KONTROLLRAPPORT Kontrollert enhet Hemne kommune Kontrolleder: Gaute Arnekleiv Saksnummer.: 2013/7019 Kontrolldato: 26.09.2013 Kontrollomfang: Nærings- og miljøtilskudd i skogbruket Skogfond Produksjonstilskudd Miljøplan Tilskudd til sykdomsavløsning Dato for kontrollrapport: Bakgrunn for kontroll Det vises til gjennomført kontroll den 26.09.2013 i Hemne kommune. 03.10.2013 Utgangspunkt for kontrollen var følgende lovverk: Forvaltningsloven (LOV 1967-02-10 nr. 00 om behandlingsmåten i forvaltningssaker) Lov om skogbruk (Skogbrukslova, LOV-2005-05-27-31) Forskrift om nærings- og miljøtiltak i skogbruket FOR-2004-02-04-447 2010 Tildeling av midler for 2011 til SMIL og NMSK til kommunene fra FMST (2010-9148) Fullmaktsbrev 2011 - forvaltningen av landbrukspolitiske virkemidler til FMST fra SLF (2010-10042) Tildeling av midler for 2012 til SMIL og NMSK til kommunene fra FMST (2012/10173-112) Fullmaktsbrev 2012 - forvaltningen av landbrukspolitiske virkemidler til FMST fra SLF (2011-10173) Forskrift om bærekraftig bruk av skog FOR-2006-06-07-593 Forskrift om skogfond o.a FOR 2006-07-03 nr 881 Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket FOR 2002-03-22 nr 283 Forskrift om miljøplan FOR 2003-01-15 nr 54 Forskrift om tilskot til avløysing FOR 2006-11-08 nr 1227 Rundskriv 22/2012 er til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid - søknadsomgangene 20. august 2012 og 20. januar 2013. Rundskriv 23/12 Produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid - saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangene 20. august 2012 og 20. januar 2013. Rundskriv 37/12 Produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid - saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangen 20. januar 2013. Rundskriv 15/12 Retningslinjer for behandling av søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom mv. Rundskriv 34/07 ar til forskrift om miljøplan og retningslinjer for kontroll Kontrollen omfattet etterlevelse av krav gitt i forvaltningsloven og forvaltningen av tilskuddsordningene:
Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Skogfond Produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid inkludert miljøplan Tilskudd til avløsning ved sykdom mv. Gjennomføring av kontroll Kontrollteamet bestod av Gaute Arnekleiv, Eva Dybwad Alstad og Anne Solstad. Fra kontrollert enhet deltok: Svein Johny Forren - Ass, Rådmann (Åpningsmøtet) Roar Kjerstadmo - enhetsleder TLM (Sluttmøtet) Daniel Lossius - avdelingsleder forvaltning Sigmund Nakken - jordbrukssjef Kjell Sverre Strøm - skogbrukssjef Eva Randi Oldervik - arkivleder (Sluttmøte) Kontrollen bestod av gjennomføring av intervjuer og gjennomgang av dokumentasjon. For Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket var det intervju og gjennomgang av bilagsperm for 2011 og 2012. I tillegg ble bruken av skogfond kontrollert, samt enkelte forhold knyttet til skogbrukslov og forskrift om bærekraftig skogbruk. For Produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid var det intervju og gjennomgang av søknadsdokumentasjon for søknadsomgangene pr. 31.07.2012 og pr. 01.01.2013. For sykdomsavløsning var det intervju og gjennomgang av søknader og dokumentasjon basert på stikkprøver. Funn etter gjennomgang bilagspermer og intervju ble gitt muntlig og skriftlig i sluttmøtet. Under kontrollen ble det gjort 9 funn i form av avvik og gitt 9 merknader. Oppsummering av funn og faktiske forhold Hemne kommune har god oversikt over landbruket i kommunen og god kjennskap til brukerne. Kommunen kjenner tilskuddsforskriftene godt, og håndterer tilskuddsaker på en ryddig måte. God lokalkunnskap sammen med tilstrekkelig fagkompetanse er viktig for at forvaltningen av tilskuddsordningene skal bli god. Vårt inntrykk er at saksbehandlerne i Hemne kommune har mye kompetanse på begge områder. Vi merker oss at det er bra aktivitet, og at kommunen er en pådriver i nettverksarbeidet med nabokommuner. Kommunen har tatt mye til etterretning av det som ble avdekket i forrige kontroll samt det som er tatt opp på kurs. Kommunen er serviceinnstilt overfor brukerne, men kan kanskje begrense det til veiledning. Det er en økning i andelen av elektroniske søknader om produksjonstilskudd fra foretaket selv - fra 34 i 2012 til 71 % i 2013. Mange grunner til det, men også ved opplæring fra saksbehandler.
