MØTEINNKALLING Formannskapet Møtedato: 26.11.2015 Møtested: Rådhuset, Fredrikkesalen Tidspunkt: 12:00 Eventuelt forfall må varsles snarest på tlf. 74169027 eller e-post: astrid.helene.sjoli@steinkjer.kommune.no Vararepresentanter møter etter særskilt innkalling Før sakene behandles blir det følgende orienteringer: - Om Trøndelagsutredninga v/fylkesrådsleder Anne Marit Mevassvik - Om KLP og pensjon v/kunde- og salgsleder i KLP Jøran Ostom - Om Amfi stasjonsområdet v/avdeling for samfunnsutvikling -1-
-2-
Saksliste Innhold Oversendelse fra kommunestyremøte 18.11.2015 organisering av kommunen Beitstad FAU - søknad om forskottering av spillemidler - utlån Unntatt off. Bjørn Arild Gram ordfører Utvalgssaksnr PS 15/154 PS 15/155-3-
-4-
SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 26.11.2015 15/154 Arkivsaksnr: 2015/2810 Klassering: 033/&29 Saksbehandler: Kari Aarnes OVERSENDELSE FRA KOMMUNESTYREMØTE 18.11.2015- ORGANISERING AV KOMMUNEN Trykte vedlegg: Særutskrift av behandling av interpellasjon fra Johannes Moen (MDG) Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Torunn Austheim rådmann -5-
Saksopplysninger: Ved behandling av interpellasjon fra Johannes Moen (MDG) fattet kommunestyret 18.11.2015 følgende vedtak: Følgende forslag oversendes formannskapet til videre behandling: 1. Kommunestyret ber rådmannen presentere en oversikt over fordelene og ulempene så langt med fire avdelinger framfor seks 2. Kommunestyret anbefaler rådmannen å gjenopprette en egen avdeling for kultur Forslaget legges med dette frem til videre behandling. -6-
SÆRUTSKRIFT FO 15/6 Interpellasjon - kommunestyrets møte 11.11.15 - organisering av kommunen Behandling i Kommunestyre - 18.11.2015: Johannes Moen (MDG) fremmet følgende interpellasjon angående organisering av kommunen: Ordfører, Rådmannen har i 2015 arbeidet med en omorganisering av kommunens administrasjon. Forrige omorganisering var i 2011, da antall avdelinger ble redusert fra seks til fire. Avdeling kultur, avdeling drift og avdeling plan og natur ble slått sammen til avdeling samfunnsutvikling, som er den vi har i dag, sammen med avdelingene for omsorg, oppvekst og helse. Vi har lest rapportene fra arbeidsgruppene i den nye prosessen for omorganisering. Vi har lest høringsuttalelsene fra ledere, tillitsvalgte og andre. Deler av høringsuttalelsene ble forøvrig presentert i trønderavisa for noen uker siden. Rådmannens forslag avviker fra arbeidsgruppenes anbefalinger, og ble heller ikke spesielt godt mottatt på høringsrunden. Hovedutfordringen virker å være rammen som var satt for omorganiseringen, om at antall avdelinger fortsatt skulle være fire. Vi mener det bør vurderes å gjenopprette seks avdelinger i kommunen. Vi har merket oss at avdeling samfunnsutvikling ikke fungerer optimalt. Dette var vel også mye av grunnen til at en ny omorganisering var ønsket. Flere kommunedelplaner har gått ut på dato for ett til to år siden. Det tekniske fagmiljøet er spredt mellom avdeling samfunnsutvikling, rådmannens stab og Steinkjerbygg, og det som gjenstår har lite til felles med kulturenhetene i samme avdeling. Kulturenhetene er nå foreslått overført til avdeling helse, men ønsker ikke det selv. Vi gikk til valg på punktet aktivt kulturliv framfor nytt kulturhus. Vi mener en egen avdeling for kultur vil styrke kulturarbeidet i Steinkjer, og finner sterk støtte til dette i høringsuttalelsene. En ny avdeling trenger ikke medføre ekstra kostnader, siden det er snakk om strukturendringer, ikke nyansettelser. En ny kulturavdeling kan også inkludere Steinkjer kulturskole, for en ytterligere styrking og forening av kulturenhetene i kommunen. Med bakgrunn i det som nå er sagt, ønsker vi svar fra ordføreren på følgende spørsmål: 1. Mener ordføreren antallet avdelinger i kommunen bør være begrenset til fire, hvis dette medfører større ulemper enn fordeler? 