INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 26. august kl. 12.00 i Rissa. Saker til behandling: Innhold SAK 20/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL... 1 SAK 21/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER... 2 SAK 22/16 RETNINGSLINJER BETALING GJENVINNINGSSTASJONER... 3 SAK 23/16 REGNSKAP FØRSTE HALVÅR 2016... 4 Vedlegg 1 Møteprotokoll 24.06.2016... 6 Vedlegg 2 Utkast til beslutningsgrunnlag SESAM (ettersendes som eget dokument)... 8 Vedlegg 3 Utkast til tilbudsinnbydelse (ettersendes)... 9 Vedlegg 4 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner... 10 Vedlegg 5 Detaljert halvårsregnskap 2016... 11 Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon 73858590. Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder
SAK 20/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den 24.06.2016 fra sak 16/16 til 19/16. Vedlegg: Vedlegg 1 Møteprotokoll 24.06.2016 Side 1 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
SAK 21/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Driftsorientering Sykefravær hittil i år 0,3 % Drift sommeren 2016 gikk bedre enn de to foregående årene. Mindre klager på fulle hyttecontainere, samt at transportørene har hatt mindre kapasitetsproblemer. Brann i container på Ørland gjenvinningsstasjon. Regnskap Det vises til sak 23/16 Informasjon om anbud slambehandling Det er mottatt to tilbud på anbud slambehandling. COWI har evaluert tilbudene og gjort en tildeling. Det informeres i møtet om tilbudene og videre framdrift i tildeling og kontraktsinngåelse. Informasjon om SESAM Vedlegg 2 Utkast beslutningsgrunnlag (ettersendes som eget dokement) Det har ikke vært møter i etterkant av forrige styremøte. Oppdatert utkast til beslutningsgrunnlag ettersendes. Dette viser status på de ulike delene i prosjektet. Informasjon om SeSammen Det har ikke vært møter i etterkant av forrige styremøte. Informasjon om strategi Fosen Renovasjon IKS Det er gjort små endringer i strategidokumentet basert på innspill i forrige styremøte. Oppdatert versjon deles ut i møtet. Endelig selskapsstrategi legges fram til vedtak på neste styremøte. Ørland gjenvinningsstasjon Ørland kommune har inngått en 50 år lang festeavtale med grunneier av arealer som Fosen Renovasjon IKS leier til gjenvinningsstasjon. Ørland kommune ønsker å ta opp diskusjonen/forhandlingene som ble påbegynt for flere år siden. De ønsker å få på plass en framleieavtale. Utredning struktur gjenvinningsstasjoner Vedlegg 3 Utkast til tilbudsinnbydelse (ettersendes) Det er ønskelig å diskutere hvilke kriterier vi skal ha svar på i forbindelse med et forprosjekt. For å kunne få konkrete svar og beslutningsgrunnlag fra en slik rapport, er det vesentlig å sette systemgrenser slik at det ikke blir for omfattende. Side 2 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
SAK 22/16 RETNINGSLINJER BETALING GJENVINNINGSSTASJONER Innstilling: Styret vedtar retningslinjer for betaling på gjenvinningsstasjoner. Vedlegg: Vedlegg 4 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner Saksopplysninger: I 2011 ble det vedtatt gratis levering til gjenvinningsstasjoner for sortert avfall fra private- og fritidskunder (husholdning). Dette har vært en suksess med stort sett positive tilbakemeldinger. Utfordringene har i hovedsak vært å skille mellom private som kan levere gratis og næringsliv som må betale for å levere avfall. De som drifter gjenvinningsstasjonene savner klarere retningslinjer for å kunne skille private og næringskunder. Det har vært noe sprikende informasjon og praksis på dette området. De vedlagte retningslinjer er utarbeidet av administrasjonen i Fosen Renovasjon IKS og er sendt på høring til de som drifter gjenvinningsstasjonene. Vurderinger: De nye retningslinjene vil gjøre det enklere å drifte gjenvinningsstasjonene. Skillet mellom husholdning og næring vil bli klarere. Side 3 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
