Kriterier for bemanningstilpasning eventuelt nedbemanning 2013 Behandlet i administrasjonsutvalget 27.08.2013, i sak. nr. 1/13.
Innhold KRITERIER FOR BEMANNINGSTILPASNING OG NEDBEMANNING... 3 1. MÅLSETTING:... 3 2. LOV OG AVTALEVERK KNYTTET TIL OMPLASSERING OG OPPSIGELSE:... 3 3. FORBEREDELSER:... 5 4. RETTIGHETER OG ANSVAR... 7 5. KRITERIER FOR UTVELGELSE AV OVERTALLIGE... 10 Tidslinje:... 13 GRAN KOMMUNE 2 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
KRITERIER FOR BEMANNINGSTILPASNING OG NEDBEMANNING 1.. MÅLSETTING: Gran kommune har som målsetting at det ved eventuell nedbemanning bør unngås oppsigelser. Fast ansatte bør i størst mulig grad gis tilbud om annet arbeid i kommunen. Når alle omplasseringsmuligheter er vurdert og det ikke lenger foreligger slike muligheter, skal nedbemanning via oppsigelse gjennomføres i henhold til vedtatte kriterier og framgangsmåte. 2.. LOV OG AVTALEVERK KNYTTET TIL OMPLASSERING OG OPPSIGELSE: Nedenstående oversikt er ikke uttømmende, men henviser til noen svært aktuelle bestemmelser i forbindelse med omplassering og oppsigelse. GRAN KOMMUNE 3 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
Hovedavtalen del B 1-4-1: Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig* informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder: *Arbeidsgiver skal gi informasjon til de tillitsvalgte på et slikt tidspunkt at det fortsatt er klart at det kan øves innflytelse før beslutning treffes. Arbeidsgiver skal drøfte både behovet for og gjennomføringen av omstillingsprosessen med de tillitsvalgte slik at man kan komme fram til en omforent omstillingsavtale. Omorganisering/omlegging av driften Rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser Informasjonsprosedyrer, sammensetting av ad hoc-grupper, bestemmelse om tidsplan, prosedyre ved nedbemanning/oppsigelse, prosedyrer ved utlysning/kunngjøring av nye stillinger og mulige alternative løsningsmodeller ved avgang, som for eksempel, bruk av AFP, utdanningspermisjon/stipend, etterlønnsordning) Arbeidsmiljølovens 15-7: Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten, å tilby arbeidstaker. Ved avgjørelse av om oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. Arbeidsmiljølovens 15-2. Informasjon og drøfting ved masseoppsigelser (1) Med masseoppsigelser menes oppsigelser som foretas overfor minst 10 arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager, uten at oppsigelsene er begrunnet i de enkelte arbeidstakeres forhold. Andre former for opphør av arbeidskontrakter som ikke er begrunnet i de enkelte arbeidstakeres forhold, skal tas med i beregningen såfremt minst fem sies opp. (Eks.: førtidspensjonering, sier selv opp sin stilling mot at vedkommende mottar særskilt vederlag).(inngås avtale med seks arbeidstakere, og fire sies opp, kommer ikke lovens regler til anvendelse fordi antallet oppsigelser er færre enn fem). GRAN KOMMUNE 4 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
Hovedtariffavtalen Kap. 1 3 Oppsigelse, omplassering: Ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten* sies opp først. (Undervisningspersonale: egne bestemmelser, jfr.: 01.08.1999). Som eksempel på hva som menes med under ellers like vilkår vil i tilfelle ansatte med lik formalkompetanse og kvalifikasjon den med kortest tjenesteansiennitet innenfor gjeldende virksomhetsområde sies opp først. Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune/virksomhet* pga. omorganisering, sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakernes forhold, skal arbeidstakeren som hovedregel beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning. *Virksomhet i denne sammenheng: selvstendig, juridisk enhet som ikke er kommune. For øvrig når det gjelder prosessuelle regler og formkrav i forbindelse med oppsigelse, vises til arbeidsmiljøloven, forvaltningsloven og hovedtariffavtalens bestemmelser. 3.. FORBEREDELSER: Det forutsettes at tilsettingsforholdet formelt er i orden før nedbemanning igangsettes. Videre skal følgende forhold vurderes: Iverksettelse av begrensede tiltak med hensyn til ekstern rekruttering, der dette er mulig stillinger holdes vakant. Kritisk gjennomgang av midlertidige tilsettinger, bruk av overtid og merarbeid Kritisk gjennomgang vedr bruk av eksterne tjenester og leveranser, med særlig fokus på inn-leie av personell-ressurser. Vurdering av omplassering, omskolering, førtidspensjonering, permisjoner etc. GRAN KOMMUNE 5 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
