EPJ Løftet Organisering 22.8.16
Forslag organisering EPJ-løftet høsten 2016 Styringsgruppe Den Norske Legeforening : Tor Carlsen Egil Johannesen Inger Lyngstad KS: Egil Rasmussen (Observatør) Helsedirektoratet: Steinar Mathisen Kjell Maartmann-Moe Direktoratet for e-helse: Christine Bergland Styringsgruppe Prosjekteier Divisjon Styring og Standardisering Inga Nordberg Programleder Programstøtte Avhengighet og grensesnitt ansvarlig (Ørjan Stene) Prosjektadministrator (Tuva Føleide) Prosjekteringsleder () Kvalitet og innføring (SKIL) 1. Meldinger Vigdis Heimly 2. Standardisering Vigdis Heimly 3. Rapportering Jan Robert Johannessen/ Bjarne Hegge 4. Utvikling Vidar Eltoft/ Bent A. Melsom 5. Infrastruktur 6. Eksterne prosjekter - Elektronisk overføring av fastlege journal - Meldingsovervåking - Overvåkningsverktøy for rekvirerte undersøkelser - Dialogmelding - lege-til-lege - Elektronisk pleie- og omsorgsmeldinger fra helseforetak til fastleger - Fastlegekontor skal vite hvilke pasienter på listen som mottar pleie- og omsorgstjenester - Melding med vedlegg - Avtalespesialisterrettighetsvurdering, fristfastsettelse og fraværsassistent - Standardiserte mappingtabeller for NLK - Forenkle utfylling/ ajourføring av felt for «Tidligere sykdommer» i EPJ - Innføring av standard terminologi for radiologiske svar - Strukturert informasjon i EPJ - Forbedre visning av meldinger/kith visningsfiler - Legemiddelbehandling - Fase 1 - Informasjonsmodell - Influensavaksine- Pneumokokkvaksine- Noklus diabetes skjema - Fase 2a API- Sykemeldingslengder- Integrert beslutningsstøtte LMG - Fase 2b Praksisprofil - Handlingsplan antibiotikaresistens - Ny førerkort-erklæring i EPJ - Innrapportering fra avtalespesialister - Digital Dialog Fastlege - Forbedring av samstemmingsverktøy for legemiddellister - Tilgang til arbeidsgiverregister fra EPJ - Bilde i EPJ - Forbedring i e-reseptmodulermanglende oppdatering av reseptformidleren - SYSVAK - Integrasjon mot EPJ - Alternative driftsløsninger - Multidose - NFA forsikringsprosjekt
Kategorisering og faseoversikt prosjekter (oppdatert 9.8.16) Prosjekt kategori Konsept Plan Gjennomføring Avslutning Realisering Stoppet J. Overvåkningsverktøy for rekvirerte B. Elektronisk overføring av 4.3 Melding med vedlegg radiologiske, cytologiske og histologiske D.. Meldingsovervåking fastlege journal undersøkelser 4.7 Avtalespesialisterrettighetsvurdering, fristfastsettelse og fraværsassistent 4.1 Dialogmelding - lege-til-lege Meldinger Innføring og utvidet bruk 4.12 Elektronisk pleie-og omsorgsmeldinger fra helseforetak til fastleger 4.13 Forsterket fastlegekontor skal vite hvilke pasienter på listen som mottar pleie- og omsorgstjenester Standardiseringsarbeid 4.11 Strukturert informasjon i EPJ - Henvisningsveileder - PLO 2.0 I. Forenkle utfylling / ajourføring av felt for «Tidligere sykdommer» i EPJ C. Standardiserte mappingtabeller for NLK K. Innføring av standard terminologi for radiologiske svar av innhold og visning Rapportering 4.5 Forbedre visning av meldinger/kith visningsfiler 4. 2 Ny førerkort - erklæring i EPJ 4.10 Handlingsplan antibiotikaresistens G. Rapportering fase 1 - Informasjonsmodell - Influensavaksine - Pneumokokkvaksine - Noklus diabetes skjema G. Rapportering fase 2a integrasjoner - API - Sykemeldingslengder - Integerert beslutningsstøtte LMG F. Legemiddelbehandling G. Rapportering fase 2b Praksisprofil 4.6 Innrapportering fra avtalespesialister Ny utvikling 4.8 Forbedring i e-reseptmodulermangledne oppdatering av reseptformidleren 4.4 Bilde i EPJ 4.9. SYSVAK - Integrasjon mot EPJ L.Tilgang til arbeidsgiverregister fra EPJ Infrastruktur Eksterne prosjekter ICPC2 prosjekt NFA Forsikringsprosjekt Multidose A. Digital Dialog Fastlege H. Forbedring av samstemmingsverktøy for legemiddellister E. Alternative driftsløsninger Teksttolkning: Ikke påbegynt Igangsatt Ferdigstilt/Besluttet 3
