HÅNDBOK Helse-, Miljø- og Sikkerhetsarbeid

Søster Mathildes gt. 16 20 SE HÅNDBOK Helse-, Miljø- og Sikkerhetsarbeid s HMS Sameiet i Søster Mathildes gates 16 20 skal ha god internkontroll på Helse-, Miljø-og Sikkerhetsarbeid (HMS) og arbeidet skal planlegges, utføres, kontrolleres og korrigeres. Styret i sameiet har ansvar for at dette utføres i fellesarealene og beboerne er selv ansvarlig for at arbeidet utføres i egen eierseksjon. Denne håndboken ble etablert i september 2015. Håndboken skal revideres hvert år.

Innhold 1 INNLEDNING... 2 1.1 SØSTER MATHILDES GT. 16 20 - SAMEIET... 2 2 HELSE MILJØ OG SIKKERHET (HMS)... 2 3 STYRETS ANSVAR... 2 3.1 STYRETS ORGANISERING... 2 4 BEBOERNE - ANSVAR... 3 4.1 HVEM KONTAKTER BEBOERNE NÅR:... 3 5 SAMEIETS MA L FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID... 3 6 LOVER, FORSKRIFTER OG REGLER... 3 6.1 LOVER OG FORSKRIFTER... 3 6.2 REGLER... 4 7 INTERNKONTROLL... 4 7.1 UTFØRELSE AV HMS-ARBEIDET... 4 7.2 SJEKKLISTER... 4 7.3 RISIKOVURDERING... 4 7.4 HANDLINGSPLAN... 5 7.5 HMS-RUNDE... 5 8 STYRETS HMS/ARBEIDSOPPGAVER - ÅRSHJUL... 5 8.1 BYGG... 5 8.1.1 BRANN OG EKSPLOSJONSVERN... 5 8.1.2 BRANNANLEGGET OG BRANNUTSTYR... 5 8.1.3 EVAKUERINGSPLASSER... 6 8.1.4 HEISER... 6 8.1.5 EL-SIKKERHET... 6 8.1.6 VVS (VARME, VENTILASJON OG SANITERTEKNIKK)... 6 8.1.7 GARASJEANLEGGET MED BODER OG TRIMROM:... 6 8.1.8 TEGNINGER... 6 8.1.9 BYGNINGSMESSIG DRIFT/VEDLIKEHOLD... 6 8.2 SKADEDYR... 6 8.3 MILJØ OG HELSE... 7 8.3.1 UTEOMRÅDER/LEKEPLASSER... 7 8.3.2 FORURENSNING... 7 8.4 ARBEIDSMILJØ... 7 9 HMS-DOKUMENTASJONEN ARKIV/OPPBEVARING... 7 9.1 ARKIV... 7 9.2 OVERSIKT OVER LEVERANDØRER OG AVTALER... 7 9.3 HMS-HÅNDBOKEN INFORMASJON TIL BEBOERNE... 7 10 DEFINISJONER... 7 11 VEDLEGG ARBEIDSDOKUMENTER FOR STYRET... 8 12 VEDLEGG REGLER/RUTINER/INFORMASJON - BEBOERNE... 8 13 AVTALER MED ØVRIGE SAMARBEIDSPARTNERE... 9 13.1 SYSTEMINFORMASJON BESKRIVELSER PÅ ANLEGG... 9 14 LINK TIL LOVER OG ANDRE BESTEMMELSER... 9 1

