ÅRSRAPPORT PROSJEKTPERIODEN I START - Et nettverk av offentlige og kommersielle hjelpere for nyetablerere og småbedrifter i vekst og utvikling
Rapport for framdrift, kvalitet, resultater og ressursbruk for Utarbeidet av prosjektleder Anne Grethe Bakken INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Oppsummering og konklusjon side 3 2. Framdrift og aktiviteter 2.1 Framdriftsplan side 4 2.2 Arbeidsgrupper og aktiviteter side 4 2.3 Etablereroversikt side 6 3. Kvalitet 3.1 Konkrete tilbakemeldinger side 8 3.2 Samarbeidet i prosjektgruppen side 10 4. Ressursbruk 4.3 Budsjett og regnskap side 11 5. Resultater Evaluering og effektmåling 5.1 Brukertesting og ekstern evaluering side 11 6. Forslag og vedtak - Framtidig organisering av START 6.1 Arbeidsgruppens forslag side 12 6.2 Vedtak side 12 2
1. Oppsummering og konklusjon START i Vestfold merker en økning av henvendelser fra etablerere. 372 etablerere henvendte seg til START i 2008. Ved utgangen av, hadde drøyt 1200 etablerere vært i samtale med koordinator, og over 970 etablerere har deltatt på etablerertreff med faglig innhold i løpet av prosjektperioden. Det er foretatt 3 evalueringer av START. I tillegg foretas brukertestinger under etablerertreffene. Tilbakemeldingene fra etablerer i møte med START er gode, vi opplever at møtepunktene med faginnhold og erfaringsutveksling er viktige. Etablererne ønsker seg imidlertid flere etablerertreff med nettverksbygging og faglig innhold. De presiserer viktigheten av å bli tatt på alvor, og komme raskt i dialog med nettverket. START må fortsette å jobbe for å ivareta et levende nettverk som fungerer optimalt. Dialog med offentlige og private hjelpere er viktig. Det vil fortsatt være behov for motivasjon og minne hverandre på våre roller i START. Dialogmøter med nettverket vil også prioriteres framover. START må være en dynamisk organisasjon. Fra 01.01.11 gikk START over fra prosjekt til varig drift START har kommet for å bli. Alle kommunene i samarbeidet gav enstemmig tilslutning til vedtaket om varig drift det viser seg å være en viktig faktor å ha en enhetlig etablererveiledning i fylket. 3
2. Framdriftsplan og aktiviteter 2.1 Framdriftsplan 01.01.10-31.12.10 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Gjennomføring Profilere Start i kommuner uten eget Startkontor Profilering aviser Utvikling av database/web for registrering Brukertesting Registrering i databasen Kompetanseheving koordinator Arbeidsmøter: Nye hjelpere inn i Startnettverket Ekstern evaluering Regional samling offentlige og kommersielle hjelpere Løpende oppgaver; oppdatering kvalitetshåndbok, oppfølging koordinator etc. 2.2 Arbeidsgrupper og aktiviteter 2.2.1 Arbeidsgrupper Etableres etter behov. I er det etablert 3 slike grupper: Arbeidsgruppe som har jobbet med utbedring av nettsiden. Arbeidsgruppe som har jobbet med rammeverket for framtidig organisering av Start. Arbeidsgruppe som har planlagt fellesmøtet med nettverket 15.06.10. 2.2.2 Aktiviteter Aktiviteter og profilering av Start Utvikling og vedlikehold av webside for START, inkl. database for registrering av etablerere som har vært i kontakt med START nettverket Styremøter og prosjektmøter 4
