A3: Prosjektplan - overordnet Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ephorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Manglede systemeier Aktører: - Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet - Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker - Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Dette gjør det vanskelig å finne gode tall på type saker og saksbehandlingstid. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. 1. Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet 2. Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig se seks-feltstabell på neste side 3. Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. 1
A3: Forhåndsgodkjenning Volum: ca 700 i året Gjennomløpstid: ca 3 uker Studenter må søke forhåndsgodkjenning for å få lån i utvekslingssemesteret. Det gjøres ingen vedtak i forhåndsgodkjenningen, det er først og fremst en bekreftelse til Lånekassen. Saksbehandlere lurer på om dette er en unødvendig arbeidsoppgave Studenten lurer på hvorfor må man bruke tid på en søknad som ikke gir dem definitive svar på om utdanningen garantert blir godkjent. Høyt volum 695 ferdigbehandlede saker i 2010, flere vil komme ettersom vi stimulerer til flere utreiser (og dermed vil flere spesialiserte søknader komme også). Dette er en verdistrøm det ikke er knyttet store problemer til, gjennomløpstiden er på tre uker og de færreste får avslag. Det kan imidlertid være mye å hente på å frigi de ressursene som i dag brukes på forhåndsgodkjenning, dersom det viser seg at dette er en overflødig prosess I de aller fleste tilfeller er det opptak til en utvekslingsavtale som utløser søknad om forhåndsgodkjenning. Forhåndsgodkjenning registreres i FS av fakultetene, etter at studentene i en annen prosess har fått utvekslingsavtale. Vedtaksbrevet om forhåndsgodkjenning,, som i beste fall kan tolkes som et midlertidig vedtak i påvente av en endelig godkjenning, inneholder kun informasjon som kan formidles i andre kanaler. Studenten må videresende brevet bra UiO til Lånekassen for å kunne motta lån i utvekslingsperioden. VI skriver også forhåndsgodkjenninger til studenter som ikke reiser på utvekslingsprogram, men på egenhånd og i noen tilfeller for studenter som ikke har en intensjon om å få den utenlandske utdanningen innpasset i en grad ved UiO etter endt utenlandsopphold. 1. Enklere rapportering til Lånekassen 2. Unngå dobbeltarbeid, dersom mulig (opptak til avtale og forhåndsgodkjenning) 3. Bedre informasjon til studentene om hva som kan forventes knyttet til godkjenning. 2
A3: Enkle innpassingssaker, norsk utdanning Volum: Gjennomløpstid: En god del saker som dreier seg om innpassing av norsk ekstern utdanning er det utarbeidet presedenser for. Det vil si at utfallet er gitt og at saksbehandlingen dreier seg om registrering av ekstern utdanning i FS og ephorte. Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid i saker hvor utfallet er gitt Ansatte opplever at det er unødvendig mange ledd i saksbehandlingen, samt at det er tidkrevende å registrere enkle vedtak både i FS og ephorte Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Praksis for saksbehandling og registrering i FS og ephorte varierer mellom fakultetene. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Det er ulikt når i prosessen saken registreres i FS. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. 1. Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. 2. Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning 3. Redusere saksbehandlingstid (ved å skille ut enkle saker fra den ordinære saksbunken) Saksbehandlingen følger samme system (unntatt ved SV) som for kompliserte saker som må behandles av flere instanser, hvor utfallet ikke er gitt og informasjonsarbeidet nødvendiggjør fyldigere svarbrev med klageinformasjon. Ettersom utfallet av de enklere sakene alltid er gitt (hvis i den grad studenten har ledig plass i utdanningsplanen) kan saksbehandlingen gjøres enklere. Bunketid oppstår pga nedprioritering av disse sakene ettersom de ofte ikke haster. Utfallet er gitt. Andre ting haster mer 3
A3: Tunge innpassingssaker, norsk utdanning Volum: Gjennomløpstid Søknader om innpassing i den faglige fordypningen, samt frie emner og i 40-gruppen, hvor man må gjøre realkompetansevurderinger og vurderinger av utdanninger fra ikke-akkrediterte utdanningsinstitusjoner med noen akkrediterte studier. De tunge sakene involverer instituttnivå, vitenskapelig ansatte og evt. NOKUT og STA. Flere involverte parter øker saksbehandlingstiden, ettersom sakseier må vente på svar. Det også ulik praksis ved fakultetene for registrering i FS. Vi kan risikere at enkelte studenter med slike saker bytter studieprogram og må søke godkjenning på nytt, ettersom praksis for saksbehandling ikke er lik er det en teoretisk mulighet for at samme sak må behandles på nytt av et annet fakultet dobbeltarbeid! s Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO, unngå dobbeltarbeid Redusere saksbehandlingstid Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Saksbehandler ofte må rådføre seg, involvere ressurspersoner i og utenfor organisasjonen for å kunne fatte et vedtak. Størst er utfordringen for de små fakultetene hvor det er vanskeligere å bygge seg opp kompetanse på feltene og færre personer må dekke over flere områder. Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead 4
