Styremøte i Norsk filminstitutt Sted: Filmens Hus, møterom Arne Tidspunkt: Torsdag 01. mars 2015, kl. 11.30-14.45 Til stede: Marit Reutz (styreleder), Morten Andreassen (nestleder), Annika Dybwad, Joh Ekollo, Elisabeth Heggen (møtende vara), Toril Simonsen (ansattrepr.) Fra adm: Sindre Guldvog, Merete Falck Møteleder: Marit Reutz Fraværende: Agnete Haaland Referent: Merete Falck Sak 16-01 Godkjenning av innkalling til dagens møte, og møteprotokoll 03.12.2015 til undertegning Innkalling ble godkjent. Protokoll fra forrige møte ble godkjent og signert. Sak 16-02 Årsrapport 2015 (vedtak) Årsregnskapet er gjennomgått av Riksrevisjonen, og justert etter det. - Vurdering av framtidsutsikter: o Det bør legges inn et nytt punkt vedrørende NFIs regionale ansvar o Økonomi i bransjen: punktet konkretiseres og spisses Årsrapport og årsregnskap NFI 2015 vedtas med de merknader som fremkom i møtet. Direktøren gis fullmakt til å ferdigstille årsrapporten. Sak 16-03 Oppfølging filmmeldingen (orientering/ diskusjon) Oppdatert tidsplan for påfølgende prosjekter Direktør gjennomgikk og redegjorde. Insentivordning og Bergenskontoret v/ avdelingsdirektør Stine Helgeland - Insentivordningen: o Første tildelingsrunde i ny ordning vedtas og offentliggjøres onsdag 02. mars. Det er kommet inn fire søknader. o Vurderings- og rangeringsmetode er etablert og gjennomarbeidet, og hensyntar bl.a. grad av måloppnåelse iht. ordningens intensjon og formål Side 1 av 5
o o det legges opp til en streng praksis for godkjenning av kostnader som danner grunnlag for tilskudd det har vært betydelig interesse rundt ordningen, blant annet med et stort antall innsynsbegjæringer - Bergenskontoret: o Prosjektgruppen skal etter planen gi sin innstilling og anbefaling innen utgangen av mars. o Bergenskontoret skal underbygge NFIs nasjonale rolle i forvaltningen av filmpolitikken, herunder forvaltning av insentivordningen og regional utvikling. Styrets kommentar: - NFI bør også gjennom denne prosessen vise mot og være fremtidsrettet Digitaliseringsprosjekt søknad om medfinansiering fra Difi Digitaliseringsprosjektet er estimert til 15,6 mill kr, inkludert egen tidsbruk, og NFI søker Difi om medfinansiering av 50% av dette. Direktøren understreket at prosjektet er på et tidlig stadium og at det er knyttet risiko til prosjektet, både mht. omfang, kostnad, finansiering og gjennomføringstakt. - Styret anser dette som et viktig og nødvendig prosjekt. Forvaltningen må også være digitalt oppdatert. - Det er viktig å ha en plan for prioritering mht gjennomføring, dersom ikke alt kan lar seg realisere. - NFI må undersøke hva andre gjør, både i statlig og kommunal sektor, evt. også andre virksomheter. Skreddersøm er ofte mer kostbart og risikofylt enn et allerede utviklet system. - Prosjektet bør risikovurderes Styret tar for øvrig orienteringen til etterretning. Sak 16-04 Lokaler/ lokalisering strategiske vurderinger (diskusjon) - Generelt: o På dette stadiet bør vi ha en mest mulig åpen tilnærming til lokalisering o Langsiktig perspektiv: Hvem og hva bør NFI være om 10 år eller mer? o NFI bør styrke det utadrettede fokuset, på målgrupper, brukere, samarbeidspartnere, publikum mv. - Vedr. Cinemateket/NFI samlokalisert: Punktet bør utdypes og begrunnes nærmere, også med et brukerrettet fokus. - Vedr. hvem NFI bør være samlokalisert med: utvides til å vurdere område, ikke bare aktører i samme bygg. Bør også vurdere om det er aktører som vil ha verdi av å være lokalisert i samme område som NFI. Side 2 av 5
