Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet 2014 Mål for helse, miljø og sikkerhet HMS-organisering ved INM Vernetjenesten ved INM HMS handlingsplan 2014 HMS-aktiviteter 2014 Forslag til HMS handlingsplan 2015 Institutt for nevromedisin
MÅL FOR HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) Gjennom å sikre de ansatte gode, trygge og personlighetsutviklende oppgaver, skal NTNU skape et arbeidsmiljø som stimulerer til å være kreativ, konstruktiv og kritisk. NTNU skal sikre studentene et godt læringsmiljø gjennom god tilrettelegging av faglige forhold, velferd og det fysiske arbeidsmiljø. Arbeids- og læringsmiljøet skal fremme arbeidsevne, læring, helse og trivsel, og verne mot arbeidsrelatert sykdom og ulykker. Miljøbevissthet skal prege alle deler av universitetets virksomhet. NTNU skal kontinuerlig arbeide for å redusere belastningen på ytre miljø gjennom miljøvennlig drift. HMS-ANSVAR OG ORGANISERING VED INSTITUTT FOR NEVROMEDISIN (INM) Det er instituttleder som har HMS-ansvaret ved instituttet. Kontorsjef har fått delegert oppgaven med oppfølging av HMS-arbeidet. Ansatte som har som oppgave å lede andre i arbeidet (medarbeidere og studenter) har også et HMS-ansvar. For øvrig har alle ansatte en medvirkningsplikt når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Andre med dedikerte oppgaver innen HMS: Harald Hamre var instituttets HMS-koordinator med delegerte oppgaver innen organisering av HMSarbeidet. harald.hamre@ntnu.no Marit Stjern er instituttets strålevernskoordinator, med oppgaver i forbindelse med strålevernforskriften og NTNUs organisering av strålevern. marit.stjern@ntnu.no Instituttet har tre lokale stoffkartotekkontakter som har ansvar for å ajourholde og oppdatere stoffkartoteket, samt å sørge for at det er papirversjon av sikkerhetsdatablad på norsk og ved behov også på engelsk. Ina Møller Nevrobiologisk laboratorium Ursula Sonnewald Laboratorium i 3 et. vest MTFS Xiangchun Tan Bevegelseslaboratorium - 2 -
VERNETJENESTEN VED INM Instituttet er spredt over et stort område, og har sju verneområder. For 2014 gjelder følgende verneområder, verneombud og vara verneombud: Verneområde Spesifisering Verneombud Leder MTFS 3. et. vest Turid Beitland Vara: Caroline Michelsen og Åse Aspås Haugen Ursula Sonnewald Bevegelsessenteret Endret i oktober til: Bevegelsessenteret, Granåsen og kjernefasilitet 3. et. INM-kontor Siri Bjørgen (til april) Per Bendik Wik (fra april) Per Bendik Wik Jon Olav Drogset Jorunn Helbostad og Jon Olav Drogset Nevrosenteret Øst Turid Beitland Vara: Caroline Michelsen og Åse Aspås Haugen Lars Jacob Stovner Nevrosenteret Vest Pernille Thingstad Jorunn Helbostad Nevrosenteret Nevrologisk lab Turid Beitland Vara: Caroline Michelsen og Åse Aspås Haugen Linda White Helseinformatikk 1. et. MTFS Terje Røsand Arild Faxvaag Østmarka Uavklart Siri Aakre Kolstad Gunnar Morken Verneombud er valgt for perioden 1.1.2013-31.12.2014. - 3 -
HMS HANDLINGSPLAN 2014 Mål Øve på lokal beredskap, og gjøre beredskapsplanene kjent ved instituttet Gjennomføre vernerunder Revidere verneområdene ved instituttet Digitalt avvikssystem gjøre systemet kjent i organisasjonen Digitalt system for risikovurdering innføres i 2014 Helseundersøkelse/samtale for personer som arbeider med risikofaktorer Videreutvikle verneombudenes arena/kunnskap Kommentar Egne case, felles med St. Olavs Hospital I samarbeid med St. Olavs Hospital Det har skjedd endringer i arealene til INM som medfører at verneområdene må endres Oppfordre til at avvik meldes Gjøre systemet kjent i organisasjonen Kontinuerlig Kurs og utviklingstiltak Valg av nye verneombud 1.1.2015-31.12.2016 HMS for stipendiater med hjemmeinstitusjon utenfor INM Håndtering av HMS for studenter ved INM HMS for arbeidstakere/ studenter i utenlandsopphold Øke kompetansen på Inkluderende arbeidsliv (*IA) gjennom utvikling av e-læringsmoduler Evt. lokal tilpasning Evt lokal tilpasning Evt lokal tilpasning Gjentakende utspill til Fakultetet - 4 -
