HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Morten Sandbakken Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 15/953 NYBYGG HELSEHUS Rådmannens innstilling: 1. Det bygges nytt helsehus i samsvar med vedlagte skisseprosjekt. 2. Kostnadsrammen for prosjektet er 30 millioner eks.mva 3. Rådmann gis fullmakt til å engasjere arkitekt og konsulent(er) for å utarbeide tilbudsgrunnlag og innhente tilbud. 4. Herøy kommune tar opp et lån på inntil kr 30 millioner til finansiering av prosjektet i perioden 2016-2017. 5. Rådmannen gis fullmakt til å godkjenne lånevilkårene innenfor nevnte låneramme. 6. Tilbudene legges frem for formannskapet for antagelse av leverandør. Bakgrunn: Saken har sitt utgangspunkt i Arbeidstilsynets pålegg fra oktober 2013 vedrørende krav om utbedring av garderobe, toalettforhold, utforming og innredning av arbeidsplasser i eksisterende helsehus. Det ble først administrativt vedtatt å gjøre mindre tilpasninger i dagens bygg for å lukke avvikene. Det viste seg å bli en dårlig løsning på grunn av at bygget har mange flere utfordringer. Ansatte klager over dårlig inneklima og oppvarming på bygget. Bygget har for få kontorer og det er dårlige romløsninger. Det mangler også akuttmottak. I sektorplanen for helse og omsorg, som er vedtatt av kommunestyret 18. mars 2014, er følgende tiltak innarbeidet i økonomiplanen. Tiltak 2.3 - Utrede og bygg funksjonelt helsesenter. Helsesentret har behov for nye lokaler og det har vært arbeidet med å finne en god løsning for utvidelse av arealene uten at det er kommet frem noen god løsning. Legekontoret er nedslitt og umoderne og er lite funksjonelt og har for lite kontorplasser. Helsesentret er i dag lokalisert i nær tilknytning til omsorgssentret og som omsorgsetaten synes er nødvendig og svært positivt for tjenesten. Kommunestyresak 36/14 - Økonomiplan 2015 2018 og budsjett 2015. Det er vedtatt at det skal igangsettes et forprosjekt for omsorgsboliger og helsehus Dette tiltaket innebærer at det settes i gang et forprosjekt for å utrede fremtidig løsning for utvidelse av omsorgsboliger og en ny løsning for helsehuset. Tiltaket har en ramme på 1.0 million. Det er også satt av kr 800.000 til ombygging av helsehuset, for å utbedre Arbeidstilsynets pålegg. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe for å utrede helsehuset og behovet for fremtidige omsorgsboliger. Denne gruppen består av:
Steinar Furu Leder av arbeidsgruppen Roy Nilssen Kommunalleder teknisk Siv Nilsen Kommunalleder I Wenche Jørgensen Enhetsleder sykehjem og hjemmetjenesten Gunn Dahl enhetsleder hjemmetjenesten Geir Wold Representant for rådet for eldre og funksjonshemmede I tillegg har følgende ansatte fra helsehuset vært involvert i arbeid med helsehuset: Kommuneoverlege Inge Skauen Helsesøster Edith R. Hansen Verneombud Ola Loe Helsesekretær Mari-Ann Vang Kommunelege 2 Audun Dyrhaug Hov I forbindelse med Arbeidstilsynets tilsyn fikk kommunen flere pålegg som må utbedres for at avvikene kan lukkes. Garderober og toaletter må bygges om slik at de er handikapptilpasset. Utforming og innredning av arbeidsplasser må bedres. Legekontoret er nedslitt og har for få kontorplasser i tillegg har det dårlig funksjonalitet. Det mangler blant annet akuttmottak, handikap toalett og ekstra kontor. Ansatte klager over dårlig inneklima. Det er problemer med ventilasjonen. Det er også problemer med oppvarmingen. Bygget har gamle varmeovner som fungerer dårlig, og det klages over dårlige lysforhold. Kommunen engasjerte arkitekt (Cleve Broch AS- Arkitektur og design) og byggeteknisk bistand (Atax AS) for å se på mulighetene for å renovere eksiterende helsehus og få plass til alle kontorer/rom som det er behov for. Deres mandat er: 1. Lage budsjett og løsning for kun å imøtekomme arbeidstilsynets krav. 2. Lage et skisseprosjekt som tilfredsstiller arbeidstilsynets krav og krav fra de ansatte(romløsning). 