Sist oppdatert 03.11.2009 1 (6) Fleksitid (Gjelder for ansatte som har fleksitidsavtale) 1. GENERELT...1 2. OPPARBEIDING...1 3. AVVIKLING...2 4. TOTAL...2 5. OPPGJØR...3 6. RAPPORTER...5 1. Generelt Vakter som skal beregne fleksitid må være definert med lønnsart FL i stedet for NA. Spisepause med lønn som skal beregne fleksitid, skal defineres med lønnsart SFL. Når en vakt registreres med lønnsart FL, genereres fleksitid på følgende måte: All tjeneste over 7,5 time (normtimer) telles som plusstid på fleksitimene. All tjeneste under 7,5 time (normtimer) telles som minustimer (avspasering) på fleksitimene. Gir ikke variable tillegg. Den ytre kjernetiden er fra kl. 0700-2000 etter avtale med Posten, og det telles ikke opp fleksitimer utenfor denne perioden. Ved fravær genereres ikke fleksitimer. Fleksitid som er eldre enn 6 måneder forsvinner fra totalen Flex. Det må derfor tas et oppgjør med jevne mellomrom, slik at timene blir overført til neste periode (se punkt 5-Oppgjør). Det er datoen lengst mot venstre i arbeidsplanen som styrer denne datoen. 2. Opparbeiding Registreres lønnsarten FL på en vakt som er på 7,5 time (normtimer) vil det stå: Fleksitimer 7,50 under Oppsp. (oppspart) og Fleksitimer 7,50 under Avv. (avviklet). Resultatet blir da ingen opptjent fleksitimer.
Sist oppdatert 03.11.2009 2 (6) Forlenges vakten med 2 timer vil det stå: Fleksitimer Oppsp. 9,50 og Avv. 7,50. Dette vil også komme frem på totalen, se under. Dersom vakten forkortes med 2 time vil det stå: Fleksitimer Oppsp. 5,50 og Avv. 7,50, dvs 2 timer fleksitid går til fratrekk. 3. Avvikling Dager: Når en ansatt skal avspaserer hele dager på fleksitimer, registreres dette som et fravær med fraværskode Avspas.fleks. Antall normtimer i vakten blir timetallet som går til fratrekk av fleksitimer. Timer (deler av vakt): Ved avspasering av fleksitimer på deler av en vakt, registreres dette direkte i vakten med lønnsart AF eller som et fravær (fraværskode Avspas.fleks ) med start og slutt tid. 4. Total Saldo for fleksitid kan bl.a. hentes opp via en egen total i arbeidsplanen. Åpne en arbeidstidsplan og velg menypunkt: Innstillinger/ Totaler (shift + F4) og velg Flex. Dersom totalen ikke vises, velg menypunkt: Innstillinger/ Åpne totaler.
Sist oppdatert 03.11.2009 3 (6) Totalen inneholder følgende felt: Oppg.dato: Måned: Primo flexsaldo: Månedens flex: Ultimo flexsaldo: Normtimer i mnd: Oppgjørsdato for avspasering. Hentes fra feltet Ajourført pr. i vinduet Avspaseringssaldo (Kartotek/ Personer/ Avspaseringssaldo). Aktiv måned i arbeidsplanen. Fleksitid ved inngangen av måneden. Månedens fleksisaldo opptjent avviklet. Fleksisaldo ved utgangen av måneden. Månedens normtimer. 5. Oppgjør Oppgjør av fleksitimene må tas minst hver 6. måned, da telleverket i totalen teller 6 mnd. tilbake i tid. Tas det ikke et oppgjør, vil timene forsvinne fra totalen. Første gang må dette gjøres manuelt på hver enkelte arbeidstaker, dette for å få en oppstartsdato på den enkelte arbeidstaker. Når denne datoen er satt, kan det jevnlig tas et automatisk oppgjør for hele avdelingen eller valgte personalgrupper. 5.1 Manuelt oppgjør Ta opp vinduet Avspaseringssaldo (Kartotek/ Personer/..), Velg Ny for å hente den enkelte arbeidstaker fra nedtrekksmenyen. Sett startdato Ajour pr. (f.eks. kan datoen være 010108). Dersom arbeidstakeren har timer fra tidligere som skal telles med, må dette registreres inn på Flex. Velg Lagre. Kvelds/ natt avspaseringssaldo (i alt): Ikke i bruk av posten.
Sist oppdatert 03.11.2009 4 (6) 5.2 Maskinelt oppgjør (automatisk) Oppgjør (Fil/..) for avspasering og fleksitid, gjøres ved å markere ønsket gruppe som det skal lages oppgjør for, og kryss av for Flex/Avspasering. Når oppgjøret er ferdig, vises følgende melding. Resultatet vises i Avspaseringssaldo (Kartotek/ Personer..), med ajourført dato lik siste dag i måneden før oppgjørsdato.
Sist oppdatert 03.11.2009 5 (6) 6. Rapporter Det kan tas ut to forskjellige rapporter. 6.1 Totalen Fleksitid. Rapporten viser opparbeidet fleksitid. Gå til Totaler (Utskrift/ Statistikker). Velg periode du vil ha rapporten for. Da får du opp bildet under. Flytt Fleksitid over til høyre side (Skal skrives ut) og klikk Neste. Velg hvilke ansatte du vil ha ut på rapporten i neste bilde. klikk Neste. Rapporten vil inneholde en linje pr. ansatt på valgte enhet (fra oppsett av organisasjon). 6.2 Telleren Fleksitid i et gitt tidsrom. Gå til Tellerverk pr. person (Utskrift/ Statistikker/ Tellerverker). Rapporten beregner opparbeidet fleksitid for oppgitt periode/ tidsrom. Velg Rapportperiode og klikk neste.
Sist oppdatert 03.11.2009 6 (6) Velg en eller flere personalgrupper og klikk Neste. Velg Fleksitimer og 005 Avspasering, klikk Neste. Rapporten inneholder navn, ansattnr, fleksi og avspasering på hver enkelt ansatt i valgte personalgruppe. Alle ansatte i valgte personalgruppe kommer opp i rapporten selv om saldoen er null timer. Eks. på rapporten: