SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Martin Grønås Arkiv: 064 &40 Arkivsaksnr.: 11/72 DELTAGELSE I HALD-PROSJEKT EKOMMUNE/FEIDE Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at Dønna kommune skal delta i HALD-prosjektet ekommune/feide og bevilger kr 282.500 som vår kommunes andel av prosjektet. Dette dekkes ved å benytte innarbeidet bevilgning på kr 212.500 i kommunens vedtatte investeringsbudsjett for 2011 samt at kr 70.000 fra overførte midler rådmannens stab (andel overskudd 2009) overføres fra årets driftsbudsjett til investeringsbudsjett 2011. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre nødvendig budsjettregulering. Bakgrunn: Dønna kommunestyre vedtok i sitt investeringsbudsjett i forbindelse med behandling av årsbudsjettet for 2011 å avsette 212.500 kroner til deltakelse i HALD-prosjektet ekommune/feide. Saksutredning: I Kommuneproposisjonen for 2011 står det: Forskrift om obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor pålegger alle norske kommuner å følge de samme kravene som statlig sektor til nå har vært pålagt gjennom Referansekatalogen. Fra 1.januar 2010 ble kommunale virksomheter gjennom forskrift om obligatoriske ITstandarder pålagt å følge disse. Mellom kommunene i HALD er det derfor igangsatt et samarbeidsprosjekt for innføring av ekommune og Feide. Hvorfor ekommune? Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er i sin natur grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. IKT er en av de sterkeste drivkreftene i samfunnsutviklingen. Det er anslått at IKT står for hele 40 prosent av produktivitetsveksten i EU. Norge er blant de land i verden som har høyest produktivitet. Dette har mange årsaker, men en av hovedgrunnene er utstrakt bruk av teknologi. Høy produktivitet er like viktig i offentlig som i privat sektor. Uten en effektiv offentlig sektor er det vanskelig for det private næringsliv å oppnå høy produktivitet. IKT er samtidig viktig for distriktsutbygging og utvikling av lokalsamfunn. Regioner og kommuner
som vil tiltrekke seg næringsbedrifter og innbyggere, må legge til rette for bredbånd og effektive elektroniske tjenester. Både innbyggere og næringsliv forventer elektroniske tjenester fra kommuner og fylkeskommuner, på samme måte som fra private tjenesteytere. Digital inkludering er satt høyt på dagsordenen i mange land. Det handler om å inkludere alle innbyggerne i informasjonssamfunnet, uavhengig av alder, funksjonsdyktighet, kompetanse, geografi og kulturell bakgrunn. Tilgang til elektronisk infrastruktur (bredbånd) er en viktig forutsetning for digital inkludering. Like viktig er tilgang til digitalt innhold og digitale tjenester og universell utforming av offentlige nettsteder. Digital inkludering er også viktig for utvikling av lokaldemokratiet. Ved å legge til rette for elektronisk dialog og samhandling kan kommunen/fylkeskommunen skape økt innsikt i politiske prosesser og debatt om viktige lokalpolitiske spørsmål. IKT kan bidra til en mer helhetlig og samordnet offentlig sektor. Informasjon og tjenester kan sammenstilles på tvers av sektorer og offentlige virksomheter og tilpasses den enkelte brukers behov. Samtidig kan informasjon registreres, lagres og utveksles mellom offentlige virksomheter, bl.a. informasjon som er viktig for å sikre liv og helse. IKT er et viktig virkemiddel for å bedre kvaliteten på offentlige tjenester. Ved å gjøre informasjon tilgjengelig på Internett og etablere integrerte elektroniske tjenester kan søknadsprosesser forenkles og forbedres. Oppdatert og korrekt informasjon er avgjørende for å kunne treffe raske og gode beslutninger i offentlig saksbehandling. Innen utdanningssektoren kan IKT være med på å skape bedre læringsmiljø, tilpasset den enkelte elevs evner og