3. Kostnadsoverslag for nytt helsehus Det er avholdt flere møter mellom arbeidsgruppen, konsulenter og brukere av helsehuset. Brukerne har kommet med ønsker og forslag til løsning som har vært viktige for dem i tillegg til arbeidstilsynets krav. Tannlegetjenesten leier kontorer i eksisterende bygg, og arbeidsgruppen har vært i kontakt med fylkestannlegen om arealbehov og funksjonalitet. I første prosessen ble det innhentet teknisk vurdering av eksisterende helsehus og bunnledninger. Dette for å få et bedre grunnlag for å vurdere rehabilitering opp mot nybygg. Bygget er 35 år gammelt og dagens krav til innemiljø og plass har endret seg. Rapportene som er utarbeidet på bygg og bunnledninger tilsier en mer omfattende rehabilitering enn først antatt. Byggetekniskkonsulent har utarbeidet en rapport som beskriver de ulike alternativene med et grovt kostnadsoverslag. Alternativ 1. Bygge om dagens helsehus kun for å imøtekomme pålegg fra arbeidstilsynet.
Det vil være en dårlig investering for Herøy Kommune, da bygget er i så dårlig teknisk og funksjonell tilstand at det om noen år må totalrenoveres. Det anbefales ikke å velge denne løsningen. Kostnadsramme på ca. 1.2 millioner eks. mva +/-20 til 30 % på skjulte feil og mangler. Alternativ 2. Bygge om helsehuset slik at hele bygget blir oppgradert til dagens bygningstekniske standard. Funksjonalitet på akuttrom og daglig drift blir løst. Dette er selvsagt en dyrere løsning, men vil sette bygget i stand for 20-40 nye leveår. Rapportene som er laget på bunnledninger og bygg sier at det bør tas en mye grundigere rehabilitering enn først antatt. Dette har blitt avdekket underveis i denne prosessen og var ikke kjent før dette arbeidet startet. Arealet er på ca. 480m2 og priser pr.m2 som er brukt er kr 25.000.- eks. mva. Det blir da en kostnadsramme på ca. 12 millioner eks. mva. Usikkerheten i beregningen er på +/-25 %. Dette tilsier en kostnad mellom 8.4 millioner eks. mva. og 15.6 millioner eks. mva. I hvilken grad hele kostnaden kan regnes som en påkostning (dvs. investering) må avklares noe nærmere, men rådmannen er av den oppfatning at det meste av renoveringen følger av endrede funksjonskrav og dermed må betraktes som investering. Alternativ 3. I den opprinnelige rapporten var det ikke tegnet nytt helsehus og kostnadene er stipulert ut fra 600m2 nybygg. Kostnaden for parkeringsanlegg er tatt inn i prosjektet nye omsorgsboligene for å erstatte de parkeringsplassene som boligene bygger ned. Stipulerte kostnader var ca. kr 35.000.- eks. mva. pr. m2. Kostnadsramme på ca. kr 22.500.000,- + mva. Saken ble oversendt til Formannskap den 09.06.2015 sak 66/15. Saken ble utsatt og rådmannen bes komme tilbake med saken når plassering og nye modeller er utredet. Med bakgrunn i dette ble det utarbeidet skisseprosjekt for alternativ 3,( nytt helsehus). Det er vurdert nytt helsehus ved siden av eksisterende helsehus. Dette krever utvidelse av tomten men prosjektet er innenfor det tomtearealet som kommunen har avklart med grunneier. Det er også tatt hensyn til naboene i den grad dette er mulig. Det er utarbeidet et skisseprosjekt som viser størrelse, romprogram og trafikkareal. Skisseprosjektet har også et grovt kostnadsoverslag. Det er avhold to møter med arkitekt, arbeidsgruppen og arbeidstakere for å få et best mulig skisseprosjekt der alle hensyn er vurdert, og i den grad det er mulig også ivaretatt. Det er viktig å beholde eksisterende bygg slik at driften kan gå normalt i hele byggeperioden. Det er mange spesialisert tjenester som det vil være vanskelig - om ikke umulig å finne plass for i andre lokaler- dersom eksisterende bygg skal rives før nybygget er på plass. Arbeidsgruppen godkjenner skisseprosjektet og anbefaler at det arbeides videre med å bygge nytt helsehus.