Kommunen har gjennom kontrollen framlagt ryddige oversikter over søknader og underdokumentasjon. Under kontrollen av skogordningene ble det ikke avdekket feil med grunnlag i bilagspermene. Kommunen har ved siden av nødvendige søknadspapirer og underbilag, skrevet ut kart som dokumenterer areal og beliggenhet av tiltakene. Vi legger også merke til at kommunene har innført en god og ryddig praksis m.h.t. godkjenning av grøftetiltak (avskjærings- og suppleringsgrøfting) og er påpasselige med at kjøpte planter som ikke utplantes ikke blir gitt tilskuddsmidler. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtale. Merknader er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. Funn og faktiske forhold som ble avdekket avvik: under kontrollen, samt frist for å lukke Nærings- og miljotiltak i skogbruket Avvik 1 Det er ikke fastsatt overordna retningslinjer for prioritering av søknader Avvik fra Forskrift om NMSK 3, 2. ledd Etableres innen 01.01.2014 Avviket lukkes ved å etablere skriftlige retningslinjer i dialog med Fylkesmannen og lokale næringsorganisasjoner. Vi anbefaler at kommunen samarbeider med de andre kommunene i ytre kyst om slike retningslinjer Avvik 2 Det er ikke dokumentert kontroll av 10 % av søknadene på NMSK i 2011 og 2012 Avvik fra Forskrift om NMSK 12/tildelingsbrev Endra praksis fra og med 2014 Mangelfull kontroll av tilskuddsutbetaling lukkes ved å endre praksis. Produksjonstilskudd Avvik 3 En søknad er underskrevet av andre enn den som er innehaver og forplikter foretaket. Avvik fra Rundskriv 23/12 pkt. 4.1.1 og 4.1.8 Endra praksis fra og med søknadsomgangen pr. 31.07.2013 Avvik 4 Manglende avkryssing for hvem av søker eller avløserlag
som skulle ha utbetalt tilskudd til avløsning ved ferie og fritid. Kommunen hadde krysset i tråd med tidligere års søknad, men søker må alltid spørres og kommentar legges inn. Avvik fra Forskrift om produksjonstilskudd 9 samt rundskriv 23/12 pkt. 4.1.7. Endra praksis fra og med søknadsomgangen pr. 01.01.2014. Se også «Brukerveiledning for saksbehandlere» pkt. 2.2. Avvik 5 En søknad manglet underskrift av søker. Avvik fra Rundskriv 23/12 pkt. 4.1.1 og 4.1.8 Endra praksis fra og med søknadsomgangen pr. 31.07.2013. Tilskudd til avløsning ved sykdom mv.(kontrollert 4 søkere til sammen 16 søknader) Avvik 6 En søknad kan ha medført for mye utbetalt. Men dette vil bli avklart når timelister fra avløserlag for gjeldende søknadsperiode blir lagt fram. Avvik fra Forskriftens 6 og rs 15/12 under 14 s. 9. 31.10.2013 Avvik 7 Manglende dokumentasjon fra NAV for søknader kan ha medført for mye utbetalt gjeldende to søknader. Dette vil bli avklart når dokumentasjon er skaffet til vere. Avvik fra Forskriftens 6 og 11 samt rs 15/12 under. 11 s. 7. 31.10.2013 Avvik 8 Manglende dokumentasjon for næringsinntekt for flere av søkerne som ble kontrollert. Avvik fra Forskrift 4 og 14 samt rs 15/12 under 3 s. 1 og under 14 s. 9. Umiddelbart Avvik 9 For to søknader er det lagt til grunn netto lønn utafor bruket ved trekk i tilskott har medført for mykje utbetalt men det skal brukes brutto lønn. Dette har ført til for mye utbetalt tilskudd.
Avvik fra Forskriftens 11 og rs 15/12 under. 11 s. 7-8. 31.10.2013 Merknader: Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Etter NMSK forskriften 3 kan det stilles vilkår for utbetaling av tilskudd. Til eksempel at plantetall er i samsvar med Standard for plantetall gran i Trøndelag. Vi anbefaler at det utarbeides vilkår for NMSK tilskuddet og at disse innarbeides i overordna retningslinjer. Vilkår vil være gjenstand for årlig revisjon Kontroll av tilskuddsaker etter NMSK forskrift 12 og tilsagnsbrev. Kommunen ikke dokumentere nødvendig kontroll jf. 10 % av søknadene. Det er imidlertid gjennomført flere kontroller enn dokumenterte. Vi anbefaler at kommunen innfører rutiner som dokumenterer at kontroll er gjennomført og resultatet av den. For eksempel at dokumentasjon legges sammen med bilag med vedtak om tilskudd. Ved utbetaling av skogfond til juletre eller skogfond/tilskudd ved utplanting av utenlandske treslag, anbefales å legge henvisning til vedtak om tillatelse etter Forskrift om utsetting av utenlandske treslag (FOR- 2012-05-25-460) sammen med utbetalingsbilag. Kommunen eler egen skog. Det har tidligere forekommet inhabilitet ved utbetaling av tilskudd/skogfond. Kommunen bør utarbeide rutine for behandling av tilskuddssøknader f.eks. ved å sende disse til Fylkesmannen for anvisning og vedtak. Produksjonstilskudd: Ingen merknader. Miljøplan: 1. I henhold til 2.5.2. skal alle foretak ha miljøplan trinn 1 for å motta fullt produksjonstilskudd. Det er ingen underkjente miljøplaner i Hemne, men kvaliteten kan variere. Det anbefales kurs i miljøplan, gjerne i samarbeid med de andre kystkommunene. Sykdomsavløsning: På side 2 mangler øverst påført sjukmeldingsperiode og det mangler opplysninger under «Grunnlag for tilskott». Kravet i forhold til søkere bør innskjerpes i forhold til fullstendig utfylling av søknad En søknad med regnefeil har medført for mye utbetaling. Hvem som har ansvar for ordningen bør inntas i delegasjonsbrev i kommunen, Det bør sørges for opplæring i forhold til tilskudd til avløsning ved sykdom mv. Annet:
Produksjonstilskudd: Viktig at søker som kommer til kommunen gjennom veiledning sjøl fyller ut sin egen søknad og at dette ikke gjøres av kommunen. Skogordningene: Behov for rapport i WEBSKAS/ØKS som lister ut refusjonskrav fra dato til dato eller for valgt regnskapsår. Fylkesmannen spiller ønsket inn til SLF. Det utarbeides en rapport fra fagsysternene som kvittering på utført utbetaling av refusjonskrav/tilskuddssøknader. Fylkesmannen iverksetter rutine for utsending av rapport 41 fra ØKS etter hver godskriving av t"ilskudd. Det rapporteres til SLF at rapporten bør kunne periodiseres.