EPJ-løftets «nøkkelroller» og ansvar Beskrivelse Ansvar Beskrivelse Brukerrepresentanter Behovskartlegging Pilotering Kvalitetsikring Opplæring Bidrar i behovskartlegging og kravsetting for prosjektene. Deltar aktivt i pilotering og godkjenning av leverandørenes leveranser Kvalitetssikrer at løsningen har nødvendig faglig og funksjonelt innhold. Samt ivaretar at ikke funksjonelle krav for brukerne slik som brukergrensesnitt, responstider etc er ivaretatt Bidrar i utarbeidelse av opplæringsmateriell og dokumentasjon Fagressurser Faglig innhold Bidra med dybde kompetanse innenfor aktuelle fagfelt for å ivareta og sikre gode løsninger. Kvalitet og innføring (SKIL, brukerrepresentanter) Delprosjektleder/ Meldinger (Vigdis) Standardisering (Vigdis) Rapportering (Jan Robert/Bjarne) Utvikling( Vidar Eltoft) Systemleverandører (EPJ-leverandørene) Avhengighet og grensesnitt ansvarlig (Ørjan) Ansvar for utarbeidelse og gjennomføring av kurs Sikre at løsninger blir nyttiggjort Rapportere og evaluere nytteverdi av løsningene som blir innført Løsningsbeskrivelse/kravdokument Prosjektforslag Rapportering Kravsporing og kvalitetssikring av leveransen i gjennomføringsfasen Forbedringsarbeid Kontaktpunkt Tekniske og funksjonelle avklaringer Levere og innføre løsninger Opplæring og dokumentasjon Forvaltning Avhengigheter og grensesnitt koordinering Delprosjektleder(tema ansvarlig) er ansvarlig for temaet og administrerer alle ressurser som skal bidra i forhold til området i konseptfasen fram til og med BP2. Rollen har ansvar for løsningsbeskrivelse, behov og krav stillelse til den framtidige leveransen med spesielt ansvar for krav- og brukersporing av funksjonelle krav, og det funksjonelle designet. Rollen skal ivareta brukernes behov og vil jobbe tett med brukerrepresentanter og leverandører for å kartlegge behov og se på hvordan sektorens behov best mulig kan understøttes. Det lages en prosjektbeskrivelse for BP2 ihht prosjektmodellen som også er et overleveringsdokument til prosjekteringsleder Det rapporteres ukentlig og månedlig status og framdrift ihht programmets rutiner Som en del av prosjekteringsorganisasjonen skal rollen ivareta at behov og funksjonalitet blir ivaretatt hele leveransen fram tom BP4. Bidra ved utarbeidelse av endringsunderlag, avklaringer, presentasjoner, forbedringsforslag/tiltak, m.v. vedrørende sitt tema Delprosjektleder skal være EPJ-løftets kontaktpunkt for temaet og delta og bidra i alle relevante fora internt og eksternt, herunder og fasilitere og planlegge workshops Deltar med sin kompetanse og erfaring om sine respektive EPJ-systemer. Ansvarlig for at løsninger bestilt av EPJ-løftet blir utviklet og innført i brukernes systemer Ansvar for å utarbeide løsningsdokumentasjon og opplæringsmateriell Sikre at løsninger blir en del av produktet og ivaretas i leverandørenes forvaltningsregime Ansvar for å planlegge og koordinere avhengigheter sammen med temaansvarlig og de prosjektene/virksomhetene som det er en avhengighet/grensesnitt til. Dette er en støttefunksjon i programmet for å styre prosessen rundt avhengigheter og grensesnitt, slik at disse blir etablert på en optimal måte og sikre at avhengighetene