Ved å bygge nytt i samsvar med skisseprosjekt vil det være tilnærmet normal drift i eksisterende helsehus i hele byggeperioden. I tillegg vil et nybygg oppfylle dagens bygningstekniske- og funksjonelle krav. Kostnadsoverslag er utarbeidet av ATAX AS med bakgrunn i skisseprosjekt levert av arkitekt: Budsjett for byggekostnader av nytt helsehus er på kr. 28.545.805.- eks. mva Dette er en kostnadsøkning i forhold til den sjablongmessige kalkylen som ble utarbeidet i forkant av skisseprosjekt. Kostnadsøkningen skyldes: Økning av areal fra 600m2 til 650m2. Det er tatt med hele kostnaden på p-hus i dette budsjettet, som tidligere i prosessen var ment å være med i budsjettet til nye omsorgsboliger. Det er tatt med 10 % uforutsett i budsjettet (utgjør over 2.5mill). Det er avsatt 500.000 i sanering av eksisterende helsehus. Det er tatt med komplett utomhus og veier/grøntareal. Skal dette finansieres med byggelån, så må det beregnes byggelånsrenter i 12 mnd. Dette bør tas med i budsjettet og da må ramme være på kr 30 millioner eks. mva. Følgende er ikke medtatt i budsjettet: 1. Inventar i helsehuset. 2. Internkommunikasjon, som telefon og datautstyr. 3. Kostnader til flytting. 4. Adgangskontrollsystem eller låsesystem. 5. Utelys på plasser eller i grøntareal. 6. Ladestasjoner på p-plasser. 7. Kostnader med anskaffelse av ekstra areal (som tomt). 8. Tilknytningsavgifter til kommune eller stat. 9. Kostander til saksbehandlingsgebyr eller oppmåling av nye areal(tomt). 10. Kostander til fiberkabel/datalinjer (nye). 11. skilting på fasade eller inne i bygget, som f.eks på dører og vegger. 12. Alt spesialutstyr som legekontor eller tannleger krever, da prosjektet ikke har kommet til denne fasen enda. Disse kostnadene er vanskelig å beregne da de avhenger av hva som kan gjenbrukes fra eksisterende helsehus, og hvordan eksisterende utstyr kan påbygges til nytt. Fylkestannlegen har signalisert nytt utstyr til tannhelsetjenesten. Pt 8,9,10 og 11 utgjør mindre kostander. Det er lagt inn kostnader for sprinkling av det nye helsehuset. Behovet for sprinkling vil bli vurdert under byggesaksbehandlingen. Kostnadene er vurdert til 700.000,- Budsjettet forutsetter: 1. At fjernvarme kan hentes fra omsorgssentret - det er tilstrekkelig kapasitet. 2. At vann og avløp kan tilkobles i umiddelbar nærhet vann og avløp går gjennom tomten 3. At strømkapasiteten er tilstrekkelig i trafo og oppgradering på effekten blir minimal og dermed så blir anleggsbidraget minimalt, som budsjettet viser - gammelt bygg fjernes og nytt bygg forutsettes å ha mindre strømbehov 4. At det ikke trenges sprengning- antatt å være lite eller ingen sprenging 5. At vann og avløp under p-kjeller kan ligge uten å flyttes- må sikres med varerør.