SAK 23/16 REGNSKAP FØRSTE HALVÅR 2016 Innstilling: Styret tar regnskapskontrollen for første halvår 2016 til etterretning. Vedlegg: Vedlegg 5 Detaljert halvårsregnskap 2016 Saksopplysninger: Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr -13 957 996 kr -13 568 555 kr -4 102 150 kr -3 625 125 kr -4 248 358 kr -4 197 626 SUM VAREKOSTNADER kr 2 355 886 kr 2 246 029 kr 743 271 kr 724 200 kr 494 638 kr 469 916 SUM PERSONALKOSTNADER kr 1 144 250 kr 1 185 493 kr 839 657 kr 733 388 kr 513 629 kr 558 832 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 8 468 296 kr 8 108 671 kr 1 675 678 kr 1 522 913 kr 3 205 989 kr 3 303 171 SUM FINANSINNTEKTER kr -45 428 kr -52 985 kr -650 kr -758 kr -13 837 kr -16 138 SUM FINANSKOSTNADER kr 65 994 kr 73 335 kr 11 306 kr 12 521 kr 3 551 kr 3 577 Totalt kr -1 968 999 kr -2 008 012 kr -832 889 kr -632 863 kr -44 388 kr 121 732 Det er budsjettert med følgende årsresultat for 2016: Husholdning Næring Slam Resultat 506 632-420 843 60 450 Bruk av driftsfond 506 632 0 60 450 Årsresultat før skatt 0-420 843 0 Regnskap er justert basert på framdrift i arbeidet. Slam Ut fra gjennomføringsplan for 2015 skal alle tanker tømmes i månedene mars til oktober. Basert på fremdriftsplan ved utgangen av juni er 45 % av tankene tømt. Dette er lagt til grunn for periodisering. Inntekter er noe over budsjett pga flere ekstra- og nødtømminger på Fosen Yards i første kvartal. Det er noe usikkerhet i tallen på varekostnader da vi ikke har mottatt faktura fra Namdal Tankrens for 2. kvartal. Estimerte tall er benyttet i regnskapsrapporten. Renovasjon husholdning Inntekter er noe over budsjett. Dette skyldes i hovedsak økt antall og større renovasjonsdunker til husholdningskunder. Andre inntekter er også over budsjett, noe som i hovedsak skyldes tilskudd til strandryddeaksjonen. Side 4 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Renovasjon næring Det er noe økte mengder på næring sammenlignet med 2015. Dette fører til noe høyere inntekter. Spesielt har mengde metall økt betydelig. Økte mengder fører til økte vare- og transportkostnader. Overforbruket på andre driftskostnader skyldes i tillegg et tap på fordringer på ca 150 000. Vurdering: Totalt sett vil en si at driften av Fosen Renovasjon skjer i samsvar med de forutsetninger som er lagt. For slam er det budsjettert med et lite underskudd. Halvårsresultatet viser et lite overskudd, men det er forventet noe høyere forbruk i andre halvår med blant annet konsulenthjelp til innsamlingsanbud. For husholdning er det budsjettert med et underskudd på ca 500.000. Foreløpig ligger det an til et regnskap i balanse. Det er imidlertid planlagt innkjøp av noe programvare og konsulenttjenester som det ikke er budsjettert med. Det er også forventet høyere personalkostnader som følge av innleid sommervikar som ikke var budsjettert. For næringsavdelingen viser regnskapet et overskudd på ca 200 000. Det er budsjettert med et overskudd på ca 400 000. Sannsynligvis vil årsresultatet bli noe større, pga at resultat første halvår inkl. overnevnte tap på fordringer. Side 5 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Vedlegg 1 Møteprotokoll 24.06.2016 MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS. 24.06.16 kl. 09.30-11.30 Til stede : Kjell Sverre Tung, Birger Austad, Marianne Brødreskift, Gro Kristiansen og Ole Hyllmark deltok på møte. Forfall : Hanne K Høysæter Andre : Ola Sørås SAK 16/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den 13.05.2016 fra sak 12/16 til 15/16. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den 13.05.2016 fra sak 12/16 til 15/16. SAK 17/16 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger i møtet: Styret ønsker en utredning av fremtidige løsninger for gjenvinningsstasjonene. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 6 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
