Møte 6/2013 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Tirsdag 10. september kl 18.00 i Winthersgt 8
Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato 10.09.2013 Møtetid kl. 18:00 Møtested Winthersgt 8 Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Ingrid Mjøen, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Jon Mathisen, Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Per Johan Wiig, Rune Doksrød, Aud Bergheim og Hege Andal), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 18.juni 2013. Meldingssaker 0009 Prostens 10 minutter 0010 Kirkesjefens 10 minutter Vedtakssaker Sak 019/13 Økonomirapport pr juli 2013 Sak 020/13 Driftsbudsjett 2013, justering 1 Sak 021/13 Nytt utleiereglement Vel møtt! Porsgrunn 03.09.2013 Ole Johnny Dahle Leder
DEN NORSKE KIRKE Winthersgate 8 3921 PORSGRUNN Tlf: 35563400 Faks: 35563401 Porsgrunn 19.06.2013 Møtebok Møtedato: 18.06.2013 Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Kirkesjefens kontor Tilstede: Ivar Gundersen, Ingrid Sofie Mjøen, Tor Ellefsen, Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ole Johnny Dahle, Elin Aasheim, Hans Jørgen Rohde og Leif Bryn. Meldt forfall: Ann Lisbeth Leifsen og Christian Moulin (innkalt som vara). Fra Administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. Rolf Berg, prosjektleder, deltok under sak 014/13 Innkallingen og referat fra sist møte, 14. mai 2013, ble godkjent. Orienteringssaker 007 Prostens 10 minutter Orientering om OUmidler til prostiet 008 Kirkesjefens 10 minutter Norsk salmebok 2013 Status reguleringsplan, sluttbehandles i bystyrets oktobermøte Ny plattform for fellesrådets hjemmeside Tørmo kapell, Arbeidstilsynets rapport og finansiernig av oppgradering Fremdrift investeringsprosjekter, se vedlegg Ønsket presentasjon for mr av elektonisk innsamling/givertjeneste
Vedtakssaker Sak 014/13 Utredningsalternativer Byggekomiteen for prosjekt Østre Porsgrunn kirke gis fullmakt til å utrede fire alternativer: K0, K1, K2 og K3, slik det framgår av saken, i hht byggekomiteens referatpkt. 03.07. Sak 015/13 Høring NOU 2013-1 Det livssynsåpne samfunn Fellesrådet vedtar kommentarene som sitt høringssvar Sak 016/13 Økonomirapport pr mai 2013 Fellesrådet tar økonomirapporten til etteretning. Sak 017/13 Sommerfullmakt 2013 Fellesrådet gir arbeidsutvalget fullmakt til å fatte beslutninger av ikkeprinsippiell art på fellesrådets vegne frem til neste ordinære fellesrådsmøte. Sak 018/13 Møteplan 2. halvår 2013 Fellesrådet vedtar møteplanen som beskrevet i innkallingen: Tirsdag 10. september Tirsdag 22. oktober Tirsdag 26. november Tirsdag 17. desember For Johannes Sørhaug kirkesjef
Arkivsak 05/00104 Dato: 03.09.2013 Arkivsak-navn: Økonomiforvaltning Saksbehandler: js Dokumentnavn: Økonomirapport pr juli 2013 Dokumentnummer: 05/00104-090 Løpenummer: 000196/13 Arkivkode: 131 Utvalgssaksnr.: 019/13 Saksfremstilling Vedlagt innkallingen følger talloppstilling med følgende kolonner: forbruk pr 31.07, periodisert budsjett, justert budsjett forbruk i % av periodisert budsjett og årsbudsjett. Økonomirapporten bekrefter den utvikling tidligere rapporter har vist. Utgifter: Personalkostnadene (konto 0100 0990) er det mindreforbruk på ca kr 400.000. Vi anslår vi ender opp med et mindreforbruk på 300.000. Under andre kostnader (konto 1001 5909) er det som tidligere kommentert fortsatt negativt avvik på Strøm (konto 1801) og Forsikringsproemier (konto 1853). I tillegg ser vi mindre avvik på Vedlikehold orgel (konto 2711). Inntekter: Innføring av avgifter, jfr sak xx/13 har medført inntekt på Avgiftsfritt salg (konto 6201) på kr 40.650. Denne vil øke noe for hele året. Festeavgifter (konto 6305) viser en større inntekt enn budsjettert for hele året på kr 173.400. Også denne vil øke noe. Oppsummert: Ut fra økonomirapporten mener fellesrådets administrasjon at vi styrer mot et årsresultat som samsvarer med vedtatt budsjett. Det blir i egen sak foreslått budsjettjustering, der også mvaproblematikken blir berørt. Forslag til vedtak Fellesrådet tar økonomirapport pr juli 2013 til etteretning. Vedtak