2. Med bakgrunn i høringsuttalelsene fra rådmannens forslag til ny organisering, er ordføreren enig i at det er behov for en ny gjennomgang av kommunens administrative organisering, og at det kan være aktuelt å gjenopprette en struktur med seks avdelinger? -7-
3. Er ordføreren enig i at kultur skal være et viktig satsingsområde i kommunen, og at en egen avdeling for kultur vil være til fordel for kulturarbeidet i Steinkjer? Ordfører Bjørn Arild Gram gav følgende svar: Ordfører! I kommuneplanens samfunnsdel står det: "Dagens organisering i tre-nivå-modellen ble evaluert i 2010/-11. Organiseringen fungerer bra, og det legges ikke opp til endringer i selve modellen i planperioden. Det er likevel rett å vurdere organiseringen i en virksomhet fortløpende. Det er derfor naturlig at Steinkjer kommune er utviklingsorientert og er åpen for organisasjonstilpasninger i løpet av planperioden". Etter 2011 er det gjort flere justeringer i organisasjonsmodellen. Siste justering var ved overføring av psykiatritjenesten ved NAV til en felles oppfølgingstjeneste for rus og psykiatri ved Arbeidssentralen. Med bakgrunn i innspill fra avdelingsledere og erfaringer ved dagens modell, og med utgangspunkt i formuleringene i kommuneplanen, ble det i fjor igangsatt en prosess for justering av organisasjonen med hensyn til avdelingstilhørighet for enkelte enheter, blant annet fordi Avdeling for samfunnsutvikling etter hvert ble vurdert som for stor og kompleks, og det er etter det jeg får opplyst etter høringsrunden planlagt enkelte endringer. Konklusjonene er så langt ikke presentert. Med utgangspunkt i at både avdelingene og enhetene i stor grad fungerer meget godt, så rådmannen ingen grunn til å igangsette en større endring, hverken når det gjelder trenivå-modellen som sådan eller i forhold til avdelingsstruktur. Heller ikke stabsfunksjonene ble det sett på som formålstjenlig å vurdere i denne omgang. I mål- og resultatutviklingsplanen som er inngått med rådmannen heter det at "rådmannen skal lage administrative strukturer som sikrer god ledelse og styring i organisasjonen. ( ) Toppledelse og staber på rådhuset må organiseres på hensiktsmessig måte i forhold til kommunens utfordringer " Og videre heter det også som et punkt i planen: "Gi nødvendig frihet til rådmannen i det løpende arbeidet". Kommunestyret har altså valgt å gi rådmannen betydelig handlingsrom når det gjelder å forme en organisasjon som hun mener best mulig kan sikre oppfølging av de politiske vedtak og de forventinger som påhviler kommunen. Rådmannen har vært flink til å orientere oss folkevalgte om arbeidet med endringer, og det har selvsagt også gitt oss en mulighet til å gi uttrykk for synspunkter. Flere av oss har gjort det. Samtidig har vi folkevalgte i Steinkjer så langt altså villet gi rådmannen betydelig frihet til å organisere virksomheten slik hun har ønsket det, for på best mulig måte å kunne innfri de forventningene det politiske miljø har hatt. Det er også slik at rådmannen må vurdere den totale ressurssituasjonen når organisatoriske forhold vurderes, herunder hvilken kompetanse man har og eventuelt ikke har, personalmessige forhold, hvordan balansen mellom ulike avdelinger kan bli, og hvilke tjenesteområder som må ses i en særlig sammenheng. Jeg minner dessuten om at rådmannen hvert år har en medarbeidersamtale med politisk ledelse i kommunen, på bakgrunn av en drøfting i formannskapet om det arbeidet som utføres og de resultatene som leveres, jfr. også mål- og resultatutviklingsplanen. I dette ligger det selvsagt også en mulighet for folkevalgt nivå å gi uttrykk for forhold i organisasjonen som man mener ikke fungerer optimalt. På spørsmålet om jeg mener at antallet avdelinger i kommunen bør begrenses til fire dersom dette medfører større ulemper enn fordeler, så må jo svaret logisk sett være nei. Men i en konkret vurdering av situasjonen i Steinkjer kommune er det jo ikke gitt at dette er tilfellet. Og jeg mener at rådmannen skal gis betydelig frihet i å forme organisasjonen slik hun mener at de høye ambisjoner og forventninger vi har til henne best kan oppnås. På spørsmålet om behovet for en ny gjennomgang av kommunens administrative organisering, herunder om det kan være aktuelt å gjenopprette seks avdelinger vil jeg si dette; jeg opplever at -8-
det skjer en løpende vurdering av organisasjonen, og at dette også stadig medfører tilpasninger. På ett punkt vil jeg være veldig tydelig; i mine øyne framstår det svært vellykket at det er bygget opp en tung Planenhet som stabsfunksjon i kommunen. Denne er jeg forholdsvis nært på. Med blant annet areal- og samfunnsplanlegging, jurist, kommuneoverlege, kommuneantikvar og flere andre funksjoner samlet som en viktig plan- og utviklingsenhet. Det er min oppfatning at vi ikke er tjent med en omorganisering som vil bryte opp dette viktige grepet. For øvrig vil vi nå få en revidering av kommuneplanens samfunnsdel, og det vil gi kommunestyret en naturlig anledning til å gjøre en overordnet vurdering av hvordan kommunen er organisert. Til det siste spørsmålet vil jeg klart si at jeg mener at kultur skal være et viktig satsingsområde i kommunen, og det er også en av grunnene til at et bredt flertall i kommunestyret har ønsket å investere i bedre fysiske rammebetingelser for kulturinstitusjonene, kulturutøverne og kulturbrukerne i kommunen vår. En kulturavdeling kan være til fordel for kulturarbeidet i Steinkjer, men dette er i tilfelle en av flere viktige rammebetingelser som kan ha betydning. Hvis og når vi lykkes med å få til kulturplanene rundt Torget, kan det være interessant å se til Stjørdal, som gjennom satsingen på Kimen kulturhus, etter det jeg har registrert, har fått en kulturhussjef som også er kultursjef for hele bredden av kulturvirksomheten i kommunen. Johannes Moen (MDG) foreslo etter å ha fått svaret følgende som oversendes formannskapet uten realitetsbehandling i kommunestyret: 1. Kommunestyret ber rådmannen presentere en oversikt over fordelene og ulempene så langt med fire avdelinger framfor seks 2. Kommunestyret anbefaler rådmannen å gjenopprette en egen avdeling for kultur Votering: Moens forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyre 18.11.2015: Følgende forslag oversendes formannskapet uten realitetsbehandling i kommunestyret: 1. Kommunestyret ber rådmannen presentere en oversikt over fordelene og ulempene så langt med fire avdelinger framfor seks 2. Kommunestyret anbefaler rådmannen å gjenopprette en egen avdeling for kultur -9-
SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet 26.11.2015 15/155 Kommunestyre Arkivsaksnr: 2015/6384 Klassering: Saksbehandler: Trond Waldal BEITSTAD FAU - SØKNAD OM FORSKOTTERING AV SPILLEMIDLER - UTLÅN Trykte vedlegg: Søknad fra Beitstad FAU datert 12.11.15. Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret avslår søknad fra Beitstad FAU datert 12.11.15 om utlån på kr. 270.000,- i forbindelse med forskottering av spillemidler. Torunn Austheim rådmann -10-
