Handlingsplan for oppfølging av regionale anbefalinger i oppsummeringsrapport 10/2012, etter revisjon av intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet i helseforetakene 1
Tiltak på kort sikt Kap. 4.1 Anbefaling 1 Side 25 Videre utvikling av en helhetlig forvaltningsmodell for PAS/EPJ-systemene Som beskrevet i rapportens kap 2.5.1 (tabell 7) er det behov for videre utvikling og implementering av en helhetlig forvaltningsmodell for PAS/EPJ-systemene, som tydeliggjør ansvar, roller og oppgaver for det pasientadministrative arbeidet både i foretakenes sentrale staber, i linjen og i forhold til Sykehuspartner. Etablere enhetlig styringsstruktur for IKTsystemene, inkl. forvaltningsmodell for PAS/EPJ-systemene. Slik konsernrevisjonen ser det bør en slik forvaltningsmodell få en tydelig forankring slik at det etableres en felles forståelse av de fora, funksjoner og arbeidsrutiner som er etablert og er under utvikling i foretaket og i foretaksgruppen. Etter konsernrevisjonens syn bør det regionale helseforetaket vurdere å stille krav til en standard forvaltningsmodell for PAS/EPJ-systemene som skal brukes av alle helseforetakene. Utvikling av nøkkelkontroller i arbeidsprosessen Som vist til i rapportens kap 1.3, har revisjonene omfattet foretakenes gjeldende situasjon. Dvs. IKT-løsninger, arbeidsprosesser og manuelle rutiner som foretakene benyttet på tidspunktet for gjennomføringen av revisjonene, samt dagens lov- og regelverk. Revisjonene har ikke omfattet PAS/EPJ-systemenes funksjonalitet, brukervennlighet m.v., og heller ikke eventuelle spørsmål knyttet til hensiktsmessigheten i gjeldende lovverk på området. Imidlertid er det gjennom revisjonene ervervet kunnskap om at det gjennom å styrke manuelle kontrollrutiner, samtidig som en tar i bruk kontrollmulighetene i PAS/EPJsystemene fullt ut, samlet sett kan oppnå sterkere styring og kontroll med det pasientadministrative arbeidet. Uavhengig av om kontroller utføres manuelt eller om systemet kan utnyttes bedre, må målet med kontrollene alltid være å forhindre at feil kan oppstå der hvor det er størst risiko i prosessen. Ofte benevnes dette for nøkkelkontroller. Kap. 4.1 Anbefaling 2 side 25 1) I regionalt samarbeid utvikle manuelle kontrollrutiner og beskrive nytteverdien ved å benytte disse i den ledelsesmessige oppfølgingen av det pasientadministrative arbeidet i HF/sykehus. 2) I ledelsesrapport HSØ følge med på utviklingen på utvalgte kontrollrutiner (indikatorer). 3) Tilby HF/sykehus besøk av ressursteam for å øke kompetansen hos ledere i uttak og analyse av kontrollrapporter, samt bruk av ventelisten i DIPS for å kvalitetssikre pasienthånd- 2
Gjennom arbeidet med de interne revisjonene har det dannet seg et klart bilde av at tilgjengelig funksjonalitet i PAS/EPJ-systemene som er i bruk i foretaksgruppen, ikke utnyttes godt nok for å oppnå effektive programmerte kontrollrutiner. Etter konsernrevisjonens syn er dette uheldig fordi det innebærer at foretakene i større grad enn nødvendig vil være avhengig av manuelle kontrollrutiner for å kunne forebygge, oppdage og korrigere feil, mangler og svakheter i det pasientadministrative arbeidet. teringen. 4) I regionalt samarbeid avdekke og definere behov for endringer i Dips for å øke brukervennligheten/unngå feil bruk. Det vil etter konsernrevisjonens syn være mulig å oppnå vesentlige forbedringer i styring og kontroll på området gjennom å samkjøre programmerte rutiner i PAS/EPJ-systemene og manuelle kontrollrutiner hos personellet som bruker systemene. Etter konsernrevisjonens syn bør det regionale helseforetaket vurdere å stille krav til helseforetakene om å ta i bruk programmerte kontroller i PAS/EPJ-systemene som disse i dag har funksjonalitet for. Sterkere oppfølging av den enkelte helsearbeiders ansvar Selv om prosedyrer og systemstøtte bygges opp som grunnlag for intern styring og kontroll, vil dette aldri kunne gi full sikkerhet. Den enkelte ansatte har også et selvstendig ansvar for å ivareta sine oppgaver. I noen grad er det pekt på at det er utydelighet i forhold til hvem som skal utføre hvilke oppgaver i PAS/EPJ i den pasientadministrative prosessen. Det er viktig at det ikke er uklarheter i oppgavefordelingen som kan føre til at pasienter ikke innkalles, prøvesvar ikke leses osv. Ansvar og oppgaver må være klart definert, herunder at pasientansvarlig lege er hovedansvarlig for pasientbehandlingen og må bruke PAS/EPJ-systemet i sitt arbeid. Det bør også være et krav til obligatorisk gjennomføring av opplæring i bruk av Kap 4.1 Anbefaling 3 side 26 1) Utarbeide krav, tiltak og rutiner som svarer opp påpekningene i Konsernrevisjonens rapport (se kommentarkolonne). 2) Utarbeide opplæringsmateriell og forslag til metodikk. 3) Utrede mulighetene for å videreutvikle helsesekretærrollen. 3