1 INNLEDNING Denne HMS- håndboken er utarbeidet for å verne om liv, helse og materielle verdier og for å skape et godt miljø for beboerne i Søster Mathildes gt. 16-20 SE. 1.1 SØSTER MATHILDES GT. 16 20 - SAMEIET Søster Mathildes gt. 16 20 SE, 1476 Rasta i Lørenskog kommune er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 912 517 551 og selskapsnummeret er 7347. Sameiet består av 79 boenheter fordelt på 55 blokkleiligheter og 24 rekkehusleiligheter. Tomten har gnr. 110 og bnr. 190. Sameiet ble bygget i 2011 2012 og første innflytning skjedde i oktober 2013. Garasjeanlegget, som ligger under bakkenivå innenfor Gamleveien 80, er seksjonert i 3, hvorav hver garasjeseksjon er en del av eierseksjonssameiene. Sameiet er forsikret i IF-skadeforsikring, polisenummer 736694, eiendom kasko fullverdi. 2 HELSE MILJØ OG SIKKERHET (HMS) Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er lovpålagt gjennom Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (også kalt internkontrollforskriften). Forskriften gjelder for alle virksomheter, inkludert boligsameier representert ved styrer. 3 STYRETS ANSVAR Sameie tilhører bransjen forvaltning og drift og eiendom og plikter å ha en plan med tiltak for Helse, Miljø og Sikkerhetsarbeid (HMS). Dette innebærer at styret i boligselskapet skal kartlegge hvilke ulykker og uønskede hendelser som kan inntreffe, og gjennomføre tiltak for å hindre at slikt skjer. Innholdet i planen og skal sikre at aktivitetene i fellesarealer planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er fastsatt i HMSlovgivningene, jf. internkontrollforskriften. Styret kan benytte konsulenter for å få gjennomført tiltak knyttet til HMS-arbeidet. Alt arbeidet skal dokumenteres. Styret har et hovedansvar for den samlede bygningsmassen og for fellesarealene. Styret har ellers ansvar for å informere beboerne om forhold knyttet til dette. Informasjon skal gis på sameiets hjemmeside; www.smg1620.no og ev. med egne oppslag dersom det er behov for det. 3.1 STYRETS ORGANISERING Styret skal være representert med styreleder, 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. Sameiet skal ta sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling basert på kjønn og bakgrunn ved etablering av styre. 2

4 BEBOERNE - ANSVAR Beboerne har selv ansvar for å ha god internkontroll i egen bolig se vedlegg 1 - beboer. Beboerne skal sette seg inn i det ansvar som gjelder for eierandelen gitt i informasjonsmappen tilhørende leiligheten om bla. tekniske installasjoner og om brann. I tillegg gjelder forhold nedskrevet i husordens- og garasjeregler som ligger på sameiets hjemmesider. Se også vedleggene som omhandler beboerne som er vedlegg til denne HMS-håndboken (ikke uttømmende). Beboerne har også ansvar for å melde fra om feil, skader og mangler som observeres i fellesarealet. Dette meldes og leveres enten i sameiets postkasse eller på mail til Styret på adresse; sostermathildesgate1620@styrerommet.net 4.1 Hvem kontakter beboerne når: TEMA: BESKRIVELSE: KONTAKT: AKUTT VANNLEKKASJE Steng stoppekranen Ring rørlegger KLOAKKSTOPP Meld fra til naboer Ring rørlegger SKADE I LEILIGHETEN Etter lekkasje mv. Eget forsikringsselskap FUKTSKJOLDER I TAK, Eget forsikringsselskap ev VEGGER MV. VEDLIKEHOLD SANITÆRUTSTYR TV-SIGNALER/DEKODER ORDENSFORSTYRRELSER BRANN Skift pakning ved behov. Rengjør sluk minst to ganger pr. år. Enkel bistand Ved hast/mer alvorlige forhold Styret Bruk autorisert fagperson ved tilkobling av utstyr Canal Digital Styret Politiet Egne tiltak Ring brannvesenet. 5 SAMEIETS MA L FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID Søster Mathildes gate 16 20 vil prioritere arbeidet med helse, miljø og sikkerhet slik at kvaliteten på arbeidet, øke trivselen og for å unngå skade på personer og eiendom. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og lønnsomhet. Sameiets HMS-ma l er: At det ikke skal oppleves skader på personer eller natur som følge av sin aktivitet. At bygninger og materiell skal tas vare på, forhindre belastning på det ytre miljø, og våre valg av produkter og tjenester skal ikke skade beboerne. At systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og lønnsomhet. 6 LOVER, FORSKRIFTER OG REGLER 6.1 LOVER OG FORSKRIFTER Brannsikkerhet, el-sikkerhet, sikkerhet i lekeapparater og utearealer, sikring mot vannskader og beskyttelse av miljøet mot forurensning er altså noe av det styret i boligselskapet må forholde seg til. Likeledes skal innleide tjenester ha HMSdokumentasjon for sitt arbeide. For sameiet i Søster Mathildes gate 16 20 gjelder følgende: Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff (brann- og eksplosjonsvernloven) med forskrifter. Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven) med forskrifter. Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) med forskrifter. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern (arbeidsmiljøloven) med forskrifter. Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) med forskrifter Lovene og forskriftene er tilgjengelig via Lovdata. 3

