Opprette rekvisisjon Hvordan opprette en rekvisisjon Hvordan ser en ferdig innkjøpsordre ut Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen Sist oppdatert: 08.07.2016 Janne Alfheim
INNHOLD BESTILLING AV VARER OG TJENESTER VED UIT... 2 OPPRETTE REKVISISJON... 3 Rekvisisjonsskjermbildet... 4 Rekvisisjonsdetaljer... 5 Artikkeltekst... 6 Arbeidsflytlogg... 6 Kontering... 7 Splitting av kostnad... 7 Lagre rekvisisjon... 7 Parkere rekvisisjon... 9 Kopiere rekvisisjon... 11 Lagre som mal... 11 INNKJØPSORDRE... 13 1
BESTILLING AV VARER OG TJENESTER VED UIT Hovedregel for bestilling av varer og tjenester er bruk av rekvisisjon. Når du registrerer en rekvisisjon går den på arbeidsflyt i Agresso for attestasjon hos innkjøpsattestant (IA) og slutt-godkjenning hos budsjettdisponent (BDM). Den blir da til en innkjøpsordre, som er et gyldig dokument for bestilling av varer og tjenester. Alle som har tilgang til Agresso Web kan gjøre en kjøpsanmodning ved å lage en rekvisisjon. Har du ikke tilgang selv må du henvende deg til en innkjøpsattestant ved din enhet. Oversikt over innkjøpere og informasjon om UiTs anskaffelsespolicy finner en via: www.uit.no/innkjop. 2
OPPRETTE REKVISISJON Merk at en rekvisisjon kun er et internt dokument for arbeidsflyt ved UiT. Når rekvisisjonen er godkjent av de som er bemyndiget, genereres en innkjøpsordre i PDF format som kan benyttes til bestilling av vare/tjeneste. For å opprette en rekvisisjon må man bruke Agresso Web som en finner på følgende lenken: https://agresso.uit.no/agresso Bruk firma/client AU. Etter påloggingen til Agresso ser skjermbildet slik ut, din bruker er øverst til høyre, for å logge ut, klikk på brukernavnet ditt, og velg logg ut. I menyen til venstre, velg Innkjøp og så rekvisisjon standard 3
Rekvisisjonsskjermbildet Her registreres generell informasjon knyttet til rekvisisjonen, noe er forhånds utfylt: 1. Rekvirent: er ferdig utfylt med pålogget brukers navn. 2. Status: Rekvisisjonen er automatisk aktiv, men man kan lagre som: Aktiv: Når rekvisisjonen lagres, sendes den på flyt for å få godkjenning. Parkert: Når rekvisisjonen lagres blir den liggende hos rekvirenten fram til status endres. Sperret: For å slette rekvisisjonen. 3. Periode: Regnskapsperioden systemet er i. 4. Ekstern referanse: For eksempel kontaktpersonen avtalen er inngått med, dette skrives ut på innkjøpsordren. 5. Leveringsdato: Standard er dagens dato, bestillingsdato, kan endres. 6. Kontakt: Standard er JOBB, med den leveringsadresse som er knyttet til din bruker i Agresso. 7. Leveringsadresse: Kommer ferdig utfylt med verdi som hentes fra feltet over «kontakt». Adressen kan overskrives dersom man har behov for å få noe levert på et annet sted enn normalt. 8. Leveransebeskrivelse: Supplerende informasjon til konteringen (konto/avd/pro). Teksten vises i hovedbok når bilaget knyttet til innkjøpsordren er bokført. Hvis man kjøper et bord slik eksempelet under viser, så trenger det ikke stå «inventar» for kontoen viser til at det er inventar. En god tekst er mer utfyllende: «Hev/senk bord kontor B.114». ephorte referanse skal påføres om det finnes. Merk at leveringsadresse, ekstern referanse og leveransebeskrivelse vil gjelde for alle varelinjene. Se eksempel på en innkjøpsordre på siste side i denne veiledning. 4
