Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom i 2.høgda, Fitjar rådhus Dato: 12.02.2014 Tidspunkt: 10:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Helga Nøtland Auestad Leiar KRF Gro Rydland Nestleiar SP Johannes Koløen Medlem H Ove Raunholm Medlem FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ove Gjerde Medlem AP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ida Marlen Havn Ove Gjerde AP Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Else Holst Larsen Rekneskapsrevisor Stine Karoline Olsen Forvaltningsrevisor Wigdis Sagvåg Skatteoppkrevjar i PS 3/14 Wenche Tislevoll Ordførar i PS 3 og 4/14, og RS 1, 3, 7 og 8/14 Atle Tornes Rådmann - i PS 3 og 4/14, og RS 1, 3, 7 og 8/14 Trond Salmo Økonomisjef - i PS 3 og 4/14, og RS 1 og 3/14 Helga Nøtland Auestad utvalsleiar Kari Nygard sekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 PS 2/14 PS 3/14 PS 4/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Orienteringssak vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune Orientering vedr. SIM IKS - oppfølging etter rapport selskapskontroll PS 5/14 Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 PS 6/14 PS 7/14 Evaluering av plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 Meldingar 2014/29 2014/21 2014/18 2014/19 RS 1/14 Rekneskap KUV 2013 og budsjett 2014 2014/23 RS 2/14 Formannskapet sitt budsjett for 2014 og LTP 2014-2017 2014/23 RS 3/14 Melding om skatteinngangen 2013 2014/29 RS 4/14 Tilsyn Fitjar kommune sentraladministrasjon 2014/28 RS 5/14 RS 6/14 Personalpolitisk rammeverk - vedtak i KST 18.12.13 Reaksjonar mot uheldig / uønska bygging. Bruk av overtredelsesgebyr ut frå PBL 2014/281 2014/280 RS 7/14 KOFA - notat frå rådmann til FSK 21.01.14 2014/277 RS 8/14 KOFA - Varsel om overtredelsesgebyr 2014/277 RS 9/14 Kontrollutvalet på heimesida til kommunen 2014/33 RS 10/14 Reglement for kontrollutvalet - forslag frå KUV 2014/33 PS 8/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/25 PS 9/14 Eventuelt 2
PS 1/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksprotokoll i kontrollutvalet i Fitjar kommune - 12.02.2014 Sekretariatet orienterte om at nytt sakshandsamarsystem er teke i bruk. Oppsett av innkalling og sakliste vart gjennomgått. Kontrollutvalet merka seg endringane. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 2/14 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Saksprotokoll i kontrollutvalet i Fitjar kommune - 12.02.2014 Sekretariatet orienterte om at i det nye sakshandsamarsystemet vert det lagt opp til at møteprotokoll frå forrige møte ikkje vert sendt ut saman med innkallinga. For å sjå på protokoll før godkjenning må ein gå inn på elektronisk utsendt protokoll frå det aktuelle møtet. Dokumentet vil og bli elektronisk godkjent og treng derfor ikkje underskrift Kontrollutvalet merka seg denne endringa. Møteprotokoll frå møte 04.12.13 vart samrøystes godkjent. PS 3/14 Orienteringssak vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune Forslag til vedtak: Skatteoppkrevjar Wigdis Sagvåg orienterte. Rådmann, økonomisjef og ordførar var til stades under orienteringa. Notat med melding om skatteinngang 2013, RS 3/14, vart og kommentert. Møtedeltakarane stilte spørsmål og kom med kommentarar, som skatteoppkrevjar svara på. Uttale til innhald i årsrapporten vil ein koma attende til på neste møte. Kontrollutvalet takka for informasjonen. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Uttale til innhald i årsrapporten vil ein koma attende til på neste møte. 3
PS 4/14 Orientering vedr. SIM IKS - oppfølging etter rapport selskapskontroll Forslag til vedtak: Ordførar orienterte om den del av vedtaket som kommunen sine eigarrepresentanter i SIM IKS skulle syta for oppfølging av. Dei fleste tilrådingane er følgde opp, men dette vil vera ein kontinuerleg prosess og vidare framover, både for selskapset og eigarrepresentantane. Det vart poengtert at kommunikasjonen og utveksling av informasjon i dei ulike ledd, herunder gjennomføring av eigarmøter, er betra etter gjennomføringa av selskapskontrollen. Rådmann orienterte om den del av vedtaket som administrasjonen skulle syta for oppfølging av. Også for desse tilrådingane er dei fleste ting følgde opp, men det vil også her vera ein kontinuerleg prosess vidare når det gjeld gode måtar å følgja opp eigarskapen av SIM IKS på. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Utvalet vil vurdera å be om ny orientering når det gjeld oppfølging etter rapport selskapskontroll av SIM IKS når det har gått ei tid. PS 5/14 Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Forslag til vedtak: Notat som er utarbeidd på bakgrunn av revisjonen sine undersøkingar vart delt ut i møtet. Notatet viser moglege endringar i risokobiletet som er registrert etter at analysegrunnlag, som ligg til grunn for vedteken plan, vart utarbeida. Stine Karoline Olsen frå Deloitte gjennomgjekk notatet. Kontrollutvalet drøfta ut frå informasjonen som vart lagt fram, og vurderte kva som kunne vera viktige områder å vurdera å gjennomføra forvaltningsrevisjon innan. Deloitte registrerte kontrollutvalet sine prioriteringar og vil innarbeide dette i plan for forvaltningsrevisjon. Resultat av utvalet si evaluering av plan for forvaltningsrevisjon vert å legga fram på neste møte i utvalet til godkjenning. Deretter skal planen sendast til kommunestyret til orientering. 4
