Birkenes kommune Møteprotokoll for Kommunestyret Møtedato: Torsdag 12.05.2016 Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 18:00-19:15 Saksliste Saksnr Tittel 027/16 Godkjenning av møteprotokoll 17.03.2016 028/16 Meldinger 4 Svar fra ordfører på interpellasjon fra Martin Konstali FrP, vedlagt protokollen 029/16 Tilskudd gummibåtfestivalen 030/16 Opprettelse av fast byggekomite 031/16 Tilstandsrapport og handlingsplan barnehage og skole - utsatt behandling 032/16 Prosess for ansettelse av ny rådmann 033/16 Årsberetning 2015 034/16 Årsregnskap 2015 035/16 Prosjekt balanse 036/16 Sceneløsning for Tobias jorde - avslutning av prosjekt 037/16 Valg av styrerepresentanter til Avigo AS
Birkenes kommune Kommunestyret Torsdag 17.03.2016 kl 18:00-19:15 holdt Kommunestyret møte på Kommunehuset, møterom Heimdal. Møtet ble ledet av ordfører Anders Christiansen AP. Forfall meldt av følgende medl. Parti Følgende varamedl. møtte Parti Linda Hye Ap Vibeke Thorsen Ap Trygve Endresen H Ivar Aanesland (møtte til sak 027/16) H Olav Vehusheia H Cecilie Enge Stie H 21 medlemmer Fra adm. møtte: Rådmann Gro Anita Trøan, fung teknisk sjef Merete Holtan Birknes, helse og velferdssjef Anne Stapnes, Barnehage og skolesjef Marianne Moen Knutsen, økonomisjef Tom Olstad, controller Lisa Dahl og formannskapssekretær Kari K. Birkeland. Ordfører informerte om kommunestyremøter i juni: torsdag 16. juni ordinært møte, onsdag 22. juni ekstra møte ift kommunereform og behandling av budsjett 2016, torsdag 28.06.2016 mulig ekstra møte ift prosess kommunereform. Ekstra sak - valg av representanter til Avigo. Kommunestyret sluttet seg til ordførers forslag å ta saken opp til behandling. Ordfører viste til spørsmål fra Anne Kari Birkeland KrF, besvart av administrasjonen og sendt på e-post til kommunestyrets medlemmer 12.05. Arnt Olav Furholt Sp, besvart av administrasjonen. Svaret sendes på e-post til kommunestyrets medlemmer. Ingen merknader til innkalling og saksliste. Ordfører besvarte forespørsel fra Martin Konstali Frp ang. månedlig betaling kommunale avgifter, jf vedlegg til møteprotokollen
028/16: Meldinger Meldingene tas til orientering. 029/16: Tilskudd gummibåtfestivalen Administrasjonen viser til ruspolitisk handlingsplan og foreslår ingen bevilgning av midler til årets Gummibåtfestival. 030/16: Opprettelse av fast byggekomite Tilleggsforslag fra ordfører: Kommunestyret delegerer til valgkomiteen å foreslå 3 representanter til byggekomiteen. Avstemning: Enstemmig, 21 stemmer med tilleggsforslaget fra ordfører. Kommunestyret velger 3 tre representanter blant kommunestyrets medlemmer til referansegruppe for opprettelse av fast byggekomite. Det fremmes egen sak i løpet av 2016 med forslag til: vedtekter retningslinjer for arbeidet med bygg og anleggsprosjekter retningslinjer for forvaltning / vedlikehold av kommunal bygningsmasse Referansegruppen gir innspill til arbeidet med vedtekter og retningslinjer og forbereder behandling i
utvalg. Kommunestyret delegerer til valgkomiteen å foreslå 3 representanter til byggekomiteen. 031/16: Tilstandsrapport og handlingsplan barnehage og skole - utsatt behandling Forslag til handlingsplan legges fram til behandling sammen med tilstandsrapporten høst 2016. 032/16: Prosess for ansettelse av ny rådmann 1. Rådmannens oppsigelse tas til etterretning når den foreligger 2. Det settes i gang arbeid for ansettelse av ny rådmann. Målet er at ansettelse skjer i kommunestyrets møte i september, evt. i et ekstra møte i oktober. Rekrutteringsprosessen skal være forsvarlig og ha god kvalitet. 3. Det ansettes i fast stilling. 4. Det opprettes et ansettelsesutvalg som forbereder sak om ansettelse for administrasjonsutvalget. 5. Ansettelsesutvalget ledes av ordføreren og består av varaordfører og en representant fra opposisjonen i administrasjonsutvalget, hovedtillitsvalgt for Fagforbundet, tjenestesjef for helse- og velferd og personalsjef. 6. Kommunen benytter ekstern konsulent ved rekrutteringen. Denne velges av ansettelsesutvalget etter en enkel konkurranse i henhold til gjeldende regler. 7. Tjenestesjef for helse og velferd Anne Stapnes konstitueres som rådmann fra samme dato som rådmannen fratrer. I konstitueringsperioden fratrer Anne Stapnes stillingen som tjenestesjef for helse- og velferd. Konstitueringen varer fram til ny rådmann tiltrer.
