Visma Enterprise Fakturabehandling Versjon 2013 Fakturabehandling på web
II
Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring: Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring og spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene på Skøyen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside www.vismasoftware.no/kurs. Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@visma.no) eller via telefon (46 40 40 00). III
Innhold FAKTURABEHANDLING PÅ WEB... 1 PÅLOGGING... 1 SAKSBEHANDLING... 2 Se fakturadetaljer... 2 Se bilde av faktura... 3 Saksbehandle faktura konti og saksbehandlere... 5 Søk velge saksbehandler/kontostreng... 6 Påføre notat... 7 Parkere fakturalinjer... 7 Splitte faktura til flere linjer... 8 Se alle linjer... 9 Profiler... 10 Periodisere en faktura... 10 Godkjenne, sende videre til neste saksbehandler... 12 Fakturafunksjoner... 12 E-postvarsling... 13 RAPPORTER... 14 Mine behandlede... 14 Rapporter... 15 FRAVÆR... 16 MINE TILGANGER... 17 IV
FAKTURABEHANDLING PÅ WEB Pålogging Du logger deg på Visma Enterprise(web applikasjonen) ved å skrive initialer eller fullt navn i feltet Brukernavn. Initialer vil fungere dersom de er definert som initialer i Brukeradministrasjonen. Passord er generert av systemansvarlig. Hver bruker må ha sitt eget brukernavn. MERK: for brukere som benytter integrert login med operativsystemet vil ikke denne siden komme opp. Du kommer da direkte inn i saksbehandler bildet. Fra oppstartssiden vil faktura til behandling varsles i feltet Oppgaver. For å komme over til fakturabehandling fra oppstartssiden kan du enten klikke på oppgaven eller direkte på egen fane Fakturaer i toppmenyen. Ved e-postvarsling kan du også benytte hyperlink i denne e-posten for å bli sendt til fakturabehandling. 1
Saksbehandling Hver bruker har en saksbehandlingskø hvor oversikt over alle fakturalinjer til behandling ligger. Denne listen er alltid sortert etter forfallsdato når siden åpnes. Dersom en faktura er forfalt vil dette lyse med rødt i oversikten. Listen over faktura kan sorteres alternativt ved å trykke på overskriftene. Oversikten vil vise hvilket steg den enkelte fakturalinjen skal behandles i, og viser også aktuelt selskap, region og år som fakturaen tilhører. Der du har mer enn en fakturalinje til behandling, vises det ved et høyere tall enn 1 på det aktuelle steget. Du klikker på fakturanummeret til venstre i bildet for å se nærmere på fakturadetaljer eller starte saksbehandlingen. Det er også kommet et nytt utvalgskriterium for om du vil vise alle fakturaer du har til behandling, kun de fakturalinjer som ikke er arvet fra en annen saksbehandler gjennom dette parameteret, eller bare de som er arvet ved at du er noens stedfortreder. Se fakturadetaljer Saksbehandler i kontering er første status etter mottak. Dette vil tradisjonelt være den som har bestilt varen. Saksbehandleren er også ansvarlig for å sjekke at informasjonen øverst i bildet er korrekt (periode, datoer, beløp, osv). 2
Ved første gangs visning av faktura vil normalt verken konti eller saksbehandlingsrekke være fylt ut, med mindre denne informasjonen er lagt på i mottaket av den som har mottaksbehandlet en faktura. Konteringen kan fylles ut her, eller f.eks under status attestasjon. Neste saksbehandler må fylles ut. Eksemplet over viser en faktura som står i status Kontering. Det er samme bildet som kommer opp for alle saksbehandlerne. Der fakturaen befinner seg (aktuell status) vises ved at feltet er markert med grønn pil. Samme saksbehandler kan settes opp som konterer og attesterer, eller konterer og anviser. Men samme saksbehandler kan ikke være både attesterer og anviser. Se bilde av faktura Ved å scrolle ned i nedre del av bildet kommer bildet av fakturaen til syne. Dette bildet viser hvor mange sider fakturaen er på. Det vises også hva slags fakturatype det er, og hva slags dokument som er vedlagt. Dette vil variere om fakturaen er innskannet fra papir i Tiff/Pngformat, eller innskannet til PDF eller er en innlest elektronisk faktura i EHF-format fra Aksesspunkt. (E2b-formatet er særnorsk og på vei ut av bruk etter at det nye EHF-formatet er kommet på plass.) Fra visningen av Fakturaen kan du også Skrive den ut, vise den i eget vindu på skjermen, eller sende den som epost, f.eks til en person som ikke er saksbehandler i Fakturaweb, men som skal ha en kopi eller gjøre en kontroll av opplysningene. 3
Det er også mulig å legge ved vedlegg på en faktura, ved å trykke på Vedlegg. Du kommer da til dette bildet, og kan søke fram et aktuelt dokument å legge ved, samt eventuelt merke det som sensitivt. 4
Saksbehandle faktura konti og saksbehandlere I dette bildet kan initialene til saksbehandler skrives direkte inn i bildet hvis de er kjent, eller du kan begynne å skrive på brukernavnet. Systemet bruker autofullfør når du skriver og viser lovlige valg for verdiene du legger inn i feltet. Du kan søke både på verdiens ID og navn. Du kan velge verdi fra listen som vises, ved å klikke på verdien. Du vil kun få opp dine lovlige valg for aktuell felt. Eksempelvis vil du kun få lovlige mva koder for konteringskombinasjonen du har lagt inn. Under anviser får du kun opp brukere med rollen anviser. Under ansvar får du kun opp de ansvar du har tilgang til. Bak de røde punktene finner du informasjon om manglende/feil informasjon. Når nødvendig informasjon er på plass har du ingen røde punkter og først da vil Godta-knappen være tilgjengelig. Fakturabehandlingssystemet holder informasjon om lovlige kombinasjoner som er tilgjengelige, inkludert lovlige MVA-konti. Du blir stoppet i det du godkjenner dersom konteringen ikke er lovlig. Men det forutsetter at lovlige kombinasjoner er definert (dette vedlikeholdes i Økonomi). Under listeknappen linjefunksjoner finner du valgene Splitt linje, Send tilbake, Send sidelengs, Parker linje, Påfør profil, Notater og Vis historikk. Det sistnevnte valget viser hvordan fakturalinjen har beveget seg i ulike steg fra mottak og videre saksbehandling. 5
Søk velge saksbehandler/kontostreng For alle konteringsdimensjoner i kontorekken finnes det knapper for å søke opp verdiene fra en egen tabell. Eksemplet viser søk på konto. Hvis en konto er utfylt og du ønsker en annen, må du først blanke ut den aktuelle kontoen før du får tilgang til andre verdier. Du kan også begynne å skrive deler av et kontonavn, så vil søket begrense seg mer og mer etter hvert som du skriver inn flere bokstaver/tall. Det vil også være litt ulik virkemåte om konteringsdimensjonen er definert i ditt selskap som alfanumerisk eller numerisk. Saksbehandlere hentes ved å begynne å skrive navn/initialer på vedkommende. Jo mer du skriver, jo færre vil kunne velges, og det blir lett å markere den saksbehandler du ønsker å hente med tilbake til feltet. 6
Påføre notat For å legge ved et notat til fakturalinjen, velg notat under linjefunksjoner: Skriv inn ditt notat i ruten til venstre og lagre ved å trykke på knappen Lagre notat. Tidligere notater vises i listen til høyre i bildet. Siste notat vises direkte i saksbehandlerbildet rett under linjen for saksbehandlere. Det kan også legges notat på «fakturahodenivå», da vil det være knyttet til alle linjene en faktura eventuelt er splittet opp i. Da benytter du notatfeltet som er angitt øverst i bildet, til høyre i fakturahodet. Her vil det telles opp eventuelt hvor mange notater som er laget på fakturahodet. Parkere fakturalinjer Det er noen ganger behov for å parkere en faktura slik at linjene ikke blir sendt til overordnet saksbehandler selv om de ikke er behandlet innen fristen. Dersom en faktura ikke er i henhold til det du mener er avtalt kan du som saksbehandler parkere fakturalinjen. Du parkerer en fakturalinje ved hjelp av nedtrekksmenyen Linjefunksjoner og du blir alltid avkrevd et notat når du parkerer en eller flere fakturalinjer: Du må og skal alltid skrive et forståelig notat. Når du trykker Parker etter at du har skrevet notatet blir fakturalinjene parkert. Da blir bildet vist slik: 7
Det er egen kolonne som viser parkerte fakturalinjer under Til behandling. En faktura som er parkert vises med gult i den rollen den er parkert i. Det ligger alltid et notat på linjen. Notatet er alltid søk- og lesbart også fra Fakturahistorikk i Windows, og det gjør at økonomiavdelingen alltid vil ha oversikt over årsak til parkering dersom f.eks en leverandør ringer og purrer på betaling på den aktuelle fakturaen som du har parkert. Under Fakturafunksjoner kan du oppheve parkeringen for alle linjer. Under Linjefunksjoner kan du oppheve parkeringen for den aktuelle linjen. Splitte faktura til flere linjer Flere fakturalinjer er aktuelt når fakturaen skal fordeles mellom to eller flere saksbehandlere, og/eller forskjellige konteringer slik som ulike mva konteringer. Splittbildet finner du ved å velge Splitt linje under valget Linjefunksjoner. Du kan splitte den opprinnelige linjen i flere linjer. Dette gjør du ved å trykke på knappen Ny linje. Deretter legger du (brutto-) beløpene for den enkelte linje i beløpsfeltet. Når du trykker tabulator ut av beløpsfeltet vil beløpet på opprinnelig linje også bli justert ned med tilsvarende beløp du har lagt inn på den nye linjen. 8
Hvis du bare har oppgitt nettobeløpet som skal splittes på fakturaen, kan du ved å angi den aktuelle mva-prosent i feltet «MVA» og trykke en gang på knappen beregnet til riktig bruttobeløp. få dette Du kan enten endre kontering/mvakode i dette bildet, eller gjøre det når du trykker Godta splitt og er tilbake på «framsiden» igjen. Du kan også slette en linje ved å trykke på Slett -knappen på den aktuelle linja. Du kan også benytte linjer med negative beløp. Dersom du splitter linjer i kontering eller attestasjonsstegene, kan du også endre neste saksbehandler osv. på linjene. Se alle linjer Hvis en faktura er splittet og sendt til flere ulike saksbehandlere, er det mulig for deg å se alle linjer, også de du ikke selv har til behandling. Det gjør du ved å huke «Alle linjer» oppe til høyre i bildet, da vil andres linjer vises nedtonet, med grå farge på steget de ligger i. I dette tilfellet ligger den andre linjen til attestasjon hos saksbehandler TS, og det er ennå ikke påført noen kontering på linjen. 9
Profiler Profiler finner du i fanene på toppen av siden. En profil er en forhåndsdefinert saksbehandlerrekke og / eller kontering. Velg Ny profil og gi profilen et navn og eventuelt en Profil id. (Sistnevnte er mest aktuelt der du kan få leverandøren til å benytte Profil id i den elektroniske fakturaen, slik at du kan automatisere saksbehandlingen.) Legg på kontering og saksbehandlere. Fyll inn så mange felt som du finner hensiktsmessig. Du kan også lage profiler som er splittet i flere linjer. Husk at du må regne ut prosentmessig andel (eller legge inn beløp) til hver linje og legge dette inn i feltet Prosent. Systemet kontrollerer at summen av linjene blir 100 % (eller at totalt beløp stemmer med den aktuelle faktura). Når du bruker profil i saksbehandlingen velger du Linjefunksjoner og Profil og velger ønsket profil fra lista. Når du mottar elektronisk faktura og leverandøren har lagt inn Profil id i fakturaen kan profilen automatisk legges på fra fakturamottak og fakturaen gå direkte ut til saksbehandlerne. Periodisere en faktura For virksomheter som har behov for det, går det også an å periodisere den inngående fakturaen. Dette krever tilrettelegging av kodeverk i Økonomi, og er beskrevet i heftene Grunndata og Bilagsbehandling. Når det er tilrettelagt for periodisering i Økonomi, kan du periodisere en inngående faktura på inntil 12 perioder fram i tid. Alle perioder/år som skal brukes må være åpne for postering, og selve periodiseringen skjer når fakturaen en overført til Økonomi og blir postert der. 10
Ved å markere feltet endre i fakturahodet, endrer bildet seg, og det åpner seg felter for å velge fra til periode som fakturaen skal fordeles til. Når du har valgt fra år/periode til år/periode som du vil fordele kostnaden på, og trykker Lagre, vil opplysningen ligge der synlig for evt. senere saksbehandlere og vil følge med over i Økonomi. Når bilaget er overført til Økonomi, vil posteringen skjer i henhold til ønsket år og periode. (Fakturaen er merket skal periodiseres i grønn tekst i registreringbildet i Økonomi når den er overført) NB! Periodisering påvirker ikke hvordan betaling til leverandør skjer, kun hvordan kostnadsføringene blir fordelt på perioder i Økonomisystemet. Det vil være mulig å endre på eller slette en periodisering ved å trykke endre igjen. 11
Godkjenne, sende videre til neste saksbehandler For å godkjenne klikk på knappen Godta. Fakturaen får da en elektronisk signatur bestående av initialer, dato og klokkeslett. Faktura sendes videre til neste saksbehandler i rekken. MERK: dersom AVB i eksemplet ønsket å sende til en annen saksbehandler i samme status (skifte saksbehandler), gjøres dette ved å velge Linjefunksjoner, Sende sidelengs, og skrive inn ny saksbehandler, og trykke Godta. Fakturalinjen blir da sendt vertikalt til ny saksbehandler. Husk at systemet krever komplett kontostreng når du trykker Godta ved det sakssteg dette er bestemt i din organisasjon i Systemparameter. Visma anbefaler at kontering er påkrevd før anvisning skjer. Flere fakturalinjer på samme faktura kan godkjennes ved å trykke Godta alle under Fakturafunksjoner. Når du har godkjent en faktura blir den borte fra listen din. Fakturafunksjoner Nedtrekksmeny for fakturafunksjoner uten ordrematch og med ordrematch: De blå menylinjene kan du komme inn på. Lagre endringer kan være aktuell å bruke hvis du bare delvis har blitt ferdig med utfylling og ønsker å fortsette på et senere tidspunkt. De sorte (for eksempel Utlign differanse) kommer du ikke inn på med mindre det er differanse mellom faktura og ordre. Vis ordre viser hvilken ordre og hvilke ordrelinjer som er matchet (aktuelt for dere som benytter Enterprise ehandel). Her kan du også kople flere ordrer eller flere ordrelinjer om fakturaen ikke er matchet riktig i mottak. Mer om match av ordre og faktura finner du i et eget kurshefte om dette tema. 12
E-postvarsling Det kan bli sendt ut en e-post med en påminnelse til de som har faktura til behandling når faktura(ene) begynner å nærme seg forfall. Denne e-posten inneholder da en link som tar deg til fakturawebben (hvis ikke det er interne forhold som gjør at linker ikke kan aktiveres for din organisasjon). Du vil altså ikke få en påminnelse for hver faktura som sendes til deg, men på de intervaller som er bestemt av økonomiavdelingen når fakturaen din oppfyller kriteriene for å bli med i varslingsrutinen i din organisasjon. Et varsel kan for eksempel være utformet slik: 13
Rapporter Mine behandlede Du har tilgang til en rekke rapporter i Visma Enterprise Fakturabehandling. Alle brukere har tilgang til funksjonen Mine behandlede under fanen med samme navn. Her kan du søke på status, leverandør, (eksakt) fakturanummer, fra-til beløp og eventuelt perioder. Inne på leverandørsøk har du også mulighet til å søke på sperrede leverandører. Trykk på knappen Start for å se resultat og nullstill om du ønsker å endre utvalget ditt. Eksemplet viser en saksbehandler som har hatt flere fakturalinjer til behandling. Trykk på knappen Vis til venstre i bildet for å se fakturadetaljer. Her kan du søke blant alle fakturaene som er behandlet av deg, uavhengig om faktura er overført til økonomisystem eller ikke. Fakturalinjene markerer hvilken saksbehandler som har den aktuelle linjen til behandling dersom den ikke er overført ved hjelp av uthevet skrift. Er fakturaen overført, vil den vise opplysninger om dato for overføring og saksbehandler som har overført. F.eks slik: Resultatet av søket ditt kan du også eksportere til excel for evt. videre bearbeiding/filtrering i excel. 14
Rapporter Saksbehandlere som enten har rollen «Spørring» eller «Anviser» vil også ha et valg for rapporter. Under fanen Rapporter kan du søke på kontering (1 og 2 dimensjon), leverandører, fakturanummer, status og saksbehandler. Inne på leverandørsøk har du mulighet til å søke på sperrede leverandører. Tast inn verdiene du ønsker å søke på og trykk på det valget du ønsker å sortere på. Merk at det her sjekkes mot lovlige verdier i adgangskontrollen til systemet. Dersom du kjører flere rapporter, nullstill utvalget mellom hvert søk. Du kan også avgrense søket på konteringsinformasjon ved å velge Avansert søk. Da får du også en del ekstra felter du kan søke blant eller velge status på: Det er også mulig å lagre egne rapportmaler, hvis det er slik at du jevnlig tar ut bestemte rapporter på faste utvalg av statuser, leverandører eller lignende. Når du har lagt inn det aktuelle søket du ønsker å spare som mal, trykk på knappen Flere valg. Du får da muligheten til å lagre utvalget med et navn. Lagrer du til eksisterende utvalg, vil du endre et allerede eksisterende utvalg, mens Lagre nytt utvalg vil gi deg et nytt. For å benytte en mal, trykker du bare på den aktuelle malen, og utvalgsbildet vil fylle seg i med verdiene fra malen du benytter. Det kan være lurt å angi selskap som en del av Navnet dersom du har tilgang til flere selskaper og har laget ulike maler for ulike selskaper. Maler kan redigeres eller slettes ved behov. 15
Fravær Under fanen Fravær er det muligheter for å sette fravær (fra/til dato, og en stedfortreder). Dersom det er foreslått en stedfortreder, og denne ikke er riktig, kan denne overstyres. Dersom en saksbehandler prøver å sende en faktura til en saksbehandler som er har satt fravær, vil de få opp en melding om at saksbehandleren er sperret, og hvem som er stedfortreder. Alle fravær som legges inn kan redigeres. Under Satte fravær er alle satte fravær listet opp. Disse vil også være synlig på brukeren i Brukeradministrasjonen og kan vedlikeholdes derfra i tillegg til fra fakturaweb. Det er mulig for en organisasjon å bestemme at den som settes som stedfortreder skal arve fullmaktene til opprinnelig saksbehandler. Da blir det ekstra viktig hvem som er foreslått som fast stedfortreder i Brukeradministrasjonen/hvem du velger å utpeke som din stedfortreder i et fravær. I små virksomheter kan det bli slik at fravær fører til at samme person skal både attestere og anvise fakturaen henholdsvis som seg selv/stedfortreder for en annen. Dette vil ikke være mulig, for det er til enhver tid kontroll på at ikke en og samme saksbehandler kan utføre funksjonen attestasjon og anvisning på en fakturalinje. Det logges på en faktura om du har saksbehandlet den som «deg selv» eller som noens «stedfortreder» med arv av deres fullmakter. 16
Mine tilganger Under Mine tilganger får du en oversikt over hvilke tilganger til å bruke konteringer du har fått i systemet. Dette kan endres av systemansvarlige eller dem systemansvarlig har delegert fullmakt til å endre tilgang til brukere. Kontroller at du har fått de tilgangene du har lov å bruke i det/de selskaper du har tilgang til. Bildet viser dine tilganger og fullmakter per selskap. Under Roller står det NEI hvis du ikke har tilgang til en rolle og JA hvis du har tilgang til den. Etter at det har kommet felles roller for Fakturabehandling og Økonomi, kan rollene være felles, eller fortsatt splittet. Er de felles, vil hver rolle være helt selvstendig med hensyn til fullmakt. Er rollene splittet, er fortsatt Økonomifullmakten «maksimalgrense» for hva du har av fullmakt, selv om rollen i seg selv viser en større tilgang. Første kolonne viser fullmakter på basislinjen i Økonomi. Dersom disse tilgangene er ytterligere begrenset i fakturabehandling vil dette stå under aktuell rolle Kontere, Attestere, Anvise eller Spørre. Hvis fullmaktene er felles (som i eksempelet over) vil rollenbeskrivelsen «Kontere» være erstattet med rollen «Registrere». 17