Virksomhetsleder skal klargjøre grunnlaget for nedbemanning og redegjøre for virksomhetens bemanningsplaner,(kapasitets- og kompetansebehov). Før beslutning om nedbemanning, skal følgende drøftes med ansattes organisasjoner: Grunnlaget for nedbemanningen Konsekvensvurdering av å tilby et lavere tjenestenivå på grunn av nedbemanning Hvilke tjenesteoppgaver skal prioriteres og hvilke tjenesteoppgaver som må tas ut Om den faglige sammensetningen av personalet for å kunne gi gode nok tjenester Hvordan nedbemanningen skal gjennomføres Kriterier for utvelgelse Hvordan nedbemanningsprosessen organiseres. Dette skal også omfatte, hvordan uenighet knyttet til utvelgelse av overtallige medarbeidere, håndteres. Det skal klart gå fram av beslutningen hvor i virksomheten nedbemanningen skal gjennomføres. Det skal utarbeides en bemanningsplan for den nye organiseringen som viser antall stillinger med tilhørende kompetansekrav som er nødvendig for den videre driften. Differansen i forhold til tidligere bemanning blir dermed utgangspunktet for bemanningsreduksjonen. Bemanningsplanen skal beskrive: Nåsituasjon: - oppgaver og mål for virksomheten - bemanningsplan som dekker mål og oppgaver Situasjonen etter endring: - reduserte oppgaver - antall arbeidstakere som trengs, samt nødvendig kompetanse GRAN KOMMUNE 6 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
Arbeidsgiver har ansvaret for at det skrives referat fra alle møter med ansatte og tillitsvalgte. Kopi av referatene skal sendes til de ansattes organisasjoner som er involvert i prosessen. Ansatte som berøres skal holdes informert. Arbeidsmiljøutvalget skal uttale seg til planer som gjelder endring i bemanning og/eller organisering av virksomheten. Utvalget skal videre uttale seg om rådmannens forslag til budsjett/økonomiplan før vedtak skal fattes i politiske organ. Medfører politiske vedtak at virksomheten må omorganiseres, eller at det må legges nye bemanningsplaner, skal disse i etterkant behandles av arbeidsmiljøutvalget før disse kan iverksettes. 4.. RETTIGHETER OG ANSVAR Styringsrett (arbeidsgivers rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet): Avgjørelser som fattes i kraft av styringsretten kan ikke stride mot de forpliktelser arbeidsgiver har i henhold til arbeids- og tariffavtale, lovgivning og ulovfestet rett. Styringsretten må utøves på en saklig og forsvarlig måte. Dersom endringene er innenfor styringsretten vil arbeidsgiver kunne gi pålegg om endringene (f.eks. skifte av arbeidssted). Dette drøftes med arbeidstaker, som gis anledning til å ta med tillitsvalgte. Arbeidsgiver kan ensidig foreta endringer i arbeidstakers oppgaver så lenge dette skjer innenfor grunnpreget av stillingen. Hvem defineres som overtallig: Etter overtallighetssamtale og drøfting med tillitsvalgte, bestemmer arbeidsgiver hvem som er overtallige, ut fra de vedtatte kriterier. Drøftingsmøte i.h.h.t Aml. 15-1. De overtallige har krav på individuell behandling, og innkalles til individuelle drøftingsmøter der arbeidstaker gis anledning til å ta med tillitsvalgte. GRAN KOMMUNE 7 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