A3: Enkle innpassingssaker, utenlands utdanning Volum: Gjennomløpstid: Saker med presedens (det er tidligere fattet beslutning om at den avlagte eksterne utdanningen kan brukes på fastsatt måte i grad ved UiO) eller der studenten har avlagt forhåndsgodkjente emner Sakene behandles både på fakultet og i mange tilfeller på institutt og andre fakultet, avhengig av hvilken emnegruppe det søkes innpassing i. Saksgangen har ofte mange formelle ledd før vedtaket gjøres og studenten blir informert om resultatet. Det oppstår fort bunketid, ettersom det store kvanta kommer inn samtidig. Saksbehandlerne har også andre oppgaver som må prioriteres som haster mer = lang saksbehandlingstid 1. Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO og en mer strømlinjeformet prosess. 2. Redusere saksbehandlingstid 3. Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning 4. Oppnå et en til en forhold mellom det vi ber studenten dokumentere og det Vi ser at i tilfeller hvor det er presedenser, oversikter over emner som kan godkjennes og i studieprogram med innlagt fleksible opplegg for utveksling, er det færre ledd som er involvert i godkjenningen og gjennomløpstiden går ned. Søknadsskjemane er utydelige, noe som kan føre til en lite strømlinjeformet saksbehandlingsprosess ved at dokuemtasjoene er feil etc. Overproduksjon av dokumentasjon - vi spør om mer dokumentasjon enn nødvendig? Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. 5
A3: Tunge godkjenningssaker utenlandsk utdanning Volum: Gjennomløpstid Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge mens de venter på vedtaket Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ephorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker 1. Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet ved å heve kompetanse blant ansatte systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning 2. Redusere saksbehandlingstid 3. Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning 4. Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. 6
A3: Registrering av forkunnskapskrav Enkeltemnestudenter, innreisende studenter og programstudenter som i Studentweb skal søke undervisningsopptak og eksamensmelde seg i emner med forkunnskapskrav, hvor de har oppfylt forkunnskapskravet med tilsvarende emne fra annen institusjon. For at de skal få til å melde seg i StudentWeb, må det registreres i FS at de har dekket forkunnskapskravene, selv om den eksterne utdanningen i seg selv ikke skal godkjennes / innpasses i utdanning ved UiO (Lena F har en anbefalt fremgangsmåte) Ansatte: Ikke bestemt ved UiO hvordan og når registrering skal gjøres i FS. Antatt Quick fix. Aktører: - Enkeltemnestudenter, innreisende studenter og programstudenter som skal melde seg til undervisning med forkunnskapskrav - Administrasjonen som er presset på tid. Disse søknadene kommer i den mest hektiske tiden ved semesterstart - Vitenskapelig tilsatte som involveres i saksbehandlingen hvis det ikke er presedens for om ekstern utdanning dekker forkunnskapskravet. Det er ikke bestemt (eller?) hvordan forkunnskapskrav fra annen institusjon skal registreres i FS. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS. Studiekonsulentene får henvendelser fra studenter idet emneopptaket pågår, og må gjøre raske vurderinger og registreringer. 1. Like praksis for registrering av forkunnskapskrav Det er ikke rutinebeskrivelse for FS som tydelig fastslår hvordan dette skal registreres i FS. Det er ikke fastsatt når og hvem som skal registrere i FS Skal man registrere når noen søker om å få studere ved UiO? Da vet man ikke om de kommer til å få/ta imot plass, og det er bortkastet å registrere forkunnskapskrav i mange tilfeller. Pluss at én instans kan behandle søknaden om programstudieplass/ enkeltemnestatus/ innvekslingsopphold, mens en annen instans ( emneleverandør) avgjør om utdanning fra annen institusjon kan godtas som alternativt forkunnskapskrav. 7
Oversikt oppdelte prosesser / minia3 Forhåndsgodkjenning Mål Enklere prosess for å søke fohåndsgdkjenning for å kunne bli rapportert som utreisende student til Lånekassen Status Tunge innpassingssaker 1. Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet ved å heve kompetanse blant ansatte systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning 2. Redusere saksbehandlingstid 3. Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning 4. Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid Status P Oversikt Enkle innpassingssaker Mål Forenkling, bruke mindre ressurser Fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon Status IHR-studier gruppe 1 må lage forslag til redesign og implementeringsplan. Må avklares om ephorte må brukes Ledelse må vedta. Plan må følges opp Oppfylt forkunnskapskrav eksternt Mål Finne enkel og oversiktig måte å registrere i FS at student har nok kunnskaler til å søke opptak til et emne Status 8
Prosesstrinn, antall saker og gjennomløpstid på typiske godkjenningssaker (med forbehold om feilkilder) Innpass delstudier - 738 ferdigbehandlede saker v/uio i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Mottar søknad registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Forhåndsgodkjenninger 695 ferdigbehandlede saker v/uio i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 20 dager ved SV og HF Mottar søknad registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev Enkel innpassingsaker norsk utdanning ca 150 ferdigbehandlede saker v/sv i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 5 dager ved SV Mottar søknad Saksbehandler vurderer sak, registrerer i FS. Resultatet vises i Studentweb 9