Rekvisisjonsdetaljer For å få bestilt noe må rekvisisjonen fylles ut med verdier på en eller flere varelinjer. For å aktivere en varelinje må man klikke på den øverste raden. Ved et klikk så er en varelinje aktivert og kan fylles ut. Artikkel: Dette feltet fylles ut automatisk når man skriver noe i neste felt som heter beskrivelse. Vi har kun en artikkel og den heter ANSKAFF. Beskrivelse: Skriv en kort tekst som beskriver anskaffelsen. Denne informasjon kommer frem på innkjøpsordren. Enhet: Forhåndsutfylt med STK Leverandør: Skriv inn navn eller leverandørnummer, forslag kommer frem. Søk kan gjøres via Att.ansvarlig: Her legger man inn hvem som skal få tilsendt innkjøpsordre via e-post som en PDF-fil. Standard er navn på den som registrerer rekvisisjon. Leveringsdato: Fylles ut med ønsket leveringsdato. Standard er dagens dato. Mengde: Ønsket antall av den varen man har fylt ut i beskrivelse. Valuta: Når man har fylt ut leverandør så hentes valutasorten som den aktuelle leverandøren er registrert med, den kan overstyres. Pris: Et anslag for stykkprisen. For å oppnå god økonomistyring og for å effektivisere fakturahåndteringen bør prisen være så reell som mulig. 5
Det er flere valg tilgjengelig under varelinjene. For å bruke disse knappene må man krysse av i den varelinjen valget gjelder for. Det er Legg til, slette og kopi vi bruker pr i dag. Legg til: For å legge til en ny varelinje. En rekvisisjon kan registreres med varelinjer til forskjellige leverandører. Når rekvisisjonen er godkjent produseres det én innkjøpsordre til hver leverandør med de varelinjene som hører til den enkelte leverandøren. Slette: For å slette den varelinjen du har merket. Kopi: Gir deg mulighet for å kopiere den varelinjen du har merket. Artikkeltekst Dette feltet aktiveres når man har en aktiv varelinje. Bruk dette feltet for å gi mer informasjon/beskjed til leverandøren. Arbeidsflytlogg Feltet brukes til å gi informasjon til beslutningstaker, beskriv behovet for innkjøpet. Kommentarer som legges inn her er kun til intern bruk og vises i arbeidsflyten til rekvisisjonen. Ved muntlig prisforespørsler skal dette dokumenteres med å opplyse om navn og tilbudspris på de øvrige leverandørene som er forespurte om pris. Det er den varelinjen som er aktiv/man står inne på som gjelder for den kommentaren man skriver. Hvis man har flere varelinjer så kan man skrive ulike kommentarer til hver varelinje. For å få samme kommentar på alle linjer, trykk kopi. 6
Kontering Konteringen er aktivert når man har en aktiv varelinje under rekvisisjonsdetaljer. Hvis man har flere varelinjer, er det den varelinjen man har åpen sin konteringsrad som vises her. Det betyr at man kan ha flere varelinjer, med ulike konto, AVD og PRO/Tiltak. Konto: Konto DUMMY kommer automatisk, korrekt konto ihht varen/tjenesten må påføres. Man kan også søke ved å trykke på (Utfyllende kontoplan ligger på ØA sin side på UiT intranett). Avd: Påfør den stedkode varelinjen skal belastes. Skriv inn navn eller nummer, forslag kommer frem. Stedkode kan også søkes opp ved å trykke på Pro: Påfør hvilket prosjekt/tiltak varelinjen skal belastes. Skriv inn navn eller nummer, forslag kommer frem. Prosjektet kan også søkes ved å trykke på Feltene for avgiftssystem (AV) og avgiftskode (BS) er kun relevant for dem som driver omsetning og skal ha fradrag for inngående mva. For alle andre skal ikke disse feltene benyttes (la standardverdier stå). Splitting av kostnad Ønsker du å dele kostnaden knyttet til en varelinje, så kan den konkrete anskaffelsen belastes på flere konti/avdelinger/tiltak/prosjekter. Trykk på knappen del rad under konteringslinjen. Det vil da dukke opp en ny linje: Ved å klikke på den enkelte linjen får du tilgang til konteringen for å endre den, samt fordele beløpet. Lagre rekvisisjon Når du er ferdig med å fylle ut rekvisisjonen, trykker du på lagre knappen nederst i bildet. Da får rekvisisjonen tildelt et rekvisisjonsnummer. Det er et midlertidig nummer som gjelder når rekvisisjonen er på arbeidsflyt. 7