Forhåndsvarsel ved overtallighet: Før de overtallige blir pekt ut skal det sendes forhåndsvarsel. Jfr.: Forvaltningslovens 16, til alle som blir berørt. Bakgrunn for nedbemanningen skal opplyses. Samtidig innkalles det til overtallighetssamtale. Overtallighetssamtale: Arbeidsgiver orienterer om bakgrunnen for nedbemanningen, og går gjennom alternative jobb-muligheter. Omplassering/tilbud om annen stilling: Omplassering skjer fortløpende. Det forutsettes at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen. Hvem som skal pålegges endringer/omplassering skal drøftes med tillitsvalgte. (Så langt det er mulig skal den/de overtallige få tilbud om flere stillinger samtidig). Arbeidsgiver kan pålegge endringer som er innenfor styringsretten. Tilbudet om annen stilling skal være skriftlig. Tilbud om ny stilling som faller utenfor styringsretten: Endringsoppsigelse. Takker den ansatte nei til stillingen kommer bestemmelsene om oppsigelse til anvendelse. Takker medarbeideren ja til ny stilling som faller utenfor styringsretten, er vegen om endringsoppsigelse unødvendig. Skriftlig tilbud utarbeides. Oppsigelse: Personalavdelingen har ansvar for saksbehandling på vegne av rådmannen. Fortrinnsrett: Ansatte som er sagt opp fra sin stilling på grunn av nedbemanning, har fortrinnsrett til ny stilling (kvalifikasjonskrav) i ett år. GRAN KOMMUNE 8 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
1. Informere hovedtillitsvalgte på generelt grunnlag så tidlig som mulig 2. Informere hovedtillitsvalgte om konkrete budsjettforslag 3. Informere virksomheten om konkrete kutt 4. Utarbeide bemanningsplan, nåsituasjon og etter endring Ansvar: Rådmann Rådmann Rådmann Virksomhetsleder/seksjonsleder Etter vedtak om bemanningstilpasning/nedbemanning: Ansvar: 1. Kartlegge konsekvensene for ansatte Virksomhetsleder/seksjonsleder 2. Utarbeide oversikt over Virksomhetsleder/seksjonsleder plasseringsbehov (sendes til personalsjefen) 3. Når vedtak om bemanningstilpasning/nedbemanning er Virksomhetsleder, tillitsvalgt, personalavdelingen fattet, avholdes informasjonsmøte for alle ansatte som kan bli berørt 4. Liste over overtallige drøftes med tillitsvalgte Rådmannen v/personalsjef, personalavdelingen 5. Individuell samtale med de berørte ansatte. Den/de ansatte kan ha med Virksomhetsleder/seksjonsleder, personalavdelingen seg tillitsvalgt eller verneombud. 6. Oppsigelsesprosess Rådmannen v/personalsjef GRAN KOMMUNE 9 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
5.. KRITERIER R FOR UTVELGELSE AV OVERTALLIGE Utvelgelseskriterier: Arbeidsgiver må kunne dokumentere hvordan utvelgelsen har skjedd. Det bør i størst mulig grad tilstrebes å oppnå enighet mellom partene lokalt om hvilke utvelgelseskriterier som skal legges til grunn ved oppsigelse. Under ovenstående kapittel om omplassering er det for så vidt redegjort for noen utvelgelseskriterier. I følge hovedtariffavtalen, jfr. kap. 1, 3, punkt 3.3 fremgår følgende: «Ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen sies opp først, jf. Arbeidsmiljøloven 15-7 (2) og Hovedavtalen del B 1-4-1 og del C 3-2.» Gjennom oppsigelse som skyldes nedbemanning, bør man legge til grunn relevante utvelgelseskriterier som i størst mulig grad er målbare. Andre kriterier som ikke er målbare eller på annen måte lar seg kontrollere, vil lett kunne føre til forskjellsbehandling. Kriteriene bør helle ikke være for mange, da dette lett kan føre til uoversiktlighet. Ved oppsigelse på grunn av nedbemanning, foreslås det at følgende utvelgelseskriterier legges til grunn: Relevant formalkompetanse og kvalifikasjoner Sammenhengende tjenesteansiennitet i kommunen Alder høyere alder kan gi vanskeligheter for eventuell ny jobb Ansvar: Rådmannen har det overordnede ansvar. Virksomhetsleder/seksjonsleder. På vegne av rådmannen skal personalavdelingen være representert i alle deler av prosessen. GRAN KOMMUNE 10 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, jfr. HTA 3.3, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde* i kommunen/virksomheten sies opp først. Med tjenesteansiennitet i kommunen menes den tid den ansatte har arbeidet i Gran kommune i fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid jfr. 1.1 Sykefravær, svangerskapspermisjoner og andre lovbestemte permisjonsordninger avbryter ikke tjenesteansiennitets-beregningen. *Arbeidsområde i kommunen. Arbeidsområdet er i denne sammenheng å anse som det område som skal reduseres eller den konkrete tjenesten som skal reduseres eller avvikles. Definisjon av arbeidsområde: Gran kommune definerer arbeidsområde i kommunen som opplistet nedenfor. Ved oppsigelse vil alle ansatte innenfor arbeidsområdet bli vurdert. Under ellers like vilkår vil den med kortest tjenestetid sies opp først. Gjennomgående stillinger Fagrelaterte stillinger Ufaglærte og fagarbeiderstillinger hvor det ikke settes formelle krav til fagkompetanse innenfor tjenestene Høgskole-/universitetsstillinger innenfor fagene Tjenesteansiennitet er viktig, men er ikke alene avgjørende. Dette betyr at en arbeidsgiver ved utvelgelse av hvilke personer som skal omplasseres, skal ta hensyn til forskjellige kvalifikasjoner, erfaring og anvendelighet generelt, eller på spesielle felter når dette er tilstrekkelig begrunnet i virksomhetens behov. Noe ubetinget ansiennitetsprinsipp gjelder altså ikke. Ansiennitetsprinsippet kommer til anvendelse når forhold som kompetanse, anvendelighet, spesielle kvalifikasjoner med videre er like (under ellers like vilkår). Omplassering bør skje til tilsvarende stillingsstørrelse som den ansatte hadde før omplassering. Dersom omplassering må skje til lavere stillingsstørrelse enn GRAN KOMMUNE 11 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
nåværende tilsettingsforhold, skal det foretas partiell oppsigelse (deloppsigelse). Omplasseringen kan skje innenfor hele kommunen som arbeidsområde og skal hovedsakelig skje til faste stillinger. Omplasseringen kan alternativt skje til lengre vikariater og til stillinger hvor det kan påregnes ledighet. Kortere vikariat kan også benyttes i påvente av bedre alternativer i tilfeller kommunen ikke har annet passende arbeid å tilby den ansatte. Ved omplassering til lavere lønnet stilling, skal den ansatte beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning. Dersom flere som tilbys omplassering ønsker seg til samme stilling, benyttes normalt samme kriterier som ved tilsetting (kvalifikasjonsvurdering). Det gjøres oppmerksom på at undervisningspersonale med særskilt stillingsvern fra før 01.08.1999 i henhold til grunnskoleloven, ikke omfattes av bestemmelsen om rangering etter tjenesteansiennitet, jfr. hovedtariffavtalens kap. 1, 3. Konklusjon er at arbeidsgiver må gjøre en helt konkret vurdering av omplasseringsplikten og omplasseringsmulighetene. Det bør dokumenteres at det aktivt har skjedd i forhold til den enkelte arbeidstaker. Dersom det ikke lykkes å omplassere tilstrekkelig antall ansatte, er oppsigelse neste alternativ. Oppsigelse: Det skal ved enhver oppsigelse som følge av nedbemanning foretas en konkret interesseavveining mellom ulempene for den ansatte som vurderes sagt opp og kommunens behov for nedbemanning. Virksomhetens behov (hindre underskudd, øke overskudd, unngå konkurs) GRAN KOMMUNE 12 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT
Arbeidstakers ulemper (muligheten for å finne annet arbeid, alder og ansiennitet, sosiale forhold). I en situasjon hvor oppsigelse ikke er til å unngå, skal det først vurderes å si opp vikarer før kontraktens utløp. Dette bygger på at en midlertidig ansatt er innforstått med at arbeidsforholdet likevel opphører ved en bestemt dato. Når kommunen skal gå til oppsigelse av enkelte arbeidstakere blant de ansatte, er kommunen som arbeidsgiver forpliktet til å foreta en saklig utvelgelse av disse. At utvelgelsen må være saklig, innebærer blant annet at det ikke kan tas utenforliggende hensyn som for eksempel rase, nasjonalitet, redusert funksjonsevne, kjønn mv. Det innebærer at det ikke må finne sted noen forskjellsbehandling som ikke kan begrunnes saklig. TIDSLINJE: GRAN KOMMUNE 13 NAVN PÅ PLAN / DOKUMENT