SAK 18/16 GJENNOMGANG AVTALER Innstilling: Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering. Vedtak: Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering. SAK 19/16 GJENNOMGANG FORSIKRINGER Innstilling: Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering. Vedtak: Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Birger Austad Marianne Brødreskift Gro Kristiansen Side 7 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Vedlegg 2 eget dokument) Utkast til beslutningsgrunnlag SESAM (ettersendes som Side 8 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Vedlegg 3 Utkast til tilbudsinnbydelse (ettersendes) Side 9 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Vedlegg 4 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner tilbyr levering av avfall fra både husholdningskunder og næringslivskunder. Disse retningslinjene beskriver hvilke betingelser som gjelder for betaling. 1.Privat- og fritidsabonnenter Privat- og fritidsabonnenter (husholdninger), kan kostnadsfritt levere 3 m3 sortert avfall. Utgifter i forbindelse med dette er dekket gjennom renovasjongebyret. Krav som må være oppfylt for at man skal kunne levere avfall kostnadsfritt: Avfallet må stamme fra en eiendom (husholdning) som har aktivt renovasjonsabonnement hos Fosen Renovasjon IKS. Avfallet må være sortert i de fraksjoner, som det til enhver tid er tilbud om på gjenvinningsstasjonene. Mengde pr. levering er maksimalt 3 m3. Ved større leveranser må det betales ordinære priser for det overskytende. Avfallet kan ikke stamme fra nåværende eller tidligere næringsvirksomhet. Avfallet må leveres av eier av eiendommen hvor avfallet kommer fra.* Avfallet skal leveres med private biler.** * Dersom du selv ikke har mulighet til å levere avfallet på gjenvinningsstasjonene, kan du bestille henting av avfallet fra firma som tilbyr transport. For at firmaet skal kunne levere avfallet gratis må et skjema, privat avfall levert av transportør, fylles ut og signeres av kunde og være med til gjenvinningsstasjonen når avfallet skal leveres. **Dersom kunder ønsker å levere avfall med firmabiler eller traktorer må skjema privat avfall levert av transportør fylles ut og leveres. Dersom vilkårene over ikke er oppfylt, må kunde betale ordinære priser. 2.Næringsliv Kunder som ikke kommer innenfor definisjonene i kap. 1, defineres som næringslivskunder og må betale i henhold til ordinære priser. Side 10 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Vedlegg 5 Detaljert halvårsregnskap 2016 Fordelingsnøkler er fordelt på faktiske avfallsmengder, registrert arbeidstid, omsetning, investerte beløp hvor dette er hensiktsmessig og mulig. På konto hvor dette ikke er mulig er det benyttet skjønnsmessige vurderinger. Fordelingsnøkler Hushol Konto Regnskap Budsjett dning Næring Slam Renovasjonsgebyrer husholdning -4 210 044-4 173 195 Betalte purregebyrer -38 314-24 431 Tømming av slamavskillere -4 248 358-4 197 626 Renovasjonsgebyrer husholdning -10 021 723-9 853 208 Gebyrer levering gjenbruksstasjon -1 100-545 Bytte renovasjonsdunk -7 719-12 518 Renovasjonsgebyr fritid -3 042 926-3 017 195 Salg av sekker -4 095 0 Salg av kontainere og beholdere -15 400-6 589 Andre inntekter -133 690-33 343 Papp salg -1 064-9 360 0,05 0,95 Papir salg -117 949-105 800 0,94 0,06 Metall salg -358 047-324 000 0,69 0,31 EE-avfall -92 478-90 281 Tekstiler -47 475-51 476 Betalte purregebyrer -114 331-64 242 Forbruksavfall - husholdning -13 957 996-13 568 555 Renovasjonsgebyrer husholdning -2 392 577-2 259 103 Gebyrer levering