Rekvisisjon går videre på flyt til Innkjøpsattestant (IA) og så til Budsjettdisponenten (BDM). Personene som kan godkjenne rekvisisjonen er de som har disse formelle rollene på den avdeling som rekvisisjonen er laget på. Når den er godkjent hos Budsjettdisponent får bestillingen et innkjøpsordrenummer og en innkjøpsordre blir produsert. Innkjøpsordren sendes via e-post som en PDF-fil til den som var registrert i feltet Att.ansvarlig og er det gyldige dokument for bestilling hos leverandør. Her vises et arbeidsflyt kart for en rekvisisjon som er på arbeidsflyt, den ligger hos Innkjøpsattestant, markert med gult. Videre kan man se hvor den skal i etter IA. 8
Parkere rekvisisjon Dersom du ikke kan gjøre deg ferdig med utfyllingen kan du ta vare på det du har gjort ved å parkere rekvisisjonen. Man endrer status på rekvisisjonen fra aktiv til parkert og så velge lagre nederst i bilde. Du får tildelt et rekvisisjonsnummer, men den er parkert, så den går ikke på flyt. Hvis du ikke får opp et rekvisisjonsnummer, så er det ikke blitt lagret. For å hente frem en parkert rekvisisjon, gå inn på rekvisisjonsbildet, trykk på åpne nederst i vinduet. 9
Søkebildet kommer opp, trykk på avansert og sett status til P, og så søk: Klikk på rekvisisjonen så kommer den frem for å kunne gjøre endringer. OBS! Husk å endre status fra parkert til aktiv og så lagre for å sende rekvisisjon på flyt til godkjenning! 10
Kopiere rekvisisjon Ønsker du å lage en ny rekvisisjon som skal være omtrent som en rekvisisjon som du har laget tidligere, er det mulig å hente den frem og kopiere den. Hent den frem via menyen innkjøp - egne rekvisisjoner. Velg den rekvisisjonen det gjelder, så trykk kopier rekvisisjon. Alle data fra den tidligere rekvisisjonen hentes frem, og det er nå mulig å endre hvis det er behov for det før du lagrer denne nye rekvisisjonen. Lagre som mal Er det en bestilling man gjør ofte, så kan man lagre en rekvisisjon som mal. Ved å lagre som mal kan man hente den frem hver gang man skal gjøre den aktuelle bestillingen. Lag rekvisisjon så ferdig som du ønsker, lagre ved å klikke på lagre som mal: Man må legge inn et navn på sin mal, skriv et unikt navn for denne aktuelle rekvisisjonsmalen. 11
Man henter frem malen ved stå i vinduet for rekvisisjon, og så velge start fra mal nede i vinduet. Da kommer søkefeltet opp, skriv inn det malen heter, ved å bruke * kan man skrive bare deler av ordet. Klikk på den malen du ønsker å bruke. Når rekvisisjon er lastet inn, gjør eventuelle endringer. OBS! Husk å fylle ut «leveransebeskrivelse», dette følger ikke med når man lagrer som mal. Lagre, et rekvisisjonsnummer vises og den sendes på arbeidsflyt. 12
INNKJØPSORDRE Under vises en ferdig godkjent innkjøpsordre. En slik pdf-fil sendes på e-post, det dokumentet skal videreformidles til leverandør på grunn av at det inneholder viktig informasjon som leverandøren bør få. 13