- Ansattrepresentanten understreket at det vil være en betydelig kostnad eventuelt å flytte Cinemateket. Styret støtter prinsippene og innstillingen så langt. NFI bør gå nærmere inn i de nevnte momentene. Sak 16-05 Budsjettsøknad 2017 (vedtak) Endring ift. utsendt saksdokument: - Søknad om økt bevilgning til tilskudd post 50 endres til 36 mill kr Prioritering: 1. Digitaliseringsprosjektet 5 mill kr 2. Økt tilskudd fond post 50 36 mill kr 3. Lokaler: brukerkostnader innflytting i fremtidige lokaler 7 mill kr 4. Økt tilskudd insentivordning post 72 25 mill kr Styret vedtar forslag til prioriteringer i budsjettsøknaden 2017, med de merknadene som framkom i møtet. Direktøren gis fullmakt til å ferdigstille budsjettsøknaden. Sak 16-06 Driftsrelaterte saker (vedtak/ orientering) v/ direktør Avdelingsdirektør Sveinung Golimo deltok i gjennomgangen av regnskap og budsjett for fondsmidlene. A. Regnskap 2015 - orientering a. Drift utgifter/ inntekter post 01 Ved utgangen av året gikk regnskapet for driftsutgifter så godt som i balanse, med et underforbruk på ca kr 20 000. Inntektskravet ble nedjustert i løpet av året fra 8,9 til 5,6. NFI nådde derfor inntektskravet for 2015 med en positiv margin på ca kr 30 000. b. Fond/ tilskudd post 50-73 Ved utgangen av 2015 ble det overført 17,2 mill kr til neste år. Overføringen inngår i den samlede disponeringen for budsjett 2016, se sak B. c. Oppdragsinntekter/ spesielle driftsutgifter post 02/21 B. Budsjett 2016 vedtak/ orientering Side 3 av 5
Endelig tildelingsbrev kom fra departementet 26.02. og var ettersendt til styret. Møteprotokoll a. Fond/ tilskudd post 50 vedtak Forslag til fordeling og prioritering av postene ble gjennomgått av Sveinung Golimo og direktøren. I endelig tildelingsbrev er det et nytt punkt om avsetning av 1,5 mill kr til tilskudd til drift av filmkommisjonen fom. 2016. Dette må inntas i fondsbudsjettet. Forslag til vedtak: Styret vedtar hovedlinjene og prinsippene i den foreslåtte fondsfordelingen. Direktøren gis fullmakt til å omdisponere midler mellom postene. Styret vedtar hovedlinjene og prinsippene i den foreslåtte fondsfordelingen. Direktøren gis fullmakt til mindre omdisponeringer mellom postene. b. Drift utgifter/inntekter post 01, herunder særlige satsinger orientering Styret hadde ingen innvendinger til forslaget til strategiske satsinger. C. Andre orienteringssaker Det var ingen andre orienteringer. Se for øvrig under Eventuelt. Styret tar orienteringene til etterretning. Sak 16-07 Eventuelt A. Organisasjonsutviklingsprosessen innspill fra ansattes representant i styret Styrets ansattrepresentant formidlet at det er noe uro i organisasjonen knyttet til organisasjonsutviklingsprosessen. De ansatte ønsker mer informasjon om prosessen, og det er erfart at det er ulike prosesser og behandling i avdelingene, bl.a. med forskjellig grad av informasjonsflyt og åpning for felles diskusjoner. Det bør tilstrebes en mest mulig enhetlig prosess i hele NFI. Det er også usikkerhet blant noen ansatte vedr. fremtidig arbeidssituasjon, som bl.a. knytter seg til konsekvenser av hva som vil skje med Bergenskontoret, Filmmuseet og Filmkommisjonen. Direktør opplyste at prosjektet har to hovedfaser. Vi er nå i første fase, som gjelder inndeling og innretning av nivået direkte under direktør. I denne fasen er alle ansatte invitert til å gi innspill direkte til direktør enkeltvis eller i grupper. Fagforeningene har også vært involvert i prosessen fra starten av, og de har så langt ikke meldt tilbake om uro blant de ansatte. Direktøren tok likevel innspillet til etterretning for den videre gjennomføringen. Side 4 av 5
B. Medarbeiderundersøkelse NFI orientering v/ direktør Direktør orienterte om medarbeiderundersøkelsen som nylig er gjennomført ved NFI, og hovedfunnene i denne. To forhold skiller seg ut ift. behov for endring: - NFI har ikke den best egnede organiseringen for å løse sine oppgaver - NFI har behov for utvikling mht. IKT-løsninger Neste styremøte: 7. juni kl 16-20 inkl. middag (fra ca kl 18-19) Side 5 av 5