gjenbruksstasjon -286 882-258 187 Andre inntekter -96 928-101 743 Papp salg -20 210-49 140 Papir salg -7 529-9 200 Metall salg -160 862-36 000 Utleie personell -1 137 164-911 753 Forbruksavfall - næring -4 102 150-3 625 125 SUM INNTEKTER -22 308 505-21 391 306 Avgift forbrenning inkl st.avg 494 638 469 916 Tømming av slamavskillere 494 638 469 916 Innkjøp av sekker og kompostholdere for videresalg 74 837 0 Avgift forbrenning inkl st.avg 1 042 209 1 041 502 0,73 0,27 Avgift deponi inkl st.avg 124 654 48 381 0,95 0,05 Avgift sortering 655 952 693 000 0,70 0,30 Glass- og metallembalasje 0 53 972 1,00 Spesialavfall 212 726 184 232 0,90 0,10 Impregnert trevirke 85 696 106 446 0,95 0,05 Side 11 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Fordelingsnøkler Hushol Konto Regnskap Budsjett dning Næring Slam Vindusglass 121 788 118 498 0,85 0,15 Trevirke 38 025 0 0,65 0,35 Forbruksavfall - husholdning 2 355 886 2 246 029 Avgift forbrenning inkl st.avg 385 475 405 029 Avgift deponi inkl st.avg 6 561 2 547 Avgift sortering 281 122 269 500 Glass- og metallembalasje 0 141 Spesialavfall 23 636 20 470 Impregnert trevirke 4 510 5 603 Vindusglass 21 492 20 912 Trevirke 20 475 0 Forbruksavfall - næring 743 271 724 200 SUM VAREKOSTNADER 3 593 794 3 440 144 Lønn faste ansatte 1 420 959 1 654 453 Ekstrahjelp 4 970 5 444 Overtid 71 587 89 916 Annen lønn og trekkpl godtgjørelse 17 763 0 Fordeling lønnskostnader 0-2 378 840 Godtgjørelse styre og rep.skap 142 381 139 463 Arbeidsgiveravgift 207 690 225 491 Premieforsikring KLP 245 454 284 557 Gruppeliv-/ulykkesforsikring 2 575 15 038 Premie LO/NHO ordningene 3 726 2 207 Bedriftshelsetjeneste 11 600 5 182 Hovedadministrasjon 2 128 705 42 909 Fordeling lønnskostnader 0 548 963 Tømming av slamavskillere 0 548 963 Fordeling lønnskostnader 0 1 164 467 Forbruksavfall - husholdning 0 1 164 467 Lønn faste ansatte 223 354 0 Overtid 54 326 0 Annen lønn og trekkpl godtgjørelse 21 685 0 Fordeling lønnskostnader 0 665 410 Godtgjørelse styre og rep.skap 0 50 600 Arbeidsgiveravgift 36 223 5 364 Premieforsikring KLP 32 949 0 Gruppeliv-/ulykkesforsikring 294 0 Forbruksavfall - næring 368 831 721 373 SUM PERSONALKOSTNADER 2 497 536 2 477 713 Leie lokaler 129 793 146 609 Leie maskiner 29 765 33 448 EDB-utstyr 22 183 17 267 Side 12 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Konto Regnskap Budsjett Kontorutstyr 94 739 0 Andre driftskostnader 1 018 52 752 Revisjonshonorar 0 14 498 Regnskapshonorar 32 000 26 087 Innfordringstjenester 176 015 165 249 Konsulenthonorar 60 540 33 974 Prosjekt 0 50 000 Leid hjelp drift gjenbrukstorg 0 0 Kontorrekvisita 20 755 29 645 EDB programvare 180 862 137 091 Aviser/tidsskrifter 0 3 722 Faglitteratur 802 763 Kurs/oppdateringer 77 142 85 050 Andre kontorkostnader 35 486 91 160 Telefon 35 150 38 550 Porto 49 829 64 409 EDB-utgifter 51 837 57 336 Kjøretøy 0 0 Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig 40 286 35 486 Reisekostnader - ikke oppgavepliktig 20 842 14 042 Diettkostnader - oppgavepliktig 2 820 3 029 Telefongodtgjørelse -20 130 0 Reklame- og annonsekostnader 107 260 107 690 Kontingenter 136 008 56 440 Forsikringspremier 0 0 Styre- og bedriftsfors., servering 4 072 3 465 Øresavrunding -10 0 Bank- og kortgebyrer 28 797 27 793 Tap på fordringer - husholdninger 0 17 613 Fordeling andre driftskostnader 0-1 297 268 Hovedadministrasjon 1 317 861 15 893 Avskrivning på bygninger og annen fast eiendom 16 540 16 540 Transport innsamling 2 762 668 2 832 480 Leie areal 0 7 635 Leie kontainere 0 0 Andre driftskostnader 0 7 865 Konsulenthonorar 12 075 14 919 Prosjekt 151 770 100 000 Konsulenttjenester 1 835 0 Porto 0 13 904 Reklame- og annonsekostnader 2 749 11 517 Fordelingsnøkler Hushol dning Næring Slam Side 13 