6. At bygging kan skje uavhengig i forhold til daglig drift av helsehus og omsorgssenter.- Ut fra foreslåtte løsninger er dette mulig 7. At bygging starter mars 2016 og ferdigstilles mars 2017. Beregnet 12 mnd byggetid.- Byggetiden tar 12 måneder. Det presiseres at det ikke er ferdigprosjektert! Det er lagt til grunn normal kvalitet på gulv, vegger, dører og tak. Skulle det bli ønske om andre kvaliteter, så vil dette være besparende eller kostnadsdrivende Fremdriftsplan som viser en potensiell tidslinje i prosjektet: Oktober 2015 Avklaring kommunal behandling. November 2015 Bestille arkitekt og prosjektleder. Desember 2015 Ferdigstille tegninger og beskrivelser. Januar 2016 Sendes ut Totalentreprise på Doffin. Februar 2016 Kontrahering av entreprenør (signere kontrakt) Mars 2016 Byggestart September 2016 Tett bygg. Februar 2017 Overlevering bygget (fra entreprenør til byggherren) Mars 2017 Innredning av spesialtilpassede brukere (flytting) Å innhente totalentrepriser i januar er som regel en veldig fin tid på året å få inn gode priser. Det er lagt inn prisjustering for å bygge på Herøy, f.eks dyrere betong, transportkostnader og bokostnader/reisekostnader for entreprenører. Vurdering: Alternativ 1. Bygge om dagens helsehus kun for å imøtekomme pålegg fra arbeidstilsynet. Arbeidsgruppen og ansatte er enige i at denne løsningen ikke kan velges for det vil være nødvending med en større renovering for å få et bedre arbeidsmiljø og få et funksjonelt bygg. Det er mange mangler med dagens bygg utover påleggene fra Arbeidstilsynet. Bygget har også for få kontorplasser. Alternativ 2. Bygge om helsehuset slik at hele bygget blir oppgradert til dagens standard, bedre ventilasjon som bedrer inneklima. Funksjonalitet på akuttrom og daglig drift blir løst. Det inneholder også flere kontorer som løser kontormanglene som er i dag. Arbeidsgruppen og ansatte er enige om at dette er en mulig løsning og at forslaget slik det fremkommer på skisseprosjekt for renovering inneholder mange gode romløsninger. Om det dekker de behovene som tjenesten har behov for er vanskelig å si ettersom mange av kontorene er små og det er vanskelig å oppfylle kravene til universell utforming. Optimale planløsninger og tekniske løsninger vil ikke kunne gjennomføres fullt ut ved ombygging av eksisterende bygning. Det vil i byggeperioden være nødvendig å finne midlertidig løsninger i andre bygg for noen av tjenestene. Mens det vil være behov for å dele opp renoveringen slik at det kan være drift i deler av bygget. Dette vil bli en utfordring, og kan bli veldig kostnadskrevende på grunn av spesialiserte tjenester. Det er midlertidig mulig å gjennomføre dersom dette alternativet velges.
Alternativ 3. I fase to er det utarbeidet et skisseprosjekt for nytt helsehus ved siden av eksisterende bygg, som vil brukes som parkeringsplass. Et nybygg vil være den optimale løsningen, og det vil oppfylle dagens bygningstekniske- og funksjonelle krav. Den daglige driften kan fungere godt mens det bygges nytt helsesenter. Det vil ikke være behov for midlertidige løsninger annet enn for parkering i byggeperioden. Ansatte kan bruke parkeringsplassen på rådhuset. Et nytt bygg vil være energi- og driftsbesparende. Det vil gi besparelse på strømutgifter. Kostnadene på parkeringshus er innarbeidet i prosjektet nytt helsehus, men var opprinnelig tenkt å ligge i prosjektet nye omsorgsboliger. Nye omsorgsboliger er prosjekter bygd på dagens parkeringsplass og utløser derfor behov for nye parkeringsplasser. Kostnadene for parkeringshus i prosjektet bør overføres til prosjektet nye omsorgsboliger dersom det realiseres. Ut fra en helhetsvurdering er det bare alternativene 2 og 3 som er aktuelle å gå videre med. Konklusjon: Rådmann har vurdert alternativ 3 som den beste løsningen. Renovering vil være veldig krevende på grunn av mange spesialiserte tjenester på helsehuset som må ivaretas i byggeperioden. Ved å bygge nytt kan den daglige driften fungere i byggeperioden, og en slipper midlertidige løsninger som kan bli kostnadskrevende. Det vil ikke være behov for midlertidige løsninger annet enn for parkering i byggeprosessen. Ulempen med dette alternativet er høyere kostnader. Vedlegg: Tegninger -Skisseprosjekt Mappevedlegg: Rapport Helsehuset 15/246-7 Tilstandsrapport 15/246-10