HMS-AKTIVITETER 2014 LEDERFORANKRING Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet 2014 Operativ ledergruppe ved INM har HMS som fast punkt på møteplanen. Det rapporteres om avvik, HMSstatus og konkrete saker for ledergruppa. VERNEOMBUDSSAMLING Det ble ikke avholdt møter med verneombudene i 2014, men verneombudene har vært involvert i HMSarbeidet ved instituttet. BEREDSKAP Det er et økt fokus på beredskap ved NTNU sentralt, fakultetet og instituttet. I forbindelse med utarbeidelsen av beredskapsplan på fakultetet, har risikoobjekter ved instituttet blitt kartlagt. Det er utpekt kontaktpersoner i forbindelse med disse risikoobjektene og det er satt opp en varslingsliste. Instituttet har utarbeidet en beredskapsfolder som deles ut til nytilsatte. Folderen inneholder informasjon om hva man skal gjøre dersom man oppdager en hendelse. I tillegg finnes informasjon om instituttets kontaktpersoner, nødnummer, St. Olav Driftsservice og sikkerhetsavdelingen i folderen. Beredskapsøvelse 25. april 2014 på Dragvoll. Tema for øvelsen var skoleskyting ved Dragvoll Idrettssenter. Fra INM deltok instituttleder Lars Jacob Stovner (stedfortreder for dekan, sentral beredskapsledelse), kontorsjef Torill Naavik («skygge», sentral beredskapsledelse), rådgiver Heine Skipenes (lederstøtte INM), samt noen markører. KJEMIKALIER Kjemikaliebruken ved instituttet ble redusert i løpet av 2014, pga. avvikling av laboratoriet i MTFS 3. et. INKLUDERENDE ARBEIDSLIV - IA Sykefraværsrapportering fungerer. Bedre statistisk oppfølging og rapportering til instituttnivå er ønskelig. IA-saker (langtidssykemeldte) følges opp på instituttnivå på en god måte, også i samarbeid med St. Olavs Hospital. Tre saker i 2014. AVVIK Det er meldt inn få avvik i 2014. - 5 -
HMS-RUNDER HMS-runder ble gjennomført i løpet av høsten, med unntak av runden i Nevro Vest, som ble gjennomført våren 2014 i samarbeid med St. Olavs Hospital. Ledere, verneombud, kontorsjef, HMS- koordinator og kontorfaglærlingene har deltatt. Rundene ble innledet med gjennomgang av rapporten fra HMS-runden 2013. Hovedinntrykket er at det systematiske HMS-arbeidet ved instituttet og fokus på laboratorier har gitt gode resultater. Det er likevel noen store saker det ikke ser ut til å bli en løsning på med det første. Det gjelder først og fremt urent vann i Nevrosenteret og dårlig inneklima enkelte steder. Disse sakene er meldt videre til St. Olavs Hospital som tar sakene videre i sitt HMS system. Referat og protokoller fra gjennomførte HMS-runder er arkivert i ephorte under sak 2007/16827, og skal også arkiveres i verneområdets HMS-perm. SAMORDNINGSAVTALER MED ST. OLAVS HOSPITAL INM har inngått samordningsavtale med: Klinikk for ØNH, kjeve- og øyesykdommer Klinikk for fysikalsk medisin og rehabilitering Divisjon Psykisk helsevern Klinikk for ortopedi, revmatologi og hudsykdommer Nevroklinikken Samordningsavtalen regulerer HMS-ansvarsforholdet på de enkelte enheter. ARBEIDSMILJØUNDERSØKELSEN VED NTNU I 2014 Svarprosent ved INM: 58,7 - Vitenskapelige stillinger: 55,22 - Rekrutteringsstillinger: 58,33 - Teknisk/adm. stillinger. 69,57-6 -