Saksopplysninger: Rådmannen viser til søknad fra FAU Beitstad datert 12.11.15. Beitstad FAU har fått innvilget kr. 270.000,- i spillemidler til bygging av ballbinge i nær tilknytning til Beitstad skole. Spillemidlene utbetales etterskuddsvis. Beitstad FAU ser for seg en snarlig realisering av ballbingen, men har ikke tilstrekkelig egenkapital til å forskottere spillemidlene inntil disse blir utbetalt. Ballbingen har en kostnad på kr. 307.500,- (det er ikke oppgitt hvorvidt dette er inkl. mva.). Beitstad FAU disponerer kr. 100.000,- i egenkapital. Saksvurderinger: Rådmannen ser positivt på at det etableres en ballbinge i tilknytning til Beitstad skole. Fysisk aktivitet er viktig for barn i alle aldre både i friminutter på skolen og etter skoletid. En ballbinge vil være en slik arena samtidig som den gir et tilbud utenom det organiserte idretts- / aktivitetstilbudet. Mange anlegg i kommunen tildeles årlig spillemidler. For alle anlegg gjelder at spillemidler utbetales etterskuddsvis. Det vil være krevende for kommunen om manglende likviditet hos idrettslag, foreninger osv. i forbindelse med realisering av prosjekter skal løses gjennom kommunal forskottering av spillemidler. Slik vil det også være i dette tilfellet. Til opplysning har Steinkjer kommune de siste årene ved to anledninger foretatt utlån som forskott på spillemidler: - Steinkjer fotballklubb bygg sak 07/85 - Steinkjer skiklubb ferdigstillelse av rulleskitrase til nasjonalt mesterskap sak 14/49 Rådmannen anser disse to sakene å ikke danne presedens for videre håndtering av søknader om forskottering av spillemidler. Rådmannen tilrår at søknaden fra Beitstad FAU avslås. -11-
1 Rådmann Torunn Austheím Steinkjer kommune Postboks 2530 7729 Steinkjer FAU Beitstad skole ved Ingrid Kaldahl Bergtrøvegen 8 7730 Beitstad Beitstad 12.11.15 SØKNAD OM UTLÃN/FORSKUTTERING AV SPILLEMIDLER TIL BALLBINGE Bakgrunn: Kommunestyret prioriterte i desembermøtet 2014 ballbinge til Beitstad skole, omsøkt av FAU Beitstad skole, høyt på nærmiljøanlegg og tippemidler. Videre ble vår søknad om spillemidler innvilget av Fylkesråd for utdanning og kultur i Nord.-Trøndelag fylkeskommune. FAU Beitstad skole er innvilget kroner 270 000 i tilskudd fra Fylkesråden. Forhold som i forkant er undersøkt: Denne uka har vi mottatt muntlig godkjenning av byggesøknaden fra Steinkjer kommune, og både skolen og enhet Eiendom er svært positive til nærmiljøanlegget. I egen bygd har vi gått mange runder med eget næringsliv, både privat og idrettslaget. Dessverre har ingen mulighet til å forskuttere kronebeløpet vi trenger, for å betale faktura på ballbingen. Faktura kommer som kjent en tid før selve tilskuddet fra Fylkesrådet blir utbetalt. Spørsmål: Ballbingen har en kostnad på kroner 307 500. Selv har vi en egenkapital på 100 000 som lokalt næringsliv og andre organisasjoner har gitt i gave. Vi søker herved om at Steinkjer kommune forskutterer/låner ut 270 000 kroner som igjen vil bli tilbakebetalt så snart tilskuddet er overført fra Fylkesråden. Antar at dette kan gjøres løpet av februar 2016. Sum vil bli tilbakebetalt i en innbetaling. Ytterligere spørsmål med bekreftelser av overnevnte forhold gis av undertegnede. Håper på en positiv behandling av saken. Med vennlig hilsen, Ingrid Kaldahl Leder i FAU Beitstad skole Tlf 952 21 460-12-
- 13 -
-14-
- 15 -