1. Deloitte redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen / vedlegg til vedteken plan skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. PS 6/14 Evaluering av plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 Forslag til vedtak Ove Raunholm var ikkje med i møtet under handsaminga av denne saka. Notat som er utarbeidd på bakgrunn av revisjonen sine undersøkingar vart delt ut i møtet. Notatet viser moglege endringar i risokobiletet som er registrert etter at analysegrunnlag, som ligg til grunn for vedteken plan, vart utarbeida. Stine Karoline Olsen frå Deloitte gjennomgjekk notatet. Kontrollutvalet drøfta ut frå informasjonen som vart lagt fram, og vurderte kva som kunne vera viktige områder å vurdera å gjennomføra selskapskontroll innan. Deloitte registrerte kontrollutvalet sine prioriteringar og vil innarbeide dette i plan for selskapskontroll. Resultat av utvalet si evaluering av plan for selskapskontroll vert å legga fram på neste møte i utvalet til godkjenning. Deretter skal planen sendast til kommunestyret til orientering. 1. Deloitte redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen / vedlegg til vedteken plan skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. PS 7/14 Meldingar RS 1/14 Rekneskap KUV 2013 og budsjett 2014 Økonomisjef la fram oppdatert rekneskapsoversyn for KUV sitt område for 2013. Dette viser ei overskriding på rekneskapen på kr. 13.444,78. Kontrollutvalet drøfta vedteke budsjett for KUV for 2014 medan ordførar var med i møtet. Merknad: 5
Kontrollutvalet merkar seg at budsjettet for 2014 for KUV er sett for lågt til å gjennomføra lovpålagde oppgåver. RS 7/14 RS 8/14 KOFA - notat frå rådmann til FSK 21.01.14 og og KOFA - Varsel om overtredelsesgebyr Johannes Kløen gjekk ut under handsaminga av sak vedr. KOFA. Merknad: Kontrollutvalet merkar seg at opplysningar i tabell frå Fitjar Kraftlag er unnateke offentleggjering etter 23 i Offenltleglova. Det er såleis laga ein offentleg versjon av møteinnkallinga til dette kontrollutvalsmøte, som er den versjonen som er lagt ut på kommunen si heimeside. Ordførar og rådmann orienterte om konsekvensar for kommunen som følgjer av avgjerda i KOFA-saka. RS 10/14 Reglement for kontrollutvalet - forslag frå KUV Merknad: Nemnda som utarbeider utkast til reglement, har berre delvis teke til følgje kontrollutvalet sitt forslag til reglement. Saka var på saklista til formannskapsmøte 11.02.14, men vart utsett. Kontrollutvalet bestemte såleis at utvalet vil gje ein uttale til tilpassing av reglement for kontrollutvalet. Forslaget som låg føre i til formannskapsmøte 11.02.14 vart gjennomgått, og kontrollutvalet peika ut dei punkt ein ber om vert endra før endeleg vedtak av reglement. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å senda dei endringane som kontrollutvalet peika på over til sekretær for nemnda som skal utarbeida utkast til reglement. Det vart gjort merknader til nokre av referatsakene. Dei øvrige meldingane / referatsakene vart teke til orientering. PS 8/14 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle protokollar og saker til kommunestyret og dei andre utvala vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen særskilde saker kontrollutvalet ville be om nærmare informasjon om på noverande tidspunkt. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 6
PS 9/14 Eventuelt Følgjande vart og teke opp i møtet: Førebels rekneskapstal for kommunerekneskapen for 2013 vart delt ut. Økonomisjef og rådmann orienterte om stoda og avvik i rekneskapstala i høve til budsjett. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Som tiltak for å spara inn på kostnader i kontrollutvalet sitt budsjett for 2014 vart det bestemt at oppsett KUV-møte 09.04.14 utgår. Neste møte i kontrollutvalet vert såleis 14.05.14. Kontrollutvalet ønskjer å halda fast på at enkelte møter vert lagt utanfor rådhuset. Første møte til hausten ønskjer kontrollutvalet vert lagt til Rimbareid skule. - Kontrollutvalsmøte 09.04.14 utgår, neste møte i kontrollutvalet vert 14.05.14. - Første møte til hausten vert lagt til Rimbareid skule. 7