Brukerveiledning for UiOs søknadsbudsjettmal andelsmessige prosjekter Tilrettelagt for TDI- og leiestedsmodell Versjon 4.0 Universitetet I Oslo Versjon 4.0 ØPA Økonomi og planavdelingen 25.03.2014
Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Nyttig informasjon om budsjetteringsmalen... 3 1.2 Navigering... 3 2.0 Registrering av prosjektopplysninger... 5 3.0 Rammer for finansiering... 7 4.0 Budsjettering... 7 4.1 Budsjettere arbeidsinnsats... 7 4.2 Budsjettere øvrige stipender... 8 4.3 Budsjettere direkte driftskostnader og overheadkostnader... 8 5.0 Leiested... 10 6.0 Prosjektlederrapport... 11 7.0 Registrering av søknadsbudsjettet i Buddy... 12 8.0 Kontakter... 13 9.0 Historikk... 13 Universitetet I Oslo Versjon 4.0 2
1.0 Innledning Mal for søknadsbudsjettering er utviklet for å støtte prosjektledere i utarbeidelse av budsjettgrunnlag som vedlegg til prosjektsøknader til f.eks. NFR, EU eller andre typer bidragsprosjekter med ekstern finansiering. Budsjettene er spesifisert ihht intern prosjektlederrapport og rapporteringskravene til NFR som ligger på nett. Malen viser også sentrale nøkkeltall for prosjektleder og prosjekteier som grunnlag for økonomistyringen og prioriteringene i prosjektet. Fokusområder er blant annet uttak av interne ressurser og prosjektets økonomiske effekt for basisvirksomheten, dvs nettobidrag. Malen gir et grunnlag for å kunne synliggjøre de totale prosjektrelaterte kostnadene som er påkrevd for gjennomføring av prosjektet, sett i forhold til prosjektets målsetninger. Prosessen for økonomistyring av eksternt finansierte prosjekter kan illustreres på følgende måte: Prosjekt- plan Søknads- budsjett Avtale- inngåelse Detaljert budsjettering Oppdatere prognoser Prosjektregistrering Regnskapsføring Prosjektrapportering Prosjektavslutning Milepæl Excel-mal Kontrakt Nettskjema Buddy Oracle Web-rapport Buddy Web-rapport Denne veiledningen viser elementene i søknadsbudsjettet og er rettet mot prosjektledere, prosjekteiere og prosjektcontrollere som brukere av malen ved UiO. Malen er oppdatert til å ivareta TDI- og leiestedsmodell fra 2014. 1.1 Nyttig informasjon om budsjetteringsmalen 1. Siste versjon av malen vil alltid ligge på nettsiden http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/efp/budsjettering/index.html 2. Oppdatering av lønnstabeller og andre satser blir annonsert på nettsiden og informasjon sendes på epost til økonomilederne ved UiO. 3. Det er kun gule celler som kan redigeres, og utover det er dokumentet skrivebeskyttet. Dette skyldes at dokumentet inneholder formler og tabeller som er relatert til input-arkene. Radene i input-arkene er også låst av samme hensyn. 4. Ikke bruk cut-/klipp-funksjonen i Excel. Det vil medføre at formelsettet forskyves. 1.2 Navigering Søknadsmalen inneholder følgende 6 arkfaner med tilhørende funksjoner: Universitetet I Oslo Versjon 4.0 3
De grønne arkfanene er inputarkfaner da det er her man legger inn budsjettdetaljer. De gule arkfanene viser output, og den grå er tabellgrunnlag for beregning av indirekte kostnader. Registrering: Finansiering: Budsjettering: Leiested: Intern oversikt andel: Registrering av prosjektinformasjon. Her registreres grunnlaget for inntekter ihht finansieringstypene. Her registreres arbeidstid og driftskostnader for et prosjekt. Her registreres direkte kostnader knyttet til bruk av forskningsinfrastruktur i prosjektgjennomføringen. Rapporten viser en oversikt over prosjektet med nøkkeltall, til bruk for prosjekter hvor bidragsyter finansierer en andel (%) av prosjektets totale kostnader. Prosjektlederrapporten skal signeres av både prosjektleder- og eier, og arkiveres sammen med søknad og kontrakt i ephorte. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 4
