Reguleringsplanprosesser Internt og eksternt samarbeid Planlegging etter plan- og bygningsloven Plansamling Hotel Norge 25. - 26.01.16 Eirik Martens Svensen, leder planavdelingen, Kristiansand kommune
Internt samarbeid i kommunen Kristiansand kommune internt samarbeid i planprosesser Samarbeidsgruppa - En representant fra hver etat i teknisk og en fra hver sektor - Møter på vegne av sin enhet eller sektor
Internt samarbeid i kommunen Samarbeidsgruppe - historikk Frem til midten av 1980-tallet ble planer sendt på intern høring i kommunen. Etatene/sektorene gav skriftlige høringsuttalelser. Samarbeidsgruppene ble opprettet for å: Unngå å sende interne brev til hverandre Samarbeide (toveiskommunikasjon) Avklare motstridende interesser Sikre fullført saksbehandling Etablere en faglig stimulerende arbeidsform Oppfølging i gjennomføringsfasen
Internt samarbeid i kommunen Mål for samarbeidsgruppene - Effektiv og rasjonell behandling Bedre intern koordinering Bedret effektivitet Service og forutsigbarhet fra kommunens side. Intern koordinering skal skje i forkant - ikke som en del av den formelle oppstartsvarslingen eller offentlig ettersyn.
Internt samarbeid i kommunen Samarbeidsgruppe sakstyper Sakstyper: - Kommunedelplaner - Områdereguleringsplaner - Detaljreguleringer offentlige og private - Utbyggingsavtaler - Tekniske planer (ved avvik) - Utomhusplaner (ved avvik) - Delingssaker/byggesaker (ved uklarheter ift regulering) - Overtakelsesavtaler (ved avvik)
Internt samarbeid i kommunen Eksempel på rutine 5.2.1 Ingeniørvesenet Ingeniørvesenets representanter i samarbeidsgruppene har ansvar for faglige innspill og vurderinger innenfor følgende tema: Veianlegg Trafikksikring/skilting Støyskjerming Vannforsyning Avløp/utslipp Overvann Renovasjon Samordning av kabelanlegg Ras- og fallsikring Flomfare Under planleggingsfasen skal ingeniørvesenets representant påse at: Gruppen har full oversikt over kommunaltekniske anlegg i det aktuelle området. Kommunens retningslinjer for tekniske anlegg blir fulgt. I utbyggingsfasen har ingeniørvesenets representant følgende oppgaver: Ansvar for oppfølging av utbyggingsavtalen innen enhetens fagområde. Behandle tekniske planer for området. Påse at arbeidet utføres ihht. gjeldende reguleringsplaner, retningslinjer og kvalitetskrav. Påse at alle arbeider er sluttført og godkjent innen garantifristens utløp, jfr. utbyggingsavtalen.
Internt samarbeid i kommunen Samarbeidsgruppe - arbeidsform Onsdag: Saksliste sendes ut en uke før møtet Tors-Fre: Den enkelte etatsrepresentant forbereder sakene Mandag: Etatene har sine internmøter hvor sakene drøftes. Onsdag: Møte i samarbeidsgruppa
Eksternt samarbeid i planprosessen Samarbeid med byggebransjen, EBA, resulterte i en rapport: Bedre samspill 2010 Samarbeid Forutsigbarhet Viktige forutsetninger må legges tidlig Saksbehandleruavhengighet Intern behandling i kommunen Tydelighet Omkamper Holdninger / innstilling til egen rolle Tidsbruk Informasjon
Eksternt samarbeid Hva har vi gjort? Fokus på internt samarbeid samarbeidsgruppas rutiner er revidert Fokus på hvordan vi arbeider med reguleringsplaner i tidligfase
Internt og eksternt samarbeid Planprosessen i praksis: Oppstartsmøte Holdes i samarbeidsgruppa forslagsstiller deltar Vi gir all informasjon vi har Vi legger forutsetninger for prosjektet og presenterer de rekkefølgekrav kommunen måtte ha Oppnå felles forståelse for hverandres situasjon
Internt og eksternt samarbeid Planprosessen i praksis: Vi har utviklet fasen mellom oppstartsmøte og innlevering av komplett planforslag Skisseplanfasen Hovedgrepet skal være omforent.
Internt og eksternt samarbeid Planprosessen i praksis: Innlevering av planforslag Hovedgrepet i planen skal på dette tidspunktet være avklart Full runde i samarbeidsgruppa alle innspill skal frem nå - bordet fanger Etter dette skal det ikke fremmes nye innspill internt
Internt og eksternt samarbeid Samarbeid regionale myndigheter Oppstartsmøtereferat sendes fylkeskommunen Det avgis ikke uttalelse i saker der fylkeskommunen ikke har merknader Bruk av planforum Innsigelse: Fylkeskommunen informerer kommunen før innsigelse reises Felles møte på administrativt nivå Påfølgende endringer og høring
Hva mener vi vi kan bli bedre på? Intern koordinering Enige om hva vi er uenige om. Like god behandling uavhengig av innstilling til saken. Prioritere intern behandling og forankring mellom etater og sektorer i tidligfase
Hva kan vi gjøre sammen? Lojalitet til overordnede planer Arbeide for samarbeid Arbeide for god dialog tydelig kommunikasjon Legge til rette for at forutsigbarhet kan skje: Gi nok informasjon Være tydelig på hva som er viktige forutsetninger i prosjektet. Etterspørre og legge til rette for å få forutsigbarhet på det som viktig for utbygger. Kort evaluering etter enkelte reguleringsprosesser?