033/16: Årsberetning 2015 Avstemning: Esteeming, 21 stemmer. Årsberetning 2014 for Birkenes kommune godkjennes og brukes som grunnlag i arbeidet med økonomiplanen for 2017-2020. 034/16: Årsregnskap 2015 Avstemning: Esteeming, 21 stemmer. 1. Kommunestyre godkjenner årsregnskapet for Birkenes kommune for 2015. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet på kr 985 308,53 avsettes på disposisjonsfond. 3. Investeringsprosjekter med manglende eller for lav budsjettbevilgning dekkes av budsjettrammer på investeringsprosjekter som ikke ble gjennomført som planlagt i 2015. 035/16: Prosjekt balanse Rådmann Gro Anita Trøan informerte. Gunnar Høygilt fremmet felles forslag fra H, FrP og Sp: 9a: Ny barnehage utredes (som adm.) 17. Det reduseres med 3 årsverk i perioden. Ett i barnehage/skole, ett i ressurs/helse og velferd og ett i teknisk/servicesenteret. Årsverkene tas ikke i førstelinjen. Effekt 2,2 mill. 20. Det reduseres med 1 årsverk i toppledelsen, som videre skal bestå av rådmann og to kommunalsjefer. Effekt ca. 0,9 mill. Avstemning: 11 stemmer for formannskapets flertallsvedtak mot 10 stemmer for H, FrP og Sps
felles forslag. Målet er at ramma på 15 millioner ligger fast. Delprosjekt 1 helse og velferd I tråd med delrapport fra helse og velferd fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 1. Følgende reduksjoner som fremkommer som et resultat av gjennomført analyse av tjenestene, samt ny gjennomgang av budsjett vs. resultat 2015: TILTAK 2016 2017 2018 2019 2020-2024 NAV 200 250 520 400 520 400 520 400 Sykehjem 705 800 600 600 600 Hjemmetjenester 920 1 520 2 320 2 420 3 410 Totalt boveiledertjenesten - samdrift 700 700 700 Tot. effekt boligmasse 610 4 390 Totalt helse og velferd 1825 2 570 4 140 4 850 400 9 620 400 2. Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål: planlegge for egnet boligmasse hvilke type boliger hvor og når». Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer og ha bred politisk medvirkning. 3. Administrasjonen gis fullmakt til å gjøre fortløpende justeringer av tjenestetilbudet i de ulike trinn i kommunens tjenestetrapp i tråd med gjeldende behov innenfor helse og velferd. 4. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide standarder for kommunens pleie- og omsorgstjenester. Det skal sikres representasjon fra politisk nivå og brukersiden. Delprosjekt 2-barnehage og skole/ressurssenter I tråd med delrapporten fra barnehage, skole og ressurssenter fremmes følgende forslag til vedtak 5. Skolestruktur behandles i sin helhet i juni med følgende forslag til vedtak a. Herefoss barneskole og Engesland barneskole beholdes og videreutvikles i tett samarbeid med foreldre og nærmiljø. Ny organisering skal ivareta at ressursene brukes mer fleksibelt og i tråd med skiftende behov. b. (d) Det utarbeides en plan for å imøtekomme nye statlige krav til kompetanse mm. for alle skolene innen 2017. 6. Ungdomsskolen på Engesland tas ut. 7. Det igangsettes en prosess for å få til et samarbeid med andre kommuner ang PPT.