o o 7 møter i styringsgruppen 12 prosjektgruppemøter med erfaringsutveksling og utvikling av START Fellesmøte med nettverket Faglig påfyll for koordinator o Studietur til Frederikshavn Ervervsråd o Deltakelse på ulike regionale miniseminar o Kompetanseheving innen kommunikasjon med Øyvind Sørbrøden o Miniseminar med Steinar Grønhaug, Bedriftsforbundet o Oslo Innovation Week Lokale etablerertreff arrangert av koordinator: Det gjennomført til sammen lokale etablerertreff: Nøtterøy/Tjøme og Tønsberg/Re 6 etablerertreff Holmestrand: 4 etablererkvelder Horten: 2 etablererkvelder Sandefjord: 3 etablererkvelder Sandefjord/Larvik: 1 etablererkveld Larvik: 3 etablererkvelder, Evalueringene viser 4-4,8 der 5 er best. Tema på etablerertreff i regi av koordinator: Skatt og moms, forretningsplan Regnskapsføring Hvordan skaffe kapital til gode prosjekter? Gode betalingsrutiner / hvordan forhindre tap? Hvordan definere og sjekke markedspotensialet? Praktisk billagshåndtering Avtaler/kontrakter Hva skal til for å få lån i banken? Dagpenger under etablering av eget foretak Forsikring/sykepenger Gründerhistore hvor regnskapsfører og bank også uttalte seg om bedriften Hva koster en ansatt? Hva gjør vi i vekst/utvikling? Hvem kan søke og hvem kan få midler hos Innovasjon Norge? Hva er viktig å tenke på i startfasen når det gjelder profilering/markedsføring? Regnskapsføring - hvordan gjøre dette riktig og rimelig? Hvordan bygge nettverk på en bevisst måte? Forventninger til/krav fra bankforbindelsen. Innføring i merverdiavgift. Markedsføring/markedsbudsjett. Risiko ved opprettelse av egen bedrift Gründerhistorier. I tillegg er det gjennomført 5 regionale miniseminar arrangert av prosjektleder: Petim regnskap og Alektum Inkasso 40 deltakere o Må jeg ha regnskapsfører? Hva koster dette? o Jeg har sendt faktura, men får ikke inn pengene. Hva gjør jeg? Kan jeg sikre meg mot dette? Tenden Advokatfirma ANS 25 deltakere o Hva er et budsjett og hvorfor budsjettere 5
Handelshøyskolen BI 69 deltakere o Rekkefølgen i det å starte opp og betydningen av relasjoner Bedriftsforbundet 23 deltakere o Styresammensetning og innhenting kapital Handelshøyskolen BI og Designbyrået Felt 80 deltakere o Bruk av sosiale medier Til sammen 237 etablerere har deltatt på regionale miniseminar. Andre gjennomførte aktiviteter/samarbeidsmøter: Samarbeidsmøte med Karrieresenteret, Tønsberg, 8.02.10 Presentasjon av Karrieresenteret på prosjektgruppemøte 11.03.10 Samarbeidsmøte med Fylkesmannens Landbruksavdeling 16.04.10 Presentasjon av Fylkesmannens bidrag i Start på prosjektgruppemøte 06.05.10 Presentasjon av Bedriftsforbundets bidrag i Start på prosjektgruppemøte 03.06.10 Fellesmøte med erfaringsutveksling for hjelpernettverk, prosjektgruppen og styringsgruppen 15.06.10 Presentasjon av START på jobbskapingskurs på Næringssenteret i Vestfold 23.11.10 2.3 Etablereroversikt Til sammen 1187 etablerere har hatt samtale med koordinator i perioden 01.01.10-31.12.10. Fig.1 Etablerere hos koordinator, fordelt på kommunene. 140 120 100 80 60 40 20 0 Andebu Hof Holmestrand Horten Lardal Larvik Nøtterøy Re Sande Sandefjord Stokke Svelvik Tjøme Tønsberg 6
Til sammen 248 etablerere har vært i kontakt med offentlige hjelpere i perioden 01.01.10-31.12.10 140 120 100 80 60 40 20 0 Plan og bygg Toll Mattils. IN Skatt Arb.tils. FML NAV HiVE Fig.2 Etablerere fordelt på offentlige hjelpere Til sammen 221 etablerere har vært i kontakt med private hjelpere 01.01.10-31.12.10 120 100 80 60 40 20 0 Regnsk. Revisor Bank Advokat Salg/Mark Mentor Innkasso Fig. 3 Etablerere fordelt på private hjelpere. Telletallene avviker noe fra realiteten, all den tid det er vanskelig å fange opp alle henvisninger. 7