6.2 REGLER Sameiet har følgende regler: Beboernes egen perm om forhold i egen leilighet. Husordensregler (Garasjeregler) Brannveileder Utdrag av beboernes eget ansvar internkontroll i leiligheten. 7 INTERNKONTROLL I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i sameier (internkontrollforskriften) 4 skal styreleder sørge for at det innføres og utøves internkontroll og så langt det er mulig foretas prioriteringer i samarbeid med beboerne. 7.1 UTFØRELSE AV HMS-ARBEIDET HMS-arbeid drives etter prinsippet om at alt kan forbedres. Styret i sameiet kjenner virksomheten godt, og har dermed de beste forutsetningene for å gjøre boligselskapet enda bedre og tryggere å bo i. HMS-arbeidet kan inndeles i fire trinn: TRINN 1 - PLANLEGGING Sjekke hvilke oppgaver som skal utføres gjennom det lov og avtaleverk som gjelder for sameiet. Risikovurdere farer som kan oppstå. Utarbeide handlingsplan for året. TRINN 2 - UTFØRELSEN Sørge for at tiltakene i handlingsplanen utføres. Eventuelt å gi informasjon om endringer. TRINN 3 - KONTROLLERE Sjekke at planlagte tiltak er utført. Sjekke at innleide tjenester har utført sine oppdrag ut i fra inngåtte avtaler. TRINN 4 KORRIGERE Foreta endringer der dette er nødvendig. 7.2 SJEKKLISTER Styret skal ha oversikt over HMS-ansvaret. I dette arbeidet kan vedlegg nr. 1 benyttes som veiledende. 7.3 RISIKOVURDERING Styret skal risikovurdere de farer som finnes i bygningsmassen og i omgivelsene. I dette arbeidet skal vedlegg 2 benyttes. 4

7.4 HANDLINGSPLAN Styret skal utarbeide årlige handlingsplaner. Handlingsplanene skal bygge på resultatet av risikovurderingene og annet HMS-arbeid som må utføres som for eksempel fra HMSrunde. I planen skal det noteres hvilke tiltak som skal utføres, utfører og til hvilke tid dette skal gjennomføres. Til dette arbeidet skal vedlegg nr. 3 benyttes. 7.5 HMS-RUNDE Styret skal gå HMS-runde 1 gang i året. Det skal på forhånd skrives ned hvilke forhold som HMS-runden skal omhandle. Til dette arbeidet skal vedlegg nr. 4 benyttes. 8 STYRETS HMS/ARBEIDSOPPGAVER - ÅRSHJUL Styret skal gjennom sitt HMS-arbeid sørge for at følgende oppgaver utføres gjennom året: 8.1 BYGG 8.1.1 BRANN OG EKSPLOSJONSVERN Styret skal til en hver tid kunne dokumentere at den tekniske tilstanden i forhold til brann er i orden. Brannsikringstiltak er også noe av det viktigste arbeidet et styre har. Spesielt gjelder dette brann og rømningssikkerheten til beboerne, samtidig som det er en naturlig del av internkontrollen. Det vil bla. si å etterse at rømningsveier og trappeoppganger er fritt for gjenstander oa. 8.1.2 BRANNANLEGGET OG BRANNUTSTYR Styret skal via sine HMS-runder sjekke brannutstyret, dvs. bla. brannslangene i fellesområdene. Styret er også ansvarlig for at fagfolk kontrollerer brannanlegget og utfører service på det. Når det gjelder brannanlegget har benytter sameiet for tiden firmaet Arkel A/S og Bravida til å kontrollere overrislingsanlegget. Bygårdsservice kontrollerer ukentlig tilstanden på anlegget trykk/bar. Styret skal også arrangere sjekk av beboernes branntekniske tilstand og utstyr hvert 5. år, jf. opplysninger gitt av Nedre Romerike Brann og redningstjeneste. 5