7. Administrasjonen legger frem mulige løsninger for barn i asylmottak (inkl. barnehagetilbud) til politisk behandling i juni etter dialog med SANA asylmottak, private og kommunale barnehager og tverrfaglige tjenester 7. Kommunestyret vedtar følgende utredninger: a. Ny kommunal barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredningen. b. Det utredes mulighet for hel eller delvis drift i egen regi for elever som i dag har tilbud på Langemyr. Andre behov for alternative opplæringsarenaer og bruk av fleksible oppfølgingsteam på skolene må sees i sammenheng med dette. c. Administrasjonen går i dialog med private barnehageeiere, for å sjekke ut interessen for overtakelse av kommunen. Ved interesse legges saken frem for politisk behandling. Delprosjekt 3 teknisk og servicesenteret I tråd med delrapport fra teknisk og servicesenteret fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 10. Eierskap vei tas ut av planen TILAK/EFFEKT Årseffekt beløp 2016 2017 2018 2019 2020 Eierskap vei 0 Energi 1 100 300 700 1 Vaktmester 510 200 510 510 510 510 Servicetorg og 430 0 0 160 160 430 digitalisering Eiendom/bolig 250 100 250 250 250 250 Organisering ledelse 720 720 720 720 720 Øvrige teknisk 370 1 240 370 370 370 370 Øvrige servicetorg 1 134 276 604 679 704 1 134 SUM (- vei) 4 414 1 816 2 554 2 989 3 414 4 414 11. Det fremmes egen sak om endring av eierskap veg innen juni 2017. Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ivareta en rettferdig og sosial profil. Det velges et bredt politisk utvalg som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene og det må ivareta politisk medvirkning. 13. Før bruk av Gamle Valstrand kan avvikles, må alternative lokalisering for de ulike
aktivitetene være avklart. Det fremlegges egen sak med oversikt høst 2016. 14. Det gjennomføress en endring i praksis, hvor energiutgiftene vedr. hvert enkelt grendehus blir viderefakturert til grendelagene fra 2. kvartal 2016. 15. Administrasjonen igangsetter dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene, hvor det legges frem et forslag til overføring av grendehus fra kommunal eie til privat eie. Punktene 14 og 15 sendes til politisk behandling etter at sakene er ferdig utredet, og dialogen med grendelagene er gjennomført. Vi forutsetter at saken kan politisk behandles høsten 2016. 16. Det satses mer på digitalisering av tjenester ovenfor publikum og organisasjon. Konsekvens av dette er reduserte åpningstider i Servicetorget fra 1.6.2016: Åpningstider 10.00 14.00 Sentralbord hverdager 09.00 15.00 Åpningsdager, mandag, tirsdag, torsdag og fredag (onsdag stengt i servicetorget, men sentralbord betjent 09.00 15.00) Det tilbys tid for timeavtaler utenom åpningstider. Veileder/saksbehandler følger dette opp Onsdag før skjærtorsdag 10.00 12.00 Feriemåneden juli: 10.00 13.00 (sentralbord åpent fra 09.00 15.00) Andre vedtakspunkter: 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 2,2 mill. fra 2017-2020. 18. Investeringskostnader ENØK-tiltak økes fra 7 mill. til 17,0 mill. brutto i perioden 2017-2019, med reduksjon av tilskudd fra ENOVA på 1,6 mill. Resterende finansieres med låneopptak tilsvarende 6,4 mill. og momskompensasjon. 19. Investeringskostnader for biler økes med kr 300 til innkjøp av to biler til vaktmestertjenesten i 2017. Prosjektet lånefinansieres med kr 300. Vedtak i kommunestyret Årseffekt 2021-2025 beløp 2016 2017 2018 2019 2020 Barnehage og skole 3 505 1 630 3 410 3 505 3 505 3 505 3 505 Ressurssenteret 300 400 125 175 300 300 300 Helse og velferd 5 870 1 825 2 570 4 140 4 850 5 870 9 620 Teknisk & Servicesenteret 2 910 300 1 580 1 940 2 340 2 910 2 910 Teknisk 370 1240 370 370 370 370 370 Servicesenteret 1 134 176 604 679 704 1 134 1 134 Økt eiendomsskatt 2 200 2 200 2 200 2 200 Sum tiltak 14 089 5 571 10 859 13 009 14 269 16 289 17 839 036/16: Sceneløsning for Tobias jorde - avslutning av prosjekt