3. Kvalitet og resultater 3.1 Konkrete tilbakemeldinger Det er store forskjeller i kommunene på hvor mye ressurser som settes av til koordinator-rollen. Alt fra 20 % - ca. 100 %. Tilbudet til etablererne vil derfor bli ulikt. Der det er satt av mye ressurser, er det kort ventetid fra telefon til første møte, og målet på 2 etablerertreff pr halvår nås. Koordinator har gitt konkrete tilbakemeldinger på følgende: Hvordan fungerer din rolle som koordinator? Bra, får positive tilbakemeldinger fra etablererne. Den fungerer godt. Vanskelig spørsmål, bør vel egentlig besvares av andre, men etter egen mening fungerer jeg tilfredsstillende. Ikke mottatt negative tilbakemeldinger. Jeg avklarer behovene til de som henvender seg og gjør avtaler med de i nettverket som har den rette kompetansen. Opplever at denne delen fungerer godt. Jeg gir også litt råd og veiledning og skaffer mentorer der det er interesse for dette. Jeg stimulerer til at etablererne lager en forretningsplan. Jeg arrangerer nettverksmøter, etablererkvelder og kompetansekvelder sammen med Trine. Samarbeider med lederen for næringsforeningen og med kommunen på Tjøme om å arrangerer Etablererkvelder der. Dette fungerer veldig bra synes jeg. Jeg forteller også Start-kandidatene om det som skjer lokalt som de kan ha nytte av. Samarbeider med NAV og lager næringsfaglige vurderinger av prosjektene til de som søker om å beholde dagpenger under etablering. Fungerer fint. Trives i rollen som koordinator. Rollen er greit avklart og fungerer tilfredsstillende. Hvilke erfaringer gjør du deg? Behovet for rådgivning øker. Rollen er lærerik. Dette er et stort fagområde der det er behov for bred kunnskap. Mulige etablerere har forskjellige behov. Hovedmengden har kommet så langt at de har behov for assistanse fra regnskapsfører. Periodevis betydelig pågang via NAV. Sjeldnere behov for øvrige hjelpetjenester. God kontakt med hjelperne, meget positive og interesserte hjelpere. START er en hensiktsmessig måte å organisere en viktig del av jobben min som næringsrådgiver. De som henvender seg er veldig fornøyde med Start-tilbudet. De gir uttrykk for at de har stor nytte av det. Opplever imidlertid at det fortsatt er et fåtall av de som kan ha nytte av Start-tilbudet som kjenner til det og gjør seg nytte av det. Veldig stor spredning når det gjelder hva slags mennesker som henvender seg og når det gjelder potensialet for lønnsomhet og arbeidsplasser i de prosjektene som vi er bort i. Stor overvekt av etableringer av enkeltpersonsforetak/levebrødsetableringer. Kompetansen min øker i forhold til bredden i type etableringer (bransje, type utfordringer osv.) Ser noen gode resultater fordi jeg har fulgt noen etablerere over tid. Jeg gjør stadig nye erfaringer, en ting er hvert fall sikkert. Hver enkelt etablering og person bak er individuell og unik, og det må ikke glemmes. Måten vi formidler ting på må tilpasses, og at vi er ærlig settes pris på. 8
Utfordringer? Stadig økende besøk, noe som øker behovet for mer hjelp. Ønsker ofte å følge opp mer enn det tiden tillater. Ingen spesielle, føler at jeg etablerer god kontakt med de som ønsker min assistanse. I enkelte tilfeller, har jeg følelsen av at mulige etablerere tror jeg kan besvare alle spørsmål der og da. Å få tiden til å gå opp. Sette av tid til rapportering. Få god nok kontakt med lokalt nettverk. Det er tidkrevende å være Start-koordinator. Det er ikke mulig å følge opp hver enkel person i den grad som kunne være ønskelig. Kapasitet kan bli et problem. Kapasitet er et problem i forhold til å skrive næringsfaglige vurderinger fort nok. Noen etablerere mangler gjennomføringsevne. Litt kjedelig å bruke tid på disse. Noen prosjekter er faktisk ikke liv laga. I og med at vi ikke skal og kan gi direkte råd, kan den prosessen være en utfordring. Målet mitt blir jo å få personen selv til å velge å legge det på hylla. Utfordring er det også å stadig møte frustrasjon over at det ikke finnes økonomiske ressurser å få. Hva er etablerer spesielt fornøyd med? Totalpakken og at de blir