fagmessig lukkes og avtaler er forberedt. Prosjekteringsleder (Espen H.C./ny ressurs) Prosjektadministrator (Tuva) Programleder (Espen H.C) Styringsdokumentasjon Framdriftsplan Økonomi Risiko Rapportering/analyser Gevinstrealisering Avtaler Anskaffelser Endringshåndtering Leverandøroppfølging f.o.m. BP3 Dokumenthåndtering Kommunikasjon QA Ansvar for å utarbeide prosjektenes styringsdokument for BP3, basert på prosjektforslag fra BP2 Ansvar for å etablere og følge opp prosjektet/programmet s planverk, samt rapportere status og forslag til korrektive tiltak. Planen etableres og vedlikeholdes basert på planer fra delprosjektleder/temaansvarlige og prosjektadministrasjon Ansvar for prosessene rundt prosjektregnskap, budsjett, fakturering o.l., inkludert økonomiske konsekvenser av endringshåndtering. Styre prosessen for usikkerhets- og sårbarhetsarbeid i programmet og sørge for at prosjektet planlegger risikohåndtering. Risikoansvarlig identifiserer, foreslår tiltak for å redusere risk, samt følger opp status på dette arbeidet. Rollen vil også ha myndighet til å pålegge delprosjektene å analysere eget arbeid med tanke på risiko og gjennomføre tiltak for å redusere denne. Produksjon av dokumentasjon, analyser, m.v. i henhold til de omforente leveranser mellom programmet og styringsgruppen og internt i programmet Ansvar for å etablere gevinstrealisering plan i samarbeid med temaansvarlige og gevinstansvarlig Utarbeide kontrakter for anskaffelser Ansvar prosessene rundt anskaffelser og bestillinger Ansvar for utarbeidelse og oppfølging av kontraktuelle endringer. Ansvar for å sikre god kommunikasjon mot leverandører og oppfølging av status i gjennomføringsfasen Ansvar for prosjektets dokumenthåndteringssystem, basert på MS Sharepoint. Dette innebærer blant annet ansvar for struktur og tilgangsstyring, etableringer av standardmaler for ulike dokumenttyper m.m. Bistår prosjektet med koordinering og oppfølging av dokumentleveranser og møteplaner, samt sørger for å planlegge, strukturere, koordinere og følge opp prosess og status på alle dokumentleveranser i programmets levetid. Selve utarbeidelsen av dokumentene utføres primært av andre ressurser. Ansvar for å følge opp og igangsette kommunikasjonsstrategien til prosjektene ifbm BP4. Sikre prosjektets kvalitet i gjennomføringen og i leveransene. Dette innebærer at utførelsen av prosjektet gjøres i henhold til avtalte rutiner og prosedyrer, som beskrevet i prosjekt veiviseren Overordnet ansvar for programmet. Ansvarlig for utøvelse av plan og strategi for EPJ-løftet. Koordinerer og sikrer gjennomføring av prosjektene som er tilknyttet programmet, og at prosjektene gjennomføres iht. rammer og mål som er godkjent av styringsgruppen. Side 4
Ansvarsmatrise og EPJ-løftets hoved leveranser i forhold til prosjektenes faser Roller Ide Konsept Plan Gjennomføring Avslutning Realisering Programleder A I I I I I A I I I Prosjekteringsleder I A I Prosjektadministrator A A Avhengighet og grensesnitt ansvarlig I I Fagressurs(er) I I Brukerrepresentanter I I I Systemleverandører I I I I I Gevinstansvarlig I I A Ide Konsept Plan Gjennomføring Avslutning Realisering Innspill til protokoll Prosjektforslag Løsningsbeskrivelse Kravdokument Styringsdokument Grensesnitt beskrivelser Utarbeide kontrakter Kommunikasjonsplan Anskaffelser m/avtaler Styre prosjektet Godkjenne leveranser fra leverandørene Evaluering og sluttrapport Igangsetting av kommunikasjons aktiviteter Kvalitet og innføringsaktiviteter (bla. kurs) Evaluering av nytteverdi Side 5