interesser. IKT kan gi tilgang til oppdaterte kunnskapskilder og mulighet for samhandling og kunnskapsdeling med andre. Samtidig kan IKT bidra til å styrke samarbeidet mellom hjem og skole. På helse- og omsorgsområdet kan IKT bidra til mer korrekt dokumentasjon og raskere informasjonsutveksling mellom fastleger, sykehus og helse- og omsorgstjenesten i kommunene. IKT blir stadig viktigere som verktøy for omstilling og frigjøring av ressurser i kommunesektoren. Selv om elektronisk databehandling har vært benyttet i flere tiår, er det fortsatt mulig å hente ut store effektiviseringsgevinster. Analyser har vist at enkelte tjenester kan effektiviseres med mer enn 90 prosent ved bruk av elektronisk informasjonsutveksling mellom kommunen og den enkelte bruker. Gevinstene kan være knyttet både til mindre papirflytting, til lettere tilgjengelig informasjon og til redusert saksbehandlingstid. Gevinstene blir størst der det er mulighet for saksbehandling basert på forhåndsbestemte kriterier, automatisk oppslag i databaser og forhåndsutfylling av søknadsskjemaer. Helse- og omsorgstjenesten er trolig det området der mulighetene for å frigjøre ressurser ved økt bruk av IKT er størst. Det er også mulig å frigjøre ressurser på dette området ved bruk av robotteknologi og annen velferdsteknologi. IKT-løsninger er viktige for kommunens/fylkeskommunens interne drift. I en mellomstor kommune er det ikke uvanlig med rundt100 ulike IKT-systemer. Økonomi, lønns- og styringssystemer er nødvendig for effektiv forvaltning av virksomhetens ressurser. Saksbehandlings- og arkiveringssystemer trengs for å sikre god forvaltningspraksis. Geodatasystemer er en forutsetning for planlegging, registrering av miljødata og generell saksbehandling. Elektronisk handel kan bidra til lavere anskaffelseskostnader. Det er stort behov for å utvikle felles kravspesifikasjoner for ulike fagsystemer i kommunene. For mange kommuner er det lønnsomt å samarbeide om anskaffelse og drift av utstyr og systemer.
Dessuten kan utvikling og bruk av systemer basert på fri programvare bidra til bedre og billigere løsninger. Om FEIDE FEIDE (Felles Elektronisk IDEntitet) er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. Planen er at alle i Skole-Norge skal ha fått tilbud om en Feide-identitet fra sin skoleeier innen utgangen av 2010. Basert på kommunens opplysninger om elever og ansatte i skolen lages en elektronisk identitet - en Feide-identitet. Denne identiteten kan elever og ansatte bruke til å legitimere seg overfor ulike digitale tjenester, nettsteder, portaler, bibliotek og andre tjenester som er beregnet for utdanningssektoren. Feide-identiteten muliggjør samtidig økt kvalitet på tjenester gjennom personifisering av tjenesten; for eksempel vil en tjeneste som tilbyr matematikkoppgaver, kunne huske progresjonen til en bruker fra tidligere besøk. Hvem du er og hvilken rolle du har i skolen, bestemmer hva du får tilgang til: Elever, lærere, rektorer og foresatte har ulike roller og har dermed forskjellige rettigheter. For at dette skal virke på tvers av alle grunnskoler, videregående skoler, høgskoler og universiteter, må den tjenesten som utfører selve påloggingen (Feide), kunne stole på at opplysningene fra hver enkelt institusjon er riktige og oppdaterte. En ryddig identitetsforvaltning må derfor være på plass hos skoleeiere som skal innføre Feide. Dette krever at kommunen i tillegg til Feide må ha på plass et skoleadministrativt system for å lagre personopplysninger om brukerne før man får Feide-godkjenning. Høsten 2007 startet arbeidet med Feide i grunnskolene for fullt. Arbeidet med Feide i grunnopplæringen drives av UNINETT ABC på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet. Status ved skolestart 2009 var at tilnærmingsvis