DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 13 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 13 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon... 3 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen... 3 1.3 Om anskaffelsen... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering... 4 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Fremdriftsplan... 5 2.2 Tilbyderkonferanse... 5 2.3 Kontaktperson... 6 2.4 Spørsmål under anskaffelsesprosessen... 6 2.5 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Leverandørens deltakelseskostnader... 6 2.7 Sosialt og etisk ansvar... 6 3 TILBUDET... 7 3.1 Tilbudsstruktur... 7 3.2 Tilbudsformat... 8 3.3 Adresse og leveringssted... 9 3.4 Tilbudsfrist... 9 3.5 Vedståelsesfrist... 9 3.6 Alternative tilbud... 9 3.7 Tilbud på deler av leveransen... 9 3.8 Forbehold... 9 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon)... 9 3.10 Retur av tilbud... 9 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 10 4.1 Innledning... 10 4.2 Obligatoriske krav... 10 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 10 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 11 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 11 4.6 Sosiale og etiske krav... 11 4.7 Internkontrollsystem for kvalitetssikring... 12 5 TILDELINGSKRITERIER... 13 5.1 Tildelingskriterier... 13
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 13 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca 23 000 personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og 83 000 ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO, Divisjon for forsyning, driftsanskaffelsesavdelingen. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalene er følgende avdelinger: Forsvaret Forsvarsbygg (Fruktkurv fra 01.07.2014) Nasjonal sikkerhetsmyndighet (Fruktkurv)
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 13 1.3 Om anskaffelsen 1.3.1 Formål, omfang og varighet Forsvaret ønsker å inngå rammeavtale med en leverandør for å dekke Forsvarets behov for forsyning av frukt og grønt til Forsvarets avdelinger. Gode rammeavtaler for leveranse av proviant er et viktig element i Forsvarets fokus på en god og enhetlig forpleiningstjeneste. Virkeområdet vil være leveranser av frukt, grønt og egg-eggemasse til Forsvarets egne drevne kjøkken og fruktkurv til Forsvarets avdelinger og kontorer. Nærmere informasjon om leveringsomfang og krav til ytelser finnes i Del II Vedlegg A Leveringsomfang, og Del II Vedlegg E Kravspesifikasjoner. Rammeavtalen vil ha en varighet på 3 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen med inntil 12 måneder, til sammen maksimalt 4 år. Rammeavtalen har en estimert verdi på ca kr 100.000.000 nok eks mva. over fire år for frukt, grønt og egg-eggemasse, samt 100.000.000 nok eks mva. over fire år for fruktkurv. Total verdi ca kr 200.000.000 nok eks mva. over fire år. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn, og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. 1.3.2 Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jfr 15-1 og 15-2. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 13 Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring 13.09.2013 Tilbyderkonferanse FLO Kjeller 23.09.2013 Kl 09-11 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 23.10.2013 Tilbudsfrist 30.10.2013 Kl 15:00 Tilbudsåpning 31.10.2013 Tilbudsevaluering Uke 44, 45,46 Tildeling av rammeavtalen 15.11.2013 Karenstid 27.11.2013 Kl 15:00 Kontraktssignering Uke 49 Vedståelsesfrist 03.02.2014 Rammeavtalen trer i kraft 01.02.2014 2.2 Tilbyderkonferanse Tilbyderkonferanse vil bli avholdt på FLO Kjeller mandag 23 september kl 09.00-11.00. Adresse: Fetveien 80-84, 2007 Kjeller Skriftlig påmelding per e-post til kontaktpersonen oppgitt i punkt 2.3. innen torsdag 19 september. Vennligst oppgi navn på deltagere. Forsvaret forbeholder seg retten til å begrense antall deltakere fra hver leverandør. Spørsmål som ønskes besvart på konferansen kan på forhånd meddeles skriftlig til kontaktpersonen. Det kan også stilles tilleggsspørsmål på konferansen, men Forsvaret kan ikke garantere at disse vil bli besvart på konferansen, men da vil svar i så fall bli gitt skriftlig i ettertid.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 13 Hvis noen av de påmeldte deltakerne er utenlandske statsborgere må eget skjema, Request for Visit, fylles ut i henhold til Guide For Clearance of Foreign Citizens Visiting Norway (vedlegg N-6 Guide for Clearance). 2.3 Kontaktperson Kjøperens kontaktperson for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter: Linda Stoll Telefon: +47 63 80 81 42 Mobiltelefon: +47 47 39 60 16 E-post: lstoll@mil.no 2.4 Spørsmål under anskaffelsesprosessen Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige og sendes på e-post til porteføljeforvalter Linda Stoll (lstoll@mil.no) med referanse: Spørsmål. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på www.doffin.no. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.5 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.6 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.7 Sosialt og etisk ansvar 2.7.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 13 2.7.2 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet. 2.7.3 Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av pkt.4 Krav til leverandøren. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I - Vedlegg A. 2 Skatteattester jfr. punkt 4.2. 3 HMS erklæring, jfr. punkt 4.2. 4 Firmaattest, jfr pkt 4.3. 5 Organisasjon og kapasitet, jfr. punkt 4.3. 6 Finansiell og økonomisk stilling, jfr. punkt 4.4. 7 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt 4.5. 8 Liste over referanser, jfr. punkt 4.5. 9 Egenerklæring på oppfyllelse av DEL II - Vedlegg H - Leverandørens samfunnsansvar og Vedlegg K - Etisk egenerklæring jfr. pkt 4.6. 10 Internkontrollsystem for kvalitetssikring, jfr. punkt 4.7 11 Prismatrise, jfr.del II - Vedlegg B1. 12 Kvalitet, jfr. DEL II Vedlegg B2.