2.0 Registrering av prosjektopplysninger Registreringene danner grunnlaget for de faste parametrene i budsjettet og ift oppretting av prosjektet i økonomisystemet etter at kontrakt er signert. Nærmere forklaring/veiledning av de enkelte elementene: Prosjekttittel Prosjektleder: Prosjekteier (instituttnavn): Instiuttleder/senterleder: Prosjektnummer (om opprettet): Saksnummer lokalt delarkiv Skriv inn tittelen på prosjektet. Skriv inn navnet på prosjektleder som er hovedansvarlig for den faglige gjennomføringen av prosjektet, samt den løpende økonomiske oppfølgingen. Skriv inn navnet på instituttet som prosjektet skal sortere under. Skriv inn navnet på instiuttleder/senterleder som er økonomisk ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet. Skriv inn prosjektnummeret som prosjektet blir tildelt fra OFprosjekt. Dette skjer først etter at det foreligger en konkret prosjektkontrakt. Saksnummeret fra Ephorte føres inn her. Kort begrunnelse for prosjektets faglige interesse For alle prosjekter kreves det at det foreligger en konkret, faglig begrunnelse for gjennomføring av prosjektet. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 5
Første budsjettår Prosjektets start Prosjektets slutt Prosjektets slutt (etter endring) Navn på finansieringskilde(r) Prosjektkategorisering Andelsmessig finansiering Finansieringstype Prosjekttype (TDI-modell) Skriv inn årstall for første år av budsjettet/prosjektet. Skriv inn dato for avtaleperiodens start, jfr kontrakt el. Skriv inn dato for avtaleperiodens slutt, jfr kontrakt el. Ved endring legges inn ny dato for avtaleperiodens slutt, jfr. endring til kontrakt el. Skriv inn navn på finansieringskilde, er det flere legges de inn etter hverandre, med største bidragsyter først. Velg hovedbidragsyter fra nedtrekksmenyen. Ekstern bidragsyter dekker en andel av prosjektets totale kostnader, mens den øvrige andel forutsettes dekket av institusjonen gjennom egenandel. Fast eksternt beløp fast krone beløp TDI modellen gir en sats for indirekte kostnader for institusjonene som helhet. Valg: Prosjekter som foregår i UiOs lokaler Prosjekter som ikke foregår i UiOs lokaler Leiestedskostnader budsjetteres særskilt og legges inn i arkfanen leiested og linkes opp mot budsjettarkfanen. Årlig lønnsjustering Legg inn om prosjektet skal ha automatisk lønnsjustering alle år. Det automatiske påslaget de videre år baseres på neste års lønnssats. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 6
3.0 Rammer for finansiering Før en begynner med kostnadsbudsjetteringer må finansieringsgrunnlaget defineres. Dette gjøres under registrering. Fast eksternt beløp I prosjekter hvor inntektsrammen er gitt legges de konkrete beløpene inn per år. 4.0 Budsjettering 4.1 Budsjettere arbeidsinnsats Ved budsjettering av arbeidsinnsats kan en velge mellom 8 ulike stillingskategorier. Endringer gjøres i nedtrekksmenyen. Hver stillingskategori er knyttet opp mot et foreslått lønnstrinn fra arkfanen. De foreslåtte lønnstrinnene er basert på gjennomsnittslønnen for de respektive stillingskategoriene ved UiO. Disse kan overstyres ved å legge inn manuelt lønnstrinn i feltet under prosjektansatte. Lønnskostnader og overhead beregnes automatisk på bakgrunn av årsverk, lønnstrinn, sosiale kostnader og sats for indirekte kostnader. Årsverk registreres i 2 ulike kategorier: Prosjektansatte Her budsjetteres arbeidsinnsatsen til de personene som planlagt nytilsatt ifm gjennomføringen av prosjektet. De blir ofte ansatt i en avgrenset periode, tilsvarende prosjektets levetid. Stipendiater og postdoctorer vil ofte være nytilsettinger som gjennomføres som en del av prosjektet. Informasjon om ansettelsesprosess finnes her: Rekruttering Universitetet I Oslo Versjon 4.0 7
Eksisterende ansatte Her budsjetteres arbeidsinnsatsen til de fast vitenskapelige ansatte som skal bidra inn i prosjektet Jo mer av arbeidsinnsatsen i prosjektet som hentes fra eksisterende ansatte, jo bedre blir den økonomiske effekten for enhetens basisøkonomi (nettobidrag). 4.2 Budsjettere øvrige stipender Ved budsjettering av stipender kan en velge mellom 3 ulike typer stipender, hvor satsene for de ulike typene legges inn manuelt avhengig av satsene til de respektive bidragsytere. 4.3 Budsjettere direkte driftskostnader og overheadkostnader Ved budsjettering av direkte driftskostnader kan en velge mellom 7 ulike kostnadskatagorier: Generelle driftsmidler Denne posten kan brukes for aktiviteter som ikke passer til de øvrige budsjettpostene. Lab.arbeid/feltundersøkelser Her budsjetteres kostnader relatert til laboratoriearbeid og feltundersøkelser. Reiser/konferanser/mv. Andre driftskostnader Leiested: Innkjøp av FoU-tjenester Viderefordelte midler Investeringer (utstyr) Lab Her budsjetteres reiser, kurs og konferansekostnader. Budsjett for andre driftskostnader. Kan spesifiseres i kommentarfeltet. Her budsjetteres bruken av leiested, oppsummert på bakgrunn av input i arkfanen Leiested. Her budsjetteres kjøp av tjenester. Her er det mulig å synliggjøre midler som skal viderefordeles til 3.part. Her budsjetteres kostnadene for anskaffelse av utstyr i prosjektet. Dersom anskaffelser skal gjennomføres se rutinen for anskaffelser her: Anskaffelsesprosess Universitetet I Oslo Versjon 4.0 8