8.1.3 EVAKUERINGSPLASSER Evakueringsplassene er ved utgangen av nr. 18. Ved hendelser bør beboer fra hver oppgang eventuelt varsle nødetaten kort og konsist om spesielle tilfeller blant beboerne (handicappede, eldre oa.). 8.1.4 HEISER Styret skal se til at innleid firma, som for tiden er Heiskontrollen, Schindler Stahn Heis A/S, utfører kontroller på heiser gitt etter avtale. 8.1.5 EL-SIKKERHET Styret skal sørge for at tilstanden til det elektriske anlegg og utstyret er i forskriftsmessig stand og plikter til å sørge for forsvarlig vedlikehold, ettersyn og kontroll av utstyret og installasjonene i fellesområdene. Styret har inngått samarbeidsavtale med Arkel Romerike AS for bistand i dette arbeidet. Det er ikke krav om at den som skal stå for det daglige ettersynet av det elektriske utstyret og installasjonene skal ha spesielle formelle kvalifikasjoner. Enhver kan derfor kjenne etter hvorvidt stikkontakter, brytere, plugger og lignende er unormalt varme, hvorvidt det lukter svidd eller om stikkontakter, brytere eller ledninger er misfarget eller ødelagt. Poenget er at styret tar et initiativ til at dette blir gjort. Styret bør også sørge for at autorisert fagpersonell bør kontrollere de elektriske installasjonene og det elektriske utstyret fra tid til annen for eksempel hvert 5. eller 10. år, og at eventuelle feil og mangler blir rettet opp. 8.1.6 VVS (VARME, VENTILASJON OG SANITERTEKNIKK) Kontroller og vedlikehold innenfor VVS-installasjoner utføres for tiden av innleide firma; Haaland klima as. Styret skal følge opp at oppdragene i serviceavtale utføres. 8.1.7 GARASJEANLEGGET MED BODER OG TRIMROM: Styret skal sørge for og se til at innleide firmaer foretar det nødvendige service- og vedlikeholdsarbeidet som er bestemt, jf. inngåtte avtaler med autoriserte firmaer for ivaretakelsen av dette, både for egen garasjeseksjon og i samarbeid med Styrene for de øvrige eier-/garasjeseksjonene. 8.1.8 TEGNINGER Tegninger over bygningene og tekniske anlegg ligger i arkivet til Styret. a) BYGG b) BRANNTEKNISKE c) ELEKTRISKE INSTALLASJONER d) VVS e) HEIS 8.1.9 BYGNINGSMESSIG DRIFT/VEDLIKEHOLD Styret skal sørge for at det utføres rengjøring, vedlikehold av bygninger og uteområder. For å ivareta disse oppgavene er Bygårsservise A/S for tiden innleid til å utøve disse oppgavene. Bygårdsservise skal signere sjekklister for vask av oppgang, sjekk av teknisk rom og vask og oppfølging ifh. påfyll av antibakteriell væske og papir på trimrommet. Styret skal sørge for at det til en hver er lager av dette. 8.2 SKADEDYR Eiere er ansvarlig for å overvåke egne boliger med hensyn til skadedyr (insekter, maur, rotter etc.). Naboer og styret skal varsles ved skadedyrbekjempelse, og faresignaler og forhåndsregler skal tas til etterretning. Dersom fellesarealer blir utsatt for skadedyr vil styret måtte engasjere autorisert firma for skadedyrbekjempelse som har lov til å benytte skadedyrsbekjempende midler av meget giftig art. 6

8.3 MILJØ OG HELSE 8.3.1 UTEOMRÅDER/LEKEPLASSER Sameiets lekeplasser skal tilfredsstille kravene i forskrift om lekeplasser og lekeutstyr. Lekeplasser og lekeutstyr skal kontrolleres av styret på HMS-runder. I tillegg skal dette kontrolleres av eksternt firma annen hvert år. 8.3.2 FORURENSNING Midlene som benyttes i forbindelse med vedlikehold oa. skal ikke overskride bestemmelsene om forurensning. 8.4 ARBEIDSMILJØ Ved kjøp av tjenester fra eksterne firmaer skal styret kontrollere at firmaet har tilfredsstillende internkontroll og følger HMS-regelverk for sin bedrift og ansatte. Dersom beboerne utfører arbeid innenfor fellesområdet skal styret også påse at vernetiltak blir ivaretatt. 9 HMS-DOKUMENTASJONEN ARKIV/OPPBEVARING 9.1 Arkiv HMS-dokumentasjonen elektronisk hos styreleder og hos et av styremedlemmene (HMSkontakten). 9.2 Oversikt over leverandører og avtaler Kopi av HMS-dokumentasjonen med de til enhver tid gyldige avtaler, oppbevares i bod opprettet for styrearbeid. Avtalene er signert av styreleder på det aktuelle tidspunkt. Der foreligger også det løpende arbeid som skal og er utført av leverandører. 9.3 HMS-håndboken informasjon til beboerne HMS-håndboken er tilgjengelig på hjemmesiden til sameiet. 10 DEFINISJONER Boligselskap Boformer som borettslag, sameier eller velforeninger hvor flere mennesker eier eller forvalter boligbygg og/eller omkringliggende områder i fellesskap. HMS-lovgivningen Fastsatt gjennom Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, også kalt Internkontrollforskriften. Forskriften gjelder for alle virksomheter, inkludert boligselskaper. Internkontroll og HMS-arbeid Systematiske tiltak som skal sikre at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. 7