alle høgskoler, universiteter og videregående skoler tilbyr Feide-identiteter til sine ansatte. Det er nå kommunene sin tur og det er mange kommuner som allerede er Feide-godkjent. En skoleeier har mange gode grunner til å innføre Feide: Feide gir god økonomi, man oppfyller lovbestemte krav i henhold til personopplysningsloven, og det gir skoleeier langt bedre datakvalitet. Feide gir også utvidet tilgjengelighet og tilgang til nasjonale tjenester. I utdanningssektoren er det sterk vekst i antall digitale ressurser og tjenester som baserer seg på elektronisk identifikasjon som tilgangskontroll. Feide gir brukeren ett brukernavn og ett passord som gir tilgang til både lokale tjenester (som e-post og kalendersystem) og nasjonale tjenester (som for eksempel digital eksamen og NRKs arkiv). For skoleeier gir dette lavere administrasjonskostnader og lavere terskel for å innføre nye tjenester i skolen. I mai 2009 ble det vedtatt en kostnadsmodell for Feide. Grunnopplæringen får en betalingsmodell som har en fast pris per skoleeier avhengig av størrelse, der Kostras tall legges til grunn for fordelingsnøkkel. Skoleeiere får rabatt dersom det er fire skoleeiere som samarbeider, eller samarbeidet har over 3000 elever. Prismodellen for grunnopplæringa revurderes for 2012 når utrullingen er gjennomført i grunnopplæringen og den langsiktige organiseringen av Feidearbeidet er avklart. I samarbeidsprosjektet for HALD-kommunene om innføring av Feide/eKommune 2011 er det laget et kostnadsestimat på til sammen 1.408.000 kroner. Dønnas andel av dette utgjør 211.600 kroner. Da er også utgiftene til innføring av skoleadministrativt system og ny portalløsning/webserver medregnet.
Utgifter til skjemapakke, integrasjon skjema/fagsystem er ikke medregnet (turkis ramme i tabellen). Estimat over kostnader med Feide/eKommune 2011: Totalt 2011 Alstahaug 40% Herøy 20% Leirfjord 20% Dønna 20% Prosjektleder 70% stilling (inkl. sos. omk): Portalløsning inkl. webserver: 408.000 163.200 81.600 81.600 81.600 400.000 Skjønnsmidler Integrasjonsmoduler: 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Feide: 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Implementering i skolenett (Alstahaug) 200.000 Konsulentbistand: 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Programvare (SAS): 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Sum: 1.408.000 373.200 211.600 211.600 211.600 Skjemapakke (14 skjema) : Integrasjon skjema/fagsystem 27.000 21.000 21.000 21.000 7.300 pr stk 5.000 pr stk 5.000 pr stk 5.000 pr stk MinSide/AltInn: Inkl Inkl Inkl Inkl Ved innføring av Feide oppfyller skoleeier personopplysningslovens krav om at brukeren skal få innsyn i egne data og at brukeren må gi godkjennelse til overføring av data til tjenester. Skoleeier får god oversikt over egne brukere og kontroll over hvilke Feide-tjenester som skal være tilgjengelig for disse. Alle skoleeiere bør ha god kontroll og oversikt over persondata, men det har i årenes løp utviklet seg ulik praksis for behandling av persondata i forskjellige deler av skolesektoren. Som ledd i en Feide-innføring vil det bli etablert felles regler for vedlikehold av data i kildesystemene og felles rutiner for endringer av register når for eksempel en elev eller en lærer slutter. Bedre datakvalitet vil være et resultat av en Feide-innføring. Tilgang til digitale ressurser og tjenester er i dag ofte knyttet til den enkelte pc eller dennes IP-adresse. Feide er en løsning for web-baserte tjenester der tilgangen reguleres av at brukeren kan identifisere seg - uavhengig av tid eller sted. Feide gir også mulighet for å identifisere elevers foresatte på en sikker måte, slik at for eksempel læringsplattformer kan åpne for å gi foresatte tilgang til elevenes arbeider.