gitt tid til saken sin. Breddekunnskap, tilbud om hjelp fra nettverket. Støtte til planlegging og realitetsorientering -> hva gjør jeg nå, neste steg. Bør vel besvares av andre, men jeg tror de setter stor pris på rask respons fra min side samt at vi avtaler møter i stor utstrekning utenom ordinær arbeidstid. Å møte en kompetent person som lytter og veileder, og som skaffer hjelp fra nettverket innen relevante fagområder. Opplever at etablererne er storfornøyde med alle tilbudene til Start. Får positiv tilbakemelding på det meste bistand fra hjelperne i nettverket, etablererkvelder/kompetansekvelder, temaseminarer. Det at noen kan lytte til dem under konfidensielle rammer og at de føler at noen ønsker at de skal lykkes med sin bedrift. Regnskapsfører og markedsføring er også tjenester de fleste setter stor pris på og er helt avhengig av. Min erfaring er kombinasjonen av å komme til meg og diskutere, planlegge og bruke meg som sparringspartner OG etablererkvelder og miniseminar. Etablereren gir også utrykk for og setter pris på ærlighet og det at jeg heller litt kaldt vann i årene og realitetsorienterer. Får dere tilbakemelding på ting vi kan gjøre annerledes? Evt. hva? Har ikke hørt noe. Ingen spesielle. Får sjelden eller aldri tilbakemeldinger, bortsett fra på og etter etablerertreff. Har ikke fått mange tilbakemeldinger på ting vi kan gjøre annerledes. Har ikke fått noe konkret her. Flere ønsker seg mer kurs. Negative tilbakemeldinger? Har ikke hørt noe. Ikke mottatt noen så langt. Noen tror de kan få økonomisk støtte til å starte opp. Noen påstår at vi ikke er synlige nok. Det har vært noen få enkeltstående uheldige opplevelser i forhold til hjelpere som jeg har henvist til. Noen har sagt at de skulle ønske at vi/jeg følger opp dem. Det er de selv som må oppsøke meg/ oss. De som forstår det får best utbytte av tilbudet. At det kan være vanskelig å få tak i oss koordinatorer noen ganger.. 9
3.2 Samarbeidet i prosjektgruppen Hvordan opplever du som koordinator samarbeidet i prosjektgruppen? Bra. Vi har en positiv tone og en konstruktiv tilnærming til utfordringene. Møtene er viktige for å samordne og informere om status. Her er det mye god erfaringsoverføring mellom koordinatene. Det er viktig med en tydelig møteleder som holder i trådene og styrer møtene. Greit. Stort sett veldig bra. Meget bra! Nyttig å møte kolleger fra andre kommuner som arbeider med det samme, og møter mange av de samme utfordringene. Jeg opplever at vi samarbeider veldig godt og jeg lærer mye av de andre. Totaltilbudet forbedres hele tiden ved at vi jobber sammen som vi gjør. Bra samarbeid i gruppa! Samarbeidet i gruppen er bra. Vi blir bedre og bedre på å trekke veksler på hverandre. Det er veldig viktig at vi har systematiske og jevnlige møter. Enda viktigere at vi har en leder som holder i trådene. Vi jobber så selvstendig på hvert vårt sted, så dette LIMET vil jeg understreke viktigheten av. Andre relevante saker? Få en fast driftsleder som tar seg av overordnede ting og som kan steppe inn der det er behov. Dette er et fantastisk konsept. Vi må bare fortsette å utvikle oss. Tenk om vi kunne klare å kvantifisere verdien ev START for den enkelte kommune. Har vi noen tanker om hvordan dette kan gjøres? At det er en leder for Start i Vestfold er et av de viktigste suksesskriteriene våre. Håper at leder er på plass så fort som overhodet mulig. Denne rollen er et absolutt must for Start i Vestfold. Ellers vil jeg si at jeg har det gøy i arbeidet med Start, ingen dag er lik og jeg lærer stadig noe nytt Mener at et regelmessig samarbeide med hjelperne er viktig og absolutt nødvendig. De har erfaring og kommer med mange gode forslag/innspill til forbedring. 10