Arkivsak 05/00071 Dato: 03.09.2013 Arkivsak-navn: Årsbudsjett Saksbehandler: js Dokumentnavn: Driftsbudsjett 2013, justering 1 Dokumentnummer: 05/00071-058 Løpenummer: 000197/13 Arkivkode: 112 Utvalgssaksnr.: 020/13 Saksfremstilling I samsvar med økonomirapportering fremmes det forslag om justering av årets driftsbudsjett. Gjennom økonomirapportene har det blitt pekt på budsjettposter som må styrkes, samt poster som det kan omdisponeres midler fra. I tillegg har vi lagt inn Tilbakebetaling av mva (konto 4301) som vi vet kommer i forbindelse med avslutning av regnskapet. Vi foreslår også å flytte kr 30.000 fra kontingenter (konto 1952) til Leieavtale driftsmidler (konto 2201). I dialog med kommunens økonomiavdeling har vi også økt Lønnsoppgjør 2012 (konto 8352) som resultat av forrige års oppgjør. Dette blir tilført fellesrådets økonomiske ramme. Forslag til budsjettendringer 10.09.2013 Konto Konto Styrke Redusere Endret budsjett 0100 Lønn faste stillinger -200 000 10 096 000 1801 Strøm 100 000 1853 Forsikringer 65 000 1201 Annet forbruksmatriell varer og tjenester -100 000 220 000 4301 Tilbakeføring av mva. 400 000 400 000 2711 Vedlikehold orgel 40 000 90 000 1952 Kontigenter -30 000 130 000 2201 Leieavtale driftsmidler 30 000 30 000 8352 Egen komm. Lønnsreg. 100 000 600 000 Sum økte utgifter 635 000 0100 Lønn faste stillinger 200 000 1201 Annet forbruksmatriell varer og tjenester 100 000 1952 Kontigenter 30 000 6201 Avgiftsfritt salg av varer og tjenester 50 000 6301 Leieinntekter kirker 55 000 6305 Festeavgifter 200 000 Inndekket 635 000
Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar de budsjettjusteringer som er vist ovenfor. Vedtak
Arkivsak 05/00050 Dato: 03.09.2013 Arkivsak-navn: Utleie, utleiereglement, husregler Saksbehandler: js Dokumentnavn: Nytt utleiereglement Dokumentnummer: 05/00050-100 Løpenummer: 000198/13 Arkivkode: 415 Utvalgssaksnr.: 021/13 Saksfremstilling Det er enighet blant alle aktørene at det er nødvendig å endre vårt reglement for utleie av kirkene. Fellesrådets administrasjon har utarbeidet et forslag som har vært drøftet, og sendt på høring i alle 4 menighetsrådene. Vi har også drøftet forslaget med enkelte av aktørene som leier kirkene. Tilbakemeldingene spriker noe, og dette vil bli utdypet i behandlingen. Særlig gjelder det om det kun skal ta en fast sum uavhengig av solgte billetter, eller om menighetenes andel skal beregnes ut fra billettinntektene. Alle er enige om at det må forenkles noe, og at det bare sendes en (felles) faktura for hvert arrangement. Vi har justert litt på det forslaget som ble sendt menighetsrådene. Forslag til nytt utleiereglement ved konserter Søknad om leie av kirkene behandles først i det enkelte menighetsråd. Sokneprest og kantor godkjenner innhold og fremføring. Når søknaden er godkjent av menighetsrådet sender sekretæren på menighetskontoret den til Porsgrunn Kirkelig Fellesråd for registrering av personell og utsendelse av regning for leie av lokale. Kontrakt fylles ut og sendes menighetskontoret, kopi sendes fellesrådet. For å forenkle utleiesatsene i forhold til dagens reglement foreslår vi å redusere utleiekategoriene fra 4 til 3 grupper. Det viser seg alltid vanskelig å vurdere hvem aktører som kommer inn under dagens kategori 3 (semiprofesjonelle). Alt 1 Kategori 1 Arrangementer i menighetens regi- og en del av menighetens program kr 0,- Kategori 2 Amatører/ idealistiske formål/ andre kristne trossamfunn kr 2500,- Kategori 3 Profesjonelle musikere/ impressario kr 5000,- sender faktura for leie av kirken. Tidsrammen er 5 timer. Utover dette faktureres leie med kr 350,- pr. time. Menigheten skal ha 15% av billettinntektene. Dette beløpet sendes menigheten uoppfordret senest 10 dager etter arrangemenet. Det bør selges nummererte billetter. Ved bruk av andre rom må det ryddes og vaskes etter bruk. Fellesrådet sender faktura, og videresender den del menighetene skal ha når innbetaling er registrert.
Alt 2 Kategori 1 Arrangementer i menighetens regi- og en del av menighetens program kr 0,- Kategori 2 Amatører/ idealistiske formål/ andre kristne trossamfunn kr 3000,- Kategori 3 Profesjonelle musikere/ impressario kr 6000,- sender faktura for leie av kirken. Tidsrammen er 5 timer. Utover dette faktureres leie med kr 350,- pr. time. I kategori 2 overføres til menighetene kr 500, og i kategori 3 kr 1.500. Forslag til vedtak Fellesrådets administrasjon foreslår at alternativ 2 vedtas. Vedtak