Både kommersielle og offentlige tjenestetilbydere arbeider med å utvide mengden av tilgjengelige Feide-klargjorte tjenester. Kunnskapsdepartementet har tidlig sett gevinstene en enhetlig identitetsforvaltning vil gi i skolesektoren. Det vil gi bedre og mer effektive digitale tjenester, og man vil få en ryddig og effektiv håndtering av personopplysninger. Dette er i tråd med lover og forskrifter basert på standardisert teknologi. Elever og lærere vil få felles innlogging til en rekke tjenester. Kunnskapsdepartementet er i førersetet ved innføringen av Feide. Underliggende etater, f.eks. Utdanningsdirektoratet, er gitt tildelingsbrev som tydeliggjør dette. Et eksempel er at de skal tilby Feide-innlogging på egne elektroniske tjenester. Feide er i tillegg forankret på kommunalt og fylkeskommunalt nivå gjennom KS' IKT-strategi "ekommune 2012". Det er også tatt beslutninger i alle fylkeskommunene om at Feide skal innføres. Kommuner som knytter seg til Feides innloggingstjeneste blir vertsorganisasjon og må tilfredsstille en del krav. Kravene kan grupperes slik: krav til behandling av personopplysninger krav om innføring av IKT-reglement krav til den tekniske løsningen krav om førstelinjesupport Hvor mye arbeid som kreves for å oppfylle kravene, kommer an på hvordan situasjonen er ved prosjektets oppstart. En kommune som har ryddige og dokumenterte rutiner rundt et skoleadministrativt system, vil ha mye enklere utgangspunkt enn en kommune uten skoleadministrativt system. Det samme gjelder kravene til den tekniske infrastrukturen. Det er verdt å merke seg at Feide stiller de samme kravene til behandling av personopplysninger som det personopplysningsloven med forskrifter stiller til en skoleeier. Et Feide-prosjekt kan derfor også brukes som et verktøy for skoleeiere til å forsikre seg om at de følger lovens krav. Vurdering: Av saksutredningen framgår det at ved deltakelse i HALD-prosjektet ekommune/feide vil Dønna kommune delvis oppfylle statlige krav som er satt til alle kommuner. Kommunale virksomheter er gjennom forskrift pålagt å følge obligatoriske IT-standarder, og Kunnskapsdepartementet krever at alle i utdanningssektoren fra universitet, høgskole, videregående skole og grunnskole skal ha fått tilbud om FEIDE-identitet innen utgangen av 2010. Alle grunnskoler er pålagt digital administrasjon av eksamen gjennom prøveadministrasjonssystemet(pas). Også gjennomføringen av nasjonale prøver og brukerundersøkelser for elever, foreldre og lærere gjennomføres digitalt. Det synes derfor å haste med å komme seg på banen for å få gjennomført pålagte krav både i forhold til kommuneadministrasjonen og kommunens grunnskoler.
Gjennomføringen av ekommune/feide er en stor oppgave for en liten kommune. Samarbeidet i HALD er derfor viktig og nødvendig for å få dette på plass. Rådmannens tilleggsopplysninger. Etter at saksbehandler har ferdigstilt saken har Alstahaug kommune ved prosjektleder for E- kommuneprosjektet kontaktet de andre kommunene og bedt om klargjøring i forhold til nødvendig tilleggsbevilgning i forhold til kommunens heimeside. Dette gjelder i forhold til anskaffelse av Nasjonal Tjenestekatalog fra Kommuneforlaget (KF). Dette er en elektronisk (og fysisk) katalog med oppdaterte beskrivelser av alle tjenester som kommunene tilbyr. Beskrivelsene vil være tilgjengelige og oppdaterte på kommunens egne heimesider, med linker til relevante tjenester og lenker til relaterte skjema. Prosjektleder og IT-sjef vurderer det slik at tjenestekatalogen vil være svært gunstig for innbyggernes muligheter til selvbetjening, samt for generell informasjon om innbyggernes rettigheter og plikter overfor kommunen. Anskaffelseskostnad m.m vil være ca kr 70.000. Denne foreslås innarbeidet i investeringsbudsjettet for 2011 ved at kostnadsrammen for ekommune-prosjektet økes fra kr 212.500 til kr 282.500. økningen dekkes ved bruk av overførte midler (ubrukt andel overskudd 2009) rådmannens stab på kr 70.000. F.o.m. 2012 vil det være en årlig driftskostnad på ca kr 38.000 knyttet til Nasjonal Tjenestekatalog fra KF. Vedlegg: Ingen