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Fordelingsnøkler Hushol Konto Regnskap Budsjett dning Næring Slam Fordeling andre driftskostnader 7 934 294 705 Tømming av slamavskillere 2 955 570 3 299 564 Avskrivning på bygninger og annen fast eiendom 960 896 915 140 1,00 Transport innsamling 2 617 352 2 711 066 1,00 0,00 Containertransport 2 238 493 1 647 367 0,71 0,29 Ekstra transport 38 134 54 447 0,71 0,29 Opprydding ved hyttekontainere 36 630 51 688 1,00 Sekker 19 482 0 1,00 Elektrisitet 30 724 22 812 0,70 0,30 Leie maskiner 3 900 3 186 0,70 0,30 Leie areal 158 673 118 338 0,78 0,18 0,05 Leie kontainere 45 294 55 246 0,70 0,30 EDB-utstyr 7 826 0 1,00 Kontorutstyr 0 0 1,00 Reparasjon/vedlikehold hyttekontainere 5 700 11 197 1,00 Reparasjon/vedlikehold returpunkt 15 503 2 248 1,00 Reparasjon/vedlikehold kontainere 141 040 141 908 0,70 0,30 Reparasjon/vedlikehold gjenbruksstasjon 214 130 164 261 0,80 0,20 Andre driftskostnader 205 827 109 468 0,80 0,20 Konsulenthonorar 9 659 21 287 0,94 0,06 Prosjekt 54 513 72 500 1,00 Leid hjelp drift gjenbrukstorg 1 623 252 1 120 523 0,90 0,10 EDB programvare 0 0 1,00 Aviser/tidsskrifter 5 626 0 0,80 0,20 Kurs/oppdateringer 51 208 0 0,80 0,20 Andre kontorkostnader 3 209 7 644 0,80 0,20 Telefon 1 543 0 0,80 0,20 Porto 4 742 0 1,00 0,00 Diesel 45 125 28 817 0,80 0,20 Løpende vedlikehold traktor 50 245 26 656 0,80 0,20 Kjøretøy 72 196 18 682 0,80 0,20 Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig 562 0 1,00 0,00 Reisekostnader - ikke oppgavepliktig 140 0 1,00 0,00 Reklame- og annonsekostnader 22 350 19 761 1,00 0,00 Kontingenter 2 143 0 1,00 0,00 Forsikringspremier 1 384 0 1,00 0,00 Styre- og bedriftsfors., servering 1 030 0 1,00 0,00 Tap på fordringer - husholdninger 158 179 0 1,00 Fordeling andre driftskostnader -1 213 075 774 930 1,00 Forbruksavfall - husholdning 7 633 638 8 099 167 Avskrivning på bygninger og annen fast eiendom 234 154 223 004 Side 14 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Konto Regnskap Budsjett Containertransport 0 640 643 Ekstra transport 0 21 174 Elektrisitet 0 5 703 Leie maskiner 0 795 Leie areal 0 26 722 Leie kontainere 0 23 677 Reparasjon/vedlikehold kontainere 0 60 818 Reparasjon/vedlikehold gjenbruksstasjon 0 41 065 Andre driftskostnader 0 27 857 Konsulenthonorar 0 680 Leid hjelp drift gjenbrukstorg 0 197 739 Diesel 0 7 204 Løpende vedlikehold traktor 0 6 664 Kjøretøy 0 4 670 Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig 3 900 1 742 Reisekostnader - ikke oppgavepliktig 1 895 352 Telefongodtgjørelse -2 196 0 Kontingenter 0 2 042 Fordeling andre driftskostnader 1 205 141 227 584 Forbruksavfall - næring 1 442 894 1 520 132 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER 13 349 962 12 934 755 Renteinntekter - bank 0-14 530 Tømming av slamavskillere 0-14 530 Renteinntekter - bank 0-39 438 Forbruksavfall - husholdning 0-39 438 Renteinntekter - bank 0-15 914 Forbruksavfall - næring 0-15 914 Renteinntekter - bank -34 216 0 Renteinntekter - kunder -25 699 0 Renter -59 915 0 SUM FINANSINNTEKTER -59 915-69 882 Annen rentekostnad 560 0 Renter leverandørgjeld 744 0 Hovedadministrasjon 1 304 0 Rentekostnader uten fradragsrett 2 642 3 578 Tømming av slamavskillere 2 642 3 578 Rentekostnader uten fradragsrett 57 313 72 440 Renter leverandørgjeld 322 0 Forbruksavfall - husholdning 57 635 72 440 Rentekostnader uten fradragsrett 10 673 13 415 Forbruksavfall - næring 10 673 13 415 Annen rentekostnad 7 403 0 Fordelingsnøkler Hushol dning Næring Slam Side 15 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016
Konto Regnskap Budsjett Renter leverandørgjeld 1 195 0 Renter 8 598 0 SUM FINANSKOSTNADER 80 851 89 433-2 846 277-2 519 143 Fordelingsnøkler Hushol dning Næring Slam Side 16 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 26.08.2016