftelser vedr. studieplass og avlagte eksamener Spørsmål om å få bekreftelse på at en person er student ved skolen, hvor langt i studieløpet vedkommende har kommet Studentekspedisjonen Spørsmål om å få karakterutskrift på norsk eller engelsk Studentekspedisjonen Spørsmål om å få kopi av Diploma supplement Studentekspedisjonen Disiplinærsaker Henvendelse, ekstern eller intern, vedr. disiplinærsak Henvendelse vedr.. / N Tilgangskode SX på alle dokumentene offl. 13, Fvl. 13.1 ttalelser som innhentes som ledd i saksbehandlingen ttalelse N Tilgangskode SX Brev til studenten Ang. Tilgangskode SX
Svar fra studenten Svar Tilgangskode SX Skikkethet Svar på henvendelse vedrørende disiplinærsak Skikkethet/bekymringsmelding innkalle stud. til samtale Ang. din henvendelse Tilgangskode SX nnkalling til samtale Tilgangskode SX Skikkethet/bekymringsmelding referat/handlingsplan Referat/handlingsplan Skikkethet/bekymringsmeldin g Tilgangskode SX Dateres og undertegnes av to parter: student og møteleder, 2 eks., studenten får skikkethetsforskriften om nødvendig Vedtak / oppfølging etter samtale og evt. innhenting av nye opplysninger Vedtak / oppfølging skikkethet/bekymringsmeldin g Studentar kiv Tilgangskode SX Oversendelse av saken til skikkethetsnemnda Oversendelse av skikkethetssak - studentnavn Sakarkiv Tilgangskode SX Vedtak i skikkethetsnemnda Vedtak skikkethetssak studentnavn Sakarkiv Tilgangskode SX Oversendes nasjonal nemnd oppnevnt av dep. Som så avgjør Vedtak i nasjonal nemnd Vedtak nasjonal nemnd Sakarkiv Tilgangskode SX testenging Brev fra annen høgskole Melding om utestenging av student Leveres til opptaksteam høgskolen testenging fra DHS Sakarkiv Tilgangskode S Behandling i høgskolens styrende organer
Eksamenavmelding Registreres i FS Søknad om fritak for eksamen eller prøve Søknad om fritak fra student fritak til student Søknad om fritak fritak Avtale om fritak for eksamen eller prøve i forbindelse med utenlandsopphold Søknad om fritak fra student fritak til student Læringsavtale Fritaksavtale Eksamensrett som privatist Søknad om eksamensrett Svar vedr. eksamensrett Søknad om eksamensrett eksamensrett Registreres i FS tsettelse innlevering eks. besvarelse Søknad om utsettelse med innlevering av Søknad om utsettelse - kke historisk verdi, derfor ikke arkiv Registreres i FS utsettelse med innlevering av utsettelse med innlevering av Registreres i FS Klage over karakterfastsetting 1. Klage over eksamenskarakter 2. Klage over underkjente obligatoriske arbeidskrav 1. Klage over eksamenskarakter 2. Klage manglende obligatoriske arbeidskrav Tilgangskode S tsending til nye sensorer Ny sensur, vurderingsprotokoll Klagesensur, Emne, Kull X Tilgangskode S 1. Svar på klage eksamenskarakter 1. klage over eksamenskarakter Tilgangskode S
2. Svar på klage over underkjente obligatoriske arbeidskrav 2. klage - manglende obligatoriske arbeidskrav Klage over formelle feil v/ eksamen Klage over formelle feil ved eksamen Klage over formelle feil ved eksamen / Sakarkiv Kan komme fra én student og bli en studentsak, men kan også komme fra flere og bli en sak i sakarkivet. Jfr. eksamensforskrift /H-loven Svar på klage over formelle feil ved eksamen Klage over formelle feil ved eksamen / Sakarkiv Til én student: i studentarkivet, Til flere: i sakarkivet. Fusk Fusk under eksamen Nøytral og skjermet tekst / N / Tilgangskode SX offl. 13, Fvl. 13.1 4. gangs eksamen Søknad om å avlegge eksamen for 4. gang å få avlegge eksamen for 4. gang Søknad om 4. gangs eksamensforsøk 4. gangs eksamen Tilgangskode S Tilgangskode S Høgskolens klagenemnd Brev fra klager Hva saken gjelder / Sakarkiv Tilgangskode S Brev til klager Vedtak Tilgangskode S Forsinket frammøte ved skolestart Fra studenten: Melding om forsinket frammøte ved studiestart Leveres opptak Reservasjon av studieplass Brev fra studenten Leveres opptak
1. nnpassing av fag/praksis Søknad om innpassing av fag/praksis 1. Søknad om innpassing av fag/praksis Hvis karakterprotokoller er vedlagt skjermes søknaden. 2. Fritak fra deler av studiet og/eller fritak fra deler av studiet 2. Fritak fra fag/studier Tilgangskode S Endelig svar på søknad om innpassing av fag/fritak fra deler av studiet 1. Søknad om innpassing av fag/praksis vedtak 2. Fritak fra fag/studier - vedtak kke unntatt offentlighet Klage på opptak samordna opptak Leveres opptak (SO) Realkompetanse jfr. HL 3-6 Klage på avslag om opptak Søknad om realkompetanse vurdering. Ordinære søknader registreres ikke i P360, bare i opptakssystem og FS. Opptak sender brev med begrunnelse for avslag på opptak. Søknad om vurdering realkompetanse Ved opprettholdelse av klage på avslag om opptak opprettes sak i P360. Saken sendes til Nasjonal klagenemnd Klage på avslag om opptak Sakarkiv Omslagsark søknad Samordnet Opptak Registreres ikke lokalt Overflytting Søknad om overflytting fra annen høgskole. Ved reell overflytting registreres søknad med vedlegg og svarbrev som sak knyttet til studenten Søknad om overflytting Svar på søknad Tilgangskode S
Sykmeldinger Sykemeldinger av kort varighet. For eksempel 1 eksamensdag. Registreres ikke Permisjoner og/eller endring av studieløp Søknad om permisjon som får konsekvenser for studieløpet Søknad om permisjon Tilgangskode S permisjon som får konsekvenser for studieløpet permisjon Tilgangskode S Søknad om forlenget studietid Tilgangskode S forlenget studietid Søknad om tilrettelagt studieløp spesielt tilrettelagt studieløp Søknad om tilrettelagt studieløp Søknad om spesielt tilrettelagt studieløp Tilgangskode S Tilgangskode S nstitutt Tilgangskode S nstitutt Praksis Søknad om tilrettelagt praksis Søknad om tilrettelagt praksis Tilgangskode S Praksiskoordinator tilrettelagt praksis tilrettelagt praksis Tilgangskode S Praksiskoordinator Studieopphold utland Søknad om studieopphold utland Søknad om studieopphold i utland Fra student studieopphold utland studieopphold utland