Ved NFR gis det støtte til innkjøp av utstyr gjennom egne utlysninger for støtte til nasjonal forskningsinfrastruktur. Mer om reglene finner dere her: NFR: Utstyrskostnader og avskrivningsregler Påslag lik sats for overheadkostnader (TDI indirekte kostnader): Viser totale overheadkostnader (TDI) i prosent av de totale lønnskostnadene i prosjektet. Prosentsatsen er en gjennomsnittssats, og brukes som grunnlag for påslag av overheadkostnader knyttet til de ulike personalressursene som legges inn i prosjektbudsjettet. NB! Ved å budsjettere ett årsverk vil den gjeldende TDI-satsen synliggjøres som «overhead». Ved å budsjettere flere årsverk så er det snittsatsen som legges til grunn for påslaget. Sum overhead i kroner tilsvarer antall årsverk multiplisert med gjeldende TDI-sats. Nettobidrag: Viser i hvilken grad intern ressursbruk i prosjektet finansieres av ekstern bidragsyter, dvs summen av frikjøpskostnader (1), overheadskostnader (2) og leiestedkostnader (3), fratrukket egenandelen (4). Nettobidraget viser den økonomiske effekten som prosjektet har på basisøkonomien. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 9
5.0 Leiested Ved budsjettering av leiested kan man ha kostnader knyttet til opp til 10 forskjellige leiesteder. Enhetsprisen er basert på kalkyler utarbeidet av instituttet som eier leiestedet. Kalkylen er utarbeidet med bakgrunn i den nasjonale modellen for beregning av kostnader for eksperimentell infrastruktur ifm. eksternt finansierte prosjekter i UoH-sektoren. Kalkylen som budsjetteres på bakgrunn av skal enten være tilgjengelig i arkivsystemet eller under Y:området til Kuben og Buddy. Versjon av kalkylen brukt i budsjetteringen registreres øverst i arkfanen. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 10
6.0 Prosjektlederrapport Totalbudsjettet viser de økonomiske rammene for prosjektet, og skal i signert tilstand arkiveres i ephorte sammen med søknad og kontrakt. Det er også utarbeidet en web-rapport på denne strukturen slik at en prosjektleder kan følge opp status for prosjektet underveis på samme oppsett. Nærmere om arkiveringsrutiner for eksternt finansierte prosjekter finnes her: Arkivrutine EFP Underskrifter Etter at rammene for prosjektets inntekter og kostnader er lagt skal dette dokumentet signeres av både prosjekteier og prosjektleder. Det anbefales at hele arbeidsboken lagres i arkiv. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 11
7.0 Registrering av søknadsbudsjettet i Buddy Etter at godkjent kontrakt og kontraktsbudsjett foreligger, registreres prosjektet i økonomisystemet via eget nettskjema. Når prosjektet er registrert i økonomisystemet kan totalbudsjettet registreres i Buddy. Det vil kunne forekomme avvik i satser mellom søknadsbudsjett/kontraktsbudsjett og satser i Buddy på grunn av tidsforskyvninger i prosessene. Totalbudsjettet skal registreres så langt det lar seg gjøre med samme grunnlaget for inntekt, lønnsog driftsposter i Buddy, men merk at Buddy ikke inkluderer en automatisk inntekts- og kostnadsjustering gjennom prosjektets levetid. Det vil derfor kunne være behov for å legge inn en ramme for inflasjon i levetidsprognosen til prosjektet. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 12
8.0 Kontakter Brukerstøtte, drift og utvikling: Administrativ støtte (ADS) ved Seksjon for prosjekt og prosessforbedring (SPP) 9.0 Historikk Versjon Dato Forfatter Beskrivelse av endring 1.6 23.4.2013 Simen Jørgensen 1.9 15.5.2013 Simen Jørgensen 2.2 11.11.2013 Simen Jørgensen 3.0 21.1.2014 Camilla Kuhlman 4.0 25.03.2014 Terje Bakke 1. utkast for piloter Versjon 1 i produksjon Versjon 2 i produksjon Lagt inn TDI modellen og EU rapport Horizon 2020 Versjon 3 i produksjon Lagt inn leiestedsmodell. Egen budsjetteringsmal for prosjekter med kostnadsspesifikk finansiering. TDI-satsene for 2014 er også oppdatert med 2013 regnskapstall. Universitetet I Oslo Versjon 4.0 13