Spørsmål fra Alfred Kylland Sp: Hva skal segles brukes til? Spørsmålet oversendes administrasjonen. 1. Kommunestyret takker for gaven gitt til nytt scenetak på Tobias jorde. 2. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå en avtale for å sikre at giver kan bygge på offentlig eiendom og ferdig bygg overrekkes Birkenes kommune. 037/16: Valg av styrerepresentanter til Avigo AS Sak tatt opp i møtet. Nye styrerepresentanter for Avigo AS: Styremedlem Linda Hye Ap. Varamedlem Gunnar Høygilt H. Valget gjelder ut kommunestyreperioden til oktober 2019. Birkeland 12.05.2016 Kari K Birkeland Formannskapssekretær
Vedlegg: Svar på forespørsel fra Martin Konstali Frp Interpellasjon til ordføreren fra representant Martin Konstali datert 23.04.16 Av og til (les: nesten alltid) kan vi lære av de private. I dag kan man betale lån, strøm, forsikring, Netflix, TV-abonnement, Internett, Spotify og til og med studielånavdragene til statens lånekasse månedlig. Man slipper å planlegge for større utgifter periodevis, ja, med et par unntak da, kommunale avgifter og veiavgift. Birkenes FrP ønsker å gi våre innbyggere muligheten til månedlig innbetaling av kommunale avgifter og eiendomsskatt (frem til FrP overtar og denne gradvis fjernes). Selvsagt bør det fortsatt være mulig å opprettholde dagens ordning for dem som ønsker det. Den nye ordningen bør være under forutsetning av at innbyggerne velger avtalegiro. Ordfører kan du tilby de av våre innbyggere som ønsker det å betale sine avgifter i 12 terminer? Svar fra ordfører 12.05.16 Det lar seg gjøre å fakturere 12 terminer for de kundene som ønsker det. Dette vil derimot kreve ekstra ressurser, spesielt for den personen som kjører faktureringen i Komtek (forsystemet til VA), men også for Struktur1 som har ansvaret for utsendelse av fakturaer og oppfølging av kundefordringer. Selv om kunden oppretter avtalegiro/efaktura, er det ingen garanti for at pengene kommer inn. I tillegg til kostnaden med klargjøring i Komtek, kr. 12. eks. mva., må det påregnes opplæring. Personen som jobber med dette er i 60 % stilling, og har ingen ekstra tilgjengelige ressurser som kan steppe inn ved ferie og sykdom. Mao. er kommunen allerede svært sårbart i forhold til å operere med de fire terminene som tilbys i dag. Ved å tilby fakturering 12 terminer i året, som er mulig, vil det kreve mer arbeid og ressurser for Birkenes kommune. I den situasjonen som kommunen er i rent økonomisk, ref. prosjekt balanse, er dette et tilbud som administrasjonen ikke vil anbefale å prioritere nå. Leverandøren av forsystemet (Komtek) uttaler følgende: «For at dere skal kunne fakturere i 12 terminer, må det opprettes både nye hovedterminer og vareterminer. Dersom dere har vannmåleroppgjør i KOMTEK må dere også få inn nye vannmåleravtaletyper som håndterer varene for 12 terminer. Dersom dere har vannmålere og kjører oppgjør i KOMTEK så vil man oppleve at de som har 12 terminer får et etterslep på forskuddsvarene der de sannsynligvis vil bli belastet dobbelt forskudd i første måned etter oppgjør, noe avhengig av når vannmåleroppgjøret kjøres. Dette fordi man kun kan kjøre ett oppgjør uavhengig av hvor mange terminer en avtale faktureres i. Alle gebyr på en avtale må følge samme terminoppsett. Vi tilbyr klargjøring for 12 valgfrie terminer for kr 12. eks mva.»