11 VEDLEGG ARBEIDSDOKUMENTER FOR STYRET 1. SJEKKLISTE FOR STYRET - Helse-, Miljø og Sikkerhet 1.1. HJELPEDOKUMENT TIL KONTROLL/SJEKKLISTE 2. RISIKOVURDERINGSSKJEMA - mal 3. HMS-HANDLINGSPLAN - mal 4. HMS-RUNDE SJEKKLISTE-RAPPORT - mal 5. OVERSIKT OVER SERVISEAVTALER OG GJØREMÅL 6. VEDLEGG 6 - Rutine - midlertidig - for sjekk av brannpanelet- jf. avtale med Arkel.doc 6.1. SJEKKLISTE - SJEKK AV BRANNPANELENE 7. RUTINE - VEILEDER SPRINKLERANLEGG 7.1. VEILEDNING - SPRINKLERROMMET FOR SMG 16-20 - Bygårdsservice 7.1.1. SJEKKLISTE AV sprinkleranlegg i SMG 18-20 - Bygårdsservice 7.2. VEILEDNING - SPRINKLERROMMET FOR SMG 16-20 - styret 7.2.1. SJEKKLISTE AV sprinkleranlegg i SMG 16-20 - styret 8. SJEKK AV MANUELT BRANNSLOKKEUTSTYR - BRANNSLOKKEUTSTYR - STYRET 8.1. SJEKKLISTE AV MANUELT BRANNSLOKNINGSUTSTYR 9. RUTINE - VEILEDER - BRANN OG NØDLYS 10. RUTINE - SJEKK AV LEKEAPPARATER - UTEOMÅDE - STYRET 10.1. SJEKKLISTE AV LEKEPLASSUTSTYR i SMG 16-20 - styret 11. RUTINE - SJEKK AV PORTENE - STOPPEFUNKSJON - STYRET 11.1. SJEKKLISTE AV MELLOMPORT i SMG 16-20 - styret 12 VEDLEGG REGLER/RUTINER/INFORMASJON BEBOERNE (Vedleggene kan leses i egen mappe - Beboer) 1. HUSKELISTE FOR BEBORERE - INTERNKONTROLL I EGEN LEILIGHET 1.1. VEILEDNING - RENGJØRING AV AVTREKKSVIFTE OVER KOMFYREN 1.2. VEILDNING RENGJØRING AV SLUK PÅ BADET 1.3. VEILEDNING HVORDAN SKRU AV VANNET - HOVEDKRANEN 2. HUSKEREGEL FOR BEBOERNE - BRANNALARMENS VIRKEOMRÅDE - VEILEDNING 3. HUSKEREGLER FOR BEBOERNE - BRANN 4. BRANN - BRUK AV BRANNSLANGE 5. EVAKUERINGSVEIER 6. MØTE-/EVAKUERINGSPLASS 7. BRANNVERN PÅ MANGE SPRÅK 8. MANUELT SLOKKEUTSTYR I FELLESAREALET 9. VEILEDER - SKIFT AV FILTER - VENTILASJONSANLEGGET HUSORDENDSREGLER 8

13 AVTALER MED ØVRIGE SAMARBEIDSPARTNERE Styret arbeider kontinuerlig ifh. til å ha de avtaler som dekker og som skal gi den riktige servisen og kontroll. For tiden har sameiet inngått avtaler med: a) AKERSHUS ENERGI b) ARKEL ROMERIKE A/S Brann og elektriske installasjoner - Fellesområdet c) BRAVIDA NORGE A/S Varme og sprinkelanlegget d) BYGÅRDSSERVISE - vask og ukentlig vedlikehold e) HÅLAND KLIMA Ventilasjon i bod og garasjeanlegget f) MULTIPARK ING - Garasjeanlegget g) MYLNA SPORT Apparatene på Trimrommet h) NORDPORT Garasjeport mellom sameiene i) NORDPORT Rulle-/hovedport i) SCHINDLER STAHL HEISER a/s - Heisene 13.1 SYSTEMINFORMASJON BESKRIVELSER PÅ ANLEGG Systeminformasjonen, beskrivelse av anlegg ligger i arkivet til Styret FDV dokumentasjon. 14 LINK TIL LOVER OG ANDRE BESTEMMELSER Dersom håndboken leses elektronisk og internett-tilgang er tilgjengelig, kan bestemmelsene leses i linkene nedenfor (hold Ctrl-knapen nede og klikk): Lov om eierseksjoner Brann og eksplosjonsvernloven Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester Lov om arbeidsmiljø Lov mot vern mot forurensning Forskrift om lekeplassutstyr og DSB - lekeplassutstyr - ansvar Forskrift og systematisk Helse-, Miljø og Sikkerhetsarbeid (HMS) (internkontrollforskriften) 9