RAPPORTEN #3-2012 JULEBORD: ET SKATTEFRITT FRYNSEGODE FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: efaktura FOR EN ENKLERE HVERDAG BUDSJETT OG FORRETNINGSPLAN FOR Å NÅ SINE MÅL
ENDRINGER I KJEDEN Med bakgrunn i at Økonor er en del av finske Accountor Group, der Asko Schrey er konserndirektør for den totale virksomheten, er det gjort endringer i den norske organisasjonen. Endringene er gjort for bedre å tilpasse den norske virksomheten til den internasjonale. Seppo Niva, som en del av konsernledelsen i Accountor Group i Finland, er ny country leader og administrerende direktør i selskapet. Accountor Groups virksomhet i Sverige og Danmark rapporterer også til Niva, som er ansvarlig for konsernets oppkjøp og HR. Nils P. Hagen blir operativ direktør med ansvar for de eide virksomheter og solutionavdelingen. Johan-Thomas Hegdahl er den andre operative direktøren med ansvar for de co-eide selskapene og franchisegivervirksomheten, samt støttefunksjoner til alle kontorene i kjeden. Disse tre utgjør ledergruppen i Økonor. Endringen har ingen betydning for våre kunder og øvrige forretningsforbindelser. Vi har fått en enda sterkere organisasjon med bredde på ulike fagområder, og vi skal jobbe for at våre kunder får levert en best mulig tjeneste også i fremtiden. Ledelsen i Økonor Norge JULEBORD: ET SKATTEFRITT FRYNSEGODE Høsten er godt i gang, og mang en komité rundt omkring i landet er godt i gang med julebordplanleggingen. Her er tipsene og rådene for å unngå en økonomisk julebordsmell. - Julebord er et velferdstiltak som har til hensikt å øke trivselen og samhørigheten på arbeidsplassen, så hvis bedriften har økonomi til det, er dette er fint tiltak, innleder Hilde Thalerud, daglig leder ved Økonor Bærum. Ettersom vi tilbringer mye tid på jobben, er det trivelig å møtes i en litt mer avslappet og sosial setting. Likevel er det ikke bare å arrangere julebord; det er mye å tenke på for de økonomisk ansvarlige. - Julebord som fyller kriteriene for et rimelig velferdstiltak, er et skattefritt frynsegode, sier Thalerud. Kriteriene for at det skal være et velferdstiltak, er at aktiviteten er et tiltak i henhold til skatteloven altså for å øke trivsel og samhørighet; at ytelsen består av en naturytelse, det vil si enhver ytelse bestående av annet enn kontanter, sjekker og lignende betalingsmidler; at tiltaket er rimelig; og at tiltaket er for alle eller en betydelig gruppe ansatte i bedriften. - Det er viktig å merke seg at ordningen med skattefrie velferdstiltak ikke omfatter foretak uten ansatte, eller en eller flere ansatte som til sammen ikke har arbeidstid og lønn tilsvarende en full stilling, sier Thalerud, og fortsetter: - Det omfatter heller ikke foretak som eies av en person, eventuelt sammen med ektefelle. Det er et krav om at det skal være andre ansatte i fulltidsstillinger. Skattefritaket omfatter derimot deltakelse av den ansattes familie dog innenfor rammen av hva som er rimelig samt aksjonærer som jobber i selskapet, deltidsansatte, korttidsansatte og styremedlemmer. Revisorer og aksjonærer som ikke jobber i selskapet, vil derfor falle utenfor skattefritaket, informerer Thalerud. DRA GJERNE UTENLANDS Julebord avholdes ikke alltid i bedriftens lokaler eller innenfor landets grenser, for den saks skyld. Å ta med de ansatte utenlands, kan være det lille ekstra som gjør akkurat det julebordet verdt å huske. - Hotellopphold med varighet på inntil to overnattinger, anses også som et skattefritt velferdstiltak, sier hun, og legger til at dette også gjelder utenlandsopphold, både med og uten familie. Består en reise av to atskilte deler, et velferdstilbud og en tjenestereise, vurderes hver del av turen isolert. Den faglige delen av turen må være av et visst omfang for at vilkårene for skattefritak skal være oppfylt. - Om de ansatte reiser frem og tilbake til London for å ha en times faglig opplegg, så er det nok tvilsomt om dette vil bli godtatt 2 KVARTALSRAPPORTEN 3/12
Det er viktig å holde tungen rett i munnen, for man har ikke anledning til å gi de ansatte kjempedyre gaver (...) Julebord som oppfyller kriteriene for et rimelig velferdstiltak, er et skattefritt frynsegode, sier Hilde Thalerud i Økonor. som skattefritt. Det må vurderes om kostnadene står i rimelig forhold til utbyttet, sier Thalerud. Arbeidsgiver har fradragsrett for kostnader til velferdstiltak når kostnadene er pådratt av hensyn til de ansattes interesser og er knyttet til arbeidsgiverens inntektsgivende aktivitet. JULEGAVER SOM EN EKSTRA OPPMERKSOMHET I tillegg til julebord, er det mange bedrifter som bruker tiden fremover til å planlegge og gjøre innkjøp av julegaver til sine ansatte. Dette har blitt veldig vanlig og er, som julebord, en hyggelig og motiverende gest, mener Thalerud. - I Økonorregi så har vi julegaver til de ansatte. Gavekort er smart ettersom mange butikker allerede 3. juledag kutter prisene kraftig, slik at man får mer for pengene, sier hun. Det er viktig å holde tungen rett i munnen, for man har ikke anledning til å gi de ansatte kjempedyre gaver, uten at det får konsekvenser. De generelle reglene sier at alle gaver, eller naturalytelser, som er gitt i et arbeidsforhold, i utgangspunkt er skattepliktige for mottakeren. Dette gjelder enten gaven gis i form av gjenstander, tjenester, gavekort eller pengebeløp. Gaver til den ansattes nærmeste pårørende er også skattepliktige for vedkommende. Visse gaver fra arbeidsgiver er likevel skattefrie for mottakeren når verdien ikke overstiger 1000 kroner per ansatt i løpet av inntektsåret. Vilkårene er at gaven må bestå av noe annet enn pengebeløp (gavekort er ok). Det må være en generell ordning i bedriften som omfatter alle ansatte, og bedriften kan ikke kreve skattemessig fradrag for kostnaden. LOVLYDIGHET - For Økonor er det viktig at våre kunder følger lover og regler når det gjelder julebord og gaver, sier Thalerud, og fortsetter: - Vi informerer hver høst om reglene i form av et kundebrev som legges ved fakturaen. På den måten kan vi gjøre kunden oppmerksom på hvilke regler som gjelder og hva som er skattefritt eller fradragsberettiget i forkant av julebord og julegavesesongen, avslutter hun. efaktura FOR EN ENKLERE HVERDAG efaktura, eller elektronisk faktura (EHF) som er det korrekte uttrykket, innebærer at alle som inngår avtaler med statlige virksomheter, må sende fakturaer i et nytt format. Hva betyr dette for din bedrift? Det er staten som har innført EHF. Fra 1. juli i år ble det påkrevd, gjennom lovgivning, at alle som inngår nye avtaler med statlige virksomheter, må sende fakturaer i dette nye elektroniske formatet. Dette gjelder, likevel, kun avtaler som er inngått etter 1. juli; avtaler som er inngått før denne dato, faktureres som tidligere. Økonor følger opp dette, og innfører derfor EHF for alle kunder som sender fakturaer til offentlige virksomheter, slik at de fortsatt skal kunne være konkurransedyktige. - Jeg tror også at mange private bedrifter ser muligheter og besparelser ved å innføre elektronisk sending og mottak av fakturaer seg imellom. Mange bedrifter må før eller siden ta hensyn til dette, og da er Økonor der for å hjelpe kundene i 3 KVARTALSRAPPORTEN 3/12
gang, sier Jan Tore Hanssen, prosjektleder IKT i Økonor. Hanssen forteller videre at alle som vil kan benytte seg av elektronisk fakturering, men at man er avhengig av at partene registrerer seg i et sentralt adresseregister for å kunne sende og motta EHF. Dette er et adresseregister som kan sammenlignes med telefonkatalogen. - Alternativet til elektronisk fakturering er vanlig post eller e-post, men skal man være med å konkurrere om statlige kunder, må man ta i bruk EHFformatet, ellers er man ute, sier han. TIDSBESPARENDE OG FÆRRE FEILKILDER Det er billigere å sende og motta elektroniske fakturaer, og tiden regnskapskontoret bruker på tradisjonell bokføring, blir redusert. Mottaker vil få hundre prosent korrekt bokførte fakturaer, og dette reduserer både egne og kunders kostnader i og med at dette behandles elektronisk. - Ikke bare vil feilkilder innskrenkes betraktelig, men tiden det tar å føre regnskapet vil også reduseres. Dette betyr at kundene kan motta regnskapet tidligere enn vanlig, sier Hanssen. For å lykkes med elektronisk fakturering er det viktig å senke terskelen og gjøre det enkelt, forklarer han, og en svært viktig aktivitet er det som kalles leverandøraktivering. Dette innebærer å informere leverandører om hvordan de kan komme i gang med forsendelse av EHF-fakturaer uten å måtte gjøre store investeringer i sine IT-systemer. Mange kommuner, omtrent ti prosent, har allerede innført krav om EHF-mottak. - Kundene forventer at regnskapsførerne har greie på fakturering i alle varianter