PAS/EPJ-systemene for å kunne jobbe i sykehusene i dag. All annen praksis utgjør en risiko for ufullstendig og uriktig bruk av PAS/EPJ-systemene som skal sikre at pasientenes behandlingsbehov og rettigheter ivaretas. Etter konsernrevisjonens syn bør derfor det regionale helseforetaket vurdere å stille krav til helseforetakene om obligatorisk opplæring. 4) Utvikle rutine (mellomløsning) for viderehenvisninger for å ivareta pasientrettigheter, ref avvikssak ift ansiennitetsdato i nasjonal tilsynssak februar 2013. Tiltak på lengre sikt Kap 4.2 Forenkling av lov- og regelverk Ut fra gjennomgang av regelverket knyttet til ventelister, herunder pasient- og brukerrettighetsloven og lov om spesialisthelsetjenesten med tilhørende forskrifter og rundskriv, samt andre rettskilder, har konsernrevisjonen et klart inntrykk av at regelverket på sentrale områder er uklart, og at rettskildene er fragmenterte 1. Etter konsernrevisjonens syn er dette særlig uheldig fordi regelverket daglig skal praktiseres av personer som ikke har juridisk bakgrunn. Slik konsernrevisjonen ser det er det nærmest gitt at det vil oppstå usikkerhet og ulik tolkning av regelverket, og at dette gir seg utslag i ulik praktisering. Etter konsernrevisjonens syn understøtter dagens regelverk ikke gode og effektive pasientforløp. En viktig forutsetning for å kunne oppnå varige forbedringer i det pasientadministrative arbeidet, er derfor at det skjer en gjennomgang og forenkling av regelverket. Forhold som bør gjennomgås mtp forenkling, er bl.a. vurderingsgarantien i 2-2, herunder regelverket om mottak og vurdering av henvisninger. Videre bør bestemmelsene om fritt sykehusvalg gjennomgås og håndteringen av denne bestemmelsen ved kapasitetsproblemer. Andre forhold som bør tydeliggjøres er ven- Anbefaling 4, side 26 1) Etablere digitalt fornyingsprogram. 2) Avgi høringsuttalelse til ny pasient- og brukerrettighetslov og slik påvirke at lovverk og PAS harmonerer. 3) Etablere brevgruppe for utforming av rettighetsinformasjon. 1 Se konsernrevisjonens rapport 6/2012 Revisjon av ventelistehåndtering og fristbruddpasienter ved Oslo universitetssykehus HF sluttrapport, datert 12.6.2012. 4
telistedefinisjonen (statisk køordning, dynamisk køordning, fleksibel køordning eller ingen køordning?), hvilke forhold av praktisk, ressursmessig og medisinsk art det kan legges vekt på for omprioriteringer mellom pasienter på venteliste, og i hvilken utstrekning dette kan skje. Videre bør en gjennomgang omfatte sykehusenes aktivitetsplikt når det kommer til hvordan de skal forholde seg til rettighetspasientene når fristbrudd nærmer seg. Slik konsernrevisjonen ser det, kan det regionale helseforetaket gi viktige innspill til departementet i dette arbeidet. Etablere funksjonelle krav til nye PAS/EPJ-systemer Ut fra det konsernrevisjonen erfarer er det i dag ingen nasjonale funksjonelle krav til PAS/EPJ-systemer som skal brukes i det offentlige helsevesenet. Sett i forhold til hvor vesentlig IKT-systemene er for å ivareta trygge og effektive pasientforløp, er dette et tankekors. Nasjonale funksjonelle krav til PAS/EPJ-systemene vil være en viktig forutsetning for at det på sikt kan oppnås tilstrekkelig, hensiktsmessig og effektiv styring og kontroll med pasientadministrativt arbeid i helsesektoren. Slik konsernrevisjon ser det, kan det regionale helseforetaket spille en viktig rolle som pådriver for at funksjonelle krav blir etablert. Kap. 4.2 Anbefaling 5, side 27 1) Ivareta strategisk leverandøroppfølging. 2) Utarbeide forslag til funksjonelle krav til PAS/EPJ-systemer på bakgrunn av erfaringer gjort i det regionale prosjektet Glemt av sykehuset. Kunnskapsbygging Som ledd i prosjektet Glemt av sykehuset er opplæring en av tiltakspakkene og obligatorisk opplæring for alle som skal gis tilgang til PAS/EPJ-systemet er ett av de viktigste momentene her. I tiltakspakken er det tatt opp forslag til utvikling av opplæring i krav fra myndighetene, inklusive lover og forskrifter. Den standardiserte opplæringen skal tilpasses de enkelte gruppene og med vekt på deres spesiel- Kap 4.2 Anbefaling 6, side 27 1) Utarbeide opplæringsmateriell. Se også tiltak nevnt over vedr styrking av helsesekretærrollen 5
le oppgaver. Fordi kunnskapsbygging er så viktig for å lykkes med å skape varige forbedringer for pasientadministrativt arbeid i foretakene, må det etter konsernrevisjonens syn ut fra et nasjonalt perspektiv iverksettes tiltak innenfor helsesektoren for å inkludere relevante pasientadministrative fag (for eksempel prosessmodellering, logistikk, jus med mer) i utdanning av helsepersonell, samt oppgradere merkantil utdanning innenfor området. Det er naturlig å tenke seg spesifikke kompetansekrav for å føre pasientopplysninger. i Denne versjonen av handlingsplanen viser kun anbefalinger og tiltak. For oversikt over ansvar, frister, status og oppfølging og utdypende kommentarer, se dokumentet som heter Handlingsplan for det regionale helseforetakets arbeid med oppfølging av konsernrevisjonens anbefalinger med oversikt over status og oppfølgingspunkter 6