4. Ressursbruk 4.3 Budsjett og regnskap INNTEKTER Budsjett Regnskap Bidrag fra 6 kommuner 150 000 336 038 Eventuell økning fra kommunene til forlengelsen 0 0 VFK for 6 mnd 450 000 337 500 Eventuell økning fra VFK til forlengelsen 0 0 VSV, rest disponibelt på utbetalt til prosjekt 100 445-59 146 Innovasjon Norge 300 000 300 000 Mindreforbruk 2009 242 014 242 014 Ikke-utbetalt del av VFKs bidrag 2009 225 000 225 000 Resterende fra VSV ikke-utbetalt til prosjekt 55 000 0 Sum inntekter 1 522 459 1 381 406 UTGIFTER Prosjektleder/kjøp av kapasitet 344 500 335 683,47 Adm 60 000 89 146,36 Web 130 000 62 541,00 Markedsføring 175 000 35 636,44 Ekstern evaluering/underlag for permanent drift 500 000 535 613,00 Kompetanseutvikling 103 000 104 240,93 Salg og markedsføring. VSV-midler 155 445 41 299,00 Konferanser/fagseminarer 25 000 30 983,00 Div. kostnader og udisponert 29 514 10 556,06 Sum utgifter 1 522 459 1 245 699 Resultat 0 135 707 5. Resultater 5.1 Brukertesting og ekstern evaluering Koordinator og prosjektleder foretar jevnlige brukertestinger etter ulike etablerertreff og miniseminar. Vi spør blant annet om hvor relevant innholdet var for etablerer, hvordan formidlingen av fagstoffet ble opplevd og hvordan gjennomføringen av arrangementet var. Videre spørres det om hvor etablerer fikk vite om arrangementet og hvor i fylket vedkommende kommer fra. Til slutt kan etablereren komme med egne kommentarer og gi innspill til temaer de ønsker på senere etablerertreff. Flere gir uttrykk for at de ønsker temaer som markedsføring, salg, skatt, mva, hjemmeside og budsjett. De fleste fanger opp informasjon vedrørende arrangementene via invitasjon, nettside og bekjente. Vi merker oss at etablererne kjører mellom fylkene på etablerertreff. Tilbakemeldingene på våre hyppige brukertestinger er gode. Vi skalerer svaralternativene fra 1-5, med 5 som mest relevant/best. Resultatene av disse brukertestene viser et snitt på mellom 4 og 5. Se også pkt. 2.1 - Konkrete tilbakemeldinger i rapporten. 11
Skatt sør har gjennomført 2 brukerundersøkelser av START, og Ernst & Young har gjennomført en effektmåling og evaluering. Tilbakemeldingene er jevnt over gode, samtidig som det selvsagt foreligger forbedringspotensial. Prioritering av forbedringsområder vil foretas av ny styringsgruppe i 2011. Alle undersøkelsene er publisert på www.startivestfold.no 6. Forslag og vedtak - Framtidig organisering av START 6.1 Arbeidsgruppens forslag Det ble nedsatt en arbeidsgruppe i mai 2009 som fikk i oppgave å jobbe fram et forslag til framtidig organisering av START. Den nedsatte arbeidsgruppa la fram følgende forslag med begrunnelse for styringsgruppa i Start 16.09.09: Samarbeidsavtale etter Kl. 27 mellom de 12 eierne av Start Sikrer rammeverket for den felles overbygning Vedtekter og eget styre Bestemmelser om forankring og forhold til øvrige aktører Avtale over 4 år Videre framdrift: Innstilling jfr. pkt. 5 i rapporten Detaljer i samarbeidsavtale må lages Avtaler med aktører kan ligge som føring og videreutvikling ved varig drift Krav til kvalitetsutvikling kan gjennomføres ved varig drift 6.2. Vedtak Saken var oppe på styremøte i 12k 8.10.09. Følgende ble vedtatt i 12k: 1. Styret slutter seg til styringsgruppas forslag til videre organisering av START ihht kommuneloven 27 2. Prosjektperioden forlenges til 30.06.. Prosjektperioden ble forlenget til 31.12.10. Alle de 12 kommunene har fattet enstemmig vedtak om å slutte seg til samarbeidsavtale og varig drift av START fra 01.01.11. Anne Grethe Bakken er tilsatt som daglig leder av START fra 01.01.11. 12