22.09. 2009 Side 1 av 5 Tilstede: Styrerepresentanter: Ole Rud, Arild Sørum Stana, Mari Kramperud Arnesen, Rolf Kristiansen, Jørn Inge Løsfelt, Sigurd Kolloen, Hildegunn Aas, Marie Julie Homb Rømo, Johnny Berg Administrasjon: Hildegard Johannessen, Jonny Westergård på sak 36, 37, 38, 39, 40, 42, 46, 48. Meldt forfall: Sidsel Forr Hemma Kopi til: Administrasjonen, Tillitsvalgte, Kunnskapsdepartementet Innkalt av: Styrets leder og rektor Tid: 22. September 2009 kl. 10.00 Sted: Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Møteplan: 10.00 15.00 Styremøte Saksliste: S 2009/ 36 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjent. I henhold til vedtekter er styret beslutningsdyktig. S 2009/ 37 Godkjenning av referat fra forrige møte Ingen merknader til referatet. Referat fra styrets møte 09. juni 2009 godkjennes. S 2009/ 38 Innsetting av ny styrerepresentant og avslutning for Sidsel Forr Hemma Jørn Inge Løsfelt ble innsatt som ny styrerepresentant. Sidsel Forr Hemma var forhindret i å møte. S 2009/ 39 OU- prosessen status Rektor orienterte om OU prosessen. Prosessen nærmer seg fullførelse. Ansettelse i stillingen IKT/Ped er i prosess og vil være den siste ansettelsen i forhold til å komplimentere den nye organisasjonen. Vea venter også på en ankesak som ligger hos KD i forhold til en oppsigelse. Styret diskuterer litt rundt økonomien i etterkant av OU prosessen og om hvordan omstillingsmidlene tildelt i RNB vil påvirke 2010. Viktig å få klarhet i forhold til 2010. Dette bør tas opp i et særmøte eller i etatsstyringsmøte. Styret er fornøyd med prosessen og påpeker at det er viktig å se fremover og være tilfreds med det som er gjennomført. Deler av orienteringen og diskusjonen innholdt personalopplysninger og vil ikke bli protokollført.
22.09. 2009 Side 2 av 5 Vedtak: Styret tar redegjørelsen om OU prosessen til orientering. S 2009/ 40 Status økonomi Stabsleder ga en kort innføring i den økonomiske situasjonen på Vea. Det ble informert om at blant annet opprettelsen av trådløst nett, innkjøp av IKT- utstyr til undervisning, innkjøp av bærbare datamaskiner til alle ansatte og ekstrautgifter ved utbygging av auditoriet og ny resepsjon, har vært betydelige poster på budsjettet. Når det gjelder utfordringer ble det nevnt at Vea ligger etter estimerte inntekter i forhold til kantinedrift og dekorasjonsoppdrag. Stabsleder påpeker at det fortsatt er et overordnet mål om å gå i pluss. Vedtak: Styret tar redegjørelsen angående Veas økonomi til orientering. S 2009/ 41 Søkerstatus Rektor ga en kort orientering om søkerstatus. Vedtak: Styret tar redegjørelsen om søkerstatus 2009/2010 til orientering. S 2009/ 42 Resultatrapport første halvår 2009 Rektor informerte om innholdet i halvårsrapporten. Det ble påpekt at det er en positiv trend i forhold til antall søkere og studenter/elever. Antallet studenter på botanisk design og komprimert kurs bør heves. Styret kom med et innspill i forhold til manglende informasjon i rapporten om Veas internasjonale Master samarbeid. Det ble også presentert noen forslag til endringer av ordlyd og påpekt enkelte utelatte ord i noen setninger. Det kom også frem at styret ønsker endring i forhold til hvordan rapporten overleveres KD. Styret påpekte at rapporten bør leveres til etterspurt dato til KD med et forbehold om eventuelle endringer etter styrebehandling. Dette medfører at den endelige rapporten skal godkjennes av både rektor og være behandlet i styret. Vedtak: Styret tar Resultatrapport første halvår 2009 til orientering. S 2009/ 43 Samarbeid med Folkeuniversitetet Avd. leder gartnerfag informerte om Veas nåværende samarbeid med Folkeuniversitetet og hvilke grep som har blitt gjort i forhold til det videre samarbeidet. Det ble også gitt en fyldig orientering rundt fremskritt i forhold til mesterbrev utdanningen ved Vea. P. d.d. så er FU fjellregionen samarbeidspartner når det kommer til mesterbrev, mens FU Mjøsregionen er samarbeidspartner i forhold til promotering og opptak til gartner studiene. Avd. leder ser for seg et mulig scenario hvor alt FU samarbeid blir liggende hos en av FU avdelingene. Denne tankegangen støttes av styret.
22.09. 2009 Side 3 av 5 Det vil være naturlig å ta opp igjen saken med styret når Vea har hatt ytterligere møter med FU. Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering. S 2009/ 44 Anleggsgartnerteknikker status og videre fremdrift Avd. leder gartnerfag informerte om nye søknadsfrister til NOKUT. Det vil nå være søknadsfrist 1. Mars og 1. September med 4 måneders behandlingstid. Det vil si at søknaden om oppstart av anleggsgartnerteknikker utdanningen må være levert innen 1. Mars for å kunne starte opp i oktober 2010. Avd. leder påpeker at søknaden vil være nær ferdigstilt i etterkant av bransjeseminaret 4 og 5. November 2009. Styret ser det hensiktsmessig at søknaden sendes så raskt som mulig etter at den er ferdigstilt. Avd. leder gartnerfag informerte også om det nye kvalitetssikringssystemet som skal innføres på Vea. Vedtak: Styret tar redegjørelsene til orientering. S 2009/ 45 Grønn Fagskole status og utfordringer Rektor redegjorde rundt forprosjekt angående Grønn fagskole og refererte til prosjektgruppens møter. Styret kom med forslag til hva prosjektgruppen kan se nærmere på. Det ble blant annet nevnt muligheten til å shoppe moduler. Dette forslaget stilte styret seg negativt til, spesielt dersom denne måten å studere på, ikke fører frem til tittelen Fagteknikker. Styret, i samsvar med prosjektgruppens anbefalinger, så på Utviklingsretning 2 som veien å gå videre. Det ble også anbefalt å gjøre en ny markedsanalyse samt se nærmere på spørsmålet; hva blir man når man tar Grønn fagskole. Det er viktig for styret at det blir tydeliggjort forskjellen på Botanisk Design og Grønn Fagskole. Rektor vil videreformidle styrets innspill og ser for seg at prosjektgruppen presenterer forprosjektet for styret før høstsemesteret er over. Vedtak: Saken tas opp igjen på styremøtet den 15. Desember 2009. S 2009/ 46 Utredning forprosjekt studieadministrativt system og arkiv Stabsleder informerte om forprosjektene som er gjennomført i forhold til studieadministrativt system og arkiv. Det understrekes at Vea står ovenfor et strategisk veivalg i forhold til IKT systemer. Styret diskuterte saken og kom med innspill. Styret sa seg enig at en egen IKT avdeling på Vea vil være for kostnadskrevende. Styret foreslo å ta nærmere kontakt med andre fagskoler for å få
22.09. 2009 Side 4 av 5 ytterligere informasjon og impulser rundt IKT muligheter. Styret er enig i at det vil være mest hensiktsmessig å se mot høgskoler og universiteter i fremtidige strategiske valg. Styret frarådet Vea å forsøke å komme seg med på en løsning som er skreddersydd for en annen institusjon. Vea bør være med fra starten for å unngå å innføre systemer som ikke tilfredsstiller Veas behov. Vedtak: Styret ved Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører gir ledergruppen ved Vea v/ rektor fullmakt til å undersøke og eventuelt inngå IKT avtale om drift, vedlikehold og service av IKT utstyr og programmer med en høgskole. S 2009/ 47 Etablering av Innstillingsråd og Tilsettingsråd Rektor forlot møtet. Styreleder innledet diskusjonen rundt Innstillingsråd og Tilsettingsråd. Diskusjonen resulterte i følgende vedtak. Vedtak: Styret ser betydningen av at det etableres en hensiktsmessig organisering av Innstillings- og Tilsettingsråd og delegerer dette til rektor i tråd med gjeldende praksis og prinsipper nedfelt i Statens personalhåndbok. Ved ansettelse av rektor og assisterende rektor er styret tilsettingsorgan. S 2009/ 48 Avskriving og ettergivelse av utestående fordringer Rektor og stabsleder informerte om situasjonen i forhold til avskrivning og ettergivelse av utestående fordringer. Styret påpekte at Vea bør kunne ta lærdom av en slik sak og at det er et ønske fra styret om at avtalen med inkassoselskapet undersøkes nærmere. Det ble informert om at Vea har gjort enkelte grep i forhold til å unngå lignende situasjoner i fremtiden, blant annet ved å avvikle kredittsalg i kantinen og ved å forbedre rutiner rundt fakturering. Forslag til vedtak: I henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten, ber styret ved Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Departementet om lov til å avskrive følgende krav: 1. Turid Lien kr. 25.908,- 2. Maren Orm Pettersen kr. 120,- 3. Thomas Mathisen kr. 1.397,- 4. Lill Iren Olaisen kr. 15. 871,- 5. Linda Renate Larsen Andersen kr. 2224,- 6. Nina Instrand kr. 2198,- I henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten, ber styret ved Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Departementet om lov til å ettergi
22.09. 2009 Side 5 av 5 følgende krav: S 2009/ 49 1. Turid Lien kr. 25.908,- 2. Maren Orm Pettersen kr. 120,- 3. Thomas Mathisen kr. 1.397,- 4. Lill Iren Olaisen kr. 15. 871,- 5. Linda Renate Larsen Andersen kr. 2224,- 6. Nina Instrand kr. 2198,- Møteplan styret Styret så nærmere på møtekalenderen og kom frem til følgende: Forslag til møtekalender for styret ved Vea 2010 Vår 10 februar mars april mai juni Styret v/vea 18.2. 29.4. 10.6. Høst 10 august september oktober november desember Styret v/vea 23.9 28.10. 16.12. Kommentar: Samtlige styremøter begynner kl. 10.00. Styremøtene søkes primært fastlagt til torsdager. S 2009/ 50 Byggeprosjekter bibliotek m.m. / med befaring Teknisk driftsleder orienterte om status og fremdrift i byggeprosjektet. Styret ble informert om at ferdigbefaringen ble gjennomført og at overtagelsesprotokollen ble underskrevet. Prosjektet ble gjennomført innenfor budsjettrammene. Styret applauderer arbeidet som er gjort i forbindelse med byggeprosjektet. Vedtak: Styret tar redegjørelsene til orientering. Eventuelt Rektor informerte styret om ett tilfelle av hepatitt A hos en av skolens studenter. Det ble også informert om hvilke grep Vea har tatt i denne sammenhengen. Møtet ble ledet av styreleder Ole Rud Møtet ble avsluttet med en omvisning i det nye tilbygget kl 15.30 Ref. Kristian Kjølhamar