GJENNOMFØRTE OG IKKE GJENNOMFØRTE HMS-RUNDER DATO VERNEOMRÅDE DELTAKERE 29. oktober Bevegelsessenteret Jon Olav Drogset (instituttgruppeleder), Jorunn Helbostad (instituttgruppeleder), Per Bendik Wik (VO), Harald Hamre (HMSkoordinator), Åse Aspås Haugen (lærling) og Margrethe Støen (lærling) 26. november Kjernefasilitet i Nevro Øst Jorunn Helbostad (instituttgruppeleder, faglig leder NeXt Move), Per Bendik Wik (VO), Harald Hamre (HMS-koordinator), Marit Stjern (avdelingsingeniør), Torill Naavik (kontorsjef), Heine Skipenes (rådgiver) og Åse Aspås Haugen (lærling) 01. desember Granåsen (SenTIF) Jorunn Helbostad (instituttgruppeleder), Per Bendik Wik (VO), Gertjan Ettema (SenTIF-leder), Heine Skipenes (rådgiver), Harald Hamre (HMS-koordinator) 21. oktober Nevro Øst Torill Naavik (kontorsjef), Turid Beitland (VO), Åse Aspås Haugen (vara VO) og Harald Hamre (HMS-koordinator) Våren 2014 Nevro Vest HMS-runder i samarbeid med St. Olavs Hospital. Fra INM deltok HMS-koordinator og lærlinger. 13. oktober Nevrobiologisk lab Linda White (leder), Torill Naavik (kontorsjef), Åse Aspås Haugen (lærling og vara VO), Harald Hamre (HMS-koordinator), Turid Beitland (VO), Anja Kristina Skålvoll (VO St. Olav), Ina Møller (fagansvarlig bioingeniør) og Margrethe Støen (lærling) 27. oktober Helseinformatikk Arild Faxvaag (instituttgruppeleder), Heidi Gilstad (postdoktor), Harald Hamre (HMS-koordinator), Åse Aspås Haugen (lærling) og Margrethe Støen (lærling) MTFS, 3. et. Ikke gjennomført HMS-runde pga. bruksendring. Området tilhører ikke INM etter 2014. Østmarka Ikke gjennomført HMS-runde. - 7 -
MEDARBEIDERSAMTALER (MAS) Alle ansatte ved instituttet har i utgangspunktet får tilbud om medarbeidersamtale. Det gjennomføres i tillegg midtveisevaluering for stipendiater. BUDSJETT Ordningen med en egen budsjettpost for HMS-arbeid ble videreført i 2014 hvor det ble avsatt 80.000,-. Midler ble brukt til tiltak etter HMS-runder, terminalbriller og hjertestarter til Granåsen (SenTIF). HMS-HJEMMESIDE FOR INSTITUTTET Det arbeides med forbedring av HMS-informasjonen på instituttets HMS-hjemmesider. Målet med egen hjemmeside på dette området er å gjøre HMS-dokumenter og rutiner lett tilgjengelig for ansatte, synliggjøre at det arbeides systematisk med HMS på instituttet, samt skape en arena for å gi viktig informasjon om det arbeid som gjøres. Hjemmesiden fungerer som kapittel fire i enhetslederens HMShåndbok. Det er webmaster Kristina Jones som redigerer instituttets hjemmesider. - 8 -
FORSLAG TIL HMS HANDLINGSPLAN 2015 Mål Øve på lokal beredskap, og gjøre beredskapsplanene kjent ved instituttet Kommentar Egne case, felles med St. Olavs Hospital Oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen 2014 Gjennomføre HMS-runder Videreutvikle verneombudenes arena/kunnskap Digitalt avvikssystem gjøre systemet kjent i organisasjonen Fra 2015 skal risikovurderinger registreres i RiskManager Helseundersøkelse/samtale for personer som arbeider med risikofaktorer HMS for stipendiater med hjemmeinstitusjon utenfor INM Håndtering av HMS for studenter ved INM HMS for arbeidstakere/ studenter i utenlandsopphold Øke kompetansen på Inkluderende arbeidsliv (*IA) gjennom utvikling av e-læringsmoduler I samarbeid med St. Olavs Hospital Kurs og utviklingstiltak Oppfordre til at avvik meldes Gjøre systemet kjent i organisasjonen Kontinuerlig Evt. lokal tilpasning Evt lokal tilpasning Evt lokal tilpasning Gjentakende utspill til Fakultetet - 9 -