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 13 13 Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jfr. DEL II -Vedlegg E 14 Underleverandører, jfr. Del II - Vedlegg J 15 Kurs og kompetanseplan, jfr. Del II Vedlegg O 16 Kvalitetsinspeksjon, jfr. Del II Vedlegg P 17 Leverandørens produktkataloger 18 Eventuelle forbehold, jfr. punkt 3.8. 19 Eventuell taushetsbelagt informasjon. 20 Annen relevant informasjon. 3.2 Tilbudsformat 3.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med og Leverandørens navn. 3. Tilbyder skal levere hvert tilbud i 2 eksemplarer. 4. Permene skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 3.1. 5. Det skal være skilleark som klart skiller hvert punkt. 6. Sidene skal ikke være stiftet. 7. Tilbudet skal være på norsk. 3.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på minnepinne. I tilfelle motstrid har papirversjon forrang foran digitalversjon. 3.2.3 Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være forsvarlig pakket i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: tilbyders navn På baksiden: Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt 3.3.1.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 13 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Divisjon for Forsyning/DAA/Seksjon for felles og støtte Postboks 10 2027 Kjeller Att: Linda Stoll, 3.3.2 Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 08-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Divisjon for Forsyning/DAA/Seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84 2007 Kjeller Att: Linda Stoll 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 30.10.2013, Kl 15:00 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 03.02.2014. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold skal inntas som et eget punkt i tilbudet. 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning. 3.10 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere mottatte tilbud.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 13 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. Del I Vedlegg B: HMS egenerklæring skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 13 Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. Beskrivelse av leverandørens organisasjon, ledelse og kapasitet. Under kapasitet skal leverandøren også redegjøre for sitt distribusjonsapparat. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet er oppfylt. Dersom Leverandøren må støtte seg på underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskravet, skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon på at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos angitte underleverandører, f.eks. ved å fremlegge en signert forpliktelseserklæring om dette fra underleverandørene, samt vedlegg J Samarbeidspartnere og underleverandører legges ved. For det tilfelle at Leverandør støtter seg på sitt moderselskap for oppfyllelse av kravet, skal vedlegg F - Morselskapsgaranti benyttes og legges ved tilbudet. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at Leverandøren har tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke. Leverandøren må være forberedt på å tillate Kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. En liste over de tre viktigste leveransene av frukt og grønt fra de siste tre år, samt en liste over de tre viktigste leveransene av fruktkurver fra de tre siste år. Listen skal inneholde en kort presentasjon av prosjektet, verdi, tidspunkt, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV DOKUMENTASJONSKRAV
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 13 Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i Del II - Vedlegg H Leverandørens samfunnsansvar og Vedlegg K Etisk egenerklæring FD. 4.7 Internkontrollsystem for kvalitetssikring KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal besitte relevant internkontrollsystem for sin virksomhet. Dette systemet skal minst dekke: A. IK- MAT (Iht. forskrift om internkontroll). B. IK-HMS (Iht. Forskrift om HMS) C. Sporbarhets- og tilbakekallingsprosedyrer Leverandørene bes beskrive og dokumentere hvilket internkontrollsystem/er de følger, alternativt legge ved dokumentasjon på ekstern sertifisering. Dersom leverandøren ikke er sertifisert av en tredje part, må det dokumenteres at kravene er opprettholdt på tilsvarende og tilfredsstillende måte. Leverandøren skal beskrive hvilke kvalitetsstandarder de bruker, eventuelt hvilke ISO-standarder eller tilsvarende de bruker, samt om de er tilknyttet andre produsent- og leverandørstandarder. Leverandøren bes beskrive og dokumentere hvilke kvalitetsstandarder de innehar. Dersom leverandør er sertifisert etter følgende kvalitetsstandarder, skal dokumentasjon fremlegges: ISO Standarder 9001 og 14001 ISO 22000- HACCP (Hazard Analysis (and) Critical Control Point) British Retail Consortium Standards (BRC Global Standard for Food Safety Issue 5) Dersom leverandøren ikke er sertifisert av en tredje part, må det dokumenteres at kravene er opprettholdt på tilsvarende og tilfredsstillende måte.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 13 av 13 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering i henhold til tildelingskriteriene beskrevet nedenfor. Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyest verdi). For samtlige tildelingskriterier benyttes det en skala for score 0-10. Score 10 gis til beste tilbud, og konkurrerende tilbud gis en forholdsmessig lavere score. 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier TK1 Pris Under tildelingskriteriet Pris vil Oppdragsgiver evaluere på bakgrunn av tilbudte priser i Del II vedlegg B1- Prismatrise. Tilbudte priser under produktkategoriene frukt og grønt, økologisk, egg-eggmasse økologisk og fruktkurv vil bli summert. Lavest totalsum (vektes 65 %) gir høyest score. Vekt % 70 Lavest tilbudt påslagsprosent (vektes 5 %) gir høyest score. TK2 Kvalitet Forsvaret evaluerer kvaliteten på alle tilbudte varer i Del II Vedlegg B1 Prismatrisen. Evalueringen skjer på bakgrunn av leverandørens beskrivelse av kvalitet (jfr. Del II Vedlegg B2 - Kvalitet). 30 Tilbyder med best kvalitet vil få høyest score.