blant annet EHF, sier Hanssen, og legger til: - Hvis man ikke kan svare på dette, mister man etter hvert tillit, og kunden kan finne seg et annet regnskapskontor. Jan Tore Hanssen i Økonor sier at kundene forventer at regnskapsførere har kunnskap om elektronisk fakturering. NORGE I TET EHF er den norske varianten av det europeiske fakturaformatet PEPPOL, som er finansiert av EU-kommisjonen. Norge har prosjektledelsen, og er derfor tidlig ute med innføringen av elektronisk faktura. Etter hvert vil vi også kunne utveksle ordrer, tilbud, kataloger og lignende. Fakturaer og kreditnotaer er derfor kun begynnelsen. BUDSJETT OG FORRETNINGS- PLAN FOR Å NÅ SINE MÅL Skal man lykkes med en bedrift, uansett om den er liten eller stor, er det viktig å sette seg mål både langsiktige og kortsiktige. Ikke bare for eierne, men også for ledere og ansatte. Alle trenger å vite hvor bedriften skal, hvordan vi skal komme dit og om vi klarer å komme dit vi vil. 4 KVARTALSRAPPORTEN 3/12 - Utarbeidelser av budsjetter og forretningsplaner er en vesentlig del av dette arbeidet for enhver bedrift, sier Arild Klingstrøm, autorisert regnskapsfører ved Økonor Halden, og legger til: - Omfanget av disse kan variere stort utfra bedriftens størrelse, men det viktigste er at det gjøres. Det er visse elementer en forretningsplan bør inneholde uansett om den utarbeides for n te gang i en eksisterende bedrift, eller for første gang i en nyoppstartet. Man må ha en forretningsidé, den må være klar og tydelig, og den må være nedskrevet. Dette innebærer at den bør være lett forståelig og gi et klart bilde av hvilke produkter bedriften leverer og i hvilket marked. Planen bør også beskrive måltall på resultater, vekst, marked, kundesegment, produkter, nytteverdier og ressurser. Kritiske faktorer, interne kjerneaktiviteter og eksterne partnere bør også være med i planen. Disse områdene kan igjen deles inn i ytterligere detaljer alt etter bedriftens størrelse og behov.
- Mange bedrifter setter opp for optimistiske budsjettmessige omsetningstall som det ikke er mulig å oppnå (...) Det er viktig at alle i bedriften er involvert i utarbeidelse av budsjett og forretningsplan, sier Arild Klingstrøm i Økonor. REALISTISKE BUDSJETTER I tillegg til en forretningsplan, er det viktig å sette klare økonomiske mål, og et nyttig verktøy for dette er utarbeidelse av budsjetter. Det er alltid viktig at budsjetter som blir utarbeidet er realistiske spesielt med tanke på omsetning. - Mange bedrifter setter opp for optimistiske budsjettmessige omsetningstall som det ikke er mulig å oppnå, og som gir et helt feil bilde og mål for bedriften, sier Klingstrøm. Ved oppstart av en budsjettprosess er det viktig å sette seg noen overgripende forventninger som man tar utgangspunkt i når arbeidet startes: Forventning til omsetning, forventning til vekst og forventning til resultat. INVOLVER ALLE I utarbeidelser av forretningsplaner og budsjetter er det viktig å involvere eiere, ledelse og ansatte. Forankring av forretningsplaner og budsjetter er vesentlig for at en bedrift skal lykkes. - Det er de ansatte i enhver bedrift som skal stå for levering av tjenester og resultater. Dersom de ansatte ikke vet hvor bedriften skal, og har tro på at veien dit er riktig, kommer man ikke i mål, sier han. Utarbeidelser av forretningsplaner og budsjetter er, som nevnt, svært viktig og nødvendig i enhver bedrift, men det kan være lurt å ikke gjøre ting for omfattende. Begynn heller forsiktig og få hjelp underveis. - Min erfaring er at mange bedriftsledere ser på dette som sin oppgave, og må klare det alene, sier Klingstrøm, og legger til: - Dette gjør at mange kvier seg, ettersom de ikke helt vet hvordan de skal starte og ender dermed opp med ikke å utarbeide noe som helst. Disse utarbeidelsene er ikke kun en oppgave for lederen; hele bedriften bør involveres i deler av prosessen, og det vil alltid være en fordel å få bistand av noen med erfaring. - En regnskapsfører har god kjennskap til bedriften, og vil være en naturlig bidragsyter i dette arbeidet, sier Klingstrøm. TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva du synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge AS. 8300 Svolvær Telefon: 76 06 66 90 Telefaks: 76 06 66 91 Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Arctic Public